大學計算機Excel的使用技巧

1、1電子表格電子表格Excel2003Excel2003 4.14.1 基礎知識和基本操作基礎知識和基本操作 4.24.2 編輯工作表編輯工作表 4.34.3 格式化工作表格式化工作表 4.4 EXCEL4.4 EXCEL的計算功能的計算功能 4.5 EXCEL4.5 EXCEL的圖表功能的圖表功能 4.6 EXCEL4.6 EXCEL的數(shù)據管理功能的數(shù)據管理功能 4.74.7 頁面設置和打印輸出頁面設置和打印輸出 本章小結本章小結 習題習題 上機實驗與操上機實驗與操作測試題作測試題24.1 4.1 基礎知識和基本操作基礎知識和基本操作 4.1.1 4.1.1 引例引例 4.1.2 Excel

2、20034.1.2 Excel 2003的啟動和退出的啟動和退出 4.1.3 Excel 20034.1.3 Excel 2003的工作界面的工作界面 4.1.4 4.1.4 文件的基本操作文件的基本操作 4.1.5 4.1.5 工作表操作工作表操作3Excel 2003窗口組成全選框單元格名稱框列標數(shù)據菜單行號工 作 表 標簽任務欄窗口編輯框工作表移動按鈕4ExcelExcel三大基本概念三大基本概念對象對象表示方式表示方式默認默認/說明說明單元格單元格地址地址(名稱）名稱）根據所在的根據所在的“二維坐標二維坐標”來確來確定定最多個數(shù)為最多個數(shù)為65536256工作表工作表工作表名工作表名S

3、heet13最多有最多有255個工作表個工作表工作簿工作簿文件名文件名Book1.xls5文件的基本操作文件的基本操作 創(chuàng)建創(chuàng)建 打開打開 保存保存 另存為另存為 關閉關閉與Word2003文檔的操作方法相類似64.1.5 工作表操作工作表操作種類插入刪除重命名移動全部選定操作步驟鼠標指向工作表標簽選擇工作表后單擊右鍵系統(tǒng)彈出快捷菜單選擇相應的操作74.2 編輯工作表編輯工作表 4.2.14.2.1引例引例 4.2.24.2.2數(shù)據的輸入數(shù)據的輸入 4.2.34.2.3填充數(shù)據填充數(shù)據 4.2.44.2.4數(shù)據的修改數(shù)據的修改 4.2.54.2.5數(shù)據的刪除和清除數(shù)據的刪除和清除84.2.2數(shù)

4、據的輸入數(shù)據的輸入1. 1. 單元格或區(qū)域的選取和表示單元格或區(qū)域的選取和表示2. 2. 數(shù)據的分類及其輸入數(shù)據的分類及其輸入91.1.單元格或區(qū)域的選取和表示單元格或區(qū)域的選取和表示單元格的選取整行或整列的選?。簡螕裟承刑柣蚰沉刑?。全部單元格的選?。簡螕艄ぷ鞅碜笊辖堑摹叭x框”按鈕。取消選定的單元格：單擊工作表的任意處。區(qū)域的表示區(qū)域的表示定義命名:在地址框中給選定的區(qū)域命名102. Excel數(shù)據的分類及其輸入數(shù)值型數(shù)據數(shù)值型數(shù)據 包括數(shù)字、數(shù)值、公式、函數(shù)、日期、和時間包括數(shù)字、數(shù)值、公式、函數(shù)、日期、和時間等。一般由阿拉伯數(shù)字組成。等。一般由阿拉伯數(shù)字組成。系統(tǒng)對此類數(shù)據一律默認為右對

