學籍管理工作手冊

1、重慶科創(chuàng)職業(yè)學院學籍管理工作手冊教務(wù)處目 錄一、高職學籍管理工作流程（一）入學建籍管理（二）學生在讀學籍管理（三）畢業(yè)管理（四）關(guān)鍵點及注意事項（五）高職學籍管理工作流程圖二、成考學籍管理工作流程（一）成教學籍管理（二）聯(lián)辦校費用（三）成考學籍管理流程圖三、自考學籍管理工作流程（一）自考系統(tǒng)安裝（二）報考流程（三）費用核算（四）數(shù)據(jù)核對及統(tǒng)計（五）數(shù)據(jù)上報（六）畢業(yè)管理（七）自考學籍管理工作流程圖四、網(wǎng)教學籍管理工作流程（一）入學建籍管理（二）學生在讀學籍管理（三）畢業(yè)管理（四）超學習年限管理（五）關(guān)鍵點及注意事項五、中職學籍管理工作流程（一）入學建籍管理（二）學生在讀學籍管理（三）畢業(yè)管理（

2、四）關(guān)鍵點及注意事項（五）中職學籍管理工作流程圖六、特殊學籍管理工作流程（一）學籍異動管理（二）遺留問題學籍管理七、畢業(yè)證管理工作流程（一）畢業(yè)證接收（二）畢業(yè)證管理（三）畢業(yè)證發(fā)放（四）關(guān)鍵點及注意事項（五）畢業(yè)證管理流程圖八、檔案管理工作流程（一）檔案歸檔（二）檔案保管（三）檔案借閱（四）關(guān)鍵點及注意事項（五）檔案管理流程圖第 3 頁 共 3 頁高職學籍管理工作流程一、入學建籍管理新生報道前，從學信網(wǎng)導(dǎo)入錄取數(shù)據(jù)，分專業(yè)做成表格，學生報道時，核對學生姓名、身份證等信息，并收取錄取通知書、身份證復(fù)印件、照片、高中檔案等學生個人檔案材料，并建立個人檔案。10月中旬從教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出報道注冊學

3、生信息，并與學信網(wǎng)導(dǎo)出信處對比，篩選出報道學生和未報道注冊學生名單。對報道注冊信息嚴格執(zhí)行校內(nèi)（學生、輔導(dǎo)員及系部）、校外（經(jīng)辦人、分管領(lǐng)導(dǎo)、校領(lǐng)導(dǎo)）三級承諾制度。經(jīng)核對確認后的信息，到學信網(wǎng)注冊，并報教委備案。二、學生在讀學籍管理（一）學年注冊工作。每學年開學后，在9月底應(yīng)清理本期返校學生名單，并交二級學院核查，經(jīng)學生、輔導(dǎo)員、系部簽字確認后，及時到學信網(wǎng)進行學年注冊。對有異動的，作相應(yīng)處理。（二）學生學籍異動的處理結(jié)合國家相關(guān)管理法規(guī)要求，經(jīng)本人申請，輔導(dǎo)員及院（系）同意，可按學校規(guī)定流程辦理轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復(fù)學、停學、退學等學籍異動。學籍員應(yīng)做好相關(guān)資料的收集及系統(tǒng)處理。三、畢業(yè)管理學生在

4、校學習最后一學年，按照學生相應(yīng)專業(yè)培養(yǎng)計劃，積極與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，做好畢業(yè)資格審查工作。另結(jié)合新華社攝像安排，及時組織學生進行攝像，并在春季組織學生到網(wǎng)上進行圖像及畢業(yè)信息核對，學生簽字確認后，及時進行學歷注冊。組織畢業(yè)證打印，并把相關(guān)數(shù)據(jù)輸入教務(wù)管理系統(tǒng)，以便畢業(yè)證發(fā)放管理。四、關(guān)鍵點及注意事項（一）把好學生入學資格審查關(guān)，特別是對姓名、身份證號、考生號等信息有誤的，必須提供相關(guān)有效證明文件資料。（二）對在讀學籍管理過程中，要注意學生的異動清理，并做好相關(guān)登記，及時更新系統(tǒng)注冊情況，保留好相關(guān)原始資料。（三）學歷圖像校對必須學生本人到學信網(wǎng)上校對，否則教育部將會以信息缺失處理，畢業(yè)證書不予上網(wǎng)

5、。五、高職學籍管理工作流程圖學信網(wǎng)錄取數(shù)據(jù)導(dǎo)出學校教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)新生報道注冊未報道注冊學生對比報道注冊學生學籍異動報教委備案學生信息核對校外三級簽字學信網(wǎng)注冊校內(nèi)三級簽字學生信息復(fù)核學年報道校內(nèi)三級簽字學生信息核對報道注冊學生學信網(wǎng)學年注冊畢業(yè)信息核對圖像采集學歷注冊校內(nèi)三級簽字打印畢業(yè)證書學生畢業(yè)成考學籍管理工作流程一、成教學籍管理（一）根據(jù)招生計劃擬定各專業(yè)學生走向；（二）組織學生參加成考報名；（三）組織已報名學生參加攝像；（四）學生基本信息、聯(lián)辦校及專業(yè)確認；（五）組織學生參加成考；（六）成考錄取工作；（七）學生最終建立學籍情況公示。二、聯(lián)辦校費用（一）人數(shù)核對1.下發(fā)各班學生名單，經(jīng)

