如何做好企業(yè)檔案管理工作A

1、2021/4/21歡迎參加檔案管理培訓(xùn)班2021/4/22加強(qiáng)檔案管理 服務(wù)企業(yè)發(fā)展2021/4/23如何做好檔案管理工作如何做好檔案管理工作2021/4/24如何做好檔案管理工作如何做好檔案管理工作v第一講 加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，提高檔案加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，提高檔案意識意識第二講 建立健全檔案管理機(jī)制，確保建立健全檔案管理機(jī)制，確保檔案集中統(tǒng)一管理檔案集中統(tǒng)一管理 v第三講 加強(qiáng)材料收集，確保材料齊全加強(qiáng)材料收集，確保材料齊全完整完整2021/4/25第一講第一講 加強(qiáng)對檔案法規(guī)的宣傳，提高檔加強(qiáng)對檔案法規(guī)的宣傳，提高檔案意識案意識v（一）學(xué)習(xí)了解檔案法v 國家1987年制定了中華人民共和國檔案法

2、，1996年進(jìn)行了修正。 第七條：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2021/4/26v 第十條：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。 第十一條：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。2021/4/27v第十三條：各級各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配制必要的設(shè)施；確保檔案的安全；采用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。2021/4

3、/28v 第二十四條：有以下行為之一的，要追究法律事務(wù)： （一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；v（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；v（三）涂改、偽造檔案的；v（四）違反本法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；v（五）倒賣檔案牟利或?qū)n案賣給、贈送外國人的；v（六）違反本法第十條、第十一條，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；v（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；v（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。2021/4/29（二）學(xué)習(xí)貫徹相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范v企業(yè)檔案管理規(guī)定（20021022）第二條第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和

4、管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。 第六條第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。第七條第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。2021/4/210v第十條第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。(“借閱利用制度”做保障)v第十三條第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。 v第十九條第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、

5、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。v國家國家企業(yè)檔案管理辦法企業(yè)檔案管理辦法v國家國家企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范（2009.11.02發(fā)布，發(fā)布，2010.01.01實(shí)施）實(shí)施）2021/4/211（三）了解掌握檔案基本知識 1、 檔案檔案 （1）檔案的定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 （2）企業(yè)檔案：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件 2021/4/212v檔案的價值：歷史文

6、化價值、現(xiàn)實(shí)使用價值。 v檔案的作用：憑證、參考作用等。 v檔案的分類 （1）載體形式：紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案。 （2）檔案的分類：文書檔案，科技檔案(科研、產(chǎn)品、基建工程、設(shè)備等)，會計檔案，聲像檔案，電子檔案，專業(yè)檔案等。(針對本單位特點(diǎn),明確檔案類型,做到分類科學(xué)) 2021/4/213企業(yè)檔案的價值企業(yè)檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)企業(yè)檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ) 企業(yè)是經(jīng)濟(jì)實(shí)體，在生產(chǎn)經(jīng)營活動中會產(chǎn)生經(jīng)營、技術(shù)、財務(wù)等許多環(huán)節(jié)的各種類型文件材料，支撐著企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)的原始記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)物質(zhì)資產(chǎn)的憑證（土地、房產(chǎn)、設(shè)備）；資質(zhì)的證明；技術(shù)革新的依據(jù)；解決糾紛的法

7、律憑證；是提高產(chǎn)品質(zhì)量的保證；是企業(yè)文化的傳承。 檔案材料各自為政，不利于安全和利用2021/4/2142、檔案工作（1）檔案工作的定義）檔案工作的定義 廣義：檔案事業(yè)各組成部份的工作。包括檔案行政管理工作、檔案館（室）工作、檔案教育工作、檔案宣傳工作、檔案學(xué)術(shù)研究工作、檔案出版工作、檔案學(xué)會工作、檔案外事工作等。 狹義：用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為各項(xiàng)工作服務(wù)，具體包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目與檢索、編研、利用。 2021/4/2153、檔案工作的原則、檔案工作的原則 集中統(tǒng)一管理企業(yè)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的利用。（要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密制度、規(guī)定等）2

