勝意TMC系統(tǒng)OA對接標準方案

1、OA 對接方案修訂記錄日期修訂版本修改章節(jié)修改描述作者2016-04-18V1.0新增易言1、 業(yè)務(wù)背景 當企業(yè)的出差費用達到一定規(guī)模時，一般都需要與差旅服務(wù)商合作實行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服務(wù)商能夠解決行程預訂及服務(wù)方面的問題，但企業(yè)本身對于員工出差和報銷都有內(nèi)部流程管控，并且都有一套標準的OA系統(tǒng)來實現(xiàn)出差申請和審批，由于企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)與差旅服務(wù)商的預訂系統(tǒng)分別獨立，員工出差的信息無法實時在線地通知服務(wù)商，在實施差旅服務(wù)的過程中，還需要進行線下溝通，導致雙方的工作成本增加；另一方面，由于出差計劃沒有進入到服務(wù)商的系統(tǒng)，實際的行程預訂是否按照出差申請的計劃來執(zhí)行，也無法管控；

2、再者由于出差計劃與實際行程沒有關(guān)聯(lián)，員工在報銷時，財務(wù)無法判斷員工的此次報銷是否合理。 如果能夠?qū)⒊霾畹挠媱潱∣A）與實際的行程預訂(差旅服務(wù)商)進行無縫對接，將極大的減少雙方人工成本，并徹底解決出差計劃與實際行程脫節(jié)所帶來的各種問題。2、 對接的好處1、 減少雙方線下溝通和人力成本；1.1原來員工出差申請審批通過之后，還需要把出差申請通過郵件或附件的方式傳遞給服務(wù)商，再電話通知服務(wù)商預訂。對接之后，出差審批信息直接對接到服務(wù)商的系統(tǒng)，員工也可以直接單點登錄到服務(wù)商的系統(tǒng)進行預訂。1.2 企業(yè)差旅相關(guān)信息的異動，如組織架構(gòu)、人員、成本中心、項目等。如果不進行系統(tǒng)對接，這些信息如果有變化，都需要

3、線下通知服務(wù)商來進行維護，一是不及時，二是維護成本太大。2、 出差行為得到管控； 實現(xiàn)OA對接之后，員工的預訂行為受出差計劃的控制，不會出現(xiàn)行程與計劃不符的情況。 3、 財務(wù)報銷清楚，有憑有據(jù)； 對接之后，員工每一次的預訂和出票信息都能夠返回到OA系統(tǒng)中，這樣可以實現(xiàn)實際的行程費用與出差計劃進行綁定，財務(wù)核銷時，可以結(jié)合計劃與實際行程來判斷員工報銷的真實性。4、信息實時同步，確保服務(wù)順暢。 包括部門人員信息、成本中心、項目等信息的實時同步； 4.1員工的入離職是頻繁發(fā)生的行為，這些信息需要及時地通知到服務(wù)商，否則及容易產(chǎn)生損失，比如員工已經(jīng)離職，但服務(wù)商不知道，可能還會按公司欠款進行出票；或者

4、是新入職的員工，服務(wù)商這邊不知道的情況下不給出票，影響到員工的出行。 4.2 成本中心、項目等其他信息也需要及時地同步，員工每筆出差費用都能明確的歸屬，確認財務(wù)能夠清楚地核銷。3、 技術(shù)對接方案1、業(yè)務(wù)流程圖：2、 組織架構(gòu)及員工信息同步方案 組織架構(gòu)和員工信息需要維護到TMC系統(tǒng)中?？梢园匆韵路桨高M行實施： 2.1 系統(tǒng)初始化時 可以將組織架構(gòu) 和員工信息 整理成標準的excel文檔格式，在TMC系統(tǒng)中執(zhí)行導入 2.2 上線運行過程中 員工信息可以隨時發(fā)生變動，需要通過員工信息修改接口來實現(xiàn)員工信息的同步（需對接）3、 出差標準方案 行政需要確定公司的出差標準，一般公司都有出差管理制度，服務(wù)

5、商需要根據(jù)公司的差旅制度提煉出 適用于機票和酒店的出差標準，然后維護到系統(tǒng)中。 這里面涉及到兩部分信息的提煉和維護，一是員工的職級，二是每一個職級對應(yīng)的出差標準。如果對出差標準提煉之后，發(fā)現(xiàn)所有員工走的都是同一標準，那么就可以不用區(qū)分員工職級，直接走公司統(tǒng)一標準。 還可能碰到的問題是，各分子公司差旅標準不統(tǒng)一，有可能總部的三級員工與子公司的三級員工的出差標準不一致，這種情況在系統(tǒng)中維護的時候，總部的三級與子公司的三級，就需要分別建立兩個職級。 4、 審批流程的確定及建立 先要確定哪些環(huán)節(jié)需要走審批，如果在OA系統(tǒng)已經(jīng)做過審批，在預訂環(huán)節(jié)是否還需要走審批，需要與客戶確認。建議的流程是，如果違背了

