秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)課件

1、秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識及能力培養(yǎng)秘書的角色意識及能力培養(yǎng)秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)失敗者的根本問題w 我們的心總是不在自己身上，不在自己正在從事的工作上。這是失敗者的根本問題。他們總是自我分裂的，總是在不由自主地虐待自己。w 我們要從根本上接受自己正在做的事，不然就沒有必要去做。那樣做反而會把事情搞砸。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)活在當下是最深的智慧w 在與不在，是一道深深的門。w 在，心在，全身心在，你便找到了通向積極能量的這扇門。w 在，是最深的智慧，是進入一切智慧的大門。w 古之成大事者，都無一不是深切地領(lǐng)悟到真實、客觀、活在當下的重要性的人

2、。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)微小邊緣原理w 星期天與戈爾25倍的獎金。w 也許只是多一點點訓練，也許只是多一點點奮爭，也許計劃方法只是好那么一點點，也許所有這些因素或者還有其他更多的原因，每一項幾乎都是微不足道的，然而把這些加起來，優(yōu)勢和利益將令你難以置信。w 注意微小的邊緣，專心致志，不遺余力，尋求突破，你將揮別失敗與痛苦，笑迎成功與快樂。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識及思維方式秘書的角色意識及思維方式 w 1、秘書的定義、職業(yè)現(xiàn)狀及前景 ；w 2、高級秘書的職責和地位 ；w 3、高級秘書的角色意識；w 4、高級秘書的素質(zhì)剖析及能力培養(yǎng)；w 、高級秘書的思維方式

3、。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的定義w 辭海：秘書即是領(lǐng)導的助手助手。w 英漢詞典：秘書源于拉丁文secretarius，意思是“可靠可靠的職員”。w 現(xiàn)代漢語詞典：秘書是掌管文書掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責人處理日常工作處理日常工作的人員。w 秘書職業(yè)技能標準: 專門從事辦公室程序程序工作工作，協(xié)助領(lǐng)導處理財務及日常事務財務及日常事務，并為領(lǐng)導決策及實施服務決策及實施服務的人員。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的定義w 美國全國秘書協(xié)會:“秘書即是行政助理，她(他)具有處理辦公事務的技能，在無直接監(jiān)督的情況下，足以承擔責任，能運用自發(fā)力與判斷力，能運用自發(fā)力與判斷力，以及

4、在指定的權(quán)限內(nèi)有能力制定決策以及在指定的權(quán)限內(nèi)有能力制定決策。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書行業(yè)在中國w 秘書是大職業(yè)，小行業(yè)；w 秘書是中國經(jīng)濟進入21世紀的新興行業(yè)；w 秘書素質(zhì)是提高中國辦事效率的關(guān)鍵；w 秘書是就業(yè)無比廣泛的專業(yè)；w 秘書是個階段性職務；w 秘書是企業(yè)文化的主要傳承者。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)美國秘書的職責范圍w 按美國職稱辭典解釋，秘書這一詞語的正確含義，是指工作水平高超，能貫徹下列活動的人：w 1）全面處理機關(guān)或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負責人較次要的行政事務及辦公室工作；w ）能用速記記錄口述；w ）能用翻譯機將口述或?qū)椭频挠涗浶?/p>

5、息譯成文字；w ）處理首長或經(jīng)理邀會和提醒其邀會； 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)美國秘書的職責范圍w ）接見辦公室來訪人；w ）接電話和打電話；w ）處理首長或經(jīng)理私人重要郵件，主動書寫日常函件；w ）對辦公室其他工作人員進行工作監(jiān)督；w ）整理人事檔案。 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)高級秘書的界定 w 高級秘書主要以自己豐富的工作經(jīng)驗和綜合能力，協(xié)助上司思考，幫助上司決策，代理上司工作。w 公司秘書是公司的行政助理，高級秘書則是上司的私人助理、參謀和顧問，它的作用是對上它的作用是對上司工作的補充與完善。司工作的補充與完善。w 無決策權(quán)的總經(jīng)理w 編外領(lǐng)導團隊成員秘書的角色意識

6、及能力培養(yǎng)(培訓講座)高級秘書的職責和地位w 一、 管理自己及上司的辦公室。w 二、減少外界和一般事物對上司的干擾。w 三、 安排上司日程。w 四、領(lǐng)會上司意圖，出謀劃策。w 五、對上司產(chǎn)生影響。w 六、協(xié)助上司處理好各種關(guān)系。w 七、組織安排各類會議。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)高級秘書的職責和地位w 八、經(jīng)上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務和人事并參與決策。w 九、根據(jù)上司的授權(quán)，參與企業(yè)的經(jīng)營或管理。w 十、幫助上司處理一些私人事務。w 十一、作為上司的參謀和助手，妥善處理上司與股東大會、董事會、其他上司之間的關(guān)系，創(chuàng)造和諧共存和雙贏的效果。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)好老板與好秘書w

