五星級酒店后勤部門通用手冊崗位說明匯編操作流程

1、工程部、保安部、人力資源部管 理 手 冊（人員結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、操作流程匯編）目 錄第一節(jié) 總經(jīng)理辦公室概述 .3一、總經(jīng)理辦公室組織架構(gòu) . 錯誤!未定義書簽。二、總經(jīng)理辦公室人員編制 . 4二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍 . 4第二節(jié) 行政人員崗位職責(zé)與行政制度 .7一、行政崗位職責(zé) . 7（一）、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé) . 7（二）、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé) . 7（三）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé) . 8(四）、行政秘書崗位職責(zé) . 8二、行政制度 . 9（一）、辦公室現(xiàn)場管理制度 . 9(二)、文件處理制度 . 10（三）、文件撰制管理制度 . 14（四）、印鑒和文件使用管理制度

2、. 20（五）、檔案管理制度 . 27（六）、文檔、圖表、資料編號的規(guī)定 . 29(七)、文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度 . 30（八 )、保密工作管理制度 . 35（九 )、公司文件密級的規(guī)定 . 37（十）、Domino/Loutes Notes 使用管理制度 . 39（十一）、自備筆記本電腦管理辦法 . 41第三節(jié) 工程崗位人員職責(zé)與工程制度 .43一、工程人員崗位職責(zé) . 43（一）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé) . 43（二）、工程經(jīng)理崗位職責(zé) . 43（三）、值班工程師（電工）崗位職責(zé) . 44(四）、值班工程師 (空調(diào)）崗位職責(zé) . 44（五）、值班工程師 (維修）崗位職責(zé) .

3、45二、工程制度 . 45（一 )、工程部基礎(chǔ)管理制度 . 45（二）、設(shè)備運(yùn)行管理制度 . 47（三）、交接班制度 . 48（四 )、維修服務(wù)規(guī)范 . 49第四節(jié) 保安崗位人員職責(zé)與保安制度 .501一、保安人員崗位職責(zé) . 50(一）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（保安 )崗位職責(zé) . 50（二）、保安經(jīng)理崗位職責(zé) . 51(三)、保安員崗位職責(zé) . 51（四）、保安員 (大堂）崗位職責(zé) . 51（五）、保安員（停車場）崗位職責(zé) . 52（六）、保安員（樓層）崗位職責(zé) . 52（七）、保安員 (員工出口）崗位職責(zé) . 53（八）、保安員（監(jiān)控中心）崗位職責(zé) . 53二、 工作流程 . 54（一）、工作

4、時間 . 54（二）、工作要求 . 54（三）、保安各崗位工作流程 . 54三、保安管理制度 . 56（一 )、酒店安全管理規(guī)定 . 56（二 )、酒店消防設(shè)備管理規(guī)定 . 60（三）、酒店消防器材管理制度 . 61（四）、酒店消防安全培訓(xùn)制度 . 61(五)、安全檔案管理規(guī)定 . 62(六）、違反酒店安全、消防管理的處罰規(guī)定 . 62（七）、酒店施工場地安全管理規(guī)定 . 63（八）、批準(zhǔn)動火的原則： . 64(九）、施工人員的管理規(guī)定 . 64（十）、用火用電制度 . 65(十一）、各部門防火制度 . 67（十二）、鑰匙管理規(guī)定 . 70(十三）、停車場管理制度 . 70（十四 )、員工會客

5、登記制度 . 71(十五）、監(jiān)控室管理規(guī)定 . 71(十六）、員工通道管理規(guī)定 . 72（十七）、進(jìn)貨門管理規(guī)定 . 72（十八 )、內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)管理制度 . 73第六節(jié) 人力資源管理手冊 .76一、崗位職責(zé) . 76（一 )總經(jīng)理辦公室經(jīng)理 (人事）崗位職責(zé) . 76（二）人事經(jīng)理崗位職責(zé) . 77(三)培訓(xùn)主管崗位職責(zé) . 78（四）招聘員工關(guān)系主管 . 78（五）薪酬福利主管 . 79二、人事工作程序 . 79（一）組織機(jī)構(gòu)設(shè)計程序與標(biāo)準(zhǔn) . 79（二）工作分析流程和標(biāo)準(zhǔn) . 80（三）人員招聘流程和標(biāo)準(zhǔn) . 802（四）新員工入店工作流程和標(biāo)準(zhǔn) . 81（五）入職培訓(xùn) . 83（六 )薪資