6、輔導(dǎo)員、二級學院科長、院長簽字確認；2.按聯(lián)辦校，分專業(yè)、層次統(tǒng)計報到注冊人數(shù)。（二）費用核算1.根據(jù)學籍員上報的人數(shù)，按批次促一查詢；2.根據(jù)當年協(xié)議，確定付費人數(shù)、比例等；3.制定表單，與對方核對帳號，最遲付費時間、金額；4.上報審批。（三）后期督辦1.督促財務(wù)及時付費；2.聯(lián)系對方，確認收款；3.做好付款記錄；4.發(fā)票崔收用充帳。二、成教學籍管理流程圖確定招生計劃及專業(yè)走向組織學生參加成考報名成考攝像工作基本信息、聯(lián)辦校及專業(yè)確認參加成考錄取工作重慶考區(qū)參加網(wǎng)上志愿填報學生建籍公示，簽字確認學年注冊辦理畢業(yè)證學生校對信息及提供辦證資料自考學籍管理工作流程一、自考系統(tǒng)安裝第1步：安裝SQL

7、 SERVER服務(wù)器，可以使用SQL SERVER2000個人版及以上版本，技術(shù)問題請信息中心提供支持，為方便使用建議“身份驗證模式”采用“混合模式”、“sa登錄密碼”采用“空密碼”，并在以后的使用過程中要保證數(shù)據(jù)庫的安全性。安裝過程可參考SQL Server 2000安裝圖解。第2步：安裝自考管理系統(tǒng)。第3步：首次運行（一）創(chuàng)建系統(tǒng)總庫：數(shù)據(jù)庫名稱用“ZKSYS_XTZK”，戶級別選擇“區(qū)縣自考辦”，區(qū)縣代碼選擇“0118永川區(qū)”。（二）創(chuàng)建考試數(shù)據(jù)庫1.設(shè)置“考試起止時間”根據(jù)當次考試時間進行設(shè)置。2.“考試名稱”使用“KS2010_07”（表示2010年7月自考）的樣式，也可自定義。3.

8、“考試類型”選擇“（O）普通考試”（表示大自考），按實際考試類型選擇。4.指定服務(wù)器，按要求輸入服務(wù)器名和密碼。5.選擇本次考試數(shù)據(jù)庫如“KS2010_07”。6.設(shè)置建庫初始化參數(shù)，“考試類型”一般選擇“（O）不限考生”，再選擇本次的“考試年度”和“月份”。月份和代碼如下：考試月份序號備注四月第 2 次1全國考試十月第 2 次2全國考試一月3全國考試七月4全國考試四月第 1 次5全國考試十月第 1 次6全國考試五月(實踐性環(huán)節(jié))7主考院校實踐性環(huán)節(jié)、畢業(yè)論文考核十一月(實踐性環(huán)節(jié))8主考院校實踐性環(huán)節(jié)、畢業(yè)論文考核跨學科基本知識與基本技能測試9主考院?？鐚W科綜合考試7.系統(tǒng)自動創(chuàng)建“考試數(shù)據(jù)

9、庫”。第4步：系統(tǒng)登錄（一）根據(jù)情況選擇“系統(tǒng)總庫數(shù)據(jù)源”和“考試考務(wù)數(shù)據(jù)源”。（二）系統(tǒng)用戶登錄，初始密碼“123”。第5步：設(shè)置本次報名相關(guān)代碼注意：設(shè)置本次報名相關(guān)代碼完成后，必須在窗口內(nèi)點擊鼠標右鍵選擇“保存”，關(guān)閉系統(tǒng)再重新登錄。（一）設(shè)定區(qū)縣報考單相關(guān)信息：標題為“科創(chuàng)學院XX學院報考單”，注意事項1為“請認真核對姓名、性別、身份證號、民族、專業(yè)、課程”，注意事項2為“核對無誤后簽字。學生簽字：_，_年_月_日”。（二）設(shè)定輸機的集體代碼注意：在設(shè)定集體代碼后，在窗口內(nèi)點擊鼠標右鍵選擇“保存”，關(guān)閉系統(tǒng)再重新登錄，否則不能正確輸入到當前設(shè)定的集體代碼內(nèi)。（三）設(shè)定照片存放路徑（四）

10、設(shè)置本區(qū)縣集體代碼，集體代碼由學籍科統(tǒng)一輸入后傳各二級學院導(dǎo)入，其他臨時性集體代碼由各二級學院自行輸入。（五）更改收費項目費用，一般只在首次使用時設(shè)置，如下圖：（六）設(shè)定區(qū)縣收費單相關(guān)信息：標題為“科創(chuàng)學院XX學院收費單”，注意事項1為“請認真核對自己的繳費是否正確”，注意事項2使用系統(tǒng)默認。（七）接收本次的“開考計劃”和“考生屬性”數(shù)據(jù)包。在每次報考科目之前，永川區(qū)自考辦均要下發(fā)這兩個數(shù)據(jù)包，學籍科統(tǒng)一下發(fā)給各二級學院，必須接收進數(shù)據(jù)庫以后才能進行報考。1.選擇如下菜單，進入“接收上報數(shù)據(jù)”窗口。2.選擇目標文件導(dǎo)入“開考計劃”或“考生屬性”。以上各步操作具體請參考自考管理系統(tǒng)用戶操作手冊，

