采購與付款內控流程

1、文件編號HR-CW-003版本/版次A/0制訂部門財務部生效日期2013年11月15日文件名稱采購與付款內控流程頁 碼共9頁目標：加強公司采購與付款管理，規(guī)范采購與付款的作業(yè)程序范圍： 本程序適用于公司的采購與付款管理 本程序與公司財務管理制度相銜接 本程序與公司存貨管理程序相銜接一、采購與付款內控流程相關部門人員職責職位職責總經(jīng)辦審核重大采購項目；批準供應商采購與付款政策制度的確定；參與供應商合同簽訂的談判生產(chǎn)部副總經(jīng)理參與供應商選擇、談判；決定選擇供應商物控部編制采購計劃；編制計劃外采購，并審批采購部經(jīng)理參與供應商選擇、談判；與供應商簽訂采購合同；審核年月采購計劃負責采購退貨事宜采購部職員

2、調查供應商資料，收集主要材料價格，評估供應商能力；將采購的訂購信息記錄于ERP系統(tǒng)中；修改供應商檔案文件;復核材料質量,工程圖，報價備案；與供應商協(xié)商退貨事宜。品管部檢驗貨物質量負責提出退貨或折讓意見倉庫將收到的貨物與系統(tǒng)中的采購信息進行核對記錄、確定收到的貨物合理保管貨物應付賬款會計核對原始憑證，開出付款憑證總賬會計出納批準付款憑證執(zhí)行結算事宜二、供應商篩選以及價格確定控制管理目標：確定合適的供應商，與符合要求的供應商建立關系；合理確定采購價格，降低采購成本關鍵控制點： 建立供應商檔案，與符合要求的供應商建立合作關系 要求供應商提供成本核算明細表，由價格管理員對供應商報價的成本構成進行比較與

3、核算 采購價格需經(jīng)總經(jīng)理的批準，副本財務部留底備查注釋： 價格管理員應知曉公司原材料市場價格水平 價格管理員建立采購價格信息庫，記錄歷次采購的時間、價格，作為價格核算與價格談判的依據(jù) 價格管理員進行價格核算時，應詳細分析供應商的各項成本構成，并在各供應商之間進行橫向比較，充分評估供應商報價的合理性 根據(jù)需要采購的物料種類，尋找供應商；現(xiàn)有供應商可以滿足需求，不另尋新供應商 與供應商進行價格談判過程，應由采購部經(jīng)理、采購員、價格分析員共同參與，并形成相應得會談記錄 與供應商談判確定的價格，需由總經(jīng)理批準；價格確定后，加入?yún)f(xié)作價格表三、新供應商開發(fā)控制管理目標：確保新開發(fā)供應商的供貨能力及供貨質量

4、能滿足公司生產(chǎn)需要關鍵控制點： 收集供應商資料，采購部內部進行初步審核，確定是否有合作空間 質量部重點對供應商質量等進行復審，并將相關檢測部門報備 樣品檢驗合格，申請小批量試用；試用結果滿足生產(chǎn)要求，將其添加入公司供應商檔案 對第一批小批量物資進行全檢，檢驗合格后方可進入合同簽訂流程注釋： 采用網(wǎng)絡尋找、招標等形式廣泛收集供應商資料，從中篩選至少3家備選供應商， 要求供應商提供的樣品不少于一個批次的數(shù)量 電器類配件需要申請備案 對第一批小批量物資進行全檢，形成全檢紀錄，交采購部歸檔 不符合公司生產(chǎn)要求的樣品應及時報廢，其相關操作參照固定資產(chǎn)報廢流程執(zhí)行 若所有備選供應商產(chǎn)品均滿足公司生產(chǎn)需要，

5、則報主管副總擇優(yōu)選取供應商，并將未選中供應商資料也添加入供應商檔案 建立供應商檔案需提供以下資料采購部應保證供應商檔案資料的真實、準確。需提供以下資料：1、 開票公司名稱營業(yè)執(zhí)照副本復印件；2、組織機構代碼副本復印件；3、 國稅證副本復印件；4、一般納稅人需提供國稅證蓋章頁復印件5、 地稅證副本復印件6、 收款人姓名或收款公司名稱、賬號、收款銀行7、 以上文件必須（并加蓋公章）三、停止與供應商合作流程管理目標：對不合格供應商予以淘汰，確保生產(chǎn)關鍵控制點： 終止與供應商的合作應由采購部或供應商提出書面申請，并由采購部經(jīng)理開具供應商取消資格建議書，以報主管副總評審 應視供應商對生產(chǎn)影響程度，采取不

