千方百劑操作手冊說課材料

1、.、八、一前言在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)歷經多次修改、創(chuàng)新、升級后，目前的功能已日趨強大。 同時，其幫助和說明書的內容也逐漸豐富、遞增。同時隨著醫(yī)藥行業(yè)的改革已經逐步完成。為了使您能更好的結合 GSP大綱要求使用千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)，我們特編寫一本千方百劑操作手冊 。使您能對千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中各模塊的操作流程和大體功能有 個初步的了解， 并且能夠清楚的知道什么樣的崗位該使用什么樣的功能，同時也能了解他們的相關工作職責。為您使用千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)做個堅實的鋪墊。千方百劑操作手冊主要是結合GSP大綱要求與軟件的實際操作流程所編寫的一本實 戰(zhàn)教材。其主要是按流程、按部門、按崗位分別向您介紹其相關的

2、操作流程、使用注意、權 限設置等問題。 讓您能非常清晰直觀的了解軟件的操作流程與各模塊的銜接情況，同時該手冊還與千方說明書相結合。使您能真正的從應用到操作了解我們的軟件。藥品是一種特殊的商品， 在生產、經營全過程中， 由于內外因素的作用，隨時都有可能 出現質量問題， 因此， 必須在所有這些環(huán)節(jié)上采取嚴格的管理控制措施， 才能從根本上保證 藥品的質量。在藥品經營過程中實施的藥品經營質量管理規(guī)范（簡稱GSP。GSP是一系列質量控制中非常重要的環(huán)節(jié)， 我國在 2001年 12月 1日頒布實施的 藥品管理法 中已明 確了監(jiān)督實施GSP的法律地位，監(jiān)督實施 GSP已經成為藥品監(jiān)督管理工作的重點之一。目前

3、隨著信息技術的飛速發(fā)展和計算機的迅速普及， 使得企業(yè)規(guī)范經營的進、 銷、存業(yè) 務處理過程中大量數據的保存和使用，能夠利用信息發(fā)展的成果和精確高效的計算機工具， 提高管理和經營的質量。同時，也為GSP的實施提供了無可替代的效率保證，而千方百劑 醫(yī)藥管理系統(tǒng)正是秉承這一規(guī)定嚴格按照 GSP大綱要求設計制作的醫(yī)藥管理系統(tǒng)軟件，是您使用計算機管理企業(yè)的首選軟件。第一章 快速入門在正式使用軟件以前應該首先了解使用軟件的前提條件、 相關準備工作及軟件的基本操 作流程。這樣會讓您達到事半功倍的作用，使用軟件起來也會更加得心應手。1.1 軟件使用的前提條件1.1.1 信息的收集使用軟件的第一步是進行初始信息的

4、收集、整理和統(tǒng)計工作。首先應該對貴公司的藥品信息、往來單位信息、倉庫信息、職員信息、會計科目、銀行 帳戶等相關信息進行整理。 收集整理后的上述相關信息都將分別詳細、 完整的錄入到 基本 信息的相應模塊中。例如： 某某公司整理的要藥品信息、往來單位信息、倉庫信息與內部職員信息如下：1、藥品信息中某個藥品的整理內容如下：小兒肺咳沖劑為拆零藥品，拆零單位為袋，大單位為盒，其藥品編碼為01，條碼為692311114，規(guī)格為1X 10袋，為沖劑是中成藥，為一般驗收方式，常規(guī)養(yǎng)護，Otc類藥品，零售價為 8.5元，會員價為8元，批發(fā)價格為6.8元，是個GMP藥品。2、往來單位中某一個單位的整理內容如下：長

5、春人民制藥廠為藥品生產企業(yè)，編號 001 ，地址：吉林長春濱江路 136號，聯系 人：張小姐，電話號碼 1234567，信用額度： 100000 元，目前應付款為 5000元， 法人代表：長春，簽訂了質量保證協議，提供了營業(yè)執(zhí)照、生產經營許可證、組織 機構代碼、國稅 / 地稅登記證、法人委托書等相關證件。3、倉庫信息中某一倉庫的整理內容如下：配送中心西藥倉庫，編號 010，為合格品倉庫。4、內部職員信息中某一職員的整理內容如下：小張女，質量管理部門主管，編號 123，本科學歷，畢業(yè)于成都中醫(yī)藥大學， 2000 年進入公司，擁有職業(yè)藥師證書、藥品上崗證、畢業(yè)證、技能登記證。說明： 系統(tǒng)管理員應該

6、根據所收集整理出來的內容，分別將其錄入【基本信息】的相關功能模塊中，如藥品信息就應該錄入【基本信息】 / 藥品字典中。其次是對商品的現有庫存、 應收應付帳款、 現有的銀行存款等相關信息進行統(tǒng)計、 整理。 其整理后的內容都將作為該企業(yè)的期初數值，錄入軟件【系統(tǒng)維護】/ 【期初建帳】中的各項期初中，成為系統(tǒng)開帳前的期初數據。注意： 期初數據的收集、整理、錄入工作必須確保完整、詳細、準確。因為在軟件開帳 以后，所有的期初數值都是不能進行更改的！最后是對軟件中的成本核算方法進行設置，進入【系統(tǒng)維護】/ 【超級用戶】 /系統(tǒng)設 置中選擇“成本核算方式” 。系統(tǒng)中提供了移動加權平均法、先近先出方法、后進先

7、出方 法和手工指定法四種成本核算方法。特別注意： 手工指定法能對藥品效期和批次進行管理， 但無法使用負庫存銷售； 而移動 加權平均法能使用負庫存銷售， 但不能對藥品的效期和批次進行管理； 先進先出法與后進先 出法都無法對藥品的效期與批次進行管理。上述信息的收集建議是由系統(tǒng)管理員向各環(huán)節(jié)的相關負責人員索取， 再由系統(tǒng)管理員分 別錄入到相關的功能中。1.2 軟件的操作流程當信息收集好以后就可以進行期初信息的錄入和相關業(yè)務信息的錄入了。 但首先我們先 向您介紹一下軟件的大體操作流程。軟件的大體操作流程如下：基本信息的錄入T期初建帳T啟用帳套T業(yè)務錄入T月結存T年結存 各相關步驟信息的詳細講解請查閱千