11、不清楚可咨詢學籍科，學籍科負責解釋說明。二、報考流程（一）新生建籍及報考1.相關(guān)要求（1）新生首次報考后即自動建立考籍，報考前的信息核實必須準確無誤（含學生身份證號、姓名、性別、民族），新生的準考證號由永川區(qū)自考辦分配，學籍科根據(jù)實際分配給各二級學院，新生準考證號由系統(tǒng)自動生成。（2）輔導(dǎo)員按班級到各二級學院自考報考點報名，具體時間各二級學院自行安排。各班報考時需要填寫XX年X月自考費用統(tǒng)計單（樣表由學籍科統(tǒng)一下發(fā)），報考完成后要將費用核算清楚。（3）由于目前各二級學院的攝像器材有限，故新生建籍由學籍科統(tǒng)一安排攝像，學籍科將照片按已確定的準考證號命名，完成后下發(fā)給各二級學院拷入指定目錄，各二級

12、學院須嚴格按已確定的準考證號輸入學生建籍信息，在打印考生報考信息單前必須有照片。2.建籍流程（1）自考報考前，由學籍科統(tǒng)一下發(fā)X年X月自考建籍學生名單，由二級學院按要求核對簽字后上交，同時每個學生交一份身份證復(fù)印件。（2）基本信息核對正確后，學籍科確定好準考證號、集體代碼、集體名稱、專業(yè)代碼、專業(yè)名稱、層次、報考科目，然后將X年X月自考建籍學生名單電子文檔返回給各二級學院，二級學院根據(jù)建籍名單電子文檔進行輸機建籍，同時輸入報考科目（注意不報科目的學生不能建籍）。（3）建籍輸機流程登錄系統(tǒng)。（操作說明略）設(shè)置本次報名相關(guān)代碼。（操作說明略）注意：在設(shè)置本區(qū)縣集體代碼時可新增如下形式的臨時集體代碼

13、2個，以備分配新生號段所用，在本次報考全部數(shù)據(jù)錄入完上報數(shù)據(jù)前再刪除掉。新生號段預(yù)分配，只有新生建籍時才進行這項操作，操作如下： 注意：由于永川區(qū)自考辦分配的號段并不是從1號開始的，分配給各二級學院的號也是中間某段號，這就需要將不能使用號碼（從1號開始）分配出去，這樣在當前集體代碼下才可接著使用后面的號段。如“機電學院”設(shè)置集體代碼“81639”下的號段“011810200251” “011810201250”這1000個號，操作方式如上圖所示，設(shè)置完成后，必須在窗口內(nèi)點擊鼠標右鍵選擇“保存”，關(guān)閉系統(tǒng)再重新登錄。輸入建籍、報考信息a選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“散生收費退費(

14、S)”進入“散生報名收費及退費管理”窗口。b在彈出的對話框中按“F4”，進入到當前集體代碼下預(yù)設(shè)還未使用的最小的1個號碼，這時就可輸入對應(yīng)的學生信息及報考科目信息?！氨４鏁r打印”和“保存后加報課程”代碼均要求鉤選，以方便打印出考生報考信息單。此時可對散生進行攝像操作，完成后就可看到學生照片。c點“保存”(或按ALT+S)后進入報考科目界面，報考科目輸完后即可打印出當前考生報考信息單，在學生簽字（或輔導(dǎo)員代簽）確認后當前考生報考完成。修改學生個人信息、錯報或漏報需調(diào)出該考生信息進行現(xiàn)修改，完成后重新打印考生報考信息單。如下圖：d為提高輸機效率，在全部新生輸入建籍信息后，可單獨對學生進行攝像。攝像

15、操作請參考自考管理系統(tǒng)用戶操作手冊第五章、考務(wù)管理，第5節(jié)、攝像管理及辦理準考證管理。e新生照片的核對注意：為了方便核對學生照片信息，在新生建籍時請將同班學生輸在一個連續(xù)號段內(nèi)，這樣方便打印準考證后按班級進行核對，如有錯誤需要及時修改。選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“攝像及補打準考證”進入“攝像及補打準考證”窗口。可根據(jù)情況選擇打印范圍進行打印。如下圖（二）老生報考1.在每次自考報考前，各二級學院均要將上次自考成績公布給學生，輔導(dǎo)員須及時將成績登載到自考考生報考冊上。成績下發(fā)后，學籍科匯總整理后，以X年X月自考課程成績公布電子文檔形式傳給二級學院，請二級學院將電子文檔作為長期保存

