管理信息系統(tǒng)作的業(yè)超市管理信息系統(tǒng)可行性分析_第1頁
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文檔簡介

1、 江山特價超市管理信息系統(tǒng) 可行性分析一、引言1.概述 用戶:江山特價超市擬建系統(tǒng)名稱:江山特價超市管理信息系統(tǒng)開發(fā)單位:工商系人力0502班管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)中心系統(tǒng)服務對象:超市導購員 超市收銀員 顧客2.項目建設背景及必要性 江山超市是一個商業(yè)銷售組織,該超市的主要業(yè)務是從批發(fā)或制造廠商處進貨,然后再向顧客銷售。按照有關規(guī)定,該超市在每月需向稅務機關交納一定的稅款。該超市的全部數據處理都由人工操作。由于經營的商品品種豐富,每天營業(yè)額很大,因此業(yè)務人員的工作量十分艱巨,并且人工處理過程中錯誤率比較高,超市的反映速度也比較慢,銷售、庫存和會計之間的相互協(xié)調也不夠緊密,所以給超市的發(fā)展帶來了

2、阻礙。 該系統(tǒng)運用VFP的主要知識,利用數據庫技術,表單等,主要實現對超市倉的有效管理,它的主要意義在于為更好的管理超市倉儲,方便內部人員的數據錄入、數據查詢、數據更新,及時、準確地了解超市的運營狀況,便于銷售等各方面決策的制定。二、系統(tǒng)設計目標 擬在半年內建立江山超市管理信息系統(tǒng),本系統(tǒng)將改變傳統(tǒng)管理模式,加速超市管理的自動化,標準化和科學化,以保證貨物管理的科學和合理。本系統(tǒng)和財務系統(tǒng)、顧客信息系統(tǒng)以及互聯(lián)網相連接,使各部門相互之間更加協(xié)調,降低日常處理中的錯誤率,提高員工的滿意度,便于工作人員查詢和顧客反饋,滿足顧客的服務要求,從而使超市更好更快的發(fā)展。三、系統(tǒng)可行性分析 主要從以下三個

3、方面對該系統(tǒng)的建設進行具體的可行性研究: 1.運行管理可行性 以往手工服務是時出現的效率低下錯誤率高等問題以受到管理高層領導的重視,隨著超市的擴建高層領導越來越期望早日推出自動化的超市管理系統(tǒng),高層管理人員積極支持開發(fā)應用項目,同時建立了一套系統(tǒng)完整的管理方法和制度以便對新的系統(tǒng)進行管理。并且現有的超市管理人員只要進行培訓完全可以勝任工作,而對于缺少的計算機管理人員,可以通過招聘解決。現有的運行環(huán)境只要稍加改進就可以保證新系統(tǒng)的運行,從運行管理方面看是可行的。2.技術可行性使用Visual FoxPro8.0作為系統(tǒng)開發(fā)的開發(fā)環(huán)境,它作為一種現代的編程語言,提供完善的指令控制語句、類與對象的支

4、持及豐富的數據類型,給開發(fā)高性能系統(tǒng)提供的保障為開發(fā)滿足客戶要求的系統(tǒng),保證了代碼的模塊化要求,而代碼模塊化的提高,非常有利于以后對新系統(tǒng)的擴展與修改。本系統(tǒng)的設計與開發(fā)在技術上和硬件、軟件設備上的條件都是滿足的,而且VFP目前是很流行的系統(tǒng)軟件,人員接受速度快,因此,在技術上是可行的。3.經濟可行性本系統(tǒng)的開發(fā),為超市的擴建和發(fā)展帶來了一個質的飛躍,為此主要表現有以下幾個方面:第一,本系統(tǒng)的運行可以大大的提高工作效率第二,本系統(tǒng)可以減少錯誤率,降低超市成本第三,本系統(tǒng)的運行可以代替人工進行許多繁雜的勞動第四,本系統(tǒng)可以全自動全天候為各戶服務第五,本系統(tǒng)的運行可以節(jié)省許多資源以目前的超市,有能

