內(nèi)外部溝通控制程序

1、 深圳市品諾電子有限公司 SHENZHEN PINNO ELECTRONIC CO.,LTD文件名稱內(nèi)外部溝通控制程序文件編號PINO-QP-006版本/版次A/0相關(guān)人員或部門總經(jīng)理 管理者代表 人力資源部 市場部 采購部 研/開發(fā)部 制造部 資材部 品質(zhì)部 文控中心頁次7 / 7內(nèi)外部溝通控制程序文件編號：PINO-QP-006版本/版次：A/0制定部門：管理者代表生效日期：2008-8-13區(qū) 分核 準(zhǔn)審 核制 定Control Copy簽 名日 期修 訂 記 錄制定/修訂日期修 訂 內(nèi) 容 摘 要版本/版次總頁數(shù)修訂者2008-8-13新發(fā)行A/07丁黎明1.0 目的為了使組織內(nèi)部不同

2、層次和職能之間更充分了解并盡量滿足顧客需求及其環(huán)境信息的有效交流。2.0 適用范圍適用于我公司的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)質(zhì)量和環(huán)境信息的溝通交流。3.0定義顧客：接受產(chǎn)品的組織或個(gè)人。相關(guān)方：關(guān)注組織環(huán)境表現(xiàn)（行為）或受其環(huán)境表現(xiàn)（行為）影響的個(gè)人或團(tuán)體。4.0職責(zé)4.1人力資源部負(fù)責(zé)對全公司員工管理方面的培訓(xùn)并確認(rèn)效果。4.2市場部確保外部信息的接收、處理及回答等有效實(shí)施。4.3各部門經(jīng)理確保內(nèi)部信息溝通按程序有效實(shí)施。4.4 管理者代表負(fù)責(zé)與質(zhì)量對內(nèi)外有關(guān)事宜的聯(lián)絡(luò)5.0工作程序5.1內(nèi)外部溝通目的5.1.1有助于闡明公司對質(zhì)量/環(huán)境的承諾；5.1.2提高對公司質(zhì)量方針、目標(biāo)指標(biāo)的認(rèn)識；

3、5.1.3有助于員工了解公司管理體系的質(zhì)量/環(huán)境表現(xiàn)；5.1.4促進(jìn)公眾對公司質(zhì)量表現(xiàn)及所做努力的理解和認(rèn)同；5.1.5及時(shí)將對管理體系進(jìn)行監(jiān)視、審核和評審的結(jié)果傳達(dá)給公司內(nèi)部有關(guān)人員。5.2內(nèi)外部溝通內(nèi)容5.2.1公司簡介；5.2.2質(zhì)量方針、目標(biāo)指標(biāo)；5.2.3質(zhì)量管理過程；5.2.4質(zhì)量表現(xiàn)評價(jià)、管理體系有效性；5.2.5需要改進(jìn)的地方；5.2.6獨(dú)立驗(yàn)證的情況等；5.3環(huán)境信息交流5.3.1內(nèi)部環(huán)境信息交流5.3.1.1環(huán)境管理建議處理a. 員工有任何關(guān)于環(huán)境管理的建議，須聯(lián)絡(luò)至文控中心呈管理者代表處理，由管理者代表委派文控中心進(jìn)行溝通處理；b. 處理結(jié)果由文控中心轉(zhuǎn)達(dá)信息至原建議者；

4、c. 如果建議有改進(jìn)環(huán)境體系的效益，應(yīng)于環(huán)境管理評審會(huì)議中討論；d. 所有建議及處理結(jié)果均應(yīng)留下記錄，記錄正本由文控中心統(tǒng)一管理。5.3.1.2環(huán)境方針、目標(biāo)的貫徹管理者代表和文控中心可通過以下方式貫徹其效果：a. 利用文件宣傳貫徹；b. 借由公司集會(huì)廣告而之；c. 在內(nèi)部進(jìn)行宣傳貫徹。5.3.2外部環(huán)境信息交流5.3.2.1外部環(huán)境管理建議處理a. 人力資源部負(fù)責(zé)收集外界（不包括公司客戶）對公司環(huán)境管理事務(wù)的任何建議。銷售部負(fù)責(zé)收集公司客戶對公司環(huán)境管理事務(wù)的任何建議；b. 接收方式可為電話、傳真、信件、口述或其它可行方式，接收時(shí)應(yīng)告知建議者處理流程大約所需時(shí)間；c. 人力資源部應(yīng)將接收的信

