辦公平臺系統(tǒng)管理制度

1、辦公平臺系統(tǒng)管理制度 文件編號： 版 本 號： 制作： 徐春明 日期： 2014年4月26日 審核： 日期： 核準(zhǔn)： 日期： 文件/表單變更記錄 表號:日期版 本制 作制修訂內(nèi)容簡述2014-4-26徐春明新建加強(qiáng)辦系統(tǒng)的管理，規(guī)范各辦公平臺操作使用，針對公司現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)平臺，擬制以下管理辦法。1.企業(yè)郵箱目的：加強(qiáng)對公司統(tǒng)一配備郵箱的管理，規(guī)范郵箱的日常使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行。范圍：規(guī)定企業(yè)郵箱賬號的申請流程，郵箱使用著的權(quán)利和義務(wù)，文件適用于集團(tuán)公司各部門。1.1 企業(yè)郵箱的申請1.1.1 公司各分廠、各中心、各部門申請企業(yè)郵箱賬戶必須填寫申請單，由申請人提出申請部門負(fù)責(zé)審核分廠中

2、心審核行政部門審核人力資源備案信息中心審核后予以開通。申請單（見附表1）必須填寫詳細(xì)的需求原因。1.1.2 企業(yè)郵箱僅限分配給頻繁與外單位有業(yè)務(wù)往來的員工，以及副部級以上管理人員。1.2企業(yè)郵箱的賬號管理1.2.1 企業(yè)郵箱賬號的分配管理，包括賬號的新增、修改、刪除由信息中心郵箱管理專員進(jìn)行操作。1.2.2 郵箱管理員在進(jìn)行郵箱賬號的操作處理時(shí)必須有依有據(jù)，嚴(yán)禁私下進(jìn)行賬號的調(diào)整。1.2.3 人力資源建立企業(yè)郵箱賬號明細(xì)賬。離職人員在辦理離職手續(xù)時(shí)，根據(jù)明細(xì)賬查詢是否存在企業(yè)郵箱賬號，存在賬號的應(yīng)及時(shí)通知信息中心進(jìn) 行賬號的處理。1.2.4 離職人員郵箱自離職日期起，郵件內(nèi)容保留30天，賬號及

3、密碼由信息中心保管，需查閱該郵箱的內(nèi)容需填寫聯(lián)絡(luò)單，并由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。1.2.5 由于實(shí)際業(yè)務(wù)調(diào)整不再需要郵箱，需由員工所在部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)無重要信息后，方可注銷。1.2.6 信息中心每月月底進(jìn)行一次用戶賬號與人力資源臺賬的對比，差漏進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。1.3 企業(yè)郵箱的使用管理1.3.1用戶必須遵守相關(guān)法律、法規(guī)，不得復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。1.3.2 不得利用郵箱服務(wù)危害公司的安全，泄露公司的機(jī)密。1.3.3 不得利用企業(yè)郵箱對外發(fā)送垃圾郵件，影響公司企業(yè)郵箱的正常運(yùn)行。1.3.4 企業(yè)郵箱賬號專人專用，不得私自轉(zhuǎn)借他人使用，否則造成的文件損失由賬號歸屬人負(fù)責(zé)。1.3.

4、5 企業(yè)郵箱只能在本公司使用，不準(zhǔn)其他公司人員使用，發(fā)現(xiàn)違反將嚴(yán)肅處理，視為泄露公司機(jī)密。1.3.6 企業(yè)郵箱僅作為業(yè)務(wù)往來中信息的傳遞使用，禁止將其作為活動存儲使用，信息中心不提供郵箱的管理備份，必須將重要的資料下載保存在本地磁盤。由于未及時(shí)保存造成重要信息丟失，責(zé)任由用戶自己承擔(dān)。1.3.7 對于一些論壇或者門戶網(wǎng)站注冊用戶涉及到需郵箱認(rèn)證的，禁止使用公司郵箱注冊（容易被垃圾郵件攻擊。）1.3.8 為保證郵箱賬戶的安全性，原則上要求用戶最少一個星期為一周期進(jìn)行密碼的更換。2.辦公平臺目的：加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的管理,確保公司信息系統(tǒng)正常運(yùn)行,防止各種因素對信息系統(tǒng)造成危害,嚴(yán)格信息系統(tǒng)授權(quán)管理,

5、確保信息系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定的運(yùn)行。范圍: (一) 辦公平臺賬號的管理、賬號權(quán)限的分配、使用者權(quán)限的義務(wù) （二）包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、OA、品管系統(tǒng)等 （三）適用于集團(tuán)公司2.1 平臺賬號的申請2.1.1 公司各分廠、各中心、各部門申請信息平臺賬號時(shí)必須填寫申請單，并由相應(yīng)的管理部門進(jìn)行審核。審核通過才予以開通賬號與權(quán)限。2.2 平臺賬號的管理2.2.2 各系統(tǒng)平臺操作員賬號統(tǒng)一由信息中心管理，包括賬號的開通、修改、刪除等操作。2.2.3 信息中心在進(jìn)行賬號的開通、修改、刪除等操作時(shí)，必須有相應(yīng)的申請表或者聯(lián)絡(luò)單，沒有經(jīng)過審批的單據(jù)或者無單據(jù)，信息中心可拒絕其要求的操作動作。2.2.4 權(quán)限

6、的申請審批由相應(yīng)的管理部門進(jìn)行審核，信息中心無權(quán)限私自更改用戶的權(quán)限，所有權(quán)限的調(diào)整都依據(jù)通過審核的申請單進(jìn)行操作。2.2.5 由于人員崗位的調(diào)整，人員工作分工的變動造成系統(tǒng)操作權(quán)限的變動，各部門負(fù)責(zé)人必須及時(shí)通知信息中心進(jìn)行賬號的權(quán)限調(diào)整，否則造成的數(shù)據(jù)差異或者數(shù)據(jù)外泄責(zé)任，由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。2.3 平臺的使用管理2.3.1 信息中心負(fù)責(zé)對各辦公平臺的管理，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)以及數(shù)據(jù)的備份工作。2.3.2 信息中心對各部門進(jìn)行技術(shù)支持，解決用戶在使用過程中出現(xiàn)的問題。包括客戶端故障、系統(tǒng)異常報(bào)錯、用戶操作失誤等。2.3.3 非只具有查詢權(quán)限的賬戶禁止公用，負(fù)責(zé)造成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯誤或者單據(jù)丟失由賬號所有者承擔(dān)責(zé)任。2.3.4 任何賬號權(quán)限所有者不得以職務(wù)之便，泄露公司的機(jī)密數(shù)據(jù)，如：銷售報(bào)價(jià)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、客戶資源等。2.3.5 各個平臺的系統(tǒng)管理員最高權(quán)限者歸口管理，指定對應(yīng)人員管理，其他人員無權(quán)進(jìn)行系統(tǒng)后臺的操作。2.3.6 系統(tǒng)管理員以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理操作員應(yīng)定周期性更改系統(tǒng)管理員賬戶口令，確保賬號的安全。2.3.7 公司系統(tǒng)使用人員在業(yè)務(wù)處理過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題，應(yīng)即時(shí)向信息中心反饋，信息中心應(yīng)即時(shí)進(jìn)行處理，并回復(fù)處理進(jìn)度。附表1：信息平臺權(quán)限申請表部門申請人職務(wù)申請日期申請開通原因：申請開通的項(xiàng)目、端口：企業(yè)郵箱賬號： 企業(yè)郵箱登陸(默認(rèn)開通) 外部