7、 老板是決定做正確的事情；秘書是用正確的方法做事情。w 判斷一個老板是否稱職，可以看他在和不在的時候，企業(yè)是不是運轉(zhuǎn)得一樣好；而判斷老板的秘書工作的好與壞，標準則正好相反，也就是說，一個好的秘書，她“不在”的時候跟“在”的時候，情況應該完全不一樣才對。 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書能力綜述6會w 會做人；w 會辦文；w 會辦事；w 會辦會；w 會學習；w 會管理領(lǐng)導；秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)做人w 世上惟有做人苦，萬事無如吃飯難。w 當我們學會了做人，自然就會懂得如何與人為善，懂得如何建立一種互相幫助的人際關(guān)系。成君憶w 己所不欲，勿施于人。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培

8、訓講座)待人如待已w 成功守則中最偉大的一條定律待人如已。w 當一個人試著待人如已，多替領(lǐng)導著想時，他身上就會散發(fā)出一種善意，影響和感染包括領(lǐng)導在內(nèi)的周圍的人。這種善意最終會回饋到他自己身上，從領(lǐng)導那里得到一份同情和理解。w 如果一個員工為某個領(lǐng)導工作，要盡可能地真誠、負責，支持他的經(jīng)營規(guī)則，和他所代表的機構(gòu)站在一起，把他所服務的公司也當成“我的公司”。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)忠恕之道w 子游問孔子說：“夫子，有沒有一個字我可以終身奉行呢？”w 孔子回答說：“如果要終身奉行的話，那就是恕吧！”w 曾參解釋說：“老師意思是說他的學說，其實就是忠恕罷了。”w “我每天再三反省自己：替別

9、人做事是不是竭力呢？同朋友交往是不是做到誠實可信呢？老師傳授我的知識是不是復習了呢？竭心盡力就是忠啊。”w 子游說：“推已及人就是恕啊，自己不愿意的，也不要強加給別人，你自己希望達到的目的和要實現(xiàn)的愿望，也要幫助別人達到。”秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)做事w 凡成功者，目標、方法、行動三大要素缺一不可。w 張南軒對南宋宋孝宗說：“你應該去尋找能懂事的臣子，而不僅僅是能辦事的臣子?！笔裁唇卸履兀烤褪嵌萌饲槭拦?。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)“苦、集、滅、道” 四圣諦w 香港理工大學校長潘宗光總結(jié)的以四圣諦處理問題的方法。w 確定問題所在：“苦圣諦”w 第一步，苦，從問題的發(fā)現(xiàn)開

10、始。我們在制訂事業(yè)的理想目標時，就是為了能解決目前和將來潛在的問題。w 分析原因：“集圣諦”w 第二步，集，分析問題背后的原因。明智的決策者明白自己和身邊的種種條件是變化無常的，就更容易找出導致問題的主要因素，從而制訂最合適的發(fā)展目標。管理層必須詳細分析目標背后的種種因素條件，才可以找出正確的方向和真正的動力。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)“苦、集、滅、道” 四圣諦w 第三步，滅，訂立理想目標。決策者充分認識機構(gòu)自身和外在的條件后，他便須制訂理想目標，以帶領(lǐng)整個機構(gòu)走向有自己特色的成功之路。w 執(zhí)行方案和檢討：“道圣諦”w 第四步，道，執(zhí)行方案和檢討。在制訂目標之后，管理層便必須將它化為

11、具體方案來執(zhí)行，并加以定期檢討。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)計劃的擬定與執(zhí)行w 計劃的擬定大致上包括下列六個步驟： w (1)確立目標； w (2)探尋完成目標的各種途徑；w (3)選定最佳的途徑； w (4)將最佳的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項； w (5)編排每周或每日的工作次序并加以執(zhí)行； w (6)定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)時間管理w 辦事次序應該是： w (1)重要且緊迫的事； w (2)重要但不緊迫的事； w (3)緊迫但不重要的事； w (4)不緊迫也不重要的事。 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)主動性