8、方說明書中第四章快速入門的講解。1.3 軟件各模塊講解在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中總共分了十二個管理模塊，其分別為：零售管理、采購 管理、銷售管理、庫存管理、配送管理、財務管理、往來管理、報表中心、GSPt理、其他、基本信息、系統(tǒng)維護。零售管理模塊主要是用于零售門店進行日常零售業(yè)務，其中包括零售開票、 零售退貨、開具處方單、零售促銷設置、零售報表查詢、零售庫存查詢等功能。采購管理模塊主要是用于藥品購進部門進行日常藥品采購業(yè)務。其中包括采購、 采購退貨、 采購退補、 采購退補、 采購退貨退補、 受托代銷業(yè)務及其相關采購業(yè)務數據的查詢。銷售管理模塊主要是用于處理日常的銷售、銷售退貨、銷售退補、銷售退貨

9、退補、 委托代銷業(yè)務，并且還可以對相關的業(yè)務報表、業(yè)務數據及原始憑證進行查詢。庫存管理模塊該模塊主要是用于處理非經營性出入庫、成本調價、 報損報溢、 效期管理、商品拆零、批次跟蹤、庫存盤點、庫存查詢及庫存上下限制報警管理等等。配送管理模塊主要是用于處理配送中心與門店之間，日常的配送、配送退貨業(yè)務， 并且可以對相關的業(yè)務單據與配送數據進行查詢。財務管理模塊該模塊主要是用于財務部門對企業(yè)資金進行帳務管理，內容涉及公司的費用、收入、資產以及會計憑證。GSPW理模塊本模塊提供了檢查驗收、儲存養(yǎng)護、檢查驗收、配送驗收、不合格藥 品管理等十六大模塊的百余種GSP報表。同時將進、銷、存與 GSP管理向結合，

10、所有 GSP報表都進行了 GSP流程控制，所有的進、銷、存相關的 GSP報表都可以自動生成。其他模塊其他模塊中提供了經營歷程查詢、 業(yè)務草稿過帳審核、 計算器、 短消息等 功能?；拘畔⒛K主要是用于對企業(yè)的藥品信息、內部職員、往來單位、存貨倉庫等內容進行增加、修改、刪除等維護。系統(tǒng)維護模塊：該功能模塊涉及推出系統(tǒng)、更換帳套、數據管理、數據結存、權限設置、系統(tǒng)設置、單據格式配置等功能，可以對系統(tǒng)的全局集訓寧相關的設置與維護。1.3快捷鍵的使用為了提高軟件的操作效率，提高軟件的錄入速度我們特別在軟件中添加了許多快捷鍵， 您在錄入業(yè)務單據或進行報表查詢等操作時都可以非常便捷的使用。1、 在各業(yè)務單

11、據中凡是在字段后面有中括號中帶有字母加下劃線的標志（如: a）的, 都可以使用AIT +括號中的字母，將光標快速定位到該字段處。例如：在銷售單中需要錄入相應的購買單位信息，在購買單位后面有個D標志，此時您可以直接用 AIT + D鍵即可將光標定位在該信息錄入框中，此時便可以進行相關往來單位 信息的錄入了。2、在展開菜單欄后，您可以看到各業(yè)務單據右邊都標有快捷鍵的使用方法。如：零售管理中零售開票的快捷鍵就為：Ctrl + R3、各單據中的快捷鍵請分別查閱下面業(yè)務單據中的講解。第二章 系統(tǒng)管理員必讀作為一個合格的系統(tǒng)管理員必須要擔負起整個企業(yè)網絡系統(tǒng)的維護工作。 對企業(yè)的網絡 使用、電腦維護、軟件

12、使用起這及其重要的作用。在軟件中系統(tǒng)管理員擔當著“超級用戶” 的角色，即擁有軟件中所有的權限。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)開帳以前， 首先應該將企業(yè)的基本信息錄入到軟件中，其 中基本信息包括：藥品信息、職員信息、往來單位信息、部門信息、銀行科目、銷售門店、 存貨倉庫信息。 其次還要進行期初帳務的錄入， 也就是歸企業(yè)在使用軟件管理前的庫存商品 數量、現有資產、應收應付賬款、會計科目等。同時還要對所有的操作人員進行授權，最后 將軟件開帳， 開帳前是不能進行任何業(yè)務數據的錄入的， 只有在開帳以后才能進行業(yè)務往來 數據的錄入。特別注意： 在軟件開帳以后基本信息中已有庫存和期初的商品換算比率不能更改， 成本

13、核算方法不能更改， 期初商品信息不能更改， 啟用帳套的時間也不能更改。 所以在開帳以前 不行要保證基本信息、期初信息、成本核算方法的錄入準確無誤！2.1 如何進行基本信息的錄入基本信息的完整準確是使用本軟件的前提條件， 基本信息的錄入包括： 藥品字典、 往來 單位、內部職員、銀行帳戶、存貨倉庫、會員管理、費用類型、其他收入、固定資產、會計 科目、銷售片區(qū)、公司部門、銷售門店、 pos 機、商品關聯、配伍禁忌設置、基本信息編號 配置。各信息需要根據貴企業(yè)的實際情況進行完成準確的錄入， 具體錄入方法與使用注意請參 照千方說明書中第五章第一節(jié)基本信息中的講解。2.3 如何進行系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護中包含了

