崗位說明書的制作

1、過期”的職位說明書“瑪麗， 我真不知道你到底需要怎樣的機(jī)械操作工？” 高爾夫機(jī)械制造有限公司人力資 源部經(jīng)理約翰 ?安德森說道：“我已經(jīng)為你送去了四個人給你面試，并且這四個人看上去都 大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們?nèi)烤苤陂T外?！薄胺蠉徫徽f明書的要求？” 瑪麗頗為驚訝地回答道： “可我所要找的卻是那種一錄用， 就能夠直接上手做事的人； 而你送給我的人， 都不能夠勝任實際操作工作， 并不是我所要找 的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書。”聞聽此言， 約翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復(fù)印件。 當(dāng)他們將崗位說明書與現(xiàn) 實所需崗位逐條加以對照時， 才發(fā)現(xiàn)問題之所在：

2、 原來這些崗位說明書已經(jīng)嚴(yán)重地脫離實際， 也就是說， 崗位說明書沒有將實際工作中的變動寫進(jìn)去。例如， 崗位說明書要求從業(yè)人員具備舊式鉆探機(jī)的工作經(jīng)驗， 而實際工作卻已經(jīng)采用了數(shù)控機(jī)床的最新技術(shù)。因此， 工人們?yōu)榱烁行实厥褂眯聶C(jī)器，必須得具備更多的數(shù)學(xué)知識。并且使用這份崗在聽完瑪麗描述機(jī)械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員需要履行的職責(zé)后， 約翰喜形于 色地說道： “我想我們現(xiàn)在能夠?qū)懗鲆环轀?zhǔn)確描述該項工作的崗位說明書， 位說明書作為指導(dǎo)， 一定能夠找到你所需要的合適人選。 我堅信， 只要我們的工作更加緊密 地配合，上述那種不愉快的事情，決不會再發(fā)生了?！保▎栴}分析 ）首先， 必須要認(rèn)識到， 雖

3、然崗位說明書在上述案例中， 不能非常準(zhǔn)確無誤地 界定出招聘崗位所要求的職責(zé)與技能，但是，人力資源部經(jīng)理約翰 . 安德森沒有崗位說明書 的幫助， 就很難確定出所需崗位應(yīng)該具備何種專業(yè)技能了。 通過以上案例， 可以發(fā)現(xiàn)這具有 普遍規(guī)律性的人力資源管理問題， 那就是崗位說明書所描述的崗位與實際工作當(dāng)中的崗位并 不是絕對同一的概念。盡管在當(dāng)今二十一世紀(jì)， 科技發(fā)展神速、 工作崗位的內(nèi)涵和要求變化如此之快， 使得那 些一成不變的崗位說明書， 在實際工作當(dāng)中起到的作用是如此的蒼白， 甚至于起到適得其反 的作用。 但是， 除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無間地協(xié)作外， 持續(xù)不斷 地崗位分析工作也

4、可以用來規(guī)避崗位說明書的負(fù)面影響外。眾所周知， 崗位分析作為人力資源管理的一項基礎(chǔ)性工作， 即使連用于編制崗位說明書 的全套資料，也全都來源于通過科學(xué)的崗位分析所采集到的信息。根據(jù)現(xiàn)代科學(xué)管理理論， 崗位分析就是指科學(xué)地規(guī)劃出組織體系中的各個崗位在從業(yè)的過程中，應(yīng)該履行哪些職責(zé)， 具備哪些知識，需要何種技能的管理過程系統(tǒng)。如上述崗位分析的質(zhì)界定義與量化案例觀， 崗位分析并不是一項一勞永逸的孤立人力資 源管理的基礎(chǔ)性工作， 而是一個具有重復(fù)性行為而就高于原有行為的管理過程系統(tǒng)。 最少要 在如下三種情形中，必須要進(jìn)行崗位分析這一人力資源管理工作。第一種情形是在初創(chuàng)組織體系時，著手進(jìn)行崗位分析便是企

5、業(yè)的第一次崗位分析行為 了。其次，企業(yè)新增工作崗位，要進(jìn)行崗位分析。最后一種情形通常是，由于新技術(shù)、新方 法、新工藝、新系統(tǒng)的使用，導(dǎo)致崗位工作內(nèi)容的變動，也應(yīng)進(jìn)行崗位分析。而崗位分析的 信息、資料通常被用來厘定工作規(guī)范或編制崗位說明書了。、崗位分析崗位分析是指對某工作進(jìn)行完整的描述或說明， 以便為人力資源管理活動提供有關(guān)崗位 方面的信息，從而進(jìn)行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎(chǔ)性活動。 很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)確的工作說明而付出了很大的代價， 結(jié)果導(dǎo)致了很多人力資源工作缺乏 針對性，難以開展。 那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析要從以下八個要素開始著手 進(jìn)行分析，即 (7W

6、1H):WHO誰從事此項工作，責(zé)任人是誰，對人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、經(jīng)驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。WHAT在雇員要完成的工作任務(wù)當(dāng)位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于智 力勞動的范疇呢？WHOM誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包 括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。WHY為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。WHEN工作任務(wù)應(yīng)該被要求在什么時候完成呢？WHEREE作的地點(diǎn)、環(huán)境等。What qualificatiaons：從事這項工作的雇員應(yīng)該具備哪些資質(zhì)條件呢？HOW如何從事或者要求如何從事此項工作，