16、資料備查。2.學生統(tǒng)一報考科目費用從代收費中扣除，非統(tǒng)一報考科目費用以班級單位到財務(wù)交報考費用，輔導(dǎo)員在交費前須將學生報考科目作明細登記。3.輔導(dǎo)員根據(jù)學生的報考情況按班級到各二級學院自考報考處報名，具體時間各二級學院自行安排。各班報考時需填寫XX學院XX年X月班級自考報考費用統(tǒng)計單（樣表由學籍科統(tǒng)一下發(fā)），報考完成后將費用核算清楚。三、費用核算（一）統(tǒng)一從代收費中扣除的費用包括：學生統(tǒng)一報考科目、學生建籍費。除統(tǒng)一扣除費用外，其他費用均需學生到財務(wù)交費，各二級學院憑繳費收據(jù)核算報考費用。（二）自考報考40元/科，建籍費40元/人，制（補）PVC 8元/人。（三）各二級學院在交數(shù)據(jù)到學籍科時，

17、需要同時交XX學院XX年X月全院自考報考費用統(tǒng)計單（樣表由學籍科統(tǒng)一下發(fā)），同時配合學籍科進行科目和費用核算。（四）在報學生統(tǒng)一報考扣費情況給財務(wù)前，學籍科將XX年X月自考統(tǒng)一報考扣費情況表下發(fā)給各二級學院讓學生確認簽字，二級學院完成后按時交回學籍科，學籍科整理好扣費名單交給財務(wù)扣費。四、數(shù)據(jù)核對及統(tǒng)計注意：在上報報考數(shù)據(jù)之前，必須進行如下信息核對。（一）“按集體單位統(tǒng)計的考生數(shù)及科數(shù)”是否與“財務(wù)收費統(tǒng)計”的考生數(shù)及科數(shù)一致，如果不一致，則說明收費有問題，一般是報考收費時將集體代碼弄錯了。1.按集體單位統(tǒng)計的考生數(shù)及科數(shù)選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“報名報考相關(guān)統(tǒng)計表”進入“

18、報名報考相關(guān)統(tǒng)計表”窗口，選擇“按集體單位統(tǒng)計的考生數(shù)及科數(shù)”，注意里面每個集體代碼下的考生數(shù)和科數(shù)。2、報名財務(wù)統(tǒng)計注意：在進行“報名財務(wù)統(tǒng)計”之前，必須進行“追加集體收費日志”，并且只能操作一次，如果追加日志后還修改了報考信息，這時日志不會自動修改會造成統(tǒng)計的費用不準確，所以要求在全部報考數(shù)據(jù)正確輸入完后再追加日志。（1）選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“追加集體收費日志”進入“追加集體收費日志”窗口，點擊“追加收費日志”按鈕追加日志，請按提示進行保存，如下圖。（2）選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“報名財務(wù)統(tǒng)計”進入“財務(wù)收費統(tǒng)計”窗口，選擇“按交費集體統(tǒng)計”，如

19、下圖。3.對比“按集體單位統(tǒng)計的考生數(shù)及科數(shù)”和“財務(wù)收費統(tǒng)計”的考生數(shù)及科數(shù)是否一致，如果不一致，則說明收費有問題，需要糾正過來。只有找出收費錯誤的學生并進行初始化后重新輸入報考信息才能解決，所以千萬不能將學生的集體代碼報錯了，否則解決會非常麻煩。如有上述情況請按如下操作。（1）選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“報名報考校對冊”進入“打印報名報考校對冊”窗口，根據(jù)情況選擇“打印范圍”，如下圖。（2）將校對冊的數(shù)據(jù)先轉(zhuǎn)成dbf格式，用Excel打開以后再另存為xls格式。（3）選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“追加集體收費日志”進入“追加集體收費日志”窗口，在“預(yù)覽追加

20、收費日志”里面點鼠標右鍵再選擇“檢索”，在檢索出來的數(shù)據(jù)上再點鼠標右鍵再選擇“另存為”，將數(shù)據(jù)先轉(zhuǎn)成dbf格式，用Excel打開以后再另存為xls格式，如下圖。（4）用準考證號對比“收費日志”和“報名數(shù)據(jù)”，再找出集體代碼不一致的學生。（5）更改到正確的集體代碼下。選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考前準備”-“初始化考試庫（正式報名前）”進入“當次考務(wù)庫數(shù)據(jù)初始”窗口，再“指定準考證號考生”進行初始化，如下圖。（6）初始化完成后，重新報該生的課程。（7）重新查看“按集體單位統(tǒng)計的考生數(shù)及科數(shù)”和“財務(wù)收費統(tǒng)計”的考生數(shù)及科數(shù)是否一致，直到兩者一致才算正確。(二)檢查報考差錯選擇菜單“考試考務(wù)

21、管理”-“報名報考管理”-“檢查報考差錯”進入“檢查課程報考情況”窗口，窗口里面不能出現(xiàn)差錯情況，如有需要及時處理。一般情況是“交費科目”和“實報科數(shù)”不一致，這時需要在“散生報名收費及退費管理”進行處理。如下圖(三)檢查同堂開考選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“報名報考相關(guān)統(tǒng)計表”進入“報名報考相關(guān)統(tǒng)計表”窗口，選擇“同堂開考統(tǒng)計表”進入統(tǒng)計窗口，不能出現(xiàn)同堂開考的情況，否則需要立即處理。如下圖(四)查看制證情況選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“PVC準考證制證管理”進入“PVC準考證制證管理”窗口，選擇“統(tǒng)計制證情況”，查看制證情況是否與實際相符，如果不一致必須進行