5、力承受這筆系統(tǒng)開發(fā)費用,同時這樣的系統(tǒng)開發(fā)是一種非常必要且有效的投資,從經濟效益綜合考慮,這樣的 系統(tǒng)可以加快資金的周轉,減少資金的積壓,提供更高質量的信息,提高取得信息的速度等等,所以在經濟方面是可行的。所以,本系統(tǒng)在經濟上是可行的。四、新系統(tǒng)開發(fā)方案 根據超市的現狀,主要有兩種方案可供選擇:(1) 購置商品化的已有系統(tǒng)。(2) 根據自身的實際情況,與軟件公司合作開發(fā)。通過管理部門大家討論,認為商品化的大型管理系統(tǒng)軟件,主要面向沃爾瑪等大型超市,可能不適應目前江山特價超市發(fā)展規(guī)模的實際情況,并且一套全面的大型管理系統(tǒng)軟件需要十幾萬元,費用比較昂貴。鑒于次,最好的方法就是自行組織開發(fā)人員,與本

6、地軟件公司合作開發(fā)適合學院自身情況的新系統(tǒng)。五、結論 綜上所述,由于管理信息系統(tǒng)的開發(fā)在國內外是一個技術上的成熟系統(tǒng),并且有切實的工程技術保證,新系統(tǒng)能夠滿足江山特價超市的工作要求,使該超市的管理達到規(guī)范化、科學化,有超市領導的大力支持以及人員和資金的保證,因此開發(fā)超市管理系統(tǒng)是完全可行的。 總體規(guī)劃一、系統(tǒng)開發(fā)背景江山超市是一個商業(yè)銷售組織,該超市的主要業(yè)務是從批發(fā)或制造廠商處進貨面向顧客銷售。按照有關規(guī)定,該超市在每月需向稅務機關交納一定的稅款。 該超市尚未徹底實現信息化,大部分業(yè)務采用人工管理,浪費人力物力;部分業(yè)務雖已實現了微機自動化管理,但應用系統(tǒng)大多水平較低,比較落后,其中相當一部

7、分為自己開發(fā)研制,水平各異,不符合統(tǒng)一標準。由于經營的商品豐富,日營業(yè)額很大,因此業(yè)務人員工作量巨大,并且人工處理過程中錯誤率比較高,超市的反映速度也比較慢,銷售、庫存和會計之間的相互協(xié)調也不夠緊密,這些給超市的發(fā)展帶來了阻礙。隨著信息技術飛速發(fā)展,現有條件已不能滿足需要,必須運用現代信息技術對原有的系統(tǒng)進行升級。二、系統(tǒng)的開發(fā)目標 擬采用模塊化的程序設計方法,在半年內建立一個在vista平臺下的江山特價超市管理信息系統(tǒng),本系統(tǒng)將改變傳統(tǒng)銷售管理模式,實現商品銷售的自動化、標準化和科學化。三、現行系統(tǒng)詳細調查1.組織結構分析:現行系統(tǒng)設有財務科、供應科、銷售科、人事科和和后勤科??偨浝斫洜I副總

8、人事副總財務科供應科銷售科人事科后勤科 圖1現行江山系統(tǒng)組織機構分析圖 )財務科:接到顧客的貨款時,給顧客開出收據及發(fā)票,通知銷售科付貨;根據稅務局發(fā)來的稅單建立付款帳,并付稅款;根據供貨廠商發(fā)來的付款通知單和采購科記錄的應付款明細帳,建立付款明細帳,同時向供貨廠商付購貨款。無論是收款還是付款之后,都要修改商店的財務總帳。財務科在完成以上日常賬務工作的同時,還要定期編制各種報表向經理匯報,以供經理了解有關情況并據此制定下階段的業(yè)務計劃。 )供應科:將銷售科提供的缺貨單進行匯總,根據匯總情況和各廠商供貨情況,向有關廠商發(fā)出訂購單。當供貨廠商發(fā)來供貨單時,對照留底的訂購單加以核對。如果正確則建立進

9、貨帳和應付款帳,向銷售科發(fā)到貨通知單并修改庫存記錄;如果供貨單與留底訂購單不符,則把供貨單退還給供貨廠商。 )銷售科:接受顧客的訂貨單,并進行校驗,將不符合要求的訂貨單退還給顧客。如果是合格的訂貨單且倉庫有存貨,那么就給顧客開發(fā)貨票,通知顧客到財務科交貨款,并修改因顧客購買而改變的庫存數據。如果是合格的訂貨單但是缺貨,那么先留底,然后向采購科發(fā)出缺貨單。當采購科購買到貨后,核對到貨單和缺貨單,再給顧客開出發(fā)貨票。 )人事科:人員招聘、培訓、配置、考核。 )后勤科:后勤服務。2. 功能結構分析:進銷存系統(tǒng)管理 采購管理前臺管理銷存管理銷售核算 食品處收銀人員管理服務人員管理配送中心生鮮處非食品處

