人事副檔管理規(guī)定V20復(fù)習(xí)進(jìn)程

1、人事副檔管理規(guī)定V2.0版本號(hào)：V2.0附件數(shù)：4密級(jí)：機(jī)密撰寫人：張紅霞審核人：決策委員會(huì)審批人：黃光裕1. 目的22. 范圍23. 名詞解釋24. 職責(zé)25. 管理制度25.1總部全體員工及大區(qū)和分部授權(quán)在總部人員副檔的管理 25.2大區(qū)副經(jīng)理級(jí)及以下、分部門店副經(jīng)理級(jí)及以下人員副檔的管理 35.3案卷內(nèi)容35.3.1 卷內(nèi)目錄3招聘資料3入職資料3在職資料3調(diào)職調(diào)薪資料35.3.5 職務(wù)任命文件 3異動(dòng)文件4考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料 4獎(jiǎng)懲材料4離職資料45.3.10 其他應(yīng)歸檔的資料 45.4 員工畐U檔歸檔時(shí)間 45.5歸檔材料的要求45.6人事副檔的借閱5借閱制度6借閱手續(xù)6

2、借閱注意事項(xiàng)66. 工作流程67. 注意事項(xiàng)78. 附件71. 目的為進(jìn)一步規(guī)范員工個(gè)人副檔的管理，為公司各級(jí)單位提供開展工作的基礎(chǔ)依據(jù)，特制訂 本規(guī)定。2. 范圍2.1 適用范圍：國美電器總部各中心；各大區(qū)；各分部。2.2 發(fā)布范圍：國美電器總部各中心；各大區(qū)；各分部。3. 名詞解釋人事副檔是指在公司人事管理工作中形成的， 記載和反映員工個(gè)人經(jīng)歷、 基本情況、 資歷證明及在公司中工作業(yè)績、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等文件材料，以個(gè)人為單位集中保 存以備查考的文字、 表格及其他形式的歷史記錄。 人事檔案應(yīng)真實(shí)全面地反映個(gè)人全貌， 人力資源部門要經(jīng)常通過相關(guān)部門，收集全公司員工的崗位調(diào)配、職務(wù)任免、考核

3、、培 訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的，反映個(gè)人德、能、勤、績等方面的文件材料，充 實(shí)檔案內(nèi)容。4. 職責(zé)4.1 公司各級(jí)人力資源部門應(yīng)為每位員工個(gè)人建立副檔，并集中對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、保管統(tǒng)計(jì)、借閱傳遞等管理工作。4.2 員工個(gè)人應(yīng)按照公司要求及時(shí)提供真實(shí)準(zhǔn)確、詳細(xì)完善的資料。4.3 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論副檔 內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關(guān)人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布副檔內(nèi)容。4.4 人事副檔的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立副檔交接臺(tái)帳（附件8.1 ）。對(duì)不能親自交接的人事副檔，必須封好并加蓋人事專用章后再郵寄至對(duì)方， 不得由員工本人或他

4、人代交。4.5 大區(qū)/ 分部人事副檔必須由人力資源部門派專人負(fù)責(zé)保管。5. 管理制度5.1 總部全體員工及大區(qū)和分部授權(quán)在總部人員副檔的管理 總部全體員工副檔、大區(qū)和分部授權(quán)在總部人員（即：大區(qū)經(jīng)理級(jí)（含部門第一負(fù) 責(zé)人）及以上人員及分部經(jīng)理級(jí)（含部門第一負(fù)責(zé)人）及以上人員（不包括門店店 長）的副檔由總部人力資源中心統(tǒng)一保管。 大區(qū) / 分部人力資源部門應(yīng)按時(shí)將經(jīng)理 級(jí)人員的副檔轉(zhuǎn)交總部。對(duì)于大區(qū)經(jīng)理級(jí)（含部門第一負(fù)責(zé)人）及分部經(jīng)理級(jí)（含 部門第一負(fù)責(zé)人）以上人員的副檔，大區(qū)及分部需留存復(fù)印件。5.2 大區(qū)副經(jīng)理級(jí)及以下、分部門店副經(jīng)理級(jí)及以下人員副檔的管理大區(qū)副經(jīng)理級(jí)及以下、 分部門店副經(jīng)理

5、級(jí)及以下人員副檔， 由大區(qū)和分部人力資源 部統(tǒng)一保管。5.3 案卷內(nèi)容5.3.1 卷內(nèi)目錄國美員工人事副檔明細(xì) （附件 8.4 ）。5.3.2 招聘資料包括面試評(píng)審表、應(yīng)聘登記表、簡歷、學(xué)歷證明、身份證、資格證書及其他經(jīng) 歷及資歷證明等資料復(fù)印件。5.3.3 入職資料包括員工登記表 、一寸免冠照片 4 張（其中一張粘貼在員工登記表相應(yīng) 位置上）；查詢函或離職證明或個(gè)人聲明、擔(dān)保證明文件（需要提供此證明 的相關(guān)崗位） 、背景調(diào)查（經(jīng)理級(jí)及以上人員） 、經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)的員工 手冊(cè)確認(rèn)書 、錄用通知書 、崗位薪資確認(rèn)單和保險(xiǎn)通知函，健康檢查材 料。各種表格內(nèi)容應(yīng)填寫完整、字跡清晰，其中家庭地址、