5、齊顯示。系統(tǒng)對此類數(shù)據一律默認為右對齊顯示。文本型數(shù)據或字符型數(shù)據文本型數(shù)據或字符型數(shù)據 包括漢字、英語字母、數(shù)字、空格以及其他鍵包括漢字、英語字母、數(shù)字、空格以及其他鍵盤能鍵入的各種符號。盤能鍵入的各種符號。此類型的數(shù)據輸入方法是直接在單元格中輸入文本此類型的數(shù)據輸入方法是直接在單元格中輸入文本內容即可，系統(tǒng)一律默認為左對齊顯示。內容即可，系統(tǒng)一律默認為左對齊顯示。 對于由阿拉伯數(shù)字組成的文本型數(shù)據，輸入時必須確保在對于由阿拉伯數(shù)字組成的文本型數(shù)據，輸入時必須確保在英文狀態(tài)下，輸入單撇號【英文狀態(tài)下，輸入單撇號【】鍵?！挎I。114.2.3 填充數(shù)據填充數(shù)據自動填充定義與操作（鼠標直接操作）定

6、義與操作（鼠標直接操作） 注意注意: :輸入連續(xù)日期也可使用自動填充輸入連續(xù)日期也可使用自動填充 使用填充可以實現(xiàn)的功能使用填充可以實現(xiàn)的功能編輯填充的操作 依次選擇【編輯】【填充】菜單命令，彈出菜單如圖4-8所示，根據所需填充的方向選擇相應的命令。自定義序列填充 選定【工具】【選項】菜單命令，選擇【自定義序列】選項卡 124.2.4 數(shù)據的修改數(shù)據的修改輸入過程中修改 在確定輸入之前，使用“退格鍵”【Backspace】進行刪除。修改單元格數(shù)據 方法一：鼠標單擊要修改單元格，重新輸入數(shù)據。 方法二：雙擊要修改單元，進入編輯狀態(tài)。 方法三：光標定位于要修改單元，然后單擊編輯欄或按“F2”功能鍵

7、進入編輯狀態(tài)，編輯數(shù)據 134.2.5 數(shù)據的刪除和清除數(shù)據的刪除和清除兩者的操作步驟類似兩者的操作步驟類似 先單擊【編輯】菜單 選擇【清除】或【刪除】命令，系統(tǒng)彈出對話框 根據所需做相應的選擇兩者的區(qū)別兩者的區(qū)別 前者將刪除對象內所有的內容并完全移除包含其所在的位置 后者僅清除單元格的內容/格式/批注/全部，但單元格本身仍保留在原位置。 144.3 4.3 格式化工作表格式化工作表 4.3.1 引例引例 4.3.2 設置單元格格式設置單元格格式 4.3.3 行和列格式的設置行和列格式的設置 4.3.4 工作表的設置工作表的設置 4.3.5 窗口操作窗口操作 4.3.6 快速格式化工作表快速格

8、式化工作表154.3.2 設置單元格格式設置單元格格式種類種類 數(shù)字 字體 對齊 邊框 圖案 保護格式 步驟步驟 Step1 選擇要設置的單元格 Step2 單擊【格式】菜單 【單元格】（或者右擊單元格），系統(tǒng)將彈出“單元格格式”對話框 Step3 根據所需設置選擇相應標簽，進行設置164.3.3 行和列格式的設置行和列格式的設置包括行高和列寬設置、隱藏行和列、取消包括行高和列寬設置、隱藏行和列、取消隱藏行列等。設置些格式的步驟都是類同隱藏行列等。設置些格式的步驟都是類同的，以下僅以設置行高或列寬的步驟為例：的，以下僅以設置行高或列寬的步驟為例： Step1 Step1 選定所需設置的行選定所

9、需設置的行/ /列列 Step2 Step2 鼠標單擊【格式】鼠標單擊【格式】 【行】或【格式】【行】或【格式】 【列】，系統(tǒng)將彈出相應的菜單【列】，系統(tǒng)將彈出相應的菜單 Step3 Step3 根據所需設置，選定相關的設置根據所需設置，選定相關的設置174.3.4 工作表的設置工作表的設置工作表的設置包括工作表的設置包括 工作表命名工作表命名 隱藏、取消隱藏隱藏、取消隱藏 背景設置背景設置步驟步驟 依次選擇【格式】依次選擇【格式】 【工作表】菜單命令，在彈出的下拉菜單選擇【工作表】菜單命令，在彈出的下拉菜單選擇相應的命令進行操作相應的命令進行操作 184.3.5 窗口操作窗口操作窗口格式包括