10、收入核算銷售量核算貨物流動管理業(yè)務結清和盤點 圖2 現行江山結構分析圖四. 信息系統(tǒng)結構1.組織功能分析 組 織功 能財務科供應科銷售部人事科后勤科計 劃 × ×銷 售 ×供 應×× 人 事 ×財務管理× ×表1 組織/功能聯(lián)系表圖中:“”表示該業(yè)務是對應組織的主要業(yè)務,即主持工作的單位 “×”表示該單位是參加協(xié)調該業(yè)務的輔助單位 空格:表示該單位與對應業(yè)務無關2.數據類設計這里只列出部分的主要數據類: 實 體 數 據 類 商 品顧 客人 員資 金計 劃 型商品計劃銷售計劃人員計劃預 算統(tǒng) 計 型商品需求

11、銷售歷史人員統(tǒng)計財務統(tǒng)計文 檔 型現有商品狀況顧 客員工檔案財務會計業(yè) 務 型訂 貨流通記錄人員調動記錄應付帳款圖 實體數據類矩陣 數據類功能計劃財務商品商品結構商品需求表商品庫存工作令商品供應流通狀況顧客進貨統(tǒng)計表銷售記錄訂貨商品編號成本店員經營計劃CUUUU財務計劃CUUU資產規(guī)模CUUU商品預測UUUU市場調查UCU商品規(guī)格UCUU營運UCCU商品需求UUC庫存控制UUUC銷售計劃UCU咨詢服務UCU售后服務UUC資產防損UUU通用會計UUU成本會計UC人員計劃C店員培訓U圖 功能數據類矩陣3.確定子系統(tǒng)及開發(fā)順序(1)定義數據類 經營計劃顧客貨物銷售分析報告銷售區(qū)域財務分析財務顧客利潤

12、分析報告貨物貨物采購庫存供應商采購合同單訂貨銷售管理貨物 貨物流動清單收銀貨物清點人員計劃服務人員人員計劃表管理人員圖5 江山超市數據類2.定義字系統(tǒng)及信息系統(tǒng)結構經營計劃貨物采購銷售客服財務人事圖6江山超市信息系統(tǒng)結構五、實施計劃系統(tǒng)開發(fā)主要工作進度表如下:階 段人 數時間 (月)起止時間可行性研究312007.082007.09系統(tǒng)分析512007.092007.10系統(tǒng)設計712007.102007.11程序設計822007.112008.01系統(tǒng)測試512008.012008.02系統(tǒng)試運行3 12008.022008.03驗收2008.03表2系統(tǒng)開發(fā)主要工作進度表 系統(tǒng)分析一、現行

13、系統(tǒng)數據流程分析(一)江山特價超市現行業(yè)務流程圖(圖7):供應商批發(fā)客戶前臺零售信息平臺庫房采購財務客服銀行批發(fā)登記零售登記 圖7 江山特價超市現行系統(tǒng)業(yè)務流程(二)超市技術部現有數據流程圖具體如下:(圖8) 網址和權限信息各種數據運行情況S04-01整體系統(tǒng)S03-02系統(tǒng)管理員P6判斷是否需要維護系統(tǒng)運行分析結果P5數據庫管理S01-02各部門重要數據P4備份數據故障存在信息P7系統(tǒng)維護維護信息 圖8 江山特價超市現有系統(tǒng)管理組數據流程圖本系統(tǒng)數據流程圖用到的圖形符號有以下幾個,代表意義如下:外部實體數據流數據處理數據存儲(三)數據和數據流分析 江山特價超市信息系統(tǒng)進銷存數據流程圖(圖9)