6、聯(lián)系方式等重要資 料必須詳細(xì)完備。入職培訓(xùn)后進(jìn)行的考試和規(guī)章制度學(xué)習(xí)確認(rèn)單 。5.3.4 在職資料 員工本人簽字確認(rèn)后的勞動(dòng)合同文本；員工轉(zhuǎn)正、結(jié)束代理期審批表及相關(guān)材 料。5.3.4 調(diào)職調(diào)薪資料 工資變動(dòng)審批表及通知書，提職晉級(jí)審批及考核、獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表、各種待遇 審批表，批復(fù)等材料。5.3.5 職務(wù)任命文件審批、考核及通知文件。5.3.6 異動(dòng)文件申請(qǐng)文件（公司或個(gè)人） 、異動(dòng)審批、異動(dòng)交接單（含高管人員詳細(xì)的“工作交 接單”）。5.3.7 考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料5.3.8 獎(jiǎng)懲材料5.3.9 離職資料 辭退材料、辭職審批、離職審計(jì)、離職或離任工作交接清單等材料等。5.3.10

7、其他應(yīng)歸檔的資料5.4 員工副檔歸檔時(shí)間5.4.1 對(duì)于新入職員工的招聘資料和入職資料， 人力資源部門應(yīng)在員工入職之日起七 個(gè)工作日內(nèi)，將與員工個(gè)人有關(guān)的材料，進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，進(jìn)行歸檔。5.4.2 其它歸檔的資料，由人力資源部門相關(guān)人員在該事項(xiàng)完成后的五個(gè)工作日內(nèi)， 將相關(guān)材料裝訂，存入該員工的人事副檔。以發(fā)文形式生成的資料，應(yīng)在發(fā)文 日期后的十個(gè)工作日內(nèi)存入人事副檔。5.4.3 大區(qū)/ 分部新入職的經(jīng)理級(jí)（含部門第一負(fù)責(zé)人）及以上人員的副檔，應(yīng)在該 員工入職之日起十五個(gè)工作日內(nèi)，將該員工副檔郵寄至總部人力資源中心，大 區(qū)/ 分部留存復(fù)印件以備查考。5.4.4 對(duì)于異動(dòng)員工，在員工異動(dòng)交

8、接手續(xù)完成之日起，由原人力資源部門在十五個(gè) 工作日內(nèi)，視情況將異動(dòng)員工副檔（原件、或復(fù)印件）郵寄至所到總部人力資 源中心 / 大區(qū)和分部人力資源部。5.4.5 對(duì)于大區(qū) / 分部經(jīng)理級(jí)離職人員應(yīng)做好離職審批、離職交接和離職審計(jì)工作并 清理個(gè)人欠款后，將所形成的文件原件郵寄至總部人事服務(wù)部歸檔。5.5 歸檔材料的要求5.5.1 歸檔材料應(yīng)做到完整齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確。人事副檔管理人員應(yīng)詳細(xì)審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng) 涵蓋申請(qǐng)、報(bào)批、審批及回復(fù)等整個(gè)流程，以備查考。檔案管理員應(yīng)做好對(duì)人 事副檔的歸檔與

9、整理、保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整 準(zhǔn)確。5.5.2 對(duì)符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)詳細(xì)登記歸檔；對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng) 及時(shí)通知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報(bào)送；定期核查所管理的副檔，發(fā) 現(xiàn)所缺材料，及時(shí)登記、補(bǔ)充。5.5.3 人事副檔材料的載體和字跡要求。5.5.3.1 紙張要求：應(yīng)使用 A4 復(fù)印紙。寬幅大于 A4 紙時(shí)，可將紙張折成 A4 紙大 小，小于 A4 紙時(shí)，應(yīng)將其粘貼在 A4 紙上；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請(qǐng) 勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。5.5.3.2 字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不

10、 得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。5.5.4 人事副檔組卷首頁以國美員工人事副檔明細(xì)為目錄，應(yīng)如實(shí)填寫，標(biāo)識(shí)副 檔號(hào)碼后歸檔。5.5.5 人事副檔案卷編號(hào)規(guī)則，大寫拼音字母（不超過三位） + 三位數(shù)字（如 Z001、 LZ001、ZJ001 等）。鑒于各總部、大區(qū) / 分部、各子公司的具體情況，在不違背 檔案編號(hào)規(guī)則的前提下，按照方便查找和檢索的原則，自行編號(hào)。5.5.6 總部員工本人基本信息發(fā)生變化的 （如住址變遷， 婚姻變更， 子女出生， 學(xué)歷、 職稱等情況的變化） ，總部員工應(yīng)在變更當(dāng)日以書面形式上報(bào)人力資源中心， 大 區(qū)/分部經(jīng)理級(jí) （含） 以上級(jí)別人員信息發(fā)生變化

11、的，應(yīng)由所在大區(qū)/分部人力資源部門統(tǒng)一時(shí)間集中上報(bào)總部，以便總部人力資源中心調(diào)整花名冊(cè)和副檔臺(tái)帳 記錄。5.6 人事副檔的借閱5.6.1 借閱制度人力資源部門須建立人事檔案借閱制度， 借閱人必須登記 人事副檔借閱臺(tái)帳5.6.2 借閱手續(xù)5.6.2.1 總部經(jīng)理級(jí) （ 含） 、大區(qū)及分部行政總監(jiān)及以上級(jí)別人員，確因工作需要， 可提出副檔借閱申請(qǐng)，但須填寫借閱副檔聯(lián)絡(luò)函 ，注明借閱事由、借閱 內(nèi)容、借閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)人力資源部門授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，在人 力資源部門登記人事副檔借閱臺(tái)帳 ，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。5.6.2.2 人力資源部門依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關(guān)資料，在借閱臺(tái)帳登記后，必須由 借閱人本人簽字接收。5.6.2.3 借閱人必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無 誤后，方可在借閱臺(tái)帳上登記注銷。5.6.3 借閱注意事項(xiàng)5.6.3.1 借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈 畫、污損借閱資料，要保持副檔的整潔。5.6.3.2 借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。5.6.3.3 未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱人不得私自摘抄、復(fù)制人事副檔材料。如確需要，必須經(jīng) 人力資源部門授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 由人力資源部門人員