6、工作流程和標(biāo)準(zhǔn) . 84（七）員工轉(zhuǎn)正流程和標(biāo)準(zhǔn) . 85（八）員工升職流程和標(biāo)準(zhǔn) . 86（九）員工降職 /處罰流程和標(biāo)準(zhǔn) . 87（十）“優(yōu)秀員工”活動的評選流程和標(biāo)準(zhǔn) . 88（十一）員工請假的流程和標(biāo)準(zhǔn) . 88（十二）員工違紀(jì)處理流程和標(biāo)準(zhǔn) . 89(十三）員工獎勵的流程和標(biāo)準(zhǔn) . 90（十四）員工勞動爭議處理流程和標(biāo)準(zhǔn) . 90(十五)員工關(guān)系工作的流程和制度 . 91(十六）女員工計劃內(nèi)生育制度 . 92（十七 )員工離職工作流程和標(biāo)準(zhǔn) . 93三、培訓(xùn)工作內(nèi)容 . 94（一）培訓(xùn)的目的 . 94(二）培訓(xùn)的作用 . 94（三）培訓(xùn)系統(tǒng)性模型 . 95(四)培訓(xùn)的四個步驟 . 9

7、5（五）培訓(xùn)實(shí)施的工作流程和標(biāo)準(zhǔn) . 96（六）酒店店內(nèi)培訓(xùn) . 97四、考評 . 99（一 )考評工作流程和標(biāo)準(zhǔn) . 99（二 )部門領(lǐng)導(dǎo)績效考評 . 100（三）中層人員和員工的考評 . 100五、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃 . 100六、員工關(guān)系管理 . 101七、人事 & 考核表格 . 102第一節(jié) 總經(jīng)理辦公室概述3一、總經(jīng)理辦公室人員編制根據(jù)酒店人員編制 , 總經(jīng)理辦公室定編 12 名，見下表：部門 編制 說 明人事 3 人力資源經(jīng)理 1 人行政 1 行政經(jīng)理 1 人工程 16 經(jīng)理 1 人、主管 4 人、維修工 12 人安保 28 經(jīng)理 1 人、副理 1 人、安保員 26 人合計

8、48二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍酒店總經(jīng)理辦公室擁有四大職能，分別是 :（一）行政管理: 作為酒店的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)部門 , 在總經(jīng)理對酒店實(shí)施管理的過程中處于上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系的中介地位 . 具體職責(zé)范圍為：1。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)酒店與外單位如：政府機(jī)關(guān)、職能部門的關(guān)系 , 及時收集政府及職能部門有關(guān)政策、信息，為酒店經(jīng)營服務(wù)； 2. 負(fù)責(zé)起草酒店年度工作報告及關(guān)系酒店整體經(jīng)營、管理發(fā)展方面的文字性材料;3。負(fù)責(zé)起草酒店總經(jīng)理所需要的發(fā)言材料和總結(jié)報告 ;4。 負(fù) 責(zé)酒店文書檔案管理和印鑒管理 ;5. 負(fù)責(zé)組織酒店總經(jīng)理辦公會議、行政例會和全體員工大會等各種會議，作好會議內(nèi)容的記錄和傳達(dá) ;6. 負(fù)責(zé)來

9、酒店公干客人的接洽和協(xié)調(diào)接洽以及信訪接待工作；7. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部工作用車的審批；8. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部材料的印刷管理；9。負(fù)責(zé)制定行政值班經(jīng)理值班制度和值班情況的檢查工作。( 二）人力資源 ：涵蓋了人事調(diào)配管理，人力資源開發(fā)利用、員工培訓(xùn)管理、勞動工資獎金和醫(yī)療管理等方面 . 具體職責(zé)范圍為：1. 堅(jiān)持以人為本的原則，對人力資源進(jìn)行科學(xué)有效的調(diào)配、開發(fā)和利用 ;42。規(guī)劃福成人力資源發(fā)展，對人力資源狀況進(jìn)行控制；3。 管 理人員的招聘和選拔 ;4。 加 強(qiáng)預(yù)算管理和成本核算 , 降低人工成本；5. 根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展制定培訓(xùn)計劃 , 并對日常培訓(xùn)監(jiān)督控制；6. 根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)制定合理薪資體系；為酒店員工創(chuàng)