12、的基本原則w 公司的大目標和員工的小目標都是創(chuàng)造財富。只要符合這個大目標，員工們就不應該局限于自己的任務，而應該在不破壞公司各種秩序的情況下，主動地完成額外的任務，出色地為公司創(chuàng)造額外的財富。w 不管生產(chǎn)什么產(chǎn)品，提供什么服務，其目的都是為了幫助消費者或顧客解決問題。w 當你養(yǎng)成這種自覺自愿的習慣時，你就有可能成為老板和領(lǐng)導者。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)專注獲取成功不可缺的品質(zhì)w 一心一意地專注自己的工作，是每個人獲取成功不可或缺的品質(zhì)。w 一個人從事某項工作，如果不能全神貫注，不能集中精神，就很容易出差錯。w 比格斯可口可樂的故事，奧運會的故事，哈里斯讀文章的故事。秘書的角色意識及

13、能力培養(yǎng)(培訓講座)聰明的埃爾莎w 著名服裝設(shè)計師埃爾莎的母親覺得伙食不會太差。父親把他帶到鐘樓頂上。她看到任何一條小路都可以迂回著最終通向廣場。w 如果你順著一條路無法到你想去的地方，不如試著走另一條。w 廚子專門給她媽做的湯。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備的素質(zhì)與能力w 秘書應具備哪些素質(zhì)與能力，才能成為管理隊伍中的左右手呢？ w (1)秘書是否了解領(lǐng)導在組織里所擔任的全部責任和活動范圍?是否了解領(lǐng)導的個人目標和志愿以及該等目標和志愿怎樣與公司的目標融合在一起? （了解你的老板）w (2)領(lǐng)導能否接連三、四個星期都不到辦公室去，但確信在這段時間內(nèi)組織里的公事和私事都能獲得盡

14、責而迅速的處理? （獨立作戰(zhàn)能力）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與技能w (3)是否幫領(lǐng)導安排時間、協(xié)調(diào)約會事宜和工作程序、以及應付限期的要求，而全然沒有滋擾到領(lǐng)導?她(他)本身是不是一位富于條理的人? （有條有理） w (4)是否無需領(lǐng)導提醒即能自覺地處理并追蹤業(yè)務? （自主性）w (5)對待領(lǐng)導的同事、客人和顧客是否謙恭有禮，且樂于協(xié)助?他們對她(他)的評價好嗎?（待人接物）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與技能w (6)是否具想象力和創(chuàng)造力?能否提出原始的主意供領(lǐng)導考慮?是否倡議新的體系和新的辦事程序? （創(chuàng)新能力）w (7)是否聰慧?是否主

15、動處理困難的事?（悟性、勇挑重擔）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與技能w (8)是否有效率地傳遞文件?能否催促領(lǐng)導及早處理其他同事所等待的那些擺在手上的文件，以及催促其他同事及早處理領(lǐng)導所等待的那些擺在他們手上的文件? （協(xié)調(diào)和督促能力）w (9)其基本秘書技能(例如文件歸檔、速記、和接聽電話的禮貌等)是否無懈可擊? （基本功）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與技能w (10)遇到困危時是否鎮(zhèn)定?當工作處于緊張時，是否保持諒解與愉快的態(tài)度?當領(lǐng)導因受壓力而發(fā)脾氣或喪失控制時，她(他)是否泰然自若，仍象往常一般繼續(xù)工作?（良好的態(tài)度、修養(yǎng)及抗干擾及抗

16、壓力的能力） w (11)對領(lǐng)導是否絕對忠心和信賴?無論是公事上的或私事上的秘密都能托付她(他)嗎?（忠誠）w (12)是否博文廣識并促清領(lǐng)導注意與其公事及私事有關(guān)的出版物?（知識面及信息收集能力） 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與技能w (13)是不是一位能提供業(yè)務資料的人(即一位能為領(lǐng)導收集其所不能或難以收集的資料的人)?（專業(yè)知識及信息服務）w (14)是否具有自求進步的計劃，是否參加以管理為導向的課程或演講?是否嘗試進一步去了解領(lǐng)導所服務的公司、領(lǐng)導的工作、顧客、或是所置身的行業(yè)? （自我提高意識、上進心）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與

17、技能w (15)是否善于表達?能否以口頭或書面為領(lǐng)導概括地陳述信息?是否知道領(lǐng)導對某些政策或?qū)崉盏囊娊?，并能象領(lǐng)導那樣向別人表達它們? （表達力、概括力及對領(lǐng)導的了解）w (16)是否完成每天的工作而不理會所占用的時間?必要時是否愿意在晚間或周末工作? （奉獻）w (17)必要時是否象一般管理者那樣將工作分攤出去?換句話說，她(他)能否將所未完成的工作進行授權(quán)、督導，并承擔責任?她(他)能否協(xié)助領(lǐng)導訓練其他職員？（領(lǐng)導力）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書應具備哪些素質(zhì)與技能w (18)能否獨立地代領(lǐng)導處理日常工作而無需操心? （成熟和可靠度）w (19)能否代領(lǐng)導追蹤重要的日期，即其上