14、退出系統(tǒng)、更換用戶、更換帳套、修改密碼、系統(tǒng)鎖定、數據管理、 月結存、反月結存、年結存、系統(tǒng)重建、超級用戶、期初建帳、單據格式配置、幫助、版本 說明、新功能說明、開帳。第三章 質量管理部門必讀質量管理部門作為企業(yè)藥品質量管理的核心部門， 對整個企業(yè)的藥品質量起著舉足輕重的作用。是保證藥品質量的重要關口。3.1 主要的工作內容與職責執(zhí)行有關的藥品質量管理的法律、法規(guī)和行政管理規(guī)章。起草企業(yè)藥品質量管理制度，并指導、監(jiān)督制度的執(zhí)行。負責首營企業(yè)和首營品種的質量審核。負責藥品質量的查詢和藥品質量事故或質量投訴等內容的調查、處理及報告。負責藥品的驗收管理、指導和監(jiān)督藥品保管、養(yǎng)護和運輸過程中的質量工作

15、。負責質量不合格的審核，對不合格藥品的處理過程實施監(jiān)督。 收集和分析藥品質量信息。協助開展對企業(yè)職工藥品質量管理方面的教育或培訓。3.2 軟件中首營企業(yè)、首營藥品的處理方法3.2.1 如何正確處理首營企業(yè)首營企業(yè)是指購進藥品時與本企業(yè)首次發(fā)生供需關系的藥品生產或經營企業(yè)。首營企業(yè)審核時必須向本企業(yè)提供加蓋首營企業(yè)原印章的合法證照復印件、 藥品銷售人 員必須提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權書， 并標明委托授權范 圍、機有效期限， 藥品銷售人員身份證復印件， 還應該提供首營企業(yè)質量認證情況的有關證 明。軟件中首營企業(yè)審批的處理流程為：第一步：進入【基本信息】 / 往來單位中添

16、加該單位的相關信息，并在“首營企業(yè)”處打勾，以確定該企業(yè)為首營企業(yè)。 提示： 如果該企業(yè)已經通過首營審批后，則 “首營企業(yè)審批”處會自動打上一個勾。第二步：進入【GSP管理】/【檢查驗收】/首營企業(yè)審批表中對該企業(yè)進行首 營審批。注意：如該企業(yè)確定為首營企業(yè)，并且在【GSP系統(tǒng)設置】/采購入庫中 在“是否進行首營企業(yè)判斷”處打勾，則在發(fā)生采購業(yè)務前必須進行首營企業(yè)審批，才 能進行采購業(yè)務。 反之，如不打勾， 則無論是否進行首營企業(yè)審批都可以進行采購業(yè)務。提示：上述兩個報表的使用方法與注意事項請查閱千方說明書中的講解。3.2.2 如何正確處理首營藥品首營藥品是指本企業(yè)向某一藥品生產企業(yè)首次購進的

17、藥品，包括新產品、 新規(guī)格、 新機型、新包裝。首營藥品審核時必須向本企業(yè)提供加蓋生產單位原印章的合法證照復印件， 藥品質量標 準、藥品生產批準證明文件，首營品種的藥品出廠檢驗報告書，藥品包裝、標簽、說明書試 樣及價格批文等。軟件中首營藥品的處理流程為：第一步：進入【基本信息】 / 藥品字典中添加該商品的相關信息。并且在輔助 信息的“首營企業(yè)”中打勾，確定該藥品為首營藥品。如： 如果該企業(yè)已經通過首營審批后，則“首營審批”處會自動打上一個勾。第二步：進入【GSP管理】/【檢查驗收】/首營藥品審批表中對該藥品進行首 營審批。注意：如該藥品確定為藥品企業(yè)，并且在【GSP系統(tǒng)設置】/采購入庫中在“是否

18、進行首營藥品判斷”處打勾，則在發(fā)生采購業(yè)務前必須進行首營審批，才能進 行采購業(yè)務。反之，如不打勾，則無論是否進行首營審批都可以進行采購業(yè)務。提示： 上述兩張報表的使用方法與注意事項請查詢千方說明書中的講解。3.3 如何進行進行質量保證協議、合格供方檔案表的錄入當與任何企業(yè)發(fā)生業(yè)務往來時， 對方都必須提供相關的合法手續(xù)， 此時， 質管部門應該 與其簽訂質量保證協議，并建立相應的合格供方檔案。此時，您需要進入【GSP管理】/【檢查驗收】中再分別進入質量保證協議與合 格供方檔案表中進行相關內容的錄入。具體才作方法請參照千方說明書中的講解。3.4 不合格藥品的處理3.4.1 GSP 大綱中對不合格藥品

19、的要求在配送退回過程中如發(fā)現有質檢不合格的藥品，應該嚴格按照 GSP大綱中不合格藥品的處理流程進行處理。確認不合格藥品后， 應該集中存放在配送中心不合格藥品庫（或區(qū)）中， 有倉庫部門專 門設置人員管理并給予明顯標志，同時建立不合格藥品檔案，對不合格藥品進行嚴格控制， 防止出現質量事故。不合格藥品的確認、 報告、報損、銷毀應有完整的手續(xù)或記錄。質量管理機構負責填寫 “不合格藥品報損審批表” ，報企業(yè)質量負責人及企業(yè)負責人審核后， 通知購進、 配送中心、財務部門辦理消帳、下帳手續(xù)。銷毀藥品應按照規(guī)定的程序履行手續(xù)并做好記錄。質量管理機構負責對一般藥品的銷毀進行監(jiān)督， 銷售特殊藥品時，應該商報藥品監(jiān)

20、督部門批準后， 在 藥品監(jiān)督管理部門的監(jiān)督下銷毀。銷毀一般采用焚毀、深埋、無論形狀破壞等方法。342軟件中的不合格藥品處理342.1 處理流程不合格藥品報損審批表!藥品銷毀記錄第四章 采購部門必讀藥品的購進管理是藥品經營企業(yè)質量控制的第一關， 也是確保企業(yè)經營行為合法性、 保 證藥品經營質量的關鍵環(huán)節(jié)。 業(yè)務購進部門再藥品的采購過程中， 承擔這藥品購進質量控制 的直接責任，質量管理部門必須對藥品購進權過程實施有效的監(jiān)督控制。4.1 藥品購進的原則藥品經營企業(yè)應當把確保藥品經營質量發(fā)在首選藥品和供貨單位條件的首位， 購進藥品 應當以滿足人們預防、治療、診斷疾病的需要為目標，以市場需求為導向，堅持