10、窗口格式包括 排列窗口排列窗口 隱藏窗口隱藏窗口 拆分窗口拆分窗口 凍結窗格凍結窗格操作步驟類似操作步驟類似 Step1 Step1 單擊【窗口】菜單單擊【窗口】菜單 Step2 Step2 選定相應的命令（【重排窗口】、【隱藏】、選定相應的命令（【重排窗口】、【隱藏】、【拆分】、【凍結窗格】等）【拆分】、【凍結窗格】等） 194.3.6 快速格式化工作表快速格式化工作表1. 1. 條件格式的設置條件格式的設置 操作步驟：操作步驟： Step1 Step1 選取要設置格式的單元格區(qū)域，選取要設置格式的單元格區(qū)域， Step2 Step2 依次選擇【格式】依次選擇【格式】 【條件格式】菜單命令【

11、條件格式】菜單命令 Step3 Step3 在彈出的在彈出的“條件條件”對話框中，設置條件表達式對話框中，設置條件表達式 Step4 Step4 若有多個條件，再單擊【添加】按鈕若有多個條件，再單擊【添加】按鈕 Step5 Step5 重復重復1-31-3步驟，最后單擊步驟，最后單擊【確定】即可【確定】即可2. 2. 格式的復制格式的復制3. 3. 工作表自動套用格式工作表自動套用格式 【格式】【格式】【自動套用格式】【自動套用格式】202. 2. 格式的復制格式的復制一種是使用格式刷，操作方法類似一種是使用格式刷，操作方法類似Word的格式刷的格式刷另一種是使用選擇性粘貼。操作步驟如下：另一

12、種是使用選擇性粘貼。操作步驟如下： Step1 Step1 選取并復制設置好格式的單元格選取并復制設置好格式的單元格 Step2 Step2 選取目標單元格（即要設置的單元格）選取目標單元格（即要設置的單元格） Step3 Step3 依次選擇【編輯】依次選擇【編輯】 【選擇性粘貼】（或直接右擊，【選擇性粘貼】（或直接右擊，在彈出的快捷菜單上選擇【選擇性粘貼】命令）在彈出的快捷菜單上選擇【選擇性粘貼】命令） Step4 Step4 系統(tǒng)將彈出系統(tǒng)將彈出“選擇性粘貼選擇性粘貼”對話框，選擇對話框，選擇“格式格式”單選框單選框214.4 EXCEL4.4 EXCEL的計算功能的計算功能 4.4.1

13、 引例引例 4.4.2 公式公式 4.4.3 單元格和區(qū)域地址及其引用單元格和區(qū)域地址及其引用 4.4.4 函數(shù)函數(shù) 4.4.5 公式的復制公式的復制 4.4.6 自動求和和計數(shù)功能自動求和和計數(shù)功能自動求和按鈕【自動求和按鈕【】 224.4.2 公式公式 1. 1. 運算符運算符種類：種類：算術運算符、比較運算符、文本運算符算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算。和引用運算。優(yōu)先級別：優(yōu)先級別：引用運算符引用運算符算術運算符算術運算符文本運文本運算符和比較運算符；同級，順序為從左到右算符和比較運算符；同級，順序為從左到右圓括號可以改變默認的優(yōu)先級別圓括號可以改變默認的優(yōu)先級別23算術運

14、算符: 要完成基本的數(shù)學運算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產生數(shù)字結果等，可使用以下算術運算符. 示例 + （加號） 加 3+3 （減號） 減 31 1 * （星號） 乘 3*3 / （斜杠） 除 3/3 % （百分號） 百分比 20% （脫字符） 乘方 32 （與 3*3 相同）24比較運算符: 可以使用下列操作符比較兩個值。當用操作符比較兩個值時，結果是一個邏輯值，不是 TRUE 就是 FALSE。 = （等號） 等于 A1=B1 （大于號） 大于 A1B1 （小于號） 小于 A1= （大于等于號） 大于等于 A1=B1 = （小于等于號） 小于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1