6、同措施 淘汰供應商后通知相關部門 終止合作后，供應商申請獲取貨款余額應提出書面申請，由采購部協(xié)同倉庫、質檢等部門進行索賠清查，出具書面報告，由供應商簽字確認 對供應商的處理結果應報主管副總審批；審批通過后方可支付剩余貨款注釋： 在供貨過程中出現(xiàn)以下情況，應終止與供應商合作：1）重大質量問題給公司造成損失；2）出現(xiàn)問題不整改或屢次不參加協(xié)調；3）經(jīng)常不及時供貨造成嚴重脫節(jié)；4）供應商主動提出終止合作 供應商對生產(chǎn)無影響或影響較小，直接淘汰；若供應商對生產(chǎn)影響較大，則應在開發(fā)新供應商成功后淘汰 終止合作后，供應商提出獲取貨款余額書面申請，應詳細說明停止供貨原因、產(chǎn)品型號和停止供貨時間 物流中心對供

7、應商所供應產(chǎn)品進行倉庫清查，出具倉庫清查報告；品管部對客戶索賠情況以及生產(chǎn)因供方產(chǎn)品造成的損失進行整理，出具書面報告 采購部匯總相關資料，形成處置結果報主管副總審批 通知財務部按基本合作合同進行金額付款四、采購合同簽訂與復核的控制管理目標：所有的經(jīng)濟行為都有合同保護；合同符合國家法律法規(guī)；合同內容足夠詳細，保護企業(yè)利益。關鍵控制點： 公司建立一套規(guī)范的訂立合同機制，并書面確定；采購基本合同必須根據(jù)公司訂立的機制來訂立 采購基本合同須經(jīng)采購部經(jīng)理和主管副總審批，合同條款的修改也須經(jīng)他們的審批 合同的簽訂權限由管理層決定 采購基本合同連續(xù)標號，副本遞交財務部備案 合同的修改都有相應的依據(jù)，所有需求

8、的變化都體現(xiàn)在合同的修改中。注釋： 采購員同供應商商討合同條款；合同若需修改，也由采購員出面商討修改事宜 公司主要原材料采購基本合同由主管副總與供應商簽訂合同，其他采購合同由采購部經(jīng)理簽訂； 合同內容包括采購的品種、規(guī)格、價格、數(shù)量、合同總價、付款方式、付款比例、合同有效期等 采購基本合同的修改須經(jīng)采購部經(jīng)理和主管副總審批 每月末，采購部將本月訂立的合同連續(xù)編號，編制合同明細表 采購基本合同副本送交財務部備案 及時將供應商資料移交采購部，以便進行采購操作五、采購程序的控制管理目標：公司管理層對采購流程的遵守程度保持監(jiān)控；原材料采購滿足公司的生產(chǎn)需求；發(fā)出的訂單真實完整，采購的記錄真實完整關鍵控

9、制點： 采購訂單由公司統(tǒng)一管理，連續(xù)編號并連續(xù)使用 只有被批準的采購計劃才能填列訂單 訂單發(fā)出前需經(jīng)適當復核，確保各項條款的準確性 訂單復核后應根據(jù)金額權限由責任人簽章以明確責任；訂單經(jīng)責任人簽章后方能生效 采購員及時將批準后訂單送交供應商簽章確認 技術部門，建立編碼（如技術研發(fā)用產(chǎn)品(KF.)、工具、勞務用品可用(LS.)注釋： 采購員填列的訂單需要包括采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、總金額、交貨方式、交貨日期、付款方式等 根據(jù)生產(chǎn)部的規(guī)定,采購訂單由生產(chǎn)部進行適當?shù)膶徍?收到供應商簽章的訂單后，采購部及時了解和跟蹤供應商發(fā)貨情況，確保生產(chǎn) 收到供應商簽章的訂單后，采購部應妥善保管，以便與實際