21、“以質量為 前提， 按需進貨，擇優(yōu)選購”的原則，最大限度地保證社會的需求和企業(yè)業(yè)務經營活動的健 康發(fā)展，不斷提高企業(yè)質量管理水平。4.2 藥品購進的程序企業(yè)在開展藥品購進活動中，必須制定能夠確保購進的藥品符合質量要求的進貨程序， 進貨質量管理程序應包括以下環(huán)節(jié)：確定供貨企業(yè)的法定資格及質量信譽。審核所購入藥品的合法性和質量可靠性。對與本企業(yè)進行業(yè)務聯系的供貨單位、銷售人員，進行合法資格的驗證。購進計劃的編制與審核。簽訂有明確質量條款的購貨合同。首營企業(yè)及首營藥品的審核藥品購進記錄的編制藥品驗收入庫4.3 軟件中的購進管理在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng) 中嚴格按照GSP大綱要求，獨立開發(fā)了一個專門用于藥

22、品購進管理的功能模塊-采購管理。該模塊的流程分為“GSP流程控制”和“自動生成 GSP報表”兩種模式，您可以根據貴企業(yè)的實際情況進行選擇使用。GSP流程控制與自動生成 GSP報表的區(qū)別：兩種流程都需要進入【GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設置】/采購入庫中進行設置。GSP流程控制的每張報表都必須是由相關的操作人員一步一步的完成。自動生成GSP報表則只需要完成“采購入庫單” 一張業(yè)務單據，其他報表都會按照 在GSP系統(tǒng)設置中的設置而自動生成。自動生成GSP報表自動生成GSP報表首先需要進入【GSPt理】/【GSP系統(tǒng)設置】/采購入庫中選擇“自動生成GSP報表”，并根據實際需要分別在采購計劃、采購合同、

23、藥品購進記錄表、購進藥品質量驗收記錄處打勾。在采購入庫單過帳后系統(tǒng)會按照設置自動生成相應的GSP報表。432 GSP流程控制4.321 基本流程圖提示：該四個步 驟是在GSP系統(tǒng) 控制中打勾后， 才需要完成。如 沒有打勾則可 以直接進行采 購計劃的編制。4.3.2.2流程講解1 采購計劃1）概述采購計劃是業(yè)務經營活動的重要工作內容， 企業(yè)應該按照實際出發(fā)， 遵循市場經濟規(guī)律、 提高企業(yè)經濟效益的原則，科學合理的制定采購計劃。采購計劃按照企業(yè)的需要一般分為： 年度計劃、 季度計劃和月份計劃。 該計劃應該由相關的業(yè)務人月進行錄制， 并通過分管經理 或主管簽字審核后方能生效。2）權限設置在千方百劑醫(yī)

24、藥管理系統(tǒng) 中要使用相應的業(yè)務單據都必須要有相關業(yè)務單據的使用 權限，否則在軟件后將看不到相應功能。采購計劃權限的授予請進入【系統(tǒng)設置】/ 【超級用戶】/【用戶口令及權限設置】/GSPB表權限中的將“采購計劃”打勾。并根據實際 情況賦予該操作員增加、修改、審核、刪除、查看權限。3）注意事項如在【GSP系統(tǒng)設置】/采購入庫中將“采購計戈打勾，則在采購計劃錄入保存 后，進入下一步采購合同時，采購合同可以調用采購計劃的相關內容； 反之，如不在采購計 劃處打勾，則在進行采購合同的錄入時就不能調用采購計劃的內容。2采購合同1）概述其目的就是有效的達到采購合同是藥品經營過程中明確供銷雙方責權的重要形式之一

25、。使供銷雙方在經營活動中牢固樹立質量意識，明確雙方的質量責任，促使企業(yè)自覺主動的加強質量控制，依法規(guī)范經營，確保藥品經營質量。2）權限設置采購合同授權請進入【系統(tǒng)設置】 /【超級用戶】/【用戶口令及權限設置】 /GSP報 表權限 中的將“采購合同” 打勾。 并根據實際情況賦予該操作員增加、 修改、審核、 刪除、 查看權限。3. 購進記錄表1）概述GSP規(guī)定購進藥品應有合法票據，并規(guī)定建立購進記錄應做到：票、帳、或相符。購進 記錄是對企業(yè)業(yè)務購進行為合法性及規(guī)范性的有效監(jiān)控和追溯。是由企業(yè)業(yè)務購進人員在確定了具體的業(yè)務購進活動后所作處的記錄， 其內容應包含購進藥品的同用名稱、 劑型、規(guī)格、 有效

26、期、生產廠商、供貨單位、購進數量、購貨日期等內容。2）權限設置購進記錄表授權請分別進入 【系統(tǒng)設置】 /【超級用戶】 / 【用戶口令及權限設置】 /GSP 報表權限中將“購進記錄”打勾；進入GSP簽字權限中將“采購業(yè)務員簽字權限”打勾。4. 購進藥品到貨請驗單1）概述購進藥品到貨請驗收單是只在GSP流程控制流程中存在的業(yè)務單據，而在自動生成GSP報表 流程中是沒有該業(yè)務單據的。 該單據主要是用于供應商將商品送到后， 由購進部門或倉 儲部門開出單據，并通知質量驗收人員進行商品質量驗收。2）權限設置進入【系統(tǒng)設置】/【超級用戶】/【用戶口令及權限設置】/GSP報表權限中將“到 貨請驗單”打勾，并且

