汽車4S店配件入庫管理規(guī)定

1、1. 目的規(guī)范配件入庫管理行為，嚴(yán)格把好配件入庫關(guān)，從配件進(jìn)入倉庫的最初環(huán)節(jié)開始，建立良好的庫存管理秩序，使配件入庫過程：質(zhì)量合格、憑據(jù)有效、計量準(zhǔn)確、名實相符、記錄清晰、便于追溯。2. 范圍本規(guī)定適用*集團(tuán)所有售后服務(wù)經(jīng)營單位備件庫的配件入庫管理。3. 職責(zé)3.1 備件倉管員負(fù)責(zé)本單位倉庫的物資存放規(guī)劃、日常存儲、入庫、出庫管理，對配件入庫負(fù)具體管理責(zé)任；3.2 備件主管負(fù)責(zé)本單位備件管理，對備件倉庫管理進(jìn)行把關(guān)、督促，對配件入庫管理負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；3.3 售后服務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)督促相關(guān)責(zé)任人認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定，協(xié)調(diào)本單位各部門之間有關(guān)備件方面的工作關(guān)系，對本單位的備件管理負(fù)總責(zé)。4. 備件到貨驗收包

2、括清點備件數(shù)量、核對單證和檢查備件質(zhì)量。4.1 清點備件數(shù)量主要是核對備件的到貨數(shù)量與到貨清單上的數(shù)量是否一致，如果不一致必須認(rèn)真做好登記，及時和供貨商溝通，查明原因解決問題；4.2 核對單證包括核對計劃單、訂單與到貨清單、發(fā)票等計量單位、數(shù)量、金額是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題必須及時查明原因并解決；4.3 檢驗備件質(zhì)量主要是檢驗是否有損壞的零件，如果有損壞必須及時做到：4.3.1 立即填寫不合格品記錄表和供方評價記錄表，對檢驗發(fā)現(xiàn)有損壞的備件單獨放置在“不合格區(qū)”；4.3.2 立即與供貨商（包括承運商、供應(yīng)商）取得聯(lián)系，對該批零件進(jìn)行索賠；5. 備件清點的同時，應(yīng)做好相關(guān)記錄工作：5.1 在備件外

3、包裝上標(biāo)注入庫日期，以便在發(fā)貨時做到“先進(jìn)先出”；5.2 對于安全件，認(rèn)真填寫安全數(shù)據(jù)表和安全件清單；6. 清點驗收無誤立刻辦理配件入庫手續(xù)，在配件入庫時必須做到：6.1 入庫操作時務(wù)必認(rèn)真核對供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計量單位、入庫數(shù)量和金額，確保與到貨清單、采購發(fā)票等完全一致；6.2 辦理備件入庫時，必須認(rèn)真核對備件對應(yīng)的倉位，對于沒有倉位的備件應(yīng)及時合理設(shè)置倉位。6.3 外采購零件入庫時，其備件編碼確定為以該零件原廠編碼加后綴的形式確定；對于沒有原廠編碼的配件，用該配件名稱的漢語拼音碼代替，同時必須注明該配件的使用車型、年款等配件屬性。6.4 將零件按倉位正確擺放在貨架上，同時在對

4、應(yīng)的進(jìn)銷存卡上進(jìn)行登記。6.5 打印備件采購入庫單后，再次核對實物、發(fā)票（或到貨清單）、存放倉位等是否一致。6.6 完成入庫操作后，應(yīng)將計劃單、備件訂單、到貨清單、備件采購入庫單裝訂在一起妥善保存，作為財務(wù)報銷憑證。7. 所有備件到貨必須立即辦理驗收入庫，未辦理入庫前一律不允許出庫。8. 屬備件部管理的所有配件、材料、輔料等，均必須在*售后系統(tǒng)中辦理入庫，倉庫不得出現(xiàn)任何*系統(tǒng)之外的帳外物資。8.1 對于集團(tuán)內(nèi)部調(diào)撥入庫的配件，應(yīng)以經(jīng)審批有效的零件內(nèi)部調(diào)撥申請單和調(diào)出單位的出庫單為憑證，辦理入庫手續(xù)；8.2 對于暫無發(fā)票，無法確定配件價格而生產(chǎn)急需的配件，應(yīng)根據(jù)到貨單或其他相關(guān)單證所注明的價格

5、（或當(dāng)前廠家配件供貨價格或歷史采購價格），采用暫估入庫方式辦理入庫，待取得發(fā)票明確價格后，及時作調(diào)帳處理。暫估入庫及調(diào)帳涉及的單證必須單獨存放保管，及時交本單位財務(wù)會計。8.3 對于從同品牌其他網(wǎng)點臨時借用的配件，應(yīng)以經(jīng)審批的網(wǎng)點間零件借用表為憑證，按對應(yīng)的當(dāng)前廠家供貨價格或歷史采購價格辦理借用入庫，借件憑證于當(dāng)天交財務(wù)保管，歸還時辦理借用退庫手續(xù)。8.4 對于廠家提供的“以舊換新”不收取費用的配件（例如：召回維修用、促銷活動用零件、材料等），應(yīng)單獨建立賬冊，獨立進(jìn)行進(jìn)銷存管理，所有相關(guān)憑證必須裝訂完整妥善保管。8.5 對于車間回收的可再利用的零件，財務(wù)主管確認(rèn)、服務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，與舊件管理員辦理

