會議室設(shè)置及管理規(guī)定

1、會議室設(shè)置及管理規(guī)定 會議室是學(xué)校召開會議、舉辦學(xué)術(shù)報(bào)告和接待訪客的專用場所，為加強(qiáng)對學(xué)校會議室的管理，充分利用現(xiàn)有條件，確保會議室的使用規(guī)范有序，為教務(wù)處各科室提供良好的服務(wù)，制定本規(guī)范。一、學(xué)校會議室概況會議室名稱容納人數(shù)主要用途投影儀備注教務(wù)處會議室35小型會議室有處辦管理會議中心101接待室 10人接待重要來賓無校行政辦管理提前預(yù)約會議中心102會議室 14人小型會議無校行政辦管理會議中心103會議室 40人小型會議有提前預(yù)約會議中心104、105會議室 70人視頻會議、中型會議有校行政辦管理會議中心201報(bào)告廳 245人中型會議、學(xué)術(shù)

2、報(bào)告有提前預(yù)約會議中心202會議室 14人小型會議有校行政辦管理會議中心301報(bào)告廳 462人大型會議、學(xué)術(shù)報(bào)告有提前預(yù)約第一行政樓一會議室 28人小型會議有校行政辦管理第一行政樓二會議室 40人小型會議有提前預(yù)約第一行政樓三會議室 28人小型會議有校行政辦管理西院大禮堂座位圖 1200人大型會議、學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)生活動有提前預(yù)約二、會議室的用途(一) 教務(wù)處會議室用于各類評審會、日常教學(xué)院長會議、各科室教學(xué)工作會議等，外單位調(diào)研等。(二) 會議中心101接待室主要用于接待學(xué)校重要來賓。 (三) 會議中心102、103會議室主要

3、用于學(xué)校組織的小型會議、經(jīng)批準(zhǔn)由二級單位召集的有關(guān)會議。 (四) 會議中心104、105會議室主要用于上級部門召開的視頻會議、學(xué)校組織的中小型會議、經(jīng)批準(zhǔn)由二級單位召集的有關(guān)會議。 (五) 會議中心202會議室主要用于接待學(xué)校重要來賓、學(xué)校組織的小型會議、經(jīng)批準(zhǔn)由二級單位召集的有關(guān)會議。 (六) 會議中心201、301會議室主要用于學(xué)校組織的大型學(xué)術(shù)會議、全校中層干部會議、經(jīng)批準(zhǔn)由學(xué)校承辦的國際會議、經(jīng)批準(zhǔn)由二級單位召集的大型會議。 (七) 行政樓會議室主要用于學(xué)校組織的小型會議、經(jīng)批準(zhǔn)由二級單位召集的有關(guān)會議。(八) 西院大禮堂主要用于學(xué)校組織或經(jīng)批準(zhǔn)

4、由二級單位召集的大型會議、學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)生活動。三、會議室使用原則(一) 會議中心會議室供學(xué)?；蚨墕挝徽匍_的國際學(xué)術(shù)會議、校級會議、高水平講座和報(bào)告等重要活動使用，不得用于上課、社團(tuán)活動和商業(yè)宣傳等。  (二) 會議室只限學(xué)校內(nèi)部使用，原則上不對外使用。(三) 學(xué)校二級單位的內(nèi)部會議，原則上不安排在會議中心。(四) 會議室安排存在沖突的情況下，國際性學(xué)術(shù)會議優(yōu)先安排；部門之間會議安排存在沖突，遵循“先到優(yōu)先”的原則，即會議室實(shí)行先登記先使用。 (五) 各會議室的安排以學(xué)校每周一校園網(wǎng)上公布的會議安排表為準(zhǔn)。(六) 會議安排表未登記會議，由會議承辦單位提前向校長辦公室申請使用

5、會議室（大型會議提前1周申請，一般會議提前3天申請），經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。 (七) 使用會議中心201、301報(bào)告廳和西院大禮堂，會議承辦單位需提前1至4周向校長辦公室提交書面申請和經(jīng)保衛(wèi)處審批同意的校園活動審批表。 (八) 會議室在非工作時間內(nèi)原則上不安排會議。(九) 每月第一周的星期五原則上不安排會議，對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。(十) 僅涉及教學(xué)口的小型會議，優(yōu)先使用教務(wù)處會議室；教務(wù)處會議室可在任何時間使用，需提前預(yù)約。四、會議室日常管理(一) 校長辦公室負(fù)責(zé)會議室內(nèi)家具、設(shè)備的管理及維護(hù)。(二) 校長辦公室負(fù)責(zé)會議室的熱水供應(yīng)。(三) 校長辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)會議中心公共

6、區(qū)域的衛(wèi)生保潔、設(shè)備保養(yǎng)等日常工作。（4）教務(wù)處辦公室負(fù)責(zé)教務(wù)處會議室家具、設(shè)備的管理及維護(hù)，統(tǒng)一配備燒水設(shè)備，組織會議科室會議開始前半小時準(zhǔn)備熱水；瓶裝水提前向處辦提出要求，統(tǒng)一配備。五、注意事項(xiàng)(一) 會議室使用單位須指定專人負(fù)責(zé)會議期間的會務(wù)工作，維持活動過程中的正常秩序。(二) 會議室使用單位需服從調(diào)配，遵守會議室使用管理規(guī)定。(三) 會議室使用單位申請會議室時應(yīng)如實(shí)說明會議的主題及內(nèi)容，如遇實(shí)際使用情況與申請內(nèi)容不符，會議室管理人員有權(quán)終止該會議室的使用。(四) 會議室的使用若有變動，會議室使用單位須提前1天與校長辦公室聯(lián)系，以保證會議室資源能夠充分利用。 (五) 會議室內(nèi)設(shè)施若發(fā)生損壞，按照“誰借用，誰負(fù)責(zé)”的原則，追究相關(guān)部門的責(zé)任。(六) 有學(xué)生參與的活動，會議承辦單位須至少安排一名教師或輔導(dǎo)員始終在場，組織、協(xié)調(diào)和負(fù)責(zé)活動中學(xué)生的安全工作。(七) 因未及時辦理登記手續(xù)、登記不明確而造成延誤會議等后果，由會議承辦單位負(fù)責(zé)。(八) 會議室使用單位需派人提前布置會場。(九) 使用投影儀的會議室使用單位需提前15分鐘至?xí)h室調(diào)試設(shè)備。 (十) 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，會議室內(nèi)空調(diào)