27、在下方賦予該操作人員的增加、修改、審核、刪除、查看權限。3）注意事項：如在【GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設置】/采購入庫中沒有將“購進藥品 到貨請驗”打勾，則該業(yè)務單據只能進行查詢而不能進行錄入！5. 購進藥品質量驗收1）概述對藥品進行質量驗收， 是把好藥品入庫的質量關， 是對藥品質量進行有效控制的關鍵環(huán) 節(jié)。而質量驗收記錄是企業(yè)質量檢查的核心資料， 驗收記錄應根據質量驗收的實際情況， 將 驗收藥品的質量狀況記錄下來， 并做出明確的驗收結論。 驗收記錄應該做到真實、 完整、準 確、有效。企業(yè)對藥品質量驗收記錄的保存應超過藥品有效期一年，但不得少于三年。2）權限設置分別進入【系統(tǒng)設置】/【超級用戶

28、】/【用戶口令及權限設置】/GSP報表權限中將“藥品質量驗收記錄”打勾；進入GSP簽字權限中將“入庫驗收員簽字權限”打勾。3）驗收不合格藥品的處理當驗收過程中發(fā)現不合格藥品，應填寫藥品拒收報告單。單據位置：【GSP管理】/【檢查驗收】 / 藥品拒收報告單 。4）抽樣驗收的設置、記錄生成與澄明度檢查記錄的生成驗收抽取的樣品應具有代表性， 即必須保證抽取的樣品能準確反映被驗收藥品的總體質 量狀況。抽樣驗收設置應進入【 GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設置】/GSP驗收設置中進行設 置。如在完成抽樣驗收后，需要自動生成藥品驗收抽樣記錄還需要在下方的“質量驗收 審核后生成抽樣檢查記錄” 處打勾。 否則在完成

29、質量驗收記錄后系統(tǒng)將不會自動生成抽樣驗 收記錄。同時，如需要完成購進記錄后自動生成針劑澄明度檢查記錄，也需要在“量驗收審核后生成澄明度檢查記錄” 。反之，不打勾則不會生成！提示： 當抽樣驗收設置好以后， 在質量驗收記錄中系統(tǒng)便會自動根據設置的條件在 “抽 樣數量”字段中自動計算好該批藥品的抽樣數量。5）使用注意該單據只能通過調單的方式， 調用上一步生成的數據進行填寫， 而不能自行選擇商品錄 入！6）操作技巧如調用上步驟數據時藥品只有一個批次， 而實際到貨驗收的商品卻有兩個批次， 則此時， 您可以選中該商品并點擊鼠標右鍵， 使用“分批驗收”功能， 或選中該商品后直接使用快捷 鍵： Ctrl C。

30、6. 藥品驗收入庫通知單1）概述藥品驗收入庫通知單只能調用上個步驟的相關數據進行錄入。 主要是在質量檢查人員完 成質量驗收后，開出該單據通知保管人員準備進行商品的入庫。2）權限設置進入【系統(tǒng)維護】/【超級用戶】/【用戶口令及權限設置】/GSP簽字權限中將“購 進藥品入庫通知單”處打勾。并同時賦予該操作人員增加、修改、審核、刪除、查看權限的 相關權限。7. 采購入庫單 / 業(yè)務草稿過帳當上述步驟完成后， 系統(tǒng)會自動提示：“入庫數據已經成功生成 采購入庫單 草稿數據 ， 請到業(yè)務草稿中查詢！ ”此時，只是完成了采購入庫單草稿的生成， 并沒有真正的商品入庫， 此時的庫存數量沒有改變。 還必須進入采購

31、入庫單或業(yè)務草稿中將入庫單草稿過帳， 實際庫 存數量才會增加。此時，才真正完成了整個采購業(yè)務流程。說明：GSP流程控制下的采購入庫單是查詢的功能，不能進行業(yè)務數據的錄入，而 自動生成GSP流程下的采購入庫單才是真正的業(yè)務單據。是用于采購業(yè)務數據的錄入。4.3.2.3 采購退貨、采購退貨退補、采購退補業(yè)務的處理當完成采購業(yè)務流程后， 因為包裝問題、 效期問題等其他原因需要對已經入庫的商品進 行退貨時，采購退貨單可以快捷的幫助您進行業(yè)務處理。如在完成退貨業(yè)務后，發(fā)現退 貨的商品退貨價格錄入錯誤，此時，您也不用擔心，您可以使用采購退貨退補單進行調 帳處理。而采購入庫后發(fā)現采購入庫的價格有誤， 此時采

32、購退補單 也能非常輕松的幫助您完 成進貨價格的調整。注意： 上述三張單據的使用方法與注意事項請查閱千方說明書中的講解！4.3.3 采購報表的查詢在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中，為了使您在完成采購業(yè)務后，能及時而便捷的查詢到 每筆采購業(yè)務的來龍去脈。 我們根據查詢內容的不同而開發(fā)制定了強大的報表查詢功能，您可以根據實際情況分別使用不同的查詢報表查詢到您需要的相關采購數據與信息。真正的做到有根可尋、有據可查。采購管理中的查詢報表如下：采購計劃查詢、采購合同查詢、采購合同統(tǒng)計查詢、采購退補查詢、采購成本表、采購 統(tǒng)計報表、藥品進價分析、采購明細查詢、商品進貨銷售分析、供應商進貨銷售分析、供應 商進貨配送分

33、析、生產廠商供貨銷售分析提示： 各報表的使用方法與注意事項請查閱千方說明書中的講解！4.3.2.5 使用注意事項在使用GSP流程控制時，一定要完成整個操作流程后才能進行銷售、零售等其他業(yè)務的開展，否則在進行商品選擇時，該藥品的狀態(tài)會顯示為：“質檢中”不能選擇。處理方法： 請將檢查是那個步驟沒有完成，并將其補上?；蛑苯舆M入 GSP采購管理中各單據的具體使用方法、 注意事項等內容請全部查閱千方說明書中第五章第 三節(jié)中各單據的講解！4.4 受托代銷業(yè)務的管理在醫(yī)藥流通企業(yè)中除了使用采購進貨銷售的模式外， 還存在另一種銷售方式： 受托代銷。 即供應商供貨給企業(yè)，但企業(yè)不需要馬上向供貨商付款，而是在銷售

