商務(wù)電子郵件格式

1、商務(wù)電子郵件格式作者:日期:商務(wù)電子郵件格式 在電子郵件的寫(xiě)作中要注意哪些呢？如何寫(xiě)好一封規(guī)范的電子郵件呢？在寫(xiě)電子郵件時(shí)候，要采用日常辦公運(yùn)用的商業(yè)信函格式，使用正規(guī)的文字，不用或 避免應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言，諸如3Q、IFU等。主題欄：主題明確，一目了然，讓人看了知道個(gè)所以然，不會(huì)是一頭霧水，不知所云，當(dāng)作垃圾郵件刪除掉。稱謂：準(zhǔn)確，切不可含糊不清。是先生別稱成了小姐；是小姐別喊成了先生。這是大 忌諱！ 一次，青島一家公司發(fā)信到公司，把我們公司的運(yùn)營(yíng)總監(jiān)張可先生稱呼成了張可 小姐。搞得張先生郁悶一天。當(dāng)你搞不清對(duì)方準(zhǔn)確的性別時(shí)候，那就稱老師就沒(méi)錯(cuò)。主體：簡(jiǎn)明，扼要，把事情說(shuō)清楚就可以了，不要羅嗦，拖

2、泥帶水的。事情多，寫(xiě)的 多，那最好是分成幾小段，看的清楚明了。祝語(yǔ)：可以寫(xiě)祝您工作愉快，工作順利，或者順祝商祺等都可以，表示真誠(chéng)。落款：公司名稱，個(gè)人姓名，日期。另外，在信件中一定要寫(xiě)明你的聯(lián)系方式，最好是手機(jī)，隨時(shí)保持暢通。案例：尊敬的讀者朋友：非常感謝您長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)世界經(jīng)理人雜志的支持！為了回報(bào)您對(duì)我們的擁護(hù)，我在這里很榮幸地邀請(qǐng)您成為我們上線1周年的尚品 人生網(wǎng)的尊貴會(huì)員，您將享受到我們僅為尚品人生網(wǎng)站會(huì)員提供的所有優(yōu)惠和特權(quán)，更有機(jī)會(huì)在尚品 人生網(wǎng)的社區(qū)中結(jié)識(shí)其他與您一樣成功的精英人士！您只要點(diǎn)擊 接受”便可自動(dòng)成為 尚品 人生網(wǎng)站的尊貴會(huì)員。作為世界經(jīng)理人網(wǎng)的姊妹網(wǎng)站，尚品人生網(wǎng)以 享

3、受成功品味生活 ”為使命，讓成功人士在取得財(cái)富成果的同時(shí)，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業(yè)的和諧平衡。非常感謝您的關(guān)注，期待您加入尚品人生網(wǎng)！此致敬禮！CRAIG PEPPLES環(huán)球資源執(zhí)行總裁世界經(jīng)理人 尚品 人生出版人注：如果您接受了這份邀請(qǐng)，我們將同時(shí)把您的個(gè)人信息復(fù)制到尚品人生網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫(kù)，您就不需再填寫(xiě)各種表格，這樣不僅為您節(jié)省時(shí)間，也能讓我們之間的溝通交流更 方便。這是給我郵箱來(lái)發(fā)來(lái)的廣告信函，格式是很規(guī)范的。下面一封信是北京雅致人生公司王老師寫(xiě)給鄭州惠爾企業(yè)管理咨詢有限公司張老師 的合作信函，非常規(guī)范，整潔，讀起來(lái)賞心悅目，從信中你可以感受到該公司優(yōu)秀的企 業(yè)文化和員工整體

4、的高素質(zhì)。張先生，您好，我是北京雅致人生管理顧問(wèn)有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識(shí)您，并有幸將 我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為 IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動(dòng)、北京移動(dòng)、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù) 過(guò)，歡迎您訪問(wèn)我們公司的網(wǎng)址：，對(duì)我們公司有更多的了解。附件是我們公司擅長(zhǎng)的培訓(xùn)課程及講師簡(jiǎn)歷。請(qǐng)您查收。如有任何問(wèn)題或者建議請(qǐng)您隨時(shí)與我聯(lián)系！希望我們能達(dá)成互補(bǔ)，在未來(lái)有合作的機(jī)會(huì)！感謝您對(duì)我工作的支持！祝您工作開(kāi)心快樂(lè)！王艷雅致人生管理顧問(wèn)有限公司項(xiàng)目經(jīng)理王艷 WENDY寫(xiě)的很得體，是我們電子信函的一個(gè)典范。所以說(shuō)，一封好的電子郵件可以展示自己

5、 公司良好的形象，一封差的電子郵件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。在商業(yè)來(lái)往中，一定要注意電子郵件的書(shū)寫(xiě)，注意電子郵件的禮儀，為自己的企業(yè)展 示一個(gè)良好的形象。簽名格式_職場(chǎng)商務(wù)電子郵件禮儀現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域 名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。寫(xiě)EMAIL就能

6、看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封EMAIL的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封 Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò) 度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問(wèn)題，希望能給您的工作帶來(lái)幫助！關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以 讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1. 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2. 標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓Outlook用才能顯示完你的標(biāo)題3. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如王先生收”4. 一封信盡可能只針

7、對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5. 可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*!等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用緊急”之類的字眼。6. 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE 大串。關(guān)于稱呼與問(wèn)候1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的， 要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL,如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如X經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的X先生”、X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的

8、人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“DARXXX”，顯得很熟絡(luò)。2.EMAIL開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI；'中文的寫(xiě)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)bestregards,中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。俗話說(shuō)得好，禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。關(guān)于正文1. EMAIL正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹， 然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ) 句。最好

9、不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。2. 注意Email的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng) 的語(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！3. EMAIL正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段 落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)

10、一封什么補(bǔ)充”或者 更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文EMAIL ；最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。6. 合理提示重要信息不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。7. 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表

11、加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻Businessemail不是你的情書(shū)，所以:）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-:）附件1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)4. 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用6. 如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，語(yǔ)

12、言的選擇和漢字編碼1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具， 而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流； 如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。4. 選擇便于閱度的字

13、號(hào)和字體中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 VERDANA或ARIAL字型，字號(hào)用五號(hào)或 10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最 好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1. 簽名信息不宜過(guò)多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò) 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可

14、行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。2. 不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名 檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般 應(yīng)選擇比正文字體小一些?；貜?fù)技巧1. 及時(shí)回復(fù) Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中

15、在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候， 最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中， 然后附上答案。 不要用簡(jiǎn)單的， 那樣太生硬了， 應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述， 讓對(duì)方一次性理解， 避免再反復(fù)交流， 浪費(fèi)資源。3. 回復(fù)不得少于 10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)是的”、對(duì)”、謝謝”、已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎

16、么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。4. 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方 式。對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突 出有用信息。5. 要區(qū)分Reply和ReplyAli（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall讓大家都知道；不

17、要讓對(duì)方幫你完成這件事情。如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊 回復(fù)全部”前，要三思而行！6. 主動(dòng)控制郵件的來(lái)往為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下 語(yǔ)句： 全部辦妥”、無(wú)需行動(dòng)”、僅供參考，無(wú)需回復(fù) ”。正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分TO和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人 ）1. TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。3. 而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。4. T0, CC中的各收件人的排列應(yīng)遵