7、即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需要的權(quán)利。崗位分析是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進(jìn)行崗位分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行崗位分析通常使用的方法有：問卷調(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直接面談、觀 察法等方法。有了崗位分析的結(jié)果以后，我們就可以著手制定崗位工作說明書了。二、崗位工作說明書也稱崗位說明書， 是表明企業(yè)期望員工做些什么、 員工應(yīng)該做些什么、 應(yīng)該怎么做和在 什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。 崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了， 并使用淺顯易懂的文字填寫； 內(nèi)容要越具體越好， 避免 形式化、書面化。另外， 在實際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模

8、的不斷擴(kuò)大， 崗位說明書在制定之后， 還要在一 定的時間內(nèi)， 有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充， 以便與公司的實際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。 而 且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說明書 應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容：1. 崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工 資等級、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。2. 崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。3. 崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容 , 并逐項加以說明崗位工作活動的內(nèi)容，以 及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等

9、。4. 崗位工作責(zé)任： 包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任 （ 非管理崗位則沒有此項內(nèi)容 ） ，要逐項列出 任職者工作職責(zé)。5. 崗位工作資格： 即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件， 主要有學(xué)歷、 個性 特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。崗位說明書是指對對崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、 責(zé)任、 環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人 員的資格條件的要求所做的書面記錄。 它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料， 加以整理、 分析、 判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位分析的結(jié)果。此外，有必要注意的是，崗位 工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡。崗位工作說明書的外在形式， 是根據(jù)一項工作編制一份

10、書面材料， 可用表格顯示， 也可 用文字?jǐn)⑹觥＞幹茘徫还ぷ髡f明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、 工作分派、簽訂勞動合同 以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后， 崗位工作說明書的編寫， 也并不是一勞永逸的工作。 實際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、 撤消的情況，更 常見的情形便是崗位的某項工作職責(zé)和內(nèi)容的變動， 甚至于每一次工作信息的變動， 都應(yīng)該 要求及時記錄在案， 并迅速反映到崗位工作說明書的調(diào)整之中。 在遇到崗位工作說明書要加 以調(diào)整的情況下， 一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人， 向人力資源部提出申請， 并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗

11、位說明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對職位說明書做出相應(yīng)的修改。三、崗位說明書的填寫崗位說明書的格式可以是多種多樣的 , 關(guān)鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后，應(yīng) 該用準(zhǔn)確、 簡潔的語言， 將上述的五大部份全部或主要部份加以表述， 以便形成規(guī)范、 準(zhǔn)確、 使用方便的管理文件。眾所周知， 不同的企業(yè)和組織都有各自特點(diǎn)和急需解決的問題。 有的是為設(shè)計培訓(xùn)方案， 提高員工的技術(shù)素質(zhì)； 有的是為了制定更切合實際的獎勵制度， 調(diào)動員工工作的積極性； 還 有的是為根據(jù)工作要求， 改善工作環(huán)境、 提高安全性。因此， 這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗 位分析的側(cè)重點(diǎn)就不一樣。可一般來說，崗位分析主要包括

12、兩方面的內(nèi)容：（一） 崗位描述崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容：1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、完成工作所需要的資料、 機(jī)器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩?、通風(fēng)設(shè)備、安全措施、建 筑條件，甚至工作的地理位置。4、社會環(huán)境。包括工作團(tuán)體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門 之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設(shè)施。5、職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來判斷和解釋職務(wù)描述中的其它

13、內(nèi)容，因而 這部分內(nèi)容特別重要。 職業(yè)條件說明了工作的各方面特點(diǎn)： 工資報酬、 獎金制度、 工作時間、 工作季節(jié)性、 晉級機(jī)會、 進(jìn)修和提高的機(jī)會、 該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān) 系，等等。（二） 崗位要求崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、 能力、 興趣、體格和行為 特點(diǎn)等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、 任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨(dú)立判斷與思考能力、記憶力、注意力、 知覺能力、警覺性、操作能力 （ 速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性 ）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。崗 位要求還包括文化程度、 工作經(jīng)驗

14、、 生活經(jīng)歷和健康狀況等。 崗位要求可以用經(jīng)驗判斷的方 法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定?；谝陨蠉徫环治龅幕A(chǔ)理論， 是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。 若根據(jù)某 公司職 （ 崗） 位說明書的描述，再加以細(xì)化分析，具體可從以下幾個方面進(jìn)行考慮：1、崗位基本信息崗位基本信息也稱為工作標(biāo)識。包括崗 （ 職） 位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接 上級、職等職級、定員等。2、工作內(nèi)容描述這是最主要的內(nèi)容， 此欄詳細(xì)描述該職位所從事的具體的工作， 應(yīng)全面、 詳盡地寫出完 成工作目標(biāo)所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。 同時，在這一項中還可以同時描述每項工

15、作的環(huán)境和工作條件， 以及在不同階段所用到的不 同的工具和設(shè)備。3、任職資格（1）教育背景此項填寫從事該職位目前應(yīng)具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行崗位分析時，經(jīng) 常有這樣的情況： 某職員是一位有多年工齡、 經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工， 但他的教育背景 顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應(yīng)該考慮，如果讓一位新員工來工作， 他最低應(yīng)是什么學(xué)歷，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。(2) 經(jīng)驗此項反應(yīng)從事該職位之前， 應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求， 一般包括兩方面， 一是專業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景；另一個需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求， 尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。(3) 技能要求此項反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。某些職位對專業(yè)技能要求 較高，沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。 而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明 確。(4) 個性特質(zhì)指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。(5) 培訓(xùn)經(jīng)歷此欄反映從事該職位前，應(yīng)進(jìn)行的基本的專業(yè)培訓(xùn)，否則將不允許上任或