34、完成后統(tǒng)一進行付款， 或銷售一批付一批。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中特別開發(fā)提供了“商品受托代銷”業(yè)務管理模塊。位于 【采購管理】 / 商品受托代銷模塊中共包括受托代銷入庫、受托出庫、受托代銷退貨、 銷售情況查詢、退貨情況查詢、代銷庫存狀況功能。提示： 詳細的講解請查閱千方說明書中 5.3.10 中的講解！第五章 配送部門必讀配送中心是零售連鎖企業(yè)的物流控制機構，其職能為驗收、儲存、養(yǎng)護、出庫復核、運 輸等，并且只能向本企業(yè)連鎖范圍內的門店配送，不得對外批發(fā)，零售、及配送，國家藥品 監(jiān)督管理局另有規(guī)定的除外。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng) 中配送管理系統(tǒng)提供了 網內配送 與 網外配送 兩種連接方式， 兩種

35、連接方式的配送流程都是相同的。網外配送： 是指配送中心與門店使用遠程連接， 即配送中心與門店不在同一個局域 網內。 使用網外配送必須進行數據上下傳輸， 才能進行相關的業(yè)務操作。例如：在門店 完成一張門店要貨計劃后， 需要將數據上傳給配送中心， 當配送中心接收門店數據 后，才能進行相關業(yè)務的操作。提示： 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng) 5.1 以后的版本中還增加了一個數據傳輸工 具該工具只需要門店進行相關的上傳與接收， 當配送中心接收到門店數據后， 會在配 送中心自動進行提示。具體使用情況請查閱下面的講解。網內配送： 是指配送中心與門店使用實施連接， 即配送中心與門店在同一個局域網 內。使用網內配送可以

36、不用進行數據上下傳輸，便可以進行相關的業(yè)務操作。例如：在 門店完成一張門店要貨計劃單后，配送中心就能馬上接收到該數據，可以直接在配 送中心做出相應的業(yè)務操作。5. 1配送出庫業(yè)務在醫(yī)藥流通企業(yè)的實際配送流程為： 首先由門店提出要貨計劃， 或者配送中心依據企業(yè) 管理對各門店的最低儲存藥品極限制定配送計劃，然后將配送計劃轉變?yōu)榕渌颓鍐谓粋}庫， 倉庫憑配貨清單按批號將藥品發(fā)至配送場所， 由專職配貨員依據門店的配貨憑證， 將藥品分 發(fā)到相應的門店貨位中； 復核員對已配發(fā)好的藥品按品種、 逐批號進行質量復核， 復核無誤 后，復核人員在配送單上簽字并注明質量結論， 并將復核后的藥品貼封， 最后移送至待發(fā)藥

37、 品區(qū)，由運輸員向門店進行配送。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中配送出庫的模式分為：自動生成 GSP 報表與 GSP 流程 控制兩種。自動生成GSP報表5.1.1.1 簡介使用自動生成 GSPB表首先應該進入【GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設置】/配送出庫中 選擇使用“自動生成 GPS報表”模式。同時選擇是否自動生成“出庫復核記錄”與“藥品配 送記錄”兩張GSPB表。如需要自動生成上述兩張報表，必須分別在上述兩處中打勾。如不需要生成上述兩張報表，則不用打勾。使用“自動生成 GSP 報表”模式進行配送商品時，只需要完成配送出庫單的錄入與過帳工作。便完成配送業(yè)務。注意：如果是門店制定門店要貨計劃單上傳配送中心

38、，則必須先對門店要貨計劃進 行審核。當審核完成后，可以進入配送出庫單 中，直接調用審核后的門店要貨計劃數據。基本流程圖5.1.2 GSP流程控制使用GSP流程控制同樣也需要進入【 GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設置】/配送出庫中 選擇使用“ GSP流程控制”。5.1.2.1 基本流程圖配送中心庫存減少5.122流程講解1.門店要貨計劃門店要貨計劃是由店長或相關的負責人員根據本門店最低儲存藥品及實際銷售情況以 書面的方式告知配送中心。再由配送中心進行統(tǒng)一配送。注意：該張單據中的商品零售價格是調用藥品字典中所設置的零售價格，是不能進行更改的。2. 門店要貨計劃審核門店要貨計劃審核的目的是讓配送中心相關

39、負責人員根據門店的實際要貨情況， 并結合 門店的要貨內容合理的進行商品配送。根據審核計劃的內容制定配送出庫單。3. 配送出庫單當對門店要貨計劃審核完成后，進入該張業(yè)務單據中，可以對審核后的數據進行調用， 并且還可以增加或減少計劃中的內容。 同時， 庫管人員應該遵循先產先出、 先進先出的原則 按照配送出庫單的內容進行發(fā)貨。提示： 該單據只能存為草稿， 必須要完成出庫復核記錄后才能進行過帳。 當該單據存為 草稿后其數據自動生成為出庫復核記錄草稿數據。4. 配送出庫復核記錄出庫復核記錄是記錄復核人員根據配送出庫單的內容與庫管人員實際發(fā)出的商品進行 核對的詳細情況。核對的內容有：數量、批號、生產日期、

40、生產廠家等內容是否真確，包裝 是否完好無損等。 當核對無誤后還需要在配送當上簽字并注明復核結論。 同時做好出庫復核 記錄。配送出庫復核要點：證件藥品的復核，應該注意檢查包裝的完好性。拆零藥品應逐品種、 逐批號對照發(fā)貨憑證進行復核， 復核無誤后， 在拼箱內附隨貨 通行票據并封箱。拆零藥品拼箱應有醒目的拼箱記錄，防止發(fā)貨差錯。 出庫復核記錄中必須標明質量狀況，并由復核人簽字。提示：該單據過帳后， 庫存數量會自動減少。 并且在單據保存后其數據會自動成生為 藥 品配送記錄草稿數據。5. 藥品配送記錄藥品配送記錄需要由配送中心相關負責人員根據每天實際的配送數量、金額、 單價等內容詳細的記錄商品的配送情況

