采購交期管理規(guī)范

1、采購交期管理規(guī)一、目的在必要的時間準時獲得生產經營活動必需的物料，維持正常的生產活動，減少因采購交期延誤造成的公司損失。二、適用圍適用于公司生產物料的采購過程，非生產物料不在本管理圍之。三、確定合理的采購期每年1月，由采購部根據上年度的供應商狀況和物料需求狀 況、物料性質制定本年度采購期表，并向各相關部門發(fā)放，作 為物料請購管理、庫存管理、采購交期管理之參考。四、建立合理化庫存每年1月，制造部根據上年度經營狀況和本年度營銷目標制定 合理安全庫存表，采購部長應該提由合理化建議，共同確認合 理化庫存表，庫存表應該發(fā)放至下料、總裝、機加工、倉庫和采購。 五、交期的計算自采購部收到請購單至使用部門要求

2、的交貨日期止。六、采購訂單的下達（一）責任采購人員收到請購單后應該及時和供應商溝通交期，及 時下達采購訂單。1、簽訂長期合約關系的物料及供應商，應該在收到請購單后8個工作時在合格供應商名錄中選擇供應商下達訂單和訂單確認。（通過訂單回傳，沒有傳真的供應商確認并做好記錄確認供應商已經收到采購訂單和確認接受交期）；2、已經有合作關系的原材料供應商，應該在8個工作時向其發(fā)生詢價單，并督促其在 24個工作時提供報價單（最長不超過2個工作日），收齊報價后 12個工作時完成制作比價單、報價 審批、制作采購訂單、訂單審批、訂單下達和訂單確認。3、采購人員認為有必要擴大詢價圍并準備向新供應商訂貨時，應 該事先估

3、計詢價、報價、合同簽訂、付款、供應商準備、運輸等各 項作業(yè)所需的時間，最長不超過5個工作日完成訂單確認，并確保在使用部門要求的時間到貨。（二）沒有采購過的物料1、責任采購人員收到申購單后，應在1-3個工作日收集供應商信息，收集報價，并根據實際情況和使用部門、技術部門溝通，共 同篩選意向供應商，如有必要應該到供應商處實地考察，最終由 總經理審核價格后下單訂單，確保供應商按期交貨。2、只進行意向詢價而未有明確采購需求的物料，使用部門應該填寫價格需求表，明確物料規(guī)格和技術要求，價格需求時間； 責任采購人員收到價格需求表后及時收集供應商信息和報價， 并根據實際情況和使用部門、技術部門溝通后共同篩選意向

4、供應 商，在使用部門要求的時間把意向供應商和報價填寫在價格需 求表上反饋給使用部門。七、交期的控制（一）供應商確認訂單后至交貨日期前，采購人員應和供應商保持專業(yè)資料必要溝通，了解具備貨進展，做好溝通激勵，必要時可以使用書面 的交期確認函要求供應商書面確認備貨進度，防止由現交期延 誤。（二）對于重要物資采購，除要求供應商報告進度外，如有必要還 應前往供應商工廠進行實地訪問查證。（三）采購人員發(fā)現供應商供貨進度可能會影響正常的交貨期限時，應及時采取措施，消除進度滯后。八、明確交期違約責任采購人員在進行采購洽談時，應在明確交貨期限的基礎上，與供應 商達成對交期違約責任的共識， 并以合同條款的式在采購

5、合同中體 現。九、交期延誤處罰（一）因供應商原因導致的交期延誤，采購人員應及時進行催貨，要求供應商根據合同條款承擔違約責任。（二）因本公司采購人員原因造成的交期延誤，應加強采購人員交 期意識，提高采購人員業(yè)務素質，并對相關責任人進行批評。對 公司造成重損失的，依照員工手冊處罰。（三）因雙溝通不暢造成的交期延誤，采購部長首先應加強部控制， 改進采購工作業(yè)務水平，加強同供應商溝通，建立完善、暢通的溝 通機制。（四）因偶發(fā)不可抗因素造成的交期延誤，應與供應商協商進行處理。自然災害造成的損失應尋求保險公司進行賠償；其他偶發(fā)因素造成的損失，應和供應商協商解決，力求將雙損失減小到最低。十.交期延誤的改進(

6、一)每生現一次交期延誤，使用部門應該書面通知采購部長和人 力資源行政部，采購部長和采購人員應該根據采購經驗，對交期延 誤原因進行總結，由具書面的分析報告和改進措施。屬于采購人員 責任和供應商責任的交貨延誤，由人力資源行政部記入采購人員和采購部長考核記錄。屬于其他部門責任或者溝通不良導致的交貨延誤，由人力資源行政部另行處理(二)交期延誤常見原因分析表:交期延誤常見原因分析表原因具體容原因具體容供 應 商 的 責 任(1)接單量超過供應商的產能采 購 人 員 的 責 任(1)供應商選定錯誤(2)供應商技術、工藝能力不足(2)業(yè)務手續(xù)不完整或耽誤(3)供應商對時間估計錯誤(3)進度掌握與督促不力(4