8、021/4/2164、檔案工作涉及的范圍v檔案工作是一種社會事業(yè)性工作，涉及到的領(lǐng)域很廣范v 工作 （尤其新形勢下產(chǎn)生的新的內(nèi)容和門類） 電子檔案、最低生活保障檔案 v 生活（家庭檔案）2021/4/217家庭檔案介紹v家庭檔案是家庭生活中的原始記錄與工作中生成的其他檔案有關(guān)明顯的本質(zhì)區(qū)別。但它是檔案的一部分，是國家檔案的重要補(bǔ)充。v家庭檔案的特點(diǎn)私有性（經(jīng)所有者同意，方可移交和贈送到國家檔案館或其他部門）豐富性（無所不有，內(nèi)容可包羅萬象）多樣性（載體形式、記錄方式）2021/4/218家庭檔案（續(xù)）v實(shí)用性（物質(zhì)、知識產(chǎn)權(quán)、各種經(jīng)營活動的憑證等）社會性（成員參與公務(wù)社會活動的記錄，對國家和社

9、會有重要的保存價值。如：宗譜，可捐增給國家檔案館；有的經(jīng)一個歷史時期后，可轉(zhuǎn)化為國家、社會檔案，如：胡山源手稿、孫元良日記）隱私性（健康狀況、特殊工藝、技術(shù)訣竅和秘方等，要對社會保密，或家庭內(nèi)部，國家保護(hù)）時效性（大多數(shù)只有使用價值，如：發(fā)票、設(shè)備使用說明書）2021/4/219家庭檔案（續(xù)）v家庭檔案的作用 生活的助手 家庭教育的生動教材 生產(chǎn)經(jīng)營的可靠資料（民營企業(yè)檔案） 豐富了國家檔案館藏（宗譜、名人手記）v家庭檔案的內(nèi)容（紙質(zhì)、聲像、電子） 寶寶康樂、學(xué)生時代、戀愛婚姻、工作足跡、家庭理財、醫(yī)療保健、家庭歷史、成員活動2021/4/220v家庭檔案整理 分類：兩種方法（內(nèi)容或成員） 整

10、理：每一類中，按時間順序，編一個流水號，裝盒，并制作盒內(nèi)目錄表2021/4/221第二講第二講 建立健全檔案管理機(jī)制，確保檔建立健全檔案管理機(jī)制，確保檔案集中統(tǒng)一管理案集中統(tǒng)一管理 v檔案工作是反映和衡量本單位整體管理水平的一個重要標(biāo)志。應(yīng)納入單位年度工作計劃，納入管理制度及有關(guān)科室和人員職責(zé)范圍。v企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。（企業(yè)檔案工作規(guī)范）1、成立綜合檔案室，建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)、成立綜合檔案室，建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)。 成立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理文書、會計、科技（基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品、營售等）、

11、聲像、實(shí)物和電子檔案等各種門類和載體的檔案。 2021/4/222v檔案工作是一個單位的基礎(chǔ)性管理工作，是全體在職人員的共同性的工作。 v建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)：由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案員、各部門兼職檔案員組成v充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)人員作用：各負(fù)其責(zé)（綜合檔案室職責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、專職檔案員職責(zé)、兼職檔案員職責(zé)）2021/4/223企業(yè)檔案管理規(guī)定企業(yè)檔案管理規(guī)定：v第五條第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：（一） 貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；（二） 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、

12、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；2021/4/224（三） 指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（四） 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。專、兼職檔案員職責(zé) v要求：形成書面材料,并制度上墻。2021/4/225 層層把關(guān) 分工負(fù)責(zé)分管領(lǐng)導(dǎo):建立機(jī)制、明確責(zé)任、經(jīng)常過問；宏觀調(diào)控、經(jīng)費(fèi)保障部門領(lǐng)導(dǎo)：上承下達(dá)、督促檢查、協(xié)調(diào)落實(shí)綜合檔案管理員：正確認(rèn)識工作實(shí)質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任心和積極主動性；注意縱向橫向溝通，取得各級領(lǐng)導(dǎo)和同仁的支持，做到事半功倍兼職檔案員：關(guān)心了解本部門各項(xiàng)工作的概況，把好本部門種類材料的收集關(guān)，做好與綜合檔案員的有效對接（對本人掌握業(yè)務(wù)、進(jìn)取有利）