14、供應商 訂購合同P1合同登記處理合同數據F1 合同臺賬提貨單財務部P2提貨處理銷售部P3銷售登記處理銷售統(tǒng)計表銷售數據提貨單采購部P5需求預測處理需求預測報告F2 庫存賬臺庫存數據提貨數據P4入庫處理入庫數據庫存管理部入庫單客服部顧客反饋報告 圖9 江山特價超市信息系統(tǒng)進銷存數據流程圖 三、新系統(tǒng)的邏輯結構(一)確定新系統(tǒng)目標1、方便的數據輸入性能良好的人機界面,盡量避免漢字和長字符串人工重復輸入。 2、靈活地查詢性能,能快速實現多項產品輸入數據和庫存數據的查詢。 3、把目前基本上是“靜態(tài)”庫存管理變?yōu)椤皠討B(tài)”管理,能隨時提供庫存現狀信息(包括庫存預警信息)。(二)確定新系統(tǒng)的業(yè)務流程1業(yè)務流

15、程圖(圖10)供應商超市采購合同采購清單配送分析采購計劃采購信息管理客服顧客需求 采購報表配送庫存管理到貨清 單 庫存報表庫存處銷售部銷售計劃銷售管理 銷售報表財務部 經營計劃部 利潤表 顧客反饋清單圖10 江山超市業(yè)務流程圖注:本系統(tǒng)業(yè)務流程圖用到的圖形符號有以下幾個,代表意義如下:業(yè)務處理單位 業(yè)務處理功能描述 表格/報表制作信息傳遞過程 存儲數據2表格分配圖(圖11)銷售科 財務科 庫存管理科 準備出庫單 出庫單 應收款處理 登記出庫貨待出庫清單出庫處理 提貨單 應收帳款 存 檔 收款前臺銷售 取貨通知 圖11 江山超市表格分配圖(三)確定新系統(tǒng)的數據和數據流程1數據流程圖(圖12) 網

16、址和權限信息各種數據運行情況S04-01整體系統(tǒng)S03-02系統(tǒng)管理員P6判斷是否需要維護系統(tǒng)運行分析結果P5數據庫管理S01-02各部門重要數據P4備份數據故障存在信息P7系統(tǒng)維護維護信息 圖12 新系統(tǒng)管理組數據流程圖2數據字典 數據字典(Data Dictionary, DD)是對數據流程圖中的數據項、數據結構、數據流、處理邏輯、數據存儲和外部實體進行定義和描述的工具,是數據分析和管理工具,也是系統(tǒng)設計階段進行數據庫設計的依據。數據字典用于進一步定義和描述所有數據項,包括數據流字典(表3)、數據存儲字典(表4)、數據處理字典(表5)三類。 表3為數據流字典清單,此處僅對F1作如下解釋,數

17、據流F1是顧客S1提出的訂單,它的去向是編輯處理P,在F1中包含如下信息:訂單標識、顧客細節(jié)(如顧客姓名、顧客地址、電話、電傳等)、貨物細節(jié)(如貨物名稱、貨物產地、貨物數量等)。F2、F3F7均代表數據流名,它的來源、去向以及該數據流所含內容??偩幪柧幪柮Q來源去向所含數據結構說明1-01F1訂單S1顧客P編輯處理訂單標識、顧客細節(jié)、貨物細節(jié)1-02F2顧客數據P編輯訂單P登錄新顧客數據訂單標識、顧客細節(jié)用于登錄顧客數據1-03F3顧客數據PD2顧客文件訂單標識、顧客細節(jié)、貨物細節(jié)用于建立顧客數據1-04F4訂單PP判斷核對訂單標識、顧客細節(jié)、貨物細節(jié)用于判斷核對1-05F5貨物情況D1貨物文

18、件P編輯訂貨單標識、顧客細節(jié)、貨物細節(jié)用于編輯訂單1-06F6不合格訂單P判斷、核對S1顧客訂單標識、顧客細節(jié)、貨物細節(jié)、不合格原因退還顧客 表3 數據流字典清單(部分) 表4為數據存儲字典清單,均以D表示。此處僅對D9進行解釋,其余類推。D9為應帳款明細帳,它是用來記銷售收入(應收款)的庫文件。通過P(建立收款明細帳)的處理將數據流F9寫入D9(應收款明細帳)。D9包含如下信息:標識貨名、數量、顧客名、應收款、日期。從圖7中D9的輸出數據流為F43到(編制報表處理),其內容包含標識、貨名、數量、顧客、應收款、日期??偩幪柧幪柮Q輸入數據流輸出數據流內 容說明S1-01D1貨名文件F5(D5-

