信息部規(guī)章制度及工作流程

1、. 一、信息部工作制度及職責一、信息部工作制度及職責二、信息系統(tǒng)安全管理制度二、信息系統(tǒng)安全管理制度三、組織機構三、組織機構四、崗位設置四、崗位設置五、崗位職責及崗位描述五、崗位職責及崗位描述六、信息部日常工作流程六、信息部日常工作流程七、聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)開通流程七、聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)開通流程八、盤點流程八、盤點流程九、商品報損（溢）流程九、商品報損（溢）流程十、十、2010年初發(fā)貨審批流程年初發(fā)貨審批流程十一、十一、WMS收貨流程收貨流程十二、十二、WMS發(fā)貨流程發(fā)貨流程.一、信息部工作制度及職責一、信息部工作制度及職責 信息管理人員主要負責監(jiān)控公司信息系統(tǒng)及網絡工作情況，及時處理信息系統(tǒng)及網

2、絡中所遇到的問題，重大問題和難以解決的問題要及時上報，并請有關部門給予指導和解決。部門具體職責如下：1、全面負責公司所有電腦及UPS電源、打印機等外圍設備、電腦軟件、相關耗材的使用、維護、保養(yǎng)、等管理工作，并嚴格遵守和督導操作人員遵守電腦設備管理的有關規(guī)定；2、維護好各系統(tǒng)軟件，掌握好系統(tǒng)軟件和測試軟件的使用，負責注冊用戶、設置口令、授予權限，并適時加以修改，以便增強系統(tǒng)的保密程度。.3、在公司范圍內積極普及和宣傳計算機管理知識.4、熟練掌握計算機及其外部設備的操作、使用和維護，對系統(tǒng)設備經常檢測和維修，防微杜漸，保證網絡和系統(tǒng)設備處于良好的工作狀態(tài)。5、嚴格按照正確的操作規(guī)程操作電腦，認真愛

3、護機器，防止人為的機損事故。6、掌握一定計算機信息安全知識，能識別及清除常見的計算機病毒。7、保存及整理好計算機管理的文檔資料并注意做好保密工作。8、在做好本職工作的前提下，認真負責配合好各部門的相關工作。.9、根據(jù)公司業(yè)務的拓展，為網絡的擴大做好相應的準備工作。10、為公司信息化建設提供有參考價值的設計規(guī)劃或決策建議。.二、信息系統(tǒng)安全管理制度二、信息系統(tǒng)安全管理制度1、 供應鏈系統(tǒng)用戶的權限及超級用戶由信息部統(tǒng)一管理，任何人不得私自使用超級用戶， 不得擅自操作修改數(shù)據(jù)庫。2、 各部門系統(tǒng)操作人員只允許使用自己的用戶名和密碼上機，嚴禁串用、盜用他人用戶名與密碼。3、 各部門如需要增加用戶或用

4、戶名稱密碼丟失的，由本人寫出書面申請，部門經理簽字 ，經財務部門或授權人簽字后交信息部，由信息部進行系統(tǒng)用戶的建立及密碼的變更。 4、 未經信息部審批，任何部門或個人不得私自安裝使用任何軟硬件設施（包括網絡設備）。.5、 擁有計算機設備的部門，只允許做與本職工作有關的操作，不得私自進行非工作性操作。6、 任何人不準隨意拷貝有關機密文件、竊取商業(yè)機密。如需要相關系統(tǒng)信息，應先寫出 書面申請，經本部門經理批準。7、 所有使用計算機的部門或個人，必須定期殺毒（每周至少兩次）。發(fā)現(xiàn)異常情況，立 即報信息部處理。8、 凡使用計算機的部門或個人，嚴禁隨意改動軟硬件系統(tǒng)設置。9、 各部門定期對計算機及其周邊

5、設備進行安全檢查（要求遠離水源、火源、塵土）， 定期整理計算機磁盤，做好日常數(shù)據(jù)備份工作，防止意外事故發(fā)生。 .10、 計算機設備及其周邊設備嚴禁私自拆卸，如有特殊原因及需求，須向信息部提出申請，經主管領導批準后，由信息部技術人員進行操作。.三、 組織結構組織結構信息部部長信息部工程師信息部信息管理員信息部網絡管理員信息部副部長.序號序號崗位名稱崗位名稱數(shù)量數(shù)量備注備注1 1信息部部長信息部部長1 12 2信息部工程師信息部工程師1 13 3信息部網絡管理員信息部網絡管理員 2 24 4信息部信息管理員信息部信息管理員 1 1合計合計5 5四、 崗位設置崗位設置.五、 崗位職責及崗位描述崗位職