13、2021/4/226v2、建立和完善檔案管理管理制度、建立和完善檔案管理管理制度v用制度來約束檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面的工作，確保檔案材料的完整性、確保檔案工作的規(guī)范化、制度化。 收發(fā)傳閱制度：收發(fā)傳閱制度：所有收、發(fā)文及會議材料，都應(yīng)統(tǒng)一登記編號。傳閱完畢的材料應(yīng)及時退還到文書檔案人員手中。 移交接收登記制度：移交接收登記制度：規(guī)范部門間檔案材料移交接收，建立臺帳2021/4/227v 庫房管理制度：庫房管理制度：v庫房的溫濕度要求，溫度1527，相對濕度4060%，最佳環(huán)境溫度是18、濕度40% 。做到“八防防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲、防鼠”，另外對電子檔案的載體

14、， 還 應(yīng) 防 磁 、 防 重 壓 等 。 裝具：鐵皮柜、不能用木柜v卷皮：無酸卷皮2021/4/228v檔案利用制度：檔案利用制度：辦理利用登記手續(xù)，不準(zhǔn)涂改、污損、撕頁等v檔案保密制度：檔案保密制度：不得擅自向外單位提供檔案、情報、資料。v檔案的鑒定與銷毀制度：檔案的鑒定與銷毀制度：成立鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案材料進(jìn)行鑒定、（報批后）銷毀v注：以上各項(xiàng)制度均有詳細(xì)規(guī)定2021/4/229第三講第三講 加強(qiáng)材料收集，確保檔案齊全加強(qiáng)材料收集，確保檔案齊全完整規(guī)范完整規(guī)范（一）材料的收集（一）材料的收集 材料收集，是國家有關(guān)規(guī)定，通過一定的接收制度和征集辦法，把分散在機(jī)關(guān)、個人手中或散失在其它

15、地方的檔案，集中到檔案館室的一項(xiàng)工作。 v本單位在工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等材料。主要分為以下幾類：文書檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、營售檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和電子檔案 （材料內(nèi)容和載體類型有區(qū)別） 。2021/4/230v企業(yè)規(guī)檔文件的主要來源： 本企業(yè)形成的文件 本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收的文件 所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件 本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件2021/4/231 各類檔案材料的收集、歸檔應(yīng)參照國家企業(yè)檔案工作規(guī)范執(zhí)行。v文書檔案應(yīng)注意以下方面

16、材料收集： 1、召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。 2、職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)材料（如：.）。 3、資產(chǎn)管理的重要合同、協(xié)議、登記憑證等。 4、上級業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的文件材料。5、人事管理工作中形成的文件材料（介紹信、待遇、工資調(diào)整等）。6、工作中的請示、報告與上級的批復(fù)、指示等。 7、本單位、本部門的計劃、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、其他匯總性材料等。2021/4/232 8、日常事務(wù)管理性文件材料。 9、各部門在從事科研、開發(fā)、生產(chǎn)等活動的過程材料 10、科技成果申報、專利、資質(zhì)申請、定級、達(dá)標(biāo)等的整套材料；編著的與本單位職能活密切相關(guān)文章、期刊、圖書等材料。 11、以上內(nèi)容的照片

17、、錄音、攝像、實(shí)物、電子文件（數(shù)碼照片、網(wǎng)站程序及信息、業(yè)務(wù)軟件及數(shù)據(jù)、工作中形成的電子版的文字性材料）等也須收集歸檔。2021/4/233v要求：將單位歸檔范圍，細(xì)化到每個部門，并以書面形式，通知到每個部門，定期將材料收集、移交到檔案室，并做好移交登記。v企業(yè)檔案工作規(guī)范之（企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表）（十個方面：經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器、會計業(yè)務(wù)、職工管理）（分類方案示例）2021/4/234（二）材料的整理歸檔（二）材料的整理歸檔（先確定分類方案）（先確定分類方案）v各類檔案的整理，均應(yīng)照國家的相關(guān)規(guī)范。歸檔時間（歸檔時間（

18、企業(yè)檔案工作規(guī)范） ：v1、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。v2、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。v3、 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記歸檔。2021/4/235v4、 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。v5、電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。v6、磁帶、照

19、片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。2021/4/236v7、 更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。v歸檔材料質(zhì)量要求歸檔材料質(zhì)量要求：本單位產(chǎn)生的文件材料歸檔時必須是原件（紙質(zhì)、電子件），紙摶文件底稿必須用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。 2021/4/237v對于企業(yè)：在材料收集整理時應(yīng)注意科技檔案階段性材料的齊全完整。 1、產(chǎn)品：初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等階段材料 2、科研：準(zhǔn)備立項(xiàng)、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報、推廣應(yīng)用等階段材料 3、基建：項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)