10、運抵貨物核對 計劃外的采購指令，需要申請人填寫請購單交至采購部，經(jīng)副總經(jīng)理簽字后。確認采購，物控部擬定計劃,采購下訂單。六、收料通知單及發(fā)票的控制填寫報銷單管理目標：貨品入庫的記錄準確反應真實情況；各相關部門對收貨情況充分了解以便溝通；收貨數(shù)量準確無誤；入庫的貨物質量達到企業(yè)要求；入庫的貨物都有發(fā)票，并且發(fā)票是真實的；入庫時必須清晰填寫規(guī)格型號（送貨單必須有品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單位）關鍵控制點： 要求供應商隨貨附送貨單，采購部將收貨數(shù)量與訂單及送貨單核對，若有差異，由送貨方簽字確認 采購部根據(jù)實收貨物數(shù)量填制收料通知單，經(jīng)手人簽字 收料通知單連續(xù)編號，連續(xù)使用 品管部檢驗貨物質量，并在收料通

11、知單上簽字 收料通知單在采購部存檔，ERP系統(tǒng)中制進倉單（必須清晰填寫規(guī)格型號） 采購部填寫報銷單時，提供入庫單連同發(fā)票、若為計劃外請購單一起轉移至財務部，財務部收到發(fā)票，須將發(fā)票金額、單價與采購基本合同、訂單核對無誤并鑒定發(fā)票真?zhèn)魏蠓娇扇胭~注釋：. 根據(jù)實際情況,可用一式多聯(lián)的報檢單中的一聯(lián)代替收料通知單 及時處理收到的貨物，采購部清點貨物數(shù)量，品管部檢驗貨物質量，并將結果記錄在收料通知單上 實際收貨數(shù)量與訂單或對方送貨單有所差異，應由送貨方簽字確認；若差異巨大，應及時與供應商取得聯(lián)系 對質檢不合格貨物，品管部門提出退貨或折讓意見七、退貨控制管理目標：退貨符合公司的規(guī)章制度；保證退貨后貨款順

12、利收回，避免公司的現(xiàn)金流失；保證退貨程序高效，避免影響生產(chǎn)經(jīng)營。關鍵控制點： 品管部對驗收不合格貨物開出不合格單據(jù)并簽章，提出退貨或折讓意見；不合格單據(jù)需連續(xù)編號 在限定時間內處理檢驗不合格的貨物 物控部主管會同生產(chǎn)、技術、采購部等部門人員討論品管部提出的意見，并決定處理方式：對有略微瑕疵但不影響生產(chǎn)的物資予以讓步接收，對不符合生產(chǎn)要求的物資予以退回；相關處理決定形成書面報告，參與討論人員簽字確認 負責退貨事宜的采購部不能經(jīng)手退貨信息的記錄 折讓方案須經(jīng)主管副總批準 供應商供貨不合格信息及時反饋采購部，由采購部職員將相關信息記錄在供應商檔案中注釋： 品管部全面檢驗貨物，在不合格單據(jù)上列明時間、

13、所有不合格原因，并簽字確認 若未能在貨物到達時檢驗出是否合格，則應做到確認保質期，在保質期內檢驗出是否合乎公司標準 檢驗不合格貨物在10天內處理 采購部將檢驗不合格結果通知供應商，責其整改；若同一原因出現(xiàn)多次，停止與該供應商合作 采購部需與財務部聯(lián)系看退回貨物的貨款是否已付，如已付，盡快催回貨款 采購部應與倉庫商討退貨的方式和渠道八、應付款入賬的控制管理目標：入賬符合公司的規(guī)章制度；保證入賬記錄的準確；保證入賬記錄的安全性，避免篡改記錄給公司造成損失；計劃應付賬款付款，避免超出付款信用期，給企業(yè)以后購貨造成不利影響。關鍵控制點： 根據(jù)齊全合格的收貨憑證及其他有效的附件：訂單、合同、進倉單、運輸憑證等進行賬務處理 核對發(fā)票、進倉單、合同、貨運憑證等的一致性，復核后簽章進行賬務處理 應付帳款在入賬前有一獨立第三人復核，復核后簽章 收到原始憑證要及時處理，當日收到當日處理 收到供應商的對賬單，及時對賬，發(fā)現(xiàn)不一致，立即調查并作相應處理 獨立