22、處理。如下圖(五)查看新生的照片是否齊全選擇菜單“考試考務(wù)管理”-“報名報考管理”-“攝像及補打準考證”進入“攝像及補打準考證”窗口，選擇“自動查找相片是否存在”，沒有照片的會用紫色標記，如果有這種情況需要把照片補上。如下圖五、數(shù)據(jù)上報在確定數(shù)據(jù)沒有問題以后，就可以將數(shù)據(jù)打包后傳給學籍科，學籍科檢查匯總后再報永川考辦。（一）上報數(shù)據(jù)要選擇如下菜單進行。（二）選擇“上報報考及編場數(shù)據(jù)”。（三）選擇默認目錄存放打包文件（四）將默認目錄下的打包文件傳學籍科，如圖文件。（五）如有新生，還需要將新生的照片壓縮成rar格式后傳學籍科。六、畢業(yè)管理教務(wù)處根據(jù)聯(lián)辦院校及自考辦的通知，在每年的5月和11月下發(fā)申

23、請畢業(yè)證辦理通知，輔導(dǎo)員根據(jù)學生考試成績初審，上報教務(wù)處復(fù)審（并附辦理畢業(yè)證所需資料），審核通過之后再上報相關(guān)聯(lián)辦校辦理畢業(yè)證。七、自考學籍管理工作流程圖確定專業(yè)走向校對學生信息建籍，并輸機報考科目自考系統(tǒng)安裝組織學生攝像自考科目報考輸入報考信息打印報考科目，學生簽字確認費用核算數(shù)據(jù)核對及統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報考辦學生核對照片成績合格，申請證書網(wǎng)教學籍管理工作流程一、入學建籍（一）確認建籍數(shù)據(jù)1.根據(jù)各聯(lián)辦校時間安排，提前三天從教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出需要建籍的學生數(shù)據(jù)；2.以班級為單位制表核對學生建籍信息、異動并通知上交建籍所需資料；3.根據(jù)要求填寫入學報名表，整理填表說明并下發(fā)；4.按經(jīng)二級學院審核的學生信

24、息錄入聯(lián)辦校平臺，并完善平臺其它相關(guān)事宜；5.建籍數(shù)據(jù)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報遠教科；（二）入學考試1.關(guān)注錄取情況；2.根據(jù)錄取數(shù)據(jù)與建籍數(shù)據(jù)清理，若有未錄取的要及時與聯(lián)辦校溝通協(xié)調(diào)后并錄取。若是因缺考而未錄取的，要及時與遠教科核實學生參加情況，并聯(lián)系高校開設(shè)補考并通知學生督促學生參考；3.錄取結(jié)束，從平臺導(dǎo)出錄取數(shù)據(jù)下發(fā)并核對確認，若有誤可按照聯(lián)辦校修改信息的程序上報修改（填信息修改表和上交修改材料）；（三）確認錄取1.按聯(lián)辦校要求在平臺下載或填寫學生登記表并由學生本人簽字確認。2.資料整理后按時寄達聯(lián)辦校（身份證復(fù)印件、學歷畢業(yè)證復(fù)印件、照片冊模板等），聯(lián)辦校不同所要求上交的資料及其份數(shù)不同；

25、3.錄取通知書的崔收（對外貿(mào)易自行在平臺打印、其它聯(lián)辦校均由高校打印蓋章后寄回原件）；4.平臺導(dǎo)出學生學號、用戶名、密碼，整理后以班級為單位下發(fā)；（四）繳費繳費名單經(jīng)二級學院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，審核無誤后制表報批，待平臺開通后通知學生進入平臺第51頁 共45 頁（五）入學建籍工作流程圖平臺導(dǎo)出建籍學生信息確認班級走向領(lǐng)導(dǎo)簽批為準。下發(fā)核對學生基本信息確認聯(lián)辦校建籍起止時間組織填寫入學報名表將正確信息錄入聯(lián)辦校平臺建籍數(shù)據(jù)確認后傳遠教科參加入學考試后關(guān)注錄取情況清理錄入數(shù)據(jù)未錄取的查原因錄取數(shù)據(jù)下發(fā)核對填寫入學登記表修改錯誤整理并寄達所需資料崔收錄取通知書導(dǎo)出并下發(fā)學號、用戶名、密碼繳費名單確認報批

26、付款平臺開通后學生進入平臺參與教學活動二、學生在讀學籍管理（一）單科生/進修生轉(zhuǎn)正式生，專升本的學生在入學時無?？飘厴I(yè)證的學生是作為單科生/進修生。重點關(guān)注此批學生，一旦辦回?？飘厴I(yè)證，就最近轉(zhuǎn)正批次給其辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)。并在規(guī)定時間提交相關(guān)紙質(zhì)材料，并將轉(zhuǎn)正數(shù)據(jù)報遠教科。（二）日常事務(wù)1.修改信息在學習過程中有修改學生信息的可根據(jù)聯(lián)辦校規(guī)定，辦理信息更正及修改；2.出具相關(guān)證明根據(jù)學校及學生要求，與聯(lián)辦校協(xié)調(diào)開具在籍、在讀等證明；（三）費用管理1、老生在本校報到時間截止后根據(jù)聯(lián)辦校繳費時間要求，提前將上學年聯(lián)辦校繳費名單下發(fā)由輔導(dǎo)員核對異動，經(jīng)二級學院分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后上報；2、根據(jù)每年四次人數(shù)