15、 25文本運算符:使用和號（&）加入或連接一個或更多字符串以產生一大片文本。 26引用運算符：: (colon) 區(qū)域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內的所有單元格進行引用 B5:B15 ，（逗號） 聯(lián)合操作符，將多個引用合并為一個引用 SUM(B5:B15,D5:D15) 272. 2. 公式的輸入公式的輸入 操作步驟：操作步驟： 選擇要建立公式的單元格。選擇要建立公式的單元格。 在單元格依次輸入在單元格依次輸入“=”=”、數(shù)字、引用、函數(shù)、名稱、數(shù)字、引用、函數(shù)、名稱及運算符號。及運算符號。 輸入完畢后，按【輸入完畢后，按【ENTERENTER】鍵或單擊【輸入】按鈕?！挎I或單

16、擊【輸入】按鈕。運算結果會自動顯示在單元格中，公式則顯示在編運算結果會自動顯示在單元格中，公式則顯示在編輯欄上輯欄上 若需修改公式，則單擊編輯欄對公式進行修改若需修改公式，則單擊編輯欄對公式進行修改284.4.3 單元格和區(qū)域地址及其引用單元格和區(qū)域地址及其引用1. 1. 單元格和區(qū)域的引用單元格和區(qū)域的引用相對引用相對引用如：如： A1A1絕對引用絕對引用如：如： $A$1$A$1混合引用混合引用如：如： $C8$C8或或C$8C$8三維引用三維引用如：如： Book1Sheet1!B3 Book1Sheet1!B3 2.2.用鼠標輸入單元格或區(qū)域的引用用鼠標輸入單元格或區(qū)域的引用3.3.地

17、址的分類地址的分類 各種地址的使用各種地址的使用294.4.4 函數(shù)函數(shù)1. 1. 函數(shù)語法函數(shù)語法一般形式：一般形式：=函數(shù)名（參數(shù)）函數(shù)名（參數(shù)） 2. 2. 函數(shù)的分類函數(shù)的分類3. 3. 函數(shù)的輸入函數(shù)的輸入 在編輯欄直接輸入在編輯欄直接輸入 利用利用“函數(shù)參數(shù)函數(shù)參數(shù)”對話框輸入對話框輸入4. 4. 常用函數(shù)常用函數(shù)304.4.常用函數(shù)常用函數(shù)五個常用函數(shù)（五個常用函數(shù)（SUMSUM、AVERAGEAVERAGE、MAXMAX、MINMIN、COUNTCOUNT） = =函數(shù)名函數(shù)名( (地址范圍地址范圍) )IFIF函數(shù)函數(shù) =IF=IF（條件判斷，真時值，假時值）（條件判斷，真時

18、值，假時值） IFIF的嵌套及其注意事項的嵌套及其注意事項COUNTIFCOUNTIF函數(shù)函數(shù)= =COUNTIF(COUNTIF(區(qū)域區(qū)域, ,滿足條件滿足條件) ) 314.4.5 公式的復制公式的復制普通的復制普通的復制+ +粘貼粘貼自動填充功能自動填充功能操作步驟操作步驟注意事項注意事項324.5 EXCEL4.5 EXCEL的圖表功能的圖表功能 4.5.1 引例引例 4.5.2 圖表的創(chuàng)建圖表的創(chuàng)建1.1.圖表創(chuàng)建的方法及步驟圖表創(chuàng)建的方法及步驟2.2.圖表的構成及類型圖表的構成及類型 4.5.3 圖表的編輯與格式化圖表的編輯與格式化1.1.圖表的整體編輯圖表的整體編輯2.2.圖表對

19、象的編輯與格式化圖表對象的編輯與格式化331.圖表創(chuàng)建的方法圖表創(chuàng)建的方法使用【插入】使用【插入】【圖表】（菜單法）【圖表】（菜單法）常用工具欄上的【圖表向導】按鈕（按鈕法）常用工具欄上的【圖表向導】按鈕（按鈕法）使用使用“圖表向導圖表向導”創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表(4個主要步驟個主要步驟) 選擇圖表類型選擇圖表類型 確定圖表源數(shù)據確定圖表源數(shù)據 設置圖表選項設置圖表選項 選取圖表位置選取圖表位置342.圖表的構成標題數(shù)值軸數(shù)據標記分類軸圖表區(qū)刻度線繪圖區(qū)數(shù)據系列圖例35圖表的類型364.5.3 圖表的編輯和格式化圖表的編輯和格式化總體而言，有總體而言，有3種方法：種方法： 選定圖表后利用選定圖表后利

