備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法

1、濱海進出口有限公司管理文件編號： 批準(zhǔn)：備件出口業(yè)務(wù)管理辦法2007 年 月 日發(fā)布 2007 年 月 日實施、尸、 亠前言本制度是濱海進出口有限公司管理體系文件之一，自發(fā)布之日起實 施。本制度由海外服務(wù)部提出并歸口管理。本制度由海外服務(wù)部起草。備件出口業(yè)務(wù)工作程序 -1海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部接收外商或集團進岀口備件岀口訂單分析、整理訂單 V+ Y備件訂貨單報海外服務(wù)部 LY編制米購計劃單*采購計劃單報銷售公司接收銷售公司回復(fù)回復(fù)海外商務(wù)各部回復(fù)客戶與客戶確認最終訂單與客戶簽訂合同A

2、 ）正常訂單（海 運）：在接到客戶訂 單的7日內(nèi)完成報送；B ）緊急訂單（空 運、快遞）：在接到 客戶訂單的2個工作日 內(nèi)完成報送。A ）正常訂單：需在 收到需求單的5個工作 日內(nèi)給予回復(fù)。B ）緊急訂單：需在 收到需求單的2個工作 日內(nèi)給予回復(fù)。備件出口業(yè)務(wù)工作程序 -2給付備件供應(yīng)商通過銷售公司TDS系統(tǒng)維護銷售訂單隨時關(guān)注訂單采購 進度，如有缺項需 與銷售公司、海外 商務(wù)部門相關(guān)人員 積極協(xié)調(diào)解決海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部 室主任海外商務(wù)各部 部長海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財務(wù)管理部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部

3、海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財務(wù)管理部 海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門外運公司海外商務(wù)各部備件出口業(yè)務(wù)工作程序-3包裝確認具備發(fā)運條件書面通知海外商務(wù)相 關(guān)部門“可發(fā)運”集港、報關(guān)、裝船, 現(xiàn)場突發(fā)問題解決取回岀口報關(guān)單、 外匯核銷單開發(fā)票二工二取得提單- /寄送裝運單據(jù)發(fā)運前15天完成發(fā)運前8天開始辦理發(fā)運前3天發(fā)運后3天發(fā)運后30天發(fā)運后5天1 目的和適用范圍 目的：為做好公司備件出口各項工作，做好備件出口各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜 接，明確各部門、各崗位職責(zé)，特制定本辦法。適用范圍：濱海進出口有限公司各相關(guān)部門

4、。2 術(shù)語 正常訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過非空運方式實現(xiàn)發(fā)運交貨的備件訂 單。緊急訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過空運方式實現(xiàn)發(fā)運交貨的備件訂單。 正常可供備件：包含在海外服務(wù)部提供的價格清單上的備件。 非正常備件：未包含在海外服務(wù)部提供的價格清單上的備件。3 職責(zé)海外商務(wù)各部3.1.1 負責(zé)接收外商或集團進出口公司出口備件訂單。3.1.2 負責(zé)整理、確認訂單。 負責(zé)監(jiān)督外商或集團進出口公司的備件貨款到帳。3.1.4 負責(zé)與外商或集團進出口公司簽訂購銷合同。3.1.5 負責(zé)與外商或集團進出口確認發(fā)運信息。3.1.6 負責(zé)跟蹤、監(jiān)控出口備件的采購、包裝。3.1.7 負責(zé)跟蹤、監(jiān)控出口備件的集港，發(fā)運。