6、交接手續(xù)后，以零成本或修復(fù)到可再利用狀況所花費用成本辦理入庫。8.6 外協(xié)加工件驗收，加工質(zhì)量由質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢驗并簽名確認(rèn)，并及時在對外包方的評估記錄表中記載質(zhì)量、服務(wù)信息，其他按上述相關(guān)規(guī)定辦理。9. 配件入庫后，及時做好備件損壞情況、訂貨缺件情況和備件價格變化情況統(tǒng)計、核對，并通報備件計劃員、備件主管。10. 配件辦理入庫后，備件部必須及時更新訂貨看板，及時將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂貨人員，確保及時通知用戶或待料班組。11. 入庫過程中對于廠家更新編碼的零件，必須在電腦系統(tǒng)中、備件進(jìn)銷存卡上明確注明替代關(guān)系等信息，為日后準(zhǔn)確發(fā)貨創(chuàng)造條件。12. 獎懲規(guī)定12.1 違反本規(guī)定，對配件入庫

7、不認(rèn)真，導(dǎo)致庫存誤差的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予主要責(zé)任人100-500元罰款；50 元/ 次的罰款。12.2 配件入庫不及時錄入系統(tǒng)、不及時登記進(jìn)銷存卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以12.3 配件到貨入庫后，不及時更新訂貨看板，不及時將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂貨人員超過半個工作日，對倉管員、備件計劃員各處以100元罰款，備件主管處以50元罰款。12.4 所有配件入庫、驗收等單證，必須由經(jīng)辦人員簽名，凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單證，對相關(guān)經(jīng)辦人應(yīng)給予每份50元罰款，由此導(dǎo)致?lián)p失的，由責(zé)任人按進(jìn)貨價全額賠償；12.5 發(fā)現(xiàn)到貨存在的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等問題，不及時處理或記錄不符合規(guī)定，導(dǎo)致索賠失敗的，由責(zé)任人按進(jìn)貨價全額賠償；1

8、2.6 對配件編碼發(fā)生變化，不按本規(guī)定詳細(xì)記錄配件屬性的，每發(fā)現(xiàn)一例，給予責(zé)任人100元罰款；12.7 堅持原則，拒絕、制止、舉報違規(guī)行為的，視情形給予獎勵100-500元。13. 附件：供方評價記錄表對外包方評估記錄表不合格品記錄表安全件清單安全數(shù)據(jù)表備件采購入庫單供方評價記錄表編號供貨單位廣品編碼產(chǎn)品名稱規(guī)格生產(chǎn)廠家評估內(nèi)容評估項目評估結(jié)果評估人對供方的能力或質(zhì)量體系進(jìn)行現(xiàn)場評價或評估對產(chǎn)品樣品進(jìn)行質(zhì)量評價結(jié)果：對產(chǎn)品持續(xù)供應(yīng)情況進(jìn)行評估結(jié)果：對比其它用戶的使用經(jīng)驗結(jié)果：最終評定：評定人：審批人意見：年月日填表說明：此表用于記錄對供方評價的各項內(nèi)容，必須確保真實、客觀。所有簽名必須由相應(yīng)負(fù)

9、責(zé)人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理對外包方的評估記錄表企業(yè)/地址:工作訂單號碼日期維修委托單號碼車型結(jié)果(x)抱怨/意見的內(nèi)容已完成(U)檢查人：姓名/簽名牌照號1OKJNotOKVI*IIII1H1111*I1V11*1nI«1巾411aH«H41*1TII111t11_一一一jj1IfIIVM“一一一一一j1I«fl,填表說明：此表用于記錄外包服務(wù)的各項實施結(jié)果，必須確保真實、客觀。所有簽名必須由相應(yīng)負(fù)責(zé)人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理。不合格品記錄表備件編碼備件名稱數(shù)量入庫時間保質(zhì)期損壞程度損壞原因分析鑒定人鑒定日期處理意見備件主管填表說明：1、本表用于不合

10、格品記錄2、發(fā)現(xiàn)庫存不合格品必須及時組織鑒定，并認(rèn)真填寫此表3、損壞程度、損壞原因分析由鑒定人根據(jù)鑒定結(jié)果填寫4、處理意見由備件主管填寫所有相關(guān)人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關(guān)人員責(zé)任。安全件清單序號倉位編碼備件編碼備件名稱安全標(biāo)識保質(zhì)期限到期日期入庫日期庫存數(shù)量入庫批號備注1234567891011121314151617181920制表：審核:填寫說明：1、本表用于記載庫存安全件信息，便于安全件追蹤；2、本表中“安全標(biāo)識”一欄內(nèi)容應(yīng)與粘貼于實物上的安全標(biāo)識編號一致3、同一配件有不同入庫時間的，必須分別在實物“安全標(biāo)識”上標(biāo)注“入庫批號”，并在本表對應(yīng)欄目記載。4、制表、審核相關(guān)人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關(guān)人員責(zé)任。安全數(shù)據(jù)表序號倉位碼名稱用途化學(xué)成份危險類別使用條件儲存要求處理要求制表:審核:日期:填表說明：1、本表用于記載庫存危險品安全數(shù)據(jù)；2、本表必須依據(jù)庫存危險品屬性認(rèn)真詳實填寫，庫存危險品更新或品種變化時應(yīng)及時更新或補充;3、倉庫所有工作人員必須熟知本表記錄的各項內(nèi)容；4、制表、審核相關(guān)人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關(guān)人員