41、。該記錄應該保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。 進入該單據中調出配送出庫復核記錄草稿數據，生成藥品配送記錄。6. 門店收貨入庫單在門店接到配送中心配送的商品后。需要根據配送單的內容與實際配送藥品進行核對， 此時，在軟件中有兩種情況，如下圖：說明：1）如票貨不符，拒收的收貨入庫單傳入后臺，過帳以后在經營歷程中，原配送 單被自動紅沖，同時過帳后收貨入庫單的數量和金額都為零。2）如出現部分票貨相符，部分票貨不符的情況。還可以只將票貨相符的部分商 品收貨入庫。而不符的部分做拒收處理。（詳細操作方法請查閱千方說明書中的講解。）3）門店收貨入庫單錄入保存后，門店的庫存增加，而此時，配送中心門店庫存

42、 還未發(fā)生變化，需要將書就傳入后臺配送中心以后，在配送中心對相應的收貨入庫單過帳后, 配送中心的相關庫存才會變化。特別說明：所有配送出庫業(yè)務單據的操作方法與注意事項都請查閱說千方明書 中第五章第七節(jié)中配送管理的講解！5.2配送退貨在藥品流通企業(yè)中正常的配送退貨流程為：退貨藥品首先應由配送中心進行查詢，如符合企業(yè)制度所規(guī)定的退貨條件，可開具退貨憑證，通知倉儲部門收貨。倉庫保管員憑配送中心開具的退貨憑證，對退貨藥品進行核對無誤后，將退貨藥品存放于退貨藥品庫（或區(qū)）。退貨藥品應指定專人負責保管，并建立退貨藥品臺帳， 其內容應包括改批退貨藥品的基本情況及退貨原因、處理結論等內容。質量驗收員按照配送后退

43、回藥品的驗收程序進行質量驗收，驗收合格的，記錄后轉入合格藥品庫（或區(qū)），驗收不合格的，記錄后轉入不合格藥品庫（或區(qū)） ，并做好不合格藥品臺帳。配送退貨藥品質量驗收記錄應至少保存3年。配送退回業(yè)務在軟件中配送退貨同樣也分為GSP流程控制和自動生成 GSP報表兩種。521.1自動生成GSP報表基本程圖配送中心 門店庫存上傳的設置。若沒注意：門店退貨申請單 需要根據【基本信息】/銷售門店中“退貨模式” 如在該銷售門店需要在“退貨按照嚴格流程控制”出打勾，則必須完成該張業(yè)務單據。有打勾，可以直接錄入門店退貨出庫單便完成配送退貨業(yè)務。5.2.1.2 GSP流稱控制1.基本流程圖2.流程講解1）店退貨申請

44、單如在門店出現因滯銷、 近效期、包裝問題等原因需要將藥品退貨配送中心進行統(tǒng) 處理時，此時，便需要門店的相關負責人員填寫該張單據，并上傳配送中心進行審核， 審核同意后，方能進行退貨業(yè)務。提示： 如在配送退貨時，門店不需要向配送中心遞交退貨申請，則可以不銷售門店 中將“退貨按照嚴格流程控制” 處打勾。 這樣在進行配送退貨時， 就可以由門店直接填寫 門 店退貨出庫單進行門店退貨業(yè)務。2) 店退貨申請單審核門店退貨申請單是調用的門店退貨申請單的數據， 由配送中心相關負責人對退貨的商品 進行審核， 同意退貨后， 在單據上簽字。 并將數據下傳門店， 門店方能進行配送退貨出庫操 作。提示： 該張單據中的內容

45、是調用門店退貨申請單的數據，調用的所有信息都是不能進行修改的。3) 門店退貨出庫單如使用了“退貨按照嚴格流程控制” ，則該張單據只能是調用配送中心審核的退貨申請 單數據， 此時，可以對退貨的數量進行修改， 但修改的退貨數量只能是小于同意退貨的數量； 如沒有使用“退貨按照嚴格流程控制”則可以按照實際情況進行退貨商品的錄入。單據過帳后， 門店庫存數量減少， 同時將數據上傳配送中心， 由配送進行下一步配送退 貨流程的處理。4) 配送退回通知單當門店退貨出庫后， 由配送中心相關退貨負責人員開具配送退回通知單， 通知倉庫人員 接收該藥品。并將該批藥品放在待驗商品區(qū)， 同時開具配送退回到貨請驗單給相關質檢

46、 人員，等待質量檢查人員對該批藥品進行質量檢查。提示： 該張單據只能是調用門店上傳的 店退貨出庫單數據進行錄入， 不能手工進行 錄入。5) 配送退回到貨請驗單 配送退回到貨請驗單是在倉庫保管人員接到門店退貨的藥品后， 按照通知單的內容開具 該單據給質檢人員， 由質檢人員根據單據的內容對藥品進行檢查， 并做好 配送退貨藥品驗 收記錄。提示：a.該張單據只能是調用配送退回通知單的數據進行錄入，不能手工進行錄入。B.單據會根據在“ GSP流程控制” 中的設置不同而狀態(tài)不同。如在該單據前面 打勾， 則該張單據是作為業(yè)務單據可以進行錄入； 反之若不打勾， 則該張單據是以查詢的狀 態(tài)出現，此時只能對指定時

47、間段內所錄制過的此單據進行查詢。6) 配送退回藥品驗收記錄質量驗收人員按照門店退回藥品的驗收程序進行質量驗收， 并在該單據中按照驗收的實 際結果進行填寫， 同時簽上名字。 如檢查合格則轉入合格藥品庫， 如不合格則轉入不合格藥 品庫區(qū)。該記錄應至少保存三年。7) 配送退回入庫通知單當質量檢查合格后， 相關負責人員應該開具該張單據通知庫存管理人員按照藥品的狀態(tài) 分別，將藥品分別存放入不同的倉庫中。 如質量合格， 則進入合格藥品庫區(qū)； 若質量不合格， 則進入不合格藥品庫區(qū)。注意： 該張單據過帳后， 實際庫存商品數量并不會增加， 還必須進入 配送退貨入庫單 或業(yè)務草稿 中將該筆配送退回單據進行過帳，