19、P)貨物名稱、標識用于編輯訂貨S1-02D2顧客文件F3(P-D2)F47(D2-P)標識、顧客細節(jié)用于編輯訂貨S1-03D3庫存文件F10P-3)F5(P-3)F16(D2-P)標識、顧客細節(jié)、缺貨總量用于記錄貨物數量合發(fā)訂單S1-04D4待定貨物文件F13(P-D4)F14(D4-P)標識、廠商細節(jié)、廠商供貨細節(jié)用于編發(fā)訂單、記錄缺貨S1-05D5廠商名錄F15(D5-P)標識、廠商細節(jié)、廠商供貨細節(jié)用于編發(fā)訂貨單S1-06D6訂貨單價文件F17(P-D6)F52(D6-P)標識、貨物細節(jié)、數量、廠商名、日期留底的訂貨單 表4 數據存儲字典清單(部分) 表5為數據處理字典清單,它對數據流圖

20、中的所有處理功能作出說明。此處僅以P(編輯訂單)為例,商店根據訂單(F1)、顧客情況(F47),判斷是新老主顧編輯成合適的訂單(F4),同時對于新主顧,從輸出新顧客數據(F2),再登記新顧客數據處理()。在數據字典處理清單中均有詳細說明,表7只是一部分。其余以此類推??偩幪柧幪柮Q輸入處理邏輯概況所含數據結構說明P1-01P編輯客戶訂單F1訂單F47顧客情況根據訂單和顧客情況,判斷新老客戶,并編輯成合適的訂單F4訂單F2新客戶數據P1-02P登錄新顧客數據F2新顧客數據讀入新客戶的細節(jié)寫入顧客文件中去F3新顧客情況登記P1-03P判斷、核對F 4訂單檢驗顧客訂單、分成不合格、可供缺貨三種情況處

21、理F6不合格 F7可供訂單F11缺貨當檢驗訂貨屬哪類以便以后分類處理P1-04P開票、修改庫存F7可供訂單F55到貨缺貨訂單給顧客開發(fā)票,通知期付款、修改庫存記錄F33發(fā)貨票F48銷售情況F8應收情況銷售處理P1-05P建立應收款明細賬F8應收款根據F8建應收賬款F43應收賬款表5 數據處理字典清單 表6列出的數據字典中的部分條目,并給出數據描述的部分內容。它是對數據流圖中各個存儲文件中記錄的字段予以逐個定義,規(guī)定其類型、長度和各個字段的作用。例如訂單數據,它由訂單號、顧客號、顧客名、顧客電話、貨物編號、貨物名、貨物數量、訂單標志、廠商編號等(表6)均給以定義(類型、長度、說明),這里列出的只

22、是對各數據元素的一部分。數據編號名稱類型長度說明備注5-01訂貨單整型6訂單編號5-02顧客單整型65-03顧客名字符型4客戶姓名5-04顧客電話整型8用于缺貨到貨時通知5-05貨物編號整型45-06貨物字符型85-07貨物數量整型3記錄貨物數量表6 數據描述(部分) 統(tǒng)系統(tǒng)設計 一、系統(tǒng)總體方案設計YesNoNoNoNoYes入 口新顧客?繼續(xù)嗎?訂單合格否?否?可供貨?輸出不合格訂單寫應收款文件寫入銷售歷史文件寫入顧客文件讀庫存文件修改庫存文件讀入顧客訂單編制訂單開發(fā)貨票輸出發(fā)貨票登錄顧客數據寫入顧客文件輸入缺貨單出 口 圖13 新系統(tǒng)銷售業(yè)務流程圖YesNo收支處理統(tǒng)計報表YesNoNo

23、選擇?繼續(xù)?稅單嗎?讀銷售歷史文件讀庫存文件讀應收賬款讀數據付款修改總賬打印報表入口讀應付款文件讀應收款文件讀付款文件讀收款文件計算編報表繼續(xù)嗎?核對收支?收款打印數據建收賬款建付賬款出錯處理出口圖14 新系統(tǒng)會計業(yè)務流程圖超市業(yè)務管理信息系統(tǒng)(一)系統(tǒng)結構模塊設計1.系統(tǒng)處理方式 江山超市業(yè)務管理信息系統(tǒng)采用分布式處理。采購、銷售、會計三個部門各配置一臺微機,三臺微機聯(lián)成網絡,相互通信。采購、銷售、會計三個部門各自獨立地進行業(yè)務處理,各部門之間的數據通信由網絡完成。(二)系統(tǒng)功能結構圖與控制結構圖(圖15)超市業(yè)務管理信息系統(tǒng)共分成銷售、采購、會計三個子系統(tǒng),其功能模塊結構:銷售處理會計處理

