Outlook關(guān)于提醒及日歷的設(shè)置

1、功能： 1、方便查找沒(méi)有閱讀和處理的郵件 2、根據(jù)flag的不同顏色標(biāo)注事情的輕重緩急，并定時(shí)提醒 l操作：如下 在收到郵件時(shí)，瀏覽郵件內(nèi)容，對(duì)于不緊要的郵件，mark郵件為unread。在有工作空歇時(shí)，通過(guò) search folders 查詢(xún)未開(kāi)啟的郵件，例：（一）（一）此郵件已經(jīng)被閱讀，信封呈開(kāi)啟狀態(tài)（三）（三）點(diǎn)擊Search Folders 中Unread Mail，所有未讀的郵件就呈現(xiàn)其中這就是我們剛才瀏覽過(guò)的郵件標(biāo)題處點(diǎn)擊鼠標(biāo)郵件，出現(xiàn)如下菜單，選Mark as Unread，郵件恢復(fù)未閱讀狀態(tài)（二）（二） 收到郵件，瀏覽后對(duì)于要處理的郵件，使用不同色的Flag，標(biāo)注出事情的緩急，

2、定好提醒時(shí)間，便于挨個(gè)有序處理，且不會(huì)遺漏，處理完后，劃勾或Clear Flag。通過(guò)search folders 可以統(tǒng)一查詢(xún)還有多少郵件未處理。例：（一）（一）假設(shè)小辜的這封郵件是待處理郵件，用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊標(biāo)題右邊的小紅旗，出現(xiàn)下拉菜單，根據(jù)時(shí)間的緊急程度，選不同顏色的Flag。已經(jīng)標(biāo)注了Flag的郵件，如需恢復(fù)原狀，點(diǎn)Clear Flag ，若要表示事情已經(jīng)完成，可點(diǎn)Flag Complete。如需按時(shí)提醒，請(qǐng)選Add Reminder在下拉框里面選提醒的日期選提醒時(shí)間，或自己填入，記得在英文狀態(tài)下輸入可修改Flag的顏色選Follow up各項(xiàng)選完后點(diǎn)OK,改郵件就會(huì)在你設(shè)定的時(shí)間，提

3、醒你?。ǘǘc(diǎn)擊Search Folders的For Follow up， 可發(fā)現(xiàn)共有多少郵件需要跟進(jìn)。顏色的不同代表重要性的不同?？筛鶕?jù)需要每天或每半天回顧一次！我們剛才做過(guò)設(shè)置的郵件（三）（三）1、便于大家約與會(huì)者開(kāi)會(huì)，并在會(huì)前提醒與會(huì)者2、便于大家設(shè)置對(duì)自己的工作提醒，且根據(jù)日、工作日、周、月瀏覽 哪些天是有工作安排的3、較之Flag它可以起到周期性提醒的作用通過(guò)Go下面的Calendar進(jìn)入日歷管理點(diǎn)擊此處也可進(jìn)入日歷管理（一）（一）點(diǎn)擊此處約會(huì)議，或做工作日志（二）（二）（三）（三）會(huì)議主題會(huì)議室名稱(chēng)根據(jù)重要性質(zhì)標(biāo)注顏色點(diǎn)回形針，加附件起止時(shí)間會(huì)議開(kāi)始前多少分鐘提醒當(dāng)其他各項(xiàng)設(shè)

4、置好點(diǎn)擊Invite Attendees添加與會(huì)者，后點(diǎn)Send，約會(huì)議完成，會(huì)前會(huì)提醒每位與會(huì)者如果會(huì)議是周期性要開(kāi)的，跳出對(duì)話(huà)框可以點(diǎn)擊Recurrence，根據(jù)要求選每周幾、每日、每月幾號(hào)/星期幾等等，循環(huán)多少次會(huì)結(jié)束，點(diǎn)OK，后選Send ，這樣每次開(kāi)會(huì)都會(huì)做提醒，直至到期（四）（四）a、前兩個(gè)步驟，同約他人參加會(huì)議一樣，點(diǎn)一個(gè)新的Calendar對(duì)話(huà)框出來(lái)b、 如下圖一切設(shè)置好后，同樣可以根據(jù)Recurrence進(jìn)行周期性的提醒c、不同處：不需要對(duì)Invite Attendees 進(jìn)行設(shè)置d、設(shè)置完后點(diǎn)Save and Close剛才設(shè)置的工作安排點(diǎn)擊Find，出現(xiàn)如下對(duì)話(huà)框，在Lo