20、用“圖表圖表”菜單的菜單的“菜單法菜單法” 利用圖表工具欄的利用圖表工具欄的“按鈕法按鈕法” 利用右擊圖表區(qū)任意空白處彈出的快捷菜單的利用右擊圖表區(qū)任意空白處彈出的快捷菜單的“快捷菜單法快捷菜單法”371.1.圖表的整體編輯圖表的整體編輯調整嵌入圖表的位置和大小調整嵌入圖表的位置和大小圖表的復制與刪除圖表的復制與刪除添加或刪除數(shù)據添加或刪除數(shù)據 38在圖表中添加數(shù)據在圖表中添加數(shù)據方法一：修改圖表的數(shù)據源方法一：修改圖表的數(shù)據源 先選定圖表，右擊圖表區(qū)空白處（或單擊【數(shù)先選定圖表，右擊圖表區(qū)空白處（或單擊【數(shù)據】據】 【數(shù)據源】命令【數(shù)據源】命令方法二：使用【數(shù)據】方法二：使用【數(shù)據】【添加數(shù)

21、據】命令【添加數(shù)據】命令 39圖表中的刪除數(shù)據圖表中的刪除數(shù)據方法一：方法一： “數(shù)據源數(shù)據源”對話框中的對話框中的“系列系列”選項卡選項卡 選定需要刪除的系列，單擊【刪除】選定需要刪除的系列，單擊【刪除】方法二：快捷菜單法方法二：快捷菜單法 選擇快捷菜單中選擇快捷菜單中“清除清除”命令刪除命令刪除402.圖表對象的編輯與格式化圖表對象的編輯與格式化（1）圖表類型的更改）圖表類型的更改（2）數(shù)據源或系列的改變）數(shù)據源或系列的改變（5）圖表具體對象的格式化）圖表具體對象的格式化（3 3）圖表選項的設置）圖表選項的設置（4 4）圖表位置的調整）圖表位置的調整以上以上4種類型的圖表對象的操作方法種類

22、型的圖表對象的操作方法可以直接右擊圖表區(qū)任意一處，在彈出的快捷菜單可以直接右擊圖表區(qū)任意一處，在彈出的快捷菜單中，選擇相應的命令中，選擇相應的命令使用使用“圖表圖表”菜單中的相應命令，在之后彈出的對菜單中的相應命令，在之后彈出的對話框中做相應的設置即可話框中做相應的設置即可 41圖表具體對象圖表具體對象標題標題 圖表標題、分類軸標題、圖表標題、分類軸標題、系列軸標題、數(shù)值軸標題系列軸標題、數(shù)值軸標題坐標軸坐標軸 分類軸、系列軸和數(shù)值軸分類軸、系列軸和數(shù)值軸網格線網格線 分類軸網格線、系列軸網分類軸網格線、系列軸網格線和數(shù)值軸網格線格線和數(shù)值軸網格線圖例圖例數(shù)據表數(shù)據表數(shù)據系列數(shù)據系列數(shù)據點數(shù)據

23、點數(shù)據標志數(shù)據標志刻度線刻度線背景墻背景墻42圖表具體對象的格式化圖表具體對象的格式化圖表各個具體對象都是獨立的子部分，可圖表各個具體對象都是獨立的子部分，可以單獨設置和修改。一般采用兩種方法：以單獨設置和修改。一般采用兩種方法： 使用使用“格式格式”對話框設置對話框設置 選中圖表后將鼠標指向該對象，當出現(xiàn)該對象名稱選中圖表后將鼠標指向該對象，當出現(xiàn)該對象名稱的的“小提示條小提示條”后，雙擊后，雙擊 右擊具體的圖表對象，在彈出的快捷菜單中選擇相右擊具體的圖表對象，在彈出的快捷菜單中選擇相應命令應命令 通過圖表工具欄來設置通過圖表工具欄來設置43圖表工具欄圖表工具欄 圖表對象 圖表類型 數(shù)據表