6、差旅標準，需要走審批，如果未違背，不需要走審批。 行政人員必須事先確定各部門人員的審批關(guān)系，然后提前在TMC系統(tǒng)中做設(shè)置。目前系統(tǒng)中支持以下兩種審批方式：a 郵件回復審批 給領(lǐng)導（審批人）郵箱發(fā)送一封員工預訂待審的郵件，例：（截圖） b短信回復審批 給領(lǐng)導的手機上發(fā)送一條 員工預訂待審 的短信，可以直接回復短信進行審批，例：（截圖） c 第三種審批方案，在OA系統(tǒng)中進行審批。（需對接）， 訂單信息通知回 OA系統(tǒng)中后，如果是需要審批的訂單，訂單的狀態(tài)是“待審核”的狀態(tài)，調(diào)用接口文檔中提供的訂單審批接口進行審批。 5、 成本中心同步方案 需要與財務(wù)討論并確定 結(jié)算單位 與 組織架構(gòu)（分子公司部門

7、）的對應(yīng)關(guān)系，然 后在TMC系統(tǒng)中做好設(shè)置，確保員工預訂之后的每一筆訂單都能歸屬到正常的成本中心， 便于后期財務(wù)結(jié)算。 由于成本中心確定好之后，不會頻繁變動，可以不用做對接。如有變動，可以登錄TMC系統(tǒng)維護，或者通知服務(wù)商進行維護。 另外，也可以進行接口對接，通過接口來更新成本中心的數(shù)據(jù)。 6、 項目同步方案 有的企業(yè)需要關(guān)注項目的信息，有的企業(yè)不關(guān)注。如果需要訂單數(shù)據(jù)中需要關(guān)注項目，那么就需要跟企業(yè)收集項目的相關(guān)信息。項目的對接方案如下： 一、將企業(yè)正在進行的項目，手工維護到TMC系統(tǒng)。 二、接口對接，項目如有變更或新增，通過接口實時更新到TMC系統(tǒng)。 7、 訂單數(shù)據(jù)同步 員工預訂產(chǎn)生的訂單

8、數(shù)據(jù)，需要同步到OA系統(tǒng)中，這樣可以實現(xiàn)OA系統(tǒng)中的出差申請單與實際的訂單數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，出差申請中的計劃行程與實際的預訂記錄進行對應(yīng)。 實現(xiàn)訂單數(shù)據(jù)同步有兩種方案： 一、調(diào)用“獲取訂單數(shù)據(jù)接口”進行拉取。根據(jù)申請單號拉取到跟此申請單相關(guān)的訂單記錄。 二、接收“預訂通知/出票通知”，TMC系統(tǒng)中產(chǎn)生訂單后，會主動通知回OA, OA系統(tǒng)需要對接收到的訂單信息做處理，將實現(xiàn)訂單與出差申請單的綁定。8、 財務(wù)數(shù)據(jù)對接方案 財務(wù)核銷一般都需要按成本中心、部門、預訂人、項目等來篩選數(shù)據(jù)，查看數(shù)據(jù)的方案有以下三種： 1、給財務(wù)開一賬號，登錄TMC系統(tǒng)查看賬單，并導出。 數(shù)據(jù)中有財務(wù)所需要的 成 本中心、部門

9、、項目、預訂人等信息。 2、實現(xiàn)單點登錄，在OA系統(tǒng)中增加一操作“查看賬單”， 點擊之后，可以直接跳轉(zhuǎn)到TMC系統(tǒng)的賬單查看模板進行操作。（需對接） 3、在OA系統(tǒng)中查看賬務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)方案，通過接口每天定時獲取當天產(chǎn)生的交易記錄，保存到OA系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)中需要開發(fā)財務(wù)數(shù)據(jù)查看及導出的功能。（需對接）4、 開發(fā)任務(wù)清單 黃色部分為技術(shù)開發(fā)部分。OA對接事項清單序號任務(wù)說明責任部門備注1組織架構(gòu)（部門）同步按標準EXCEL格式準備組織架構(gòu)(部門)，并導入TMC系統(tǒng)人事部人工處理對接部門維護接口，實際部門信息的實時同步技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)2員工信息同步按標準EXCEL格式準備員工信息，并導入TMC系

10、統(tǒng)人事部人工處理對接員工信息維護接口，實際員工信息的實時同步技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)3差旅標準的建立確定員工職級 ，并維護到TMC系統(tǒng)行政部人工處理確定差旅政策事項 ，并維護到TMC系統(tǒng)行政部人工處理4審批流程的建立基于已導入的員工信息，設(shè)定審批人。行政部人工處理確定審批流程，并維護到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理5成本中心的建立確定財務(wù)核算的成本中心，并維護在TMC系統(tǒng)中財務(wù)部人工處理對接成本中心維護接口，實現(xiàn)成本中心的實時同步技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)6項目的建立確定公司目前進行的項目，并維護到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理對接項目維護接口，實現(xiàn)項目的實時同步技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)7財務(wù)數(shù)據(jù)對接確定財務(wù)對帳的報表具體需要哪些信息。財務(wù)部人工處理財務(wù)人員單點登錄，直接從OA中跳轉(zhuǎn)到指定的財務(wù)模塊技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)對接財務(wù)數(shù)據(jù)接口（一天獲取一次即可）技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)8出差申請審批信息同步需要將員工出差申請單審批通過的信息傳遞到TMC ，TMC根據(jù)出差申請來約束員工的預訂技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)9單點登錄出差申請審批通過之后，從OA系統(tǒng)中單點登錄到TMC系統(tǒng)中進行預訂技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)10機票訂單數(shù)據(jù)對接TMC系統(tǒng)中生成訂單之后，將訂單信息通知回OA技術(shù)部技術(shù)對接實現(xiàn)11出票數(shù)據(jù)對接訂單出票成功后，將出票信息通