6、責及崗位描述 .（一）信息部部長崗位（一）信息部部長崗位 崗位描述：負責企業(yè)信息化的建設和應用 工作職責：1、 負責信息設備的維修和使用、維護、管理；2、 負責信息技術的開發(fā)與應用；3、 負責信息應用技能的培訓；4、 負責信息數(shù)據(jù)的管理；5、 負責部門之間協(xié)調工作。6、 負責收集、整理部門需求，便于信息化推廣。7、 負責主持信息部門全面工作。8、 負責系統(tǒng)新模塊、新功能初步測試工作。.（二）、信息部工程師信息部工程師 崗位描述：系統(tǒng)研究、開發(fā)、完善及系統(tǒng)問題的解決 工作職責：1、負責時空供應鏈系統(tǒng)底層核心邏輯研究, 解決嚴重的系統(tǒng)問題。2、 負責公司內部各個部門，信息相關的軟件的開發(fā)和維護,

7、以滿足公司運營中出現(xiàn)的新業(yè)務。3、 負責時空供應鏈系統(tǒng)模塊完善（新單據(jù)、新查詢等相關的開發(fā)）。4、 負責信息部門信息專業(yè)技術的培訓工作。5、 負責包括時空軟件在內的所有軟件相關的技術文檔的編寫和信息技術文檔的規(guī)范。6、 負責戰(zhàn)略聯(lián)盟客戶的安裝及維護。.（三）、信息部副部長（三）、信息部副部長崗位描述：保證信息的準確、及時、有效 工作職責：1、 負責時空系統(tǒng)用戶權限分配及調整；2、 負責信息數(shù)據(jù)的正確、及時傳遞；3、 負責解決系統(tǒng)（軟件）方面出現(xiàn)的問題。4、 負責戰(zhàn)略聯(lián)盟客戶及公司內部的培訓工作。5、 負責聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)的維護工作。（需求分析、解決日常問題）5、 負責監(jiān)控系統(tǒng)運行情況和每日系統(tǒng)

8、數(shù)據(jù)備份；6、 對系統(tǒng)安全性及時提出隱患及解決方案7、 負責戰(zhàn)略聯(lián)盟客戶的安裝及維護8、 負責系統(tǒng)新模塊、新功能初步測試工作。.（四）、信息部網絡管理員（四）、信息部網絡管理員崗位描述：設備的維護及調配 工作職責：1、 負責日常辦公網絡的維護。2、 負責設備調配。3、 負責監(jiān)控設備運行情況及軟件的安裝。4、 負責信息設備的保管與維修維護。5、 負責對系統(tǒng)進行定期殺毒。6、 負責郟縣兩個連鎖直營店的促銷、盤點數(shù)據(jù)調試及維護。7、 負責系統(tǒng)新模塊、新功能初步測試工作。8、 負責物流中藥盤點工作數(shù)據(jù)調試及維護9、 負責公司通訊通賬號的日常維護。.（五）、信息部信息管理員（五）、信息部信息管理員崗位描

9、述：負責基礎信息的建立及維護工作 工作職責:1、 負責基礎信息的建立及發(fā)送；2、 負責基礎信息的修改、完善；3、 負責原始資料的保存管理。4、 負責對機房進行管理。5、 負責物流公司盤點工作數(shù)據(jù)調試及維護6、 負責每周聯(lián)盟客戶電話回訪，收集問題和需求。7、 負責系統(tǒng)新模塊、新功能初步測試工作。8、 負責部門人員工資的造法。9、 負責各部門激光打印機碳粉的安裝。.六、信息部日常工作流程六、信息部日常工作流程1、每天在業(yè)務部門停止一切業(yè)務后，對數(shù)據(jù)進行備份，防止意外情況發(fā)生時數(shù)據(jù)丟失。2、經常檢查服務器運行情況，做好外網防護工作，避免惡意程序，病毒的入侵，保護好公司的各種信息不被泄露。3、與各個部

10、門溝通交流，了解業(yè)務情況，制定工作流程，使軟件能夠更好的與公司的發(fā)展結合起來，使公司發(fā)展更加規(guī)范化。4、針對各個部門在日常工作中的問題，幫助他們查找問題的原因所在，能夠及時地去解決問題，保障公司的各種業(yè)務正常運行。.5、與軟件公司溝通，把公司中存在的問題和軟件公司交流，商討解決辦法。6、部門人員每天下班前，把當天所發(fā)生的問題提出來一起討論問題所發(fā)生的原因及解決辦法，避免問題重復發(fā)生。增加知識經驗，提高業(yè)務能力。.七、聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)開通流程七、聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)開通流程1、聯(lián)盟客戶申請安裝時空系統(tǒng)時，需要首先、聯(lián)盟客戶申請安裝時空系統(tǒng)時，需要首先簽訂簽訂戰(zhàn)略聯(lián)盟補充協(xié)議戰(zhàn)略聯(lián)盟補充協(xié)議。2、業(yè)務