24、采購處理處理缺貨訂單廠商進貨處理采購查詢處理顧客文件處理可供訂單銷售查詢處理不可供訂單輸入顧客訂單收款處理付款處理修改總賬匯總個總報表打印或查詢報表 圖15 江山超市業(yè)務管理信息系統(tǒng)功能模塊結構會計處理功能輸入處理輸出貨款、稅單購買款單、各種項目讀賬目讀數據編報表收支處理付款處理貨款、稅單購買款單各種項目稅款、購買款報表數據稅款、報表稅款報表收購貨款收據收款總賬建付款帳建議款帳開收據收款各種帳目各種帳目貨款、稅單、購買款單、報表收據稅款、購買款收據購買款報表稅款貨款貨款收據貨款稅單應付款收款、付款圖16 江山會計子系統(tǒng)控制結構各個模塊的IPO圖圖17和圖18給出了系統(tǒng)的部分IPO圖,其中圖17

25、是主控模塊的IPO圖。OPI圖系統(tǒng):超市MIS 設計人:汪亭存模板: 主控 日期:上層調用模塊:無輸出:可調用下層模塊:采購、銷售、會計模塊輸入:功能代碼0,1,2,3開始開始N循環(huán)TY退出系統(tǒng)顯示系統(tǒng)功能功能選擇其他3102顯示工作結果顯示工作結果顯示工作結果顯示工作結果顯示工作結果備注:注釋: 圖17 系統(tǒng)的IPO圖(主控模塊)圖17系統(tǒng)的IPO(一)IPO圖系統(tǒng)系名:銷售處理 設計人:汪亭存模塊名稱:處理可供訂單 日 期:可調用的下層模塊:無上層調用模塊:處理模塊輸入:供貨類型輸出:發(fā)貨票、以修改庫存、銷售歷史、銷售帳處理: PRINT 發(fā)貨票P Y IN KCWJ=Y-X AND WR

26、ITE KCWJ WRITE XSWJ WRITE XSWZJ注:以修改庫存KCWJ中庫存Y、銷售歷史文件XSWJ、銷售帳XSWZJ圖18 圖17系統(tǒng)的IPO(二)IPO圖系統(tǒng)系名:銷售處理 設計人:汪亭存 模塊名稱:處理不可供訂單 日 期:2007.11.25可調用的下層模塊:無上層調用模塊:處理模塊輸入:供貨信息Z輸出:缺貨通知Q暫存訂單文件ZCDDWJ處理: PRINT O WRITE 暫存訂單文件 ZCDDWJ注:圖19圖17系統(tǒng)的IPO(三)IPO圖系統(tǒng)系名:采購處理 設計人:汪亭存模塊名稱:進貨處理 日 期:2007.11.25可調用的下層模塊:無上層調用模塊:采購處理輸入:供貨單

27、G庫存文件KCWJ中庫存Y輸出:到貨單DH進貨帳文件JHWJ應付帳文件YFKWJ處理: READ O PRINT 到貨單 Y IN KCWJ=Y IN KCWJ=G WRITE KCWJWRITE JHWJWRITE YFKWJ注:圖20二、代碼設計方案 商品代碼:新系統(tǒng)為每個商品設計了代碼,一方面便于統(tǒng)計商品的種類和特性,另一方面是為了方便數據輸入,商品代碼共13位,為數字字符,采用數據碼結構。在系統(tǒng)運行過程中,凡是需要輸入某種產品時,只需要輸入產品代碼即可,系統(tǒng)可根據產品代碼,產品名稱,自動將相應的產品名稱和特性等信息調出來,而且代碼顯示在輸入/輸出窗口中,用戶不一定要記住產品代碼,可以隨時通過系統(tǒng)聯(lián)機查詢。前2位為商品屬成品還是半成品,

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