18、司，家庭，以及顧客所慶祝的日子(例如周年紀念日、生日、宗教節(jié)日、假期等)? （細心） w (20)能否替領(lǐng)導做基本的研究工作例如為領(lǐng)導搜集撰寫報告用的資料，甚至為你草擬報告? （調(diào)研及寫作能力）秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)如何理解思維方式w 不同的人對同樣的事情采取不同的態(tài)度，就是由于每個人的思維方式的不同所致。w 思維方式是人的理性認識活動方式，是人腦加工處理信息的“轉(zhuǎn)換器”。w 思考是一種技能，它也可以通過培養(yǎng)得到。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)心靈地圖w 我們每個人腦海中都有許多地圖，大致上可以分為兩大類：一是關(guān)于現(xiàn)實世界的，一是有關(guān)個人價值判斷的。我們以這些心靈的地圖詮釋

19、所有的經(jīng)驗，但從不懷疑地圖是否正確，甚至于不知道它們的存在。我們理所當然地以為，個人的所見所聞就是感觀傳來的信息，也就是外界的真實情況。我們的態(tài)度與行為又從這些假設(shè)中衍生而來，所以說，思維決定一個人的思想與行為。 秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)如何理解思維方式w 人和人之間最大的區(qū)別在于思維方式的不同。w 人腦中自然或不自然地積累了許多標準和“定理”，然后用這些標準來判斷新事物，用這些“定理”去解決新問題。這些標準和定理基本上處于不斷修訂之中。w 人通過學習和經(jīng)驗形成了自己的思維方式，然后再依靠思維方式學習和積累新的經(jīng)驗。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)良好思維水平的標志w 1、思考

20、問題從多方面考慮；w 2、思考時看到事物間的內(nèi)部聯(lián)系；w 3、善于獨立思考、不人云亦云；w 4、思考速度快；w 5、思考方法獨特。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)減肥w 男胖子w 教練吩咐，你要能追著我，我就是你的。w 他離女郎的距離越來越近了。w 胖女士對他說：教練吩咐，我要能追到你，你就是我的。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識w “秘書是沒有角色的角色”，你得努力表演但不能出格。w 1、秘書不是領(lǐng)導，只是領(lǐng)導的助手；w 2、秘書干的是小事，誤的是大事；w 3、秘書要求“能上得廳堂，下得廚房”；w 4、秘書的一個主要作業(yè)就是研究領(lǐng)導；w 5、秘書不用給領(lǐng)導表白，只要做就

21、行；w 6、秘書工作的起步是認可你的領(lǐng)導；w 7、秘書工作的最大失敗是得不到領(lǐng)導的認可；秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識w 8、懶惰者不要誤入此行；w 9、自我意識太強者莫入；w 10、秘書要多動腦、善用眼、勤動手、少動口；w 11、要理解“伴君如伴虎”的含義；w 12、要站得和領(lǐng)導一樣高；w 13、要清楚領(lǐng)導的盲點、缺點和弱點；秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識w 14、要熟悉你所在行業(yè)、全面了解你的企業(yè)；w 15、要全面了解領(lǐng)導的關(guān)系網(wǎng)；w 16、要建立自己的關(guān)系網(wǎng)，但主要是為領(lǐng)導和公司服務；w 17、要善于利用職位的優(yōu)勢幫助別人；w 18、要慎用職位優(yōu)勢

22、謀取私人利益；w 19、要了解公司政治，但不要卷入；w 20、要知道領(lǐng)導今天的工作重心、更要知道他明天想干什么。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識w 21、我今天從領(lǐng)導那里學到了什么？w 22、要把老板的企業(yè)當成是自己的。w 23、領(lǐng)導不在時也不懈??；w 24、我今天看書學習了嗎？w 25、我能不能理解領(lǐng)導的“善變”？w 26、對你了解的事情要準確。w 27、知識面要比領(lǐng)導寬，信息量要比領(lǐng)導大。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的角色意識w 28、要善于利用旅途與領(lǐng)導深入交流；w 29、沒有任何借口；沒有任何借口；w 30、做事要努力超出領(lǐng)導的預期；w 31、要善于完成任務；w 32、要有積極的態(tài)度、主動的意識；w 33、要敢于承擔責任；w 34、不要太在意報酬，因為這不是掙大錢的職位。w 35、要有感恩之心。秘書的角色意識及能力培養(yǎng)(培訓講座)秘書的悟性w 做秘書，悟性最重要。什么是悟性？首先得聰明，有足夠的溝通能力、應變能力和協(xié)調(diào)能力；但是太