11、部門收集已簽訂協(xié)議并統(tǒng)計客戶名單，、業(yè)務部門收集已簽訂協(xié)議并統(tǒng)計客戶名單，備案后把相關信息提供給信息部。備案后把相關信息提供給信息部。3、信息部根據(jù)客戶所處地理位置，合理安排、信息部根據(jù)客戶所處地理位置，合理安排時間和路線后，到現(xiàn)場安裝實施。時間和路線后，到現(xiàn)場安裝實施。.4、信息部去現(xiàn)場前，首先和客戶預約時間，、信息部去現(xiàn)場前，首先和客戶預約時間，咨詢相關信息，并告知裝系統(tǒng)所需的必要條咨詢相關信息，并告知裝系統(tǒng)所需的必要條件。件。5、系統(tǒng)實施完成后，需要與客戶簽訂、系統(tǒng)實施完成后，需要與客戶簽訂系統(tǒng)系統(tǒng)開通確認單開通確認單。例如：例如：.聯(lián)盟客戶系統(tǒng)開通確認單聯(lián)盟客戶系統(tǒng)開通確認單公司名稱公

12、司名稱?？h醫(yī)藥公司負責人負責人張黎明地地 址址?？h東環(huán)城路中段醫(yī)藥公司倉庫聯(lián)系電話聯(lián)系電話開開通通情情況況說說明明09年3月7日至09年3月11日在?？h醫(yī)藥公司實施時空軟件切換工作，共開通時空站點數(shù)8個，兩個帳套，極通站點數(shù)1個，除河南圣光集團醫(yī)藥物流有限公司贈送四個站點外，已超出四個站點，超出站點費用另行協(xié)商。公司光纖上網，能夠保證雙方信息共享的運行，業(yè)務部門能夠隨時查看雙方的相關信息，公司各項業(yè)務都能正常運轉。遺遺留留問問題題無無客客戶戶意意見見無無客戶確認簽字：客戶確認簽字：_ 日期：日期： _年年_月月_日日.6、對系統(tǒng)在用客戶，每周做一次電話回訪，、對系統(tǒng)在用客戶，每周做一次電話回訪

13、，咨詢使用情況，并收集需求和相關意見。咨詢使用情況，并收集需求和相關意見。7、針對聯(lián)盟客戶提出的問題和新需求，經部、針對聯(lián)盟客戶提出的問題和新需求，經部門商討后，對客戶做出明確答復。門商討后，對客戶做出明確答復。. 聯(lián)盟客戶回訪記錄聯(lián)盟客戶回訪記錄訪問聯(lián)系人訪問聯(lián)系人訪問公司訪問公司2009-3-242009-3-242009-4-12009-4-12009-4-82009-4-8董經理輝縣市醫(yī)藥有限責任公司一切正常其它正常，想用贈品，讓過去指導告訴極通用戶名及密碼并指導他們查庫存信息，現(xiàn)可以查！上次問題通過網絡解決。張黎明?？h醫(yī)藥公司開票、采購正常，但他們想使用財務讓提供技術服務運行正常，有

14、問題他們和程學生聯(lián)系。再聯(lián)系，現(xiàn)不在電腦前常國群南樂縣濮康醫(yī)藥公司感覺很方便，但有時候比較慢。戰(zhàn)鋒過去了，現(xiàn)沒問題再聯(lián)系，現(xiàn)不在電腦前鄒小平同心藥業(yè)未正式注冊，暫沒有正式使用。沒有用，人員操作不熟練，讓過去培訓。過來人參加培訓，崔可勝封丘縣醫(yī)藥公司暫沒有。暫沒有，因兩個系統(tǒng)不方便，看能不能用一個服務器過兩天公司過去人，胡勇固始縣同濟堂醫(yī)藥有限公司剛過去裝的，告訴他們極通用戶名及密碼并指導他們查庫存信息，現(xiàn)可以查！朱保安遂平縣醫(yī)藥公司原來用的是時空，有問題時他再聯(lián)系，現(xiàn)有3個問題：1及通沒有用戶名和密碼，2中、西藥庫想分開，3可銷數(shù)量與賬面數(shù)量，也就是調撥時可銷數(shù)量沒有那么多，還能開出。告訴他們