24、按列 逆時針斜排設置選定對象格式 圖例 按行 順時針斜排444.6 EXCEL4.6 EXCEL的數(shù)據管理功能的數(shù)據管理功能 4.6.1 引例引例 4.6.2 數(shù)據管理功能概述數(shù)據管理功能概述數(shù)據清單數(shù)據清單 概念概念 使用記錄單管理和編輯數(shù)據使用記錄單管理和編輯數(shù)據 對數(shù)據清單進行區(qū)域對數(shù)據清單進行區(qū)域 4.6.3 4.6.3 排序排序 4.6.4 4.6.4 篩選篩選 4.6.5 4.6.5 分類匯總分類匯總454.6.3 4.6.3 排序排序 3個重要概念個重要概念 關鍵字、排序字段個數(shù)及其排序方式。關鍵字、排序字段個數(shù)及其排序方式。排序的操作步驟排序的操作步驟 Step1; Step1

25、; 單擊單擊“數(shù)據清單數(shù)據清單”區(qū)域中的任意一個單元格區(qū)域中的任意一個單元格 Step2: Step2: 單擊【數(shù)據】單擊【數(shù)據】 【排序】，屏幕彈出【排序】，屏幕彈出“排序對話框排序對話框” Step3:Step3:對排序字段、排序方式等進行設置對排序字段、排序方式等進行設置注意注意 “ “有標題行有標題行”單選按鈕單選按鈕 【選項】按鈕【選項】按鈕464.6.4 篩選篩選用記錄單篩選用記錄單篩選自動篩選自動篩選 自定義自動篩選方式自定義自動篩選方式 高級篩選高級篩選 474.6.5 分類匯總分類匯總 3個重要概念個重要概念 “分類字段分類字段”、“匯總項匯總項”和和“匯總方式匯總方式”操作

26、步驟操作步驟 Step1:Step1:單擊單擊“數(shù)據清單數(shù)據清單”區(qū)域中的任一單元格區(qū)域中的任一單元格 step2:step2:單擊【數(shù)據】單擊【數(shù)據】 【排序】，按分類字段排序【排序】，按分類字段排序( (升序或降序升序或降序均可均可) ) Step3:Step3:單擊【數(shù)據】單擊【數(shù)據】 分類匯總分類匯總 ，屏幕彈出，屏幕彈出“分類匯總分類匯總”對話對話框框 在在“分類匯總分類匯總”對話框中設置分類字段、匯總項和匯總方式對話框中設置分類字段、匯總項和匯總方式 484.7 4.7 頁面設置和打印輸出頁面設置和打印輸出操作方法和步驟類同與操作方法和步驟類同與Word2003，都是依，都是依次選

27、擇【文件】次選擇【文件】【頁面設置】或【打印】【頁面設置】或【打印】菜單命令菜單命令 “打印區(qū)域打印區(qū)域” “打印標題打印標題” “打印網格線打印網格線” “打印行號列表打印行號列表” “頁眉和頁腳設置頁眉和頁腳設置”49本章小結本章小結本章通過引例介紹了EXCEL2003基本概念與基本操作，工作表的編輯與格式化，計算功能（公式和函數(shù)）、圖表功能和數(shù)據管理功能。本章主要介紹了以下幾個概念：Excel2003工作簿、工作表和單元格；公式中的運算符、函數(shù)、單元格地址引用等概念；創(chuàng)建圖表的4個步驟：圖表類型、圖表數(shù)據源、圖表選項和圖表位置；數(shù)據管理操作前提數(shù)據清單，排序的多字段（關鍵字）與單字段、升序與降序，篩選分自動篩選和條件篩選，分類匯總的分類字段、匯總項和匯總方式3個重要概念。本章重點掌握的操作有： 熟練掌握工作簿的新建、打開；工作表的重命名、移動、刪除、插入等； 熟練掌握工作表的編輯操作，包括復制、清除、刪除、選擇性粘貼等。 熟練掌握單元格、行和列以及工作表的格式化，條件格式的設置。 熟練掌握公式的輸入、6個常用函數(shù)的使用格式和步驟、使用自動填充功能復制公式； 熟練掌握