27、異動對經(jīng)二級學院審核的繳費名單進行核對，審核是否錯報、漏報、多報等，無誤后制表簽批辦理付款。三、畢業(yè)管理（一）前期準備1.新華社攝像（1）在學生離校前一年安排參加新華社攝像，根據(jù)報名參加攝像的學生，對該班攝像情況做全程記錄，以便以后清理并減少遺留問題；（2）攝像工作完成后關(guān)注學信網(wǎng)上的信息是否正確，若有誤及時與新華社聯(lián)系修改；（3）收到紙質(zhì)照片后及時清理照片份數(shù)，并按班級清理存放；2.填寫畢業(yè)資料個人簡歷、自我鑒定、學籍卡等（聯(lián)辦校不同所準備的資料不同）（二）核對畢業(yè)信息在學生離校前，從平臺下載所有數(shù)據(jù)再次核對信息，并簽字存檔。信息錯誤的上交相關(guān)印證材料。（三）預(yù)審根據(jù)聯(lián)辦校下發(fā)通過預(yù)審的學生

28、名單，整理當年預(yù)審方法下發(fā)二級學院。1.根據(jù)聯(lián)辦校要求，通知學生在學信網(wǎng)上確認信息（未要求參加新華社攝像的聯(lián)辦校不需確認）；2.填寫相關(guān)材料（個人簡歷、自我鑒定、學籍卡等），部分聯(lián)辦校要求在平臺填寫電子版（根據(jù)要求而定）；（四）終審1.根據(jù)終審名單清理未通過審核的學生名單及其原因，做分析報告?zhèn)髦粮飨嚓P(guān)部門，便于以后調(diào)整工作難點、方向；2.將通過終審的學生所有資料在規(guī)定時間內(nèi)寄達高校；3.驗收領(lǐng)回的畢業(yè)證、檔案是否遺漏。并查看證書上的相關(guān)信息，如有誤或是其它問題及時與高校聯(lián)系解決；4.輸機后轉(zhuǎn)交發(fā)放畢業(yè)證老師處，通知二級學院告知學生本人。（五）學位申請1.按聯(lián)辦校政策規(guī)定，整理學位申請辦法（各別

29、聯(lián)辦校規(guī)定在辦理畢業(yè)證前申請學位）并清理符合申請學位的學生名單一并下發(fā)；2.審核學生上交的材料，整理后在規(guī)定時間內(nèi)寄達聯(lián)辦校；3.驗收領(lǐng)回的學位證是否遺漏，并查看證書上的相關(guān)信息，如有誤或是其它問題及時與高校聯(lián)系解決。4.輸機后轉(zhuǎn)交發(fā)放畢業(yè)證老師處，通知二級學院告知學生本人。（六）畢業(yè)環(huán)節(jié)流程圖前期準備組織新華社攝像填寫畢業(yè)相關(guān)資料在學生離校前一年安排學生畢業(yè)信息核對畢業(yè)預(yù)審由學生本人在學信網(wǎng)上確認整理各項畢業(yè)資料各別聯(lián)辦校需要電子版畢業(yè)終審終審學生名單與預(yù)審名單進行核對整理通過終審學生各項畢業(yè)資料并寄出證書辦理*隨時關(guān)注及督促高校驗收領(lǐng)回的證書清理證書、檔案數(shù)量證書移交發(fā)放人員學生領(lǐng)取四、超

30、學習年限管理（一）清理在籍學生學籍狀態(tài)針對我校的特殊情況，每年對各聯(lián)辦校所有在籍學生進行兩次（3月、10月）學籍清理。1.學籍預(yù)警在學生達到最長學習年限前1-1.5年進行工作學籍預(yù)警，成立學籍預(yù)警工作小組，二級學院指定專人負責。務(wù)必通知到學生本人并寄達學籍預(yù)警告知書；（1）清理學生至今未符合畢業(yè)條件的原因；（2）核實其離校須知簽字的內(nèi)容。2.學籍告知學習年限已到學生，核查是否已做學籍預(yù)警及預(yù)警內(nèi)容。并成立學籍警示工作小組，二級學院指定專人負責，務(wù)必通知到學生本人的學籍狀態(tài)并寄達學籍告知書。（1）找齊所涉及學生的歷史聯(lián)系記錄、離校須知等材料存檔。（2）根據(jù)各聯(lián)辦校規(guī)定有以下兩種處理辦法：對已達到