15、極通用戶名及密碼并指導他們用極通查庫存信息，現(xiàn)可以查！上次問題已解決。焦建生許昌長生藥業(yè)有限公司 沒有用打電話就是不接。王林斗南陽市天新醫(yī)藥有限公司時空運行正常，操作不熟練。正在操作練習，下一步通過遠程按極通。.銷售部與客戶簽訂戰(zhàn)略聯(lián)盟補充協(xié)議聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)開通流圖聯(lián)盟客戶信息系統(tǒng)開通流圖聯(lián)盟客戶銷售額、信譽度符合要求信息部信息部分析客戶情況派人現(xiàn)場實施完成填寫確認單是否根據(jù)客戶所處地理位置待定否省區(qū)經理總經理.八、盤點流程八、盤點流程 1、信息部以貨架號為單位，從系統(tǒng)中打印出、信息部以貨架號為單位，從系統(tǒng)中打印出相關商品信息及數(shù)量，作為盤點表。相關商品信息及數(shù)量，作為盤點表。2、盤點表打印

16、兩份，一份顯示賬面數(shù)量，另、盤點表打印兩份，一份顯示賬面數(shù)量，另一份不顯示賬面。一份不顯示賬面。盤點表具體內容如下圖：盤點表具體內容如下圖：.3、顯示賬面數(shù)的盤點表財務持有；倉庫盤點、顯示賬面數(shù)的盤點表財務持有；倉庫盤點表不顯示賬面數(shù)，倉庫以貨架為單位統(tǒng)計商表不顯示賬面數(shù)，倉庫以貨架為單位統(tǒng)計商品實際數(shù)量。品實際數(shù)量。4、實盤數(shù)直接和財務持有賬面數(shù)對比，數(shù)量、實盤數(shù)直接和財務持有賬面數(shù)對比，數(shù)量存有差異的，立即核實并查明原因。存有差異的，立即核實并查明原因。5、貨架責任到人，短缺商品由貨架負責人承、貨架責任到人，短缺商品由貨架負責人承擔，但倉庫負責人負連帶責任。擔，但倉庫負責人負連帶責任。.6

17、、對特殊情況需要修改賬面庫存的，必須經、對特殊情況需要修改賬面庫存的，必須經過財務部和信息部核實后，由財務負責人、過財務部和信息部核實后，由財務負責人、公司總經理簽字確認后方可修改。公司總經理簽字確認后方可修改。.倉庫盤點流程圖信息部準備盤點表財務、信息部到倉庫盤點倉庫部門配合財務審核信息部修改庫存無庫存數(shù)盤點表帶庫存數(shù)盤點表信息部盤完是核對差異數(shù)有問題無問題信息部做差異數(shù)相關領導簽字后.部門負責人審核、簽字保管提交單品報損（溢）詳單財務審批后簽字聯(lián)系供應商爭是否能退、換貨，將無法退換貨的統(tǒng)計后的單據(jù)由部門負責人簽字后轉質管部對實物進行檢查或抽查，并出具抽樣記錄或報告書。需要銷毀的在質管部監(jiān)督

18、下銷毀。總經理審批后簽字信息、財務做賬務處理采購部倉庫部門質管部財務部總經理九、商品報損（溢）流程圖九、商品報損（溢）流程圖.信息修改流程圖公司員工根據(jù)需要申請庫存修改 開通權限 信貸額、信貸i期限 新增員工資料 其 他 否信息員修改完后簽字確認部門負責人財務負責人總經理涉及庫存、信貸額信貸期限是部門負責人信息部.信息業(yè)務申請表姓名部門申請業(yè)務庫存修改 新增員工資料 開通權限 信貸額維護 新增賬號 其 他 修改原因及明細總經理： 財務負責人： 部門負責人： 信息經理：操作員： 修改日期：.提出申請，注明客戶名稱和發(fā)貨具體情況開票員接受客戶報貨計劃根據(jù)客戶以往發(fā)貨情況審批2010新的信貸資信核實該客戶賬務是否清零，并出示該客戶2010年初詳細財務數(shù)字根據(jù)發(fā)貨單位具體情況，建立客商資料根據(jù)財務提供的數(shù)據(jù)調整時空往來帳，便于和財務數(shù)字保持一致財務部開票大廳銷售三部銷售四部信息部十、十、20102010年初發(fā)貨審批流程圖年初發(fā)貨審批流程圖.34十一、倉儲管理系統(tǒng)收貨（上架）作業(yè)質量檢查卸貨進貨計劃貨到現(xiàn)場收貨作業(yè)收貨作業(yè)合格收貨上架上架確認等待進一步檢查采購入