7、)供應商生產管理不當(4)經驗不足(5)供應商之生產材料由現貨源危機(5)下單超過供應商之廣能(6)供應商品質管理不當(6)更換供應商所致(7)供應商經營者的顧客服務理念不佳(7)付款條件過于苛(8)供應商欠缺交期管理的能力(8)缺乏交期管理意識(9)/、可抗力原因及其他(9)其他因采購原因所致因供應商責任的W形(1)請購前直時間不足(1)未能學或雙的產能變化(2)技術資料不齊備(2)技術貨料交接不充分(3)緊急訂貨溝 通 不 良 所 致 原 因(3)品質標準溝通不一致其 他 部 門 責 任(4)生產計劃變更(4)單面確定交期，缺少溝通(5)設計變更或標準調整(5)首次合作由現偏差(6)訂貨數

8、量太少(6)未達成交期、單價、付款等問題共識(7)請購錯誤(7)交期理解偏差(8)未能及時付就(8)其他因雙溝通不良所致的情形(9)其他因本公司人員原因所致的情形卜一、交期管理認知交期管理是采購作業(yè)重點之一，采購部長作為采購交期管理的首要負責人，應該不定期對采購人員進行培訓，使其充分認識到交期管理的重要性。（一）交期延遲造成的不良影響有以下面：1、導致制造部門斷料，從而影響效率。2、由于物料交期延遲，間接導致成品交期延遲。3、由于效率受影響，需要增加工作時間，導致制造費用的增加。4、由于物料交期延遲，采取替代品導致成本增加或品質降低。5、交期延遲，導致客戶減少或取消訂單，從而導致采購物料之囤積

9、和 其他損失。6、交期延遲，導致采購、運輸、檢驗之成本增加。7、斷料頻繁，易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。（二） 交期提前太多造成的不良影響有以下面：1、導致庫存成本之增加。2、導致流動資金轉率下降。3、允交期提前，導致供應商優(yōu)先生產高單價物料而忽略低單價物料。4、由于交期經常提前，導致庫存囤積、空間不足。5、交期提前頻繁，使供應商對交期的管理松懈，導致下次的延誤。十二、相關記錄表格采購期表安全庫存表價格需求表交期確認函十三、附則13.1 本規(guī)由采購部制定，呈請總經理批準通過后生效，修改和廢止亦同。執(zhí)行中涉及的相關事13.2 本規(guī)自審核通過之日起生效并予以執(zhí)行, 項和問題由采購部負責解釋和

10、處理。起草:沂崗 修訂：沂崗 校對：表格一：金寶山機械有限公司采購期表-2013年度（樣表）大類序號類別程序時間（天）交貨時間（天）采購期（天）緊急采購（天）備注五金件1氣體1121安全庫存2油漆1121安全庫存3油封1341安全庫存4三角帶1341安全庫存5焊條1341安全庫存6耐磨焊條178安全庫存7傳動軸1563安全庫存8鋼彈簧1563安全庫存9橡膠彈簧156按單申購10普通螺栓1341安全庫存11異形螺栓178安全庫存12加釘螺栓178安全庫存13軸承1342安全庫存14液壓1341按單申購15齒輪11011安全庫存16鏈輪134安全庫存17鏈條134安全庫存18鐵鏈11011安全庫存

11、19啟動柜1563按單申購20水阻柜3151810按單申購21電機1342按單申購22托輻1341按單申購23皮帶1121按單申購24篩網112按單申購鑄 造 件25消失模大輪189安全庫存26HT250/成品輪11011按單申購27沙模大輪156安全庫存28錘套134安全庫存29鍛打錘頭178按單申購30消失模漏板189按單申購31沙模漏板189按單申購32板錘178安全庫存33TK錘頭11011安全庫存34JNJS錘頭189安全庫存35鄂破動顆178按單申購36顆破顆板178按單申購37顆破大輪11011按單申購38鑄造件167部分安全庫存39新鑄造件11516按單申購原 材 料40鋼管3

12、710安全庫存41型鋼3710安全庫存42圓鋼3710部分安全庫存43大軸134244鋼板3710安全庫存45錘盤37102部分安全庫存說明：1、程序時間：采購收到請購單到下達采購訂單所需要的時間；2、交貨時間：供應商收到采購訂單或者通知后完成交貨的時間；3、采購期：程序時間+交貨日期；4、緊急采購：采購收到請購單到交貨所需的時間。沒有緊急采購時間的不允緊急采購，否則處罰申請部門制表:審核:批準:表格金寶山機械有限公司價格需求表因未明確采購需求，請采購提供以下物品的價格作參考：信息需求部門使用部門提出時間物料名稱預計數量規(guī)格型號要求回復時間技術要求詳述：申請人部門審批采購部回復息向供應商價格說

13、明交期說明其它說明：采購員采購部長表格三:交期確認函（樣表）至：*有限公司聯系人：*手機:*傳真:*日期：2013-05-21發(fā)件人：沂崗手機真您好:以下是未交貨的錘頭板錘，請給予確認具體的交貨日期，！序號訂單訂單日期規(guī)格型號要求交貨日期訂貨數本月已交貨欠數余數交貨日期100552013-4-28103*52013-5-524024200722013-5-3小70*280 （?。?013-5-161000100300722013-5-3小 100*3652013-5-151005545400892013-5-950*2202013-5-1830030500892013-5-970*2902013-5-1820014060600892013-5-9小 90*3402013-5-181006436701182013-5-12108*2352013-5-231000100801242013