48、實際商品庫存數量才會增加。并且在單據 過帳后， 系統(tǒng)會自動生成 配送退貨藥品臺帳 ，若有不合格藥品， 則系統(tǒng)還會同時生成 不 合格藥品臺帳至此，配送退貨的整個流程就完成了。8) 配送退回藥品臺帳配送退回藥品臺帳可以對所有配送退回的藥品進行統(tǒng)計與查詢。特別說明：所有配送退貨業(yè)務單據的操作方法與注意事項都請查閱說千方明書中第五 章第七節(jié)中配送管理的講解！5.3 報表查詢同采購管理模塊相同， 千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)除了提供完成的配送出庫業(yè)務流程還 提供了強大的報表查詢功能。 在完成相關的配送業(yè)務操作后都可以對相關的數據與報表進行 查詢。相關的查詢報表如下：配送成本表主要是按照配送類單據統(tǒng)計查詢任意時間

49、段內， 每筆配送、 配送退貨 的詳細金額、 配送成本、 配送毛利等信息的詳情。 同時還可以對每筆業(yè)務的原始憑 證進行查詢。配送統(tǒng)計報表該報表主要是按照藥品對每日、 每月、 任意時間斷的相關配送與配 送退貨詳情進行統(tǒng)計查詢，如：配送金額、配送數量、均價、稅額等內容。配送差異查詢該功能主要是對配送過程中出現配送數量大于門店實際收貨數量 情況的統(tǒng)計與查詢功能。門店要貨計劃查詢該功能可以對所有門店上傳的要貨計劃進行統(tǒng)計查詢。門店新品需求查詢該功能可以對門店上傳的所有新品需求單進行統(tǒng)計查詢。配送明細查詢可以對任意時間段內。配送與配送退貨的詳情進行統(tǒng)計查詢。 自營店繳款管理可以對自營店的繳款情況進行統(tǒng)計、

50、查詢與管理。5.4 如何進行庫存養(yǎng)護5.4.1 養(yǎng)護工作的內容藥品養(yǎng)護的各項內容都應該圍繞保證藥品儲存質量為目標， 其主要工作內容有： 檢查控 制在庫藥品的儲存條件， 對藥品進行定期質量檢查， 對發(fā)現的問題及時采取有效的處理措施。5.4.2 養(yǎng)護的職責與分工藥品養(yǎng)護是一項涉及質量管理、 倉儲保管、 業(yè)務經營等方面的綜合性工作， 按照工作性保證藥品養(yǎng)護工作的有效開展。質及質量職責的不同， 要求各相關崗位必須相互協調與配合，質量管理人員負責對藥品養(yǎng)護人員進行業(yè)務指導， 審定藥品養(yǎng)護工作計劃， 確定重 點養(yǎng)護品種， 對藥品養(yǎng)護人員上報質量問題進行分析并確定處理措施， 對養(yǎng)護工作 的開展情況實施監(jiān)督考

51、核。保管員負責對庫存藥品進行合理儲存， 對倉間溫濕度等儲存條件進行管理， 按月填 報“進效期藥品催銷表” ，協助養(yǎng)護人員實施藥品養(yǎng)護的具體操作。養(yǎng)護人員負責保管人員對藥品進行合理儲存， 定期檢查在庫藥品儲存條件及庫存藥 品質量，針對藥品的儲存特性采取科學有效的方法養(yǎng)護， 定期匯總。 分析和上報藥 品養(yǎng)護的質量信息，負責驗收養(yǎng)護儲存儀器設備的管理工作，建立藥品養(yǎng)護檔案。總部養(yǎng)護人員負責指導所屬分部及連鎖門店的藥品養(yǎng)護檢查業(yè)務工作，定期收集、 匯總、分析連鎖門店上報的藥品養(yǎng)護質量信息報表。5.4.3 軟件中養(yǎng)護工作的具體實施 5.4.3.1 藥品養(yǎng)護類別的區(qū)分根據 GSP 大綱規(guī)定，購進藥品后三個

52、月起應該進行第一次庫存養(yǎng)護檢查。軟件根據藥 品的實際情況不同將藥品的養(yǎng)護方式分為： 重點養(yǎng)護藥品、 常規(guī)養(yǎng)護藥品和不需要養(yǎng)護藥品 三種。這三種養(yǎng)護方式的確定應該進入【基本信息】/藥品字典中進行確認。三種養(yǎng)護方法的區(qū)別與定義分別如下：1. 不需要養(yǎng)護藥品此類藥品通常為質量穩(wěn)定，且存儲周期短。在軟件中此類藥品是不需要進行養(yǎng)護的。2. 常規(guī)養(yǎng)護藥品1) 從未進行過養(yǎng)護，并且入庫時間大于 90 天，未到近效期的藥品2) 距離上一次養(yǎng)護時間大于 90 天，并且未到近效期的藥品。此類藥品應按照 3/3/4 的原則進行養(yǎng)護。也就是是每季度的第一個月養(yǎng)護所有品種的 30%第二個月養(yǎng)護 30%第三個月養(yǎng)護 40%。2. 重點養(yǎng)護品種重點養(yǎng)護品種有主營品種、首營品種、質量性狀不穩(wěn)定的品種有特殊儲存要求的品種、 儲存時間較長的品種、 近期內發(fā)生過質量問題的品種及藥監(jiān)部門重點監(jiān)控的品種。 重點養(yǎng)護 品種應每月進行一次養(yǎng)護。 當該藥品確定為重點養(yǎng)護藥品后， 系統(tǒng)會自動在 重點養(yǎng)護品種 確定表中