5、ok For 中輸入你所存Calendar中包含的字段，點(diǎn)Find now就能找相關(guān)設(shè)置，了解相關(guān)內(nèi)容。按三角箭頭，可按月滾動(dòng)按日/周/月瀏覽，就是目前圖中狀態(tài)按目前還有效的會(huì)議及工作安排瀏覽循環(huán)的工作會(huì)議安排，非循環(huán)不會(huì)顯示過(guò)去所有的設(shè)置都會(huì)出現(xiàn)在內(nèi)，包括已經(jīng)完成了的事項(xiàng)按月/日/周/工作日瀏覽，目前是按月附注：Tasks 和Calendar 如果你是對(duì)已有郵件的設(shè)置，那么可以用鼠標(biāo)點(diǎn)擊郵件的標(biāo)題欄，摁住左鍵不放，后拖到相關(guān)的圖表處，這樣可以節(jié)省輸內(nèi)容的時(shí)間。例：要約個(gè)會(huì)議，主要討論內(nèi)容，在此郵件中，則點(diǎn)中此郵件標(biāo)題不放，后拖到下面Calendar圖標(biāo)處。則可建立一個(gè)新的Calendar，但

6、省略了輸入會(huì)議內(nèi)容的時(shí)間。Tasks同理1、可以記錄一些重要事情、電話(huà)號(hào)碼等2、對(duì)于提醒功能用的頻繁的人，有時(shí)候可能不會(huì)看提醒，而遺漏工作但當(dāng)天要做的緊要事情，可以向便簽條一樣貼在桌面。例：通過(guò)Go下面的Notes或下面的圖標(biāo)進(jìn)入Notes（一）（一）點(diǎn)擊此圖標(biāo)，新建一個(gè)Note，如右圖所示，填入內(nèi)容點(diǎn)擊此圖標(biāo)，在下面有一個(gè)顯示Note內(nèi)容的區(qū)域，鼠標(biāo)點(diǎn)至哪個(gè)Note，相應(yīng)的內(nèi)容就能顯示出來(lái)（二）（二）點(diǎn)擊此處根據(jù)喜好或重要性，填充顏色點(diǎn)擊save as可以將Notes貼在桌面（三）（三）在電腦的桌面上就出現(xiàn)了這個(gè)便簽，對(duì)提醒工作也許也能起到作用（四）（四）點(diǎn)擊此處，會(huì)出現(xiàn)下拉對(duì)話(huà)框，郵件會(huì)根

7、據(jù)日期、發(fā)件人、收件人大小、標(biāo)題等排這樣能方便大家更快查找到相關(guān)郵件通過(guò)Find輸入你郵件中出現(xiàn)的字段，迅速找到相關(guān)郵件通過(guò)Tools下Rules andAlerts可以根據(jù)需要，將同類(lèi)郵件歸入一個(gè)folder點(diǎn)擊此圖標(biāo)，進(jìn)入Contact（一）（一）在空白處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)下拉對(duì)話(huà)框，選New DistributionList（二）（二）點(diǎn)Select Members，在右邊對(duì)話(huà)框里選成員，點(diǎn)OK在成員選好后，在此處輸入一個(gè)名字，假設(shè)：公司，后點(diǎn) Save and Close 保存（三）（三）點(diǎn)開(kāi)一個(gè)新郵件，點(diǎn)To出現(xiàn)此對(duì)話(huà)在 Show NamesFrom the 中選擇Contacts，再選“公司“ ，點(diǎn)OK（四）（四）公司就出現(xiàn)在收件人一欄