5、息聯(lián)絡(luò)至文控中心處理；d. 處理結(jié)果應(yīng)呈管理者代表批準(zhǔn)后告知提議者；e. 建議及處理結(jié)果的聯(lián)絡(luò)記錄由文控中心統(tǒng)一管理；f. 外部相關(guān)方及供應(yīng)商若須了解或取得本公司環(huán)境方針時(shí)，文控中心須予以說明或提供。5.3.2.2與供應(yīng)商分承包方的溝通采購部負(fù)責(zé)人應(yīng)告知供應(yīng)商或分承包方有關(guān)本公司環(huán)境管理要求及環(huán)境法規(guī)的相關(guān)要求和條款。5.4公司內(nèi)外部溝通采用方法：5.4.1員工培訓(xùn)；5.4.2部門、部門間會(huì)議、討論、說明、教育；5.4.3在各顯要地方張貼質(zhì)量方針、目標(biāo)及公告發(fā)布相關(guān)信息；5.4.4作成員工意見箱，廣泛接收意見，予以相應(yīng)處理；5.4.5通過部門、部門間聯(lián)絡(luò)交流；對于管理體系，要求公司內(nèi)各部門互相

6、配合，協(xié)同工作。使相關(guān)責(zé)任部門了解體系運(yùn)行中出現(xiàn)的不符合，以便及時(shí)采取糾正措施。當(dāng)發(fā)生緊急情況時(shí)，要能迅速傳遞信息，從而敏捷的作出反應(yīng)。5.5銷售部確保公司有效的外部信息交流，了解外部要求，當(dāng)相關(guān)方有需要時(shí)就其所關(guān)注的事宜給予答復(fù)或與他們進(jìn)行對話，采用方法：5.5.1資料傳遞，電話、傳真等；5.5.2與外界人員會(huì)議、討論、說明、宣傳的形式；5.5.3其他。5.6 以電話或其他方式獲得的非書面化信息，由當(dāng)事人記錄并登記于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單簽名。5.7 對于任何形式的內(nèi)部信息傳遞，信息接收方必須在要求的時(shí)間內(nèi)對問題的處理結(jié)果予以回復(fù)。5.8 具體信息的交流方法見附件1內(nèi)外部溝通信息清單。6.0支持文件 無

7、7.0表格/記錄7.1內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 PINO-HR-FM 007 8.0流程圖無 附件1：內(nèi)外部溝通信息清單項(xiàng)目序號信 息交流方法擔(dān)當(dāng)部門相關(guān)文件內(nèi)部信息1公司簡介質(zhì)量方針、質(zhì)量管理過程培訓(xùn)部門內(nèi)說明教育發(fā)行文件、宣傳手冊等人力資源部各部門人力資源控制程序文件與資料控制程序培訓(xùn)記錄、會(huì)議記錄2質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量表現(xiàn)評價(jià)獨(dú)立驗(yàn)證的情況需要改進(jìn)的地方等部門內(nèi)討論、說明、教育各部門間聯(lián)絡(luò)討論宣傳標(biāo)語、漫畫、公告等各部門人力資源部質(zhì)量目標(biāo)指標(biāo)及管理方案控制程序管理評審控制程序內(nèi)部審核控制程序糾正預(yù)防措施控制程序3員工意見部門內(nèi)提出；部門間聯(lián)絡(luò)討論并反饋；員工意見箱（干部會(huì)議討論等）。各部門人力資源部會(huì)議記錄員工意見回答書4緊急情況發(fā)生前培訓(xùn)、公告、演習(xí)等發(fā)生后電話、廣播、分析調(diào)查、對策等。各部門人力資源部培訓(xùn)記錄、演習(xí)記錄、電話記錄等外部信息5法律和其他要求內(nèi)部培訓(xùn)或相關(guān)資料傳閱人力資源部法律法規(guī)識別控制程序6顧客要求及其他相關(guān)方要求對供應(yīng)商及其他相關(guān)方的交流業(yè)務(wù)/人力資源部接收，聯(lián)絡(luò)各部門