5、 負責(zé)報關(guān)相關(guān)單證的傳遞及報關(guān)工作。 負責(zé)向外商或集團進出口寄送裝運單據(jù)。海外服務(wù)部 負責(zé)備件出口庫的管理。負責(zé)備件出口庫的庫存?zhèn)浼芾?。負?zé)出口備件的采購、包裝。負責(zé)出口備件的集港發(fā)運工作。財務(wù)管理部3.3.1 負責(zé)收取出口備件貨款。海外物流部負責(zé)出口備件的商檢工作。4備件出口業(yè)務(wù)工作程序： 海外商務(wù)各部接收外商或集團進出口公司以掃描簽字版或電子版形式 的備件訂貨單海外商務(wù)各部對接收到的訂單進行整理、分析，并與外商或集團進出 口核對、確認。海外商務(wù)各部將確認好的訂單，在規(guī)定時間內(nèi)通過電子版方式報送至 海外服務(wù)部指定人員。正常訂單（海運）：在接到客戶訂單的 7 日內(nèi)完成報送； 緊急訂單（空運、

6、快遞） ：在接到客戶訂單的 2 個工作日內(nèi)完成報送 海外服務(wù)部對接收到的訂單進行分析，對有疑義的訂貨內(nèi)容可要求海 外商務(wù)部門再確認。海外服務(wù)部依據(jù)客戶訂貨單編制采購計劃，并報銷售公司備件部。 海外服務(wù)部依據(jù)銷售公司備件部的回復(fù)、及掌握的采購周期，對訂貨 單向各商務(wù)部門進行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容包括：供貨時間、特殊備件的訂貨說 明等。對正?？晒﹤浼嗀）正常訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的 5個工作日內(nèi)給予回復(fù)。B）緊急訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的2個工作日內(nèi)給予回復(fù)。 對非正常備件海外商務(wù)各部對接收到的非正常備件，要在 2個工作日內(nèi)以書面形式 報送至海外服務(wù)部。海外服務(wù)部聯(lián)系、協(xié)調(diào)公司及其它供應(yīng)

7、渠道，并將協(xié)調(diào)結(jié)果在5個工作日內(nèi)反饋回海外商務(wù)相關(guān)部門（回復(fù)原則：盡量滿足用戶需求）。海外商務(wù)各部依據(jù)海外服務(wù)部提供的訂單確認情況，要在收到回復(fù)后的2個工作日內(nèi)對外商或集團進出口公司進行回復(fù)。外商或集團進出口公司依據(jù)我方回復(fù)中提供的可供備件，貨款金額及 供貨周期，確定最終訂貨單。訂單確認后，海外商務(wù)各部與客戶簽訂合同（固定格式），并雙方簽字、 蓋章、各自留存。海外商務(wù)各部依據(jù)簽訂的合同出具形式發(fā)票給客戶?？蛻舭春贤鬁?zhǔn)備貨款，由海外商務(wù)各部聯(lián)系貨代公司，訂艙（簽訂 合同）；我方訂艙規(guī)定，一般為：大宗貨物海運貨代：海外商務(wù)各部依據(jù)合同規(guī)定，通知財務(wù)管理部及時查收貨款，確認貨 款到帳后及時通知海

8、外商務(wù)各相關(guān)部門。付款審批權(quán)限：備貨發(fā)貨付款審批T/TL/CD/P審批權(quán)限100%®付后備 貨30%® 付后備貨余款70%付清后發(fā) 貨100%®付后備 貨余款70%付清后發(fā) 貨商務(wù)師部長主管經(jīng) 理海外商務(wù)各部確認 收到客戶的預(yù)付款或信用證后，以書面形式通知海外服務(wù)部備貨，同時將預(yù)計船期通知海外服務(wù)部。海外服務(wù)部依據(jù)合同備件明細，制定下月備件采購用款計劃，并據(jù)此向 財物管理部支取采購款，并支付給銷售公司（或其他供應(yīng)商）。海外服務(wù)部通過銷售公司TDS系統(tǒng)維護銷售訂單采購備件（銷售公司 不能提供的備件，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，可從汽工貿(mào)或指定配套廠外采），并隨時關(guān)注訂單采購進