31、最長學習年限學生進行勸退處理，由高校統(tǒng)一辦理退學手續(xù)；學生可選擇是否轉(zhuǎn)入學批次（也稱學制后），完善相關(guān)手續(xù)及費用后可重新建籍，以前所修學分均認可，建籍2.5年后符合畢業(yè)條件方能順利畢業(yè)；在規(guī)定時間內(nèi)未辦理轉(zhuǎn)入學批次的學生，高校將視為學生自動放棄建籍機會并統(tǒng)一做退學處理。（二）超學習年限管理流程圖核實是否已做學籍預(yù)警學習年限已到期學籍告知通知及寄達學籍告知書查實其未符合畢業(yè)條件的原因清理學生學籍狀態(tài)學習年限即將到期核實離校須知上的內(nèi)容查實其未符合畢業(yè)條件的原因通知學生并寄達學籍預(yù)警告知書收集材料存檔取消學籍1、選擇轉(zhuǎn)入學批次（學制后）2、未選擇轉(zhuǎn)入學批次取消學籍五、關(guān)鍵點及注意事項（一）關(guān)鍵點1

32、.不錯錯建、漏建、多建學籍；2.及時給課程進修學生辦理轉(zhuǎn)正；3.準確清理出即將到學習年限學生名單、已到學習年限學生名單并做好相關(guān)工作；4.按時上報畢業(yè)資料；（二）注意事項1.學生信息準確性，確實有誤時應(yīng)報資料及時更正；2.各類經(jīng)二級學院審批的人數(shù)核對表，按年度分聯(lián)辦校歸存；3.隨時關(guān)注各聯(lián)辦校平臺動態(tài)；4.做好詳細的工作日志記錄；5.保持與聯(lián)辦校老師的聯(lián)系，多多溝通建立友誼；6.下發(fā)的資料中有敏感字樣的需向上級請示，待回復(fù)后再行安排。中職學籍管理工作流程一、入學建籍管理學生報到入學時，核實學生姓名、身份等相關(guān)信息，并收取錄取通知書、身份證復(fù)印件、照片等建籍資料。根據(jù)聯(lián)辦校時間安排，提前三天從教

33、務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出需要建籍學生數(shù)據(jù)，制表下發(fā)，核對學生建籍信息，注冊信息嚴格執(zhí)行校內(nèi)（學生、輔導(dǎo)員及系部）和校外（經(jīng)辦人、分管領(lǐng)導(dǎo)、校領(lǐng)導(dǎo)）三級承諾制度。信息核實確認無誤后，在重慶中職學籍管理系統(tǒng)中錄入學生信息。提交并打印預(yù)審名單，然后交中職招辦審核通過后才建籍完成。 學籍管理員驗證注冊學籍名單，并導(dǎo)入全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)，再次下發(fā)建籍通過名單，讓學生知曉自己的學籍情況。根據(jù)實際建籍情況，清理名單，按照合作協(xié)議要求辦理打款事宜。二、學生在讀學籍管理（一）學年注冊工作。每學年開學后，在9月底應(yīng)清理本期返校學生名單，并交二級學院核查，經(jīng)學生、輔導(dǎo)員、系部簽字確認后，及時進行學年注冊。對有異

34、動的，作相應(yīng)處理。配合資助管理中心，及時核對資助管理工作。（二）學生學籍異動的處理1.退學學生提出書面退學申請，根據(jù)學校相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，在重慶中職學籍管理系統(tǒng)和全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)取消學生學籍。2.休學 學生提出書面休學申請，根據(jù)學校相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，在全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)中提交給區(qū)招辦審核。3.復(fù)學 學生提出書面復(fù)學申請，根據(jù)學校相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，在全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)中提交給區(qū)招辦審核。 對各類異動，應(yīng)及時處理，并與資助管理老師積極聯(lián)系。處理后收集并分類整理好相關(guān)原始資料。三、畢業(yè)管理根據(jù)聯(lián)辦校要求，收集相關(guān)畢業(yè)資料（照片、成績單、畢

35、業(yè)生登記表、實習鑒定表等），分別整理好后，上報聯(lián)辦校。并根據(jù)合作協(xié)議要求，辦理相關(guān)費用事宜。辦回畢業(yè)證后，根據(jù)所報數(shù)據(jù)進行清理，核實人數(shù)、專業(yè)情況、檔案情況等，核實清楚后，造冊移交畢業(yè)證管理老師。四、關(guān)鍵點及注意事項（一）對學生注冊前信息要核實清楚，不得有誤，否則無法會影響建籍、資助管理等相關(guān)問題。（二）為與資助數(shù)據(jù)相配合，應(yīng)及時對異動學生在全國中職管理系統(tǒng)里進行相關(guān)處理。（三）畢業(yè)證辦理中注意信息的核實。五、中職學籍管理工作流程圖收集資料核實身份新生報道入學整理數(shù)據(jù)下發(fā)核對表學生核對信息校內(nèi)三級簽字中職學籍管理系統(tǒng)信息錄入建籍注冊中招辦審核導(dǎo)入全國中職信息管理系統(tǒng)學籍異動學年報到人數(shù)學年注冊