9、度，如有缺項需與銷售公司、海外商務(wù)部門相關(guān)人 員積極協(xié)調(diào)解決（海外商務(wù)各部相關(guān)人員每周詢問一次訂單進度情況）。海外服務(wù)部將采購好的備件按公司制訂的 標(biāo)準(zhǔn)進行包裝（外方有特殊 要求的，雙方另行商定）。海外商務(wù)各部對包裝過程進行跟蹤，監(jiān)控包裝質(zhì)量。海外服務(wù)部確認在庫出口備件具備發(fā)運條件后，以書面形式通知海外 商務(wù)各相關(guān)部門。海外商務(wù)各部根據(jù)可發(fā)運通知，以書面形式通知客戶可發(fā)運時間、及 相關(guān)定艙信息，并在規(guī)定時間內(nèi)要求對方交齊全款。海外商務(wù)各部通知財務(wù)管理部及時查收貨款，財務(wù)管理部確認貨款到帳后及時通知海外商務(wù)各相關(guān)部門。海外商務(wù)各部將確定的船期在發(fā)運前（提前 10天）通知海外服務(wù)部， 出現(xiàn)變化及時

10、通知。海外服務(wù)部在完成國內(nèi)采購后，依據(jù)實際發(fā)貨情況，要求供貨方開具 發(fā)票。相關(guān)部門依據(jù)海外服務(wù)部提供的包裝信息，做好相關(guān)報檢、報關(guān)工作。 海外商務(wù)各部在集港前的 8 個工作日，書面通知海外物流部進行商檢，并向海外物流部提供商檢所需單據(jù)，商檢單據(jù)包括：外銷發(fā)票，箱單，外 銷合同（復(fù)印件即可） 。海外物流部組織、辦理商檢事宜。海外物流部將商檢后的通關(guān)單據(jù)在集港前 3 個工作日，交海外商務(wù)各 部。海外商務(wù)各部協(xié)調(diào)、辦理報關(guān)事宜，并及時將報關(guān)所需全部單據(jù)提供 給貨貸公司，報關(guān)單據(jù)包括以下內(nèi)容：報關(guān)委托書、報關(guān)單、外銷發(fā)票， 裝箱單，外銷合同，外匯核銷單，商檢單（通關(guān)單、換證憑單或換證憑條 等）。海外商

11、務(wù)各部在集港前 3 個工作日，書面通知海外服務(wù)部發(fā)運、集港 信息（包括：收貨時間、收貨聯(lián)系人、收貨地址、收貨單位及其他要求）海外服務(wù)部依據(jù)通知協(xié)調(diào)包裝公司做好發(fā)運準(zhǔn)備（完成包裝箱編號 等），全部準(zhǔn)備內(nèi)容應(yīng)在集港日的前 1 天辦理完。海外服務(wù)部負責(zé)聯(lián)系包裝公司根據(jù)發(fā)運通知和發(fā)運指令將備件運至指 定地點（港口堆場或倉庫） ，并監(jiān)督集港過程。海外商務(wù)各部門負責(zé)跟蹤集港過程，并監(jiān)督裝箱。海外服務(wù)部主要負責(zé)集港過程的跟蹤， 海外商務(wù)各部門主要負責(zé)裝箱過 程的跟蹤。海外服務(wù)部負責(zé)及時解決、處理貨物集港運輸過程中出現(xiàn)的異常情況， 并明確責(zé)任方。海外商務(wù)部負責(zé)及時解決、處理裝箱過程中出現(xiàn)的異常情況，并明確責(zé)任方。海外服務(wù)部負責(zé)與包裝公司做好費用結(jié)算工作。海外商務(wù)各部 在通關(guān)、裝船工作完畢后與貨代公司做好港雜費用及其 它相關(guān)費用的結(jié)算工作。海外物流部在通關(guān)、裝船工作完畢后做好商檢費用結(jié)算工作。海外商務(wù)各部在備件出口后（開船后）的 7 日內(nèi)向貨代公司取得提單。海外商務(wù)各部在備件出口后（開船后）的 30 日內(nèi)向貨貸