36、畢業(yè)資料收集畢業(yè)資格審查畢業(yè)證辦理畢業(yè)證移交特殊學籍管理工作流程一、學籍異動管理（一）異動類型結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定，嚴格執(zhí)行學籍相關(guān)制度，由學生本人申請，家長同意，二級學院審批，可辦理轉(zhuǎn)專業(yè)、層次、轉(zhuǎn)班、休學、復(fù)學、退學、轉(zhuǎn)學等相關(guān)異動。（二）所需材料1.學生本人申請（經(jīng)二級學院院長等領(lǐng)導(dǎo)簽字）； 2.家長簽署意見的家長身份證復(fù)印件；3.相關(guān)異動審批表；4.學生本人身份證復(fù)印件一份；5.其它相關(guān)證明材料。（三）關(guān)鍵點及注意事項1.遵守相關(guān)法律法規(guī)要求，嚴格執(zhí)行學籍管理相關(guān)制度。2.證明材料真實有效，數(shù)量充分。（四）工作流程圖學生本人書面申請輔導(dǎo)員簽字二級學院學生科科長簽字二級學院院長簽字到二級學院

37、學生科領(lǐng)取審批表按審批表程序?qū)徟鷮徟旰?，將審批表及相關(guān)資料交至學籍科存檔學籍科下發(fā)相關(guān)的證明等二、成教遺留問題管理（一）通過成考，已建立國家學籍： 從聯(lián)辦校畢業(yè)屆別的應(yīng)辦畢業(yè)證名單中清理出本屆未按時辦理畢業(yè)證的學生名單，在該名單中一一詳細注明該生未辦理畢業(yè)證原因，組織二級學院相關(guān)人員開會并下發(fā)未辦證名單及原因，由二級學院通知并督促學生在學籍保留期限內(nèi)完善未合格項目，待合格后再由教務(wù)處相關(guān)人員向聯(lián)辦校申請補辦畢業(yè)證，在學籍保留期限內(nèi)未符合畢業(yè)條件的，聯(lián)系通知學生并郵寄學籍告之書。1.關(guān)鍵點：（1）清理名單要仔細，要做到準確無誤，不能錯誤和遺漏。（2）涉及與學生聯(lián)系的部份均要做好聯(lián)系記錄，并訂冊

38、存檔。2.工作流程圖：清理未辦理畢業(yè)證名單在名單中注明未辦理畢業(yè)證原因?qū)⑥k回畢業(yè)證交畢業(yè)證發(fā)放處,學生可回校領(lǐng)取畢業(yè)證辦理符合畢業(yè)條件畢業(yè)證二級學院通知并督促學生在學籍保留期限內(nèi)完成未合格項目將名單及原因發(fā)二級學院要通知到學生未合格項目,并說明能達到合格的途徑及方法按聯(lián)辦校畢業(yè)屆別清理出應(yīng)辦而未辦的學生名單每個學生均需注明，一般包括：未參加新華社攝像、聯(lián)辦校課程考試未合格、本科畢業(yè)論文或答辯未合格等要組織二級學院開會，說明情況再下發(fā)要提前與聯(lián)辦校負責老師聯(lián)系補辦時間及需準備的資料有畢業(yè)證工本費的要將費用明細報財務(wù)處在學籍保留期限內(nèi)未符合畢業(yè)條件，通知學生并郵寄學籍告之書作好聯(lián)系記錄，學籍告之書

39、一式兩聯(lián)，學校自存一份，與郵寄票據(jù)一一對應(yīng)存檔（二）未通過成考，未建立國家學籍，但在校完清費用，完成學習過程：按本校畢業(yè)屆別清理相關(guān)班級學生學籍情況，清理出從學生入學至本校畢業(yè)而成考未錄取學生名單，由教務(wù)處及二級學院相關(guān)人員共同組織并告之學生本人學籍狀況，如學生本人需辦理國家承認畢業(yè)證書，則要求學生繼續(xù)報名參加成考，直至成考錄取，錄取后按聯(lián)辦校要求完善畢業(yè)條件，符合條件后辦理國家畢業(yè)證書；如學生本人自愿放棄國家承認畢業(yè)證書，則按相關(guān)程序辦理手續(xù)，相關(guān)手續(xù)材料由教務(wù)處學籍科存檔。1.關(guān)鍵點：（1）清理名單要仔細，要做到準確無誤，不能錯誤和遺漏。（2）涉及與學生聯(lián)系的部份均要做好聯(lián)系記錄，并訂冊存

40、檔。2.工作流程圖：清理成考未錄取學生名單告之學生本人學籍情況需辦理國家承認學歷按相關(guān)程序辦理放棄國家承認學歷的手續(xù)繼續(xù)報名參加成考，直到成考錄取不需要辦理國家承認學歷提前一學期或一學年清理本校本屆畢業(yè)班在籍在讀學生學籍情況要組織二級學院開會說明情況，再和二級學院一起分別組織學生在學制期限內(nèi)按聯(lián)辦校要求完善畢業(yè)條件符合畢業(yè)條件后辦理聯(lián)辦校畢業(yè)證書如學生在畢業(yè)離校前成考還未錄取，還要做好離校后學生成考報名等相關(guān)工作相關(guān)手續(xù)材料以二級學院為單位 收齊后交教務(wù)處學籍科存檔畢業(yè)證管理工作流程一、畢業(yè)證接收（一）由學籍員負責統(tǒng)一在聯(lián)辦校領(lǐng)回畢業(yè)證書，核清專業(yè)、學生基本信息、檔案后，編制移交清冊，移交給畢業(yè)證發(fā)放管理老師。（二）畢業(yè)證管理老師收到畢業(yè)證回來后，核對畢業(yè)證及檔案是否一致（三