10、造良好的工作環(huán)境；7. 制定員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為企業(yè)留住人才 ，提高員工的忠誠度 ;8. 制定各級人員激勵政策、提高的員工積極性 .（三）工程： 負(fù)責(zé)動力設(shè)備的運(yùn)行管理和酒店設(shè)備設(shè)施的維修、維護(hù)和保養(yǎng)，以及設(shè)備設(shè)施的更新改造。具體職責(zé)范圍為：1。負(fù)責(zé)酒店電力系統(tǒng)、電梯空調(diào)系統(tǒng)、冷熱水系統(tǒng)及地面管道運(yùn)行管理，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和故障檢修。2. 負(fù)責(zé)酒店冷凍設(shè)備、制冰設(shè)備、排風(fēng)設(shè)備的維修保養(yǎng)和故障檢修。3. 負(fù)責(zé)酒店水暖設(shè)備、廚房設(shè)備的維修保養(yǎng)和故障檢修 .4。負(fù)責(zé)酒店電話系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)的維修保養(yǎng)和故障。5. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)樓宇維護(hù)和室內(nèi)裝修設(shè)施、家具、門鎖的維修維護(hù)工作。6。負(fù)責(zé)酒店燈具、燈飾的維修、

11、維護(hù)工作。7。 負(fù) 責(zé)組織實(shí)施酒店改造工程。8. 合理控制能源消耗，將工程系統(tǒng)的運(yùn)行控制在最經(jīng)濟(jì)狀態(tài) . （四）保安 : 負(fù)責(zé)酒店安全保衛(wèi)工作的組織和管理，保證酒店財產(chǎn)安全，與酒店員工、客人生命財產(chǎn)安全，維護(hù)酒店聲譽(yù)、利益。具體職責(zé)范圍為 :1. 貫徹預(yù)防為主，確保重點(diǎn)，打擊犯罪，保障安全的工作方針，制定酒店安全管理方針、制度和防范措施并監(jiān)督實(shí)施。2. 領(lǐng)導(dǎo)酒店安全保衛(wèi)工作，部署保衛(wèi)力量，維護(hù)酒店正常應(yīng)運(yùn)秩序，保證重點(diǎn)要害部位安全防范工作。3. 組織實(shí)施安全檢查 , 對發(fā)現(xiàn)的隱患提出整改意見，通知相關(guān)部門限期整改，對已發(fā)現(xiàn)的安全事故應(yīng)及時查明原因 , 追究責(zé)任并提出改進(jìn)意見。4. 做好法制、安

12、全、教育及宣傳工作，對酒店新入職員工進(jìn)行安全、消防、教育和安全技能專項(xiàng)培訓(xùn)，每年兩次對全體員工進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)。5. 做好重大活動， 大型會和貴賓的安全保衛(wèi)工作 , 積極配合公安部門做好安全保衛(wèi)任務(wù)。6。做好住客登記、驗(yàn)證的監(jiān)督工作，對重點(diǎn)可疑人員實(shí)行查控 .7。協(xié)助公安人員抓獲通緝犯，打擊違法犯罪行為。8。協(xié)同工程專業(yè)人員，做好酒店安全消防設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)。59。加強(qiáng)對廚房、倉庫、配電室、強(qiáng)電豎井、電器機(jī)房及公共娛樂場所等重點(diǎn)要害部位的安全防范工作。1 0。 全面掌握酒店內(nèi)部人員情況 , 查處違法違紀(jì)行為 .11. 搜集各類安全信息，防范、打擊各類不安全事件。1 2。 貫徹“誰主管、誰負(fù)責(zé)

13、”和“群防群治”的工作原則，幫助各部門落實(shí)崗位安全責(zé)任制。6第二節(jié) 行政人員崗位職責(zé)與行政制度一、行政崗位職責(zé)（一）、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé)職 位：總經(jīng)理 級 別: 行政級直屬上級 : 酒店董事會直屬下級 : 總經(jīng)理助理、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理、營銷經(jīng)理崗位職責(zé)：在上級公司和董事會的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)路線、方案、政策、法令和法規(guī)； 全心全意領(lǐng)導(dǎo)廣大員工管理好酒店， 努力完成各項(xiàng)經(jīng)營管理指標(biāo)，不斷提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。1. 制定酒店的經(jīng)營目標(biāo)，確立酒店的發(fā)展方向并指揮實(shí)施；2。 主持制定和完善酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立健全酒店內(nèi)部的組織系統(tǒng)，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，建立酒店內(nèi)部合理

14、有效的運(yùn)行機(jī)制；3. 研究并掌握市場的變化和發(fā)展情況 , 制定價格體系， 適時提出階段性工作重點(diǎn)并指揮實(shí)施； 4. 全面負(fù)責(zé)酒店的安全保衛(wèi)、工程改造工作，重點(diǎn)負(fù)責(zé)計劃財務(wù)、經(jīng)營銷售、人事勞資和工作 ;5. 負(fù)責(zé)重要客人的接待工作，保持與社會各界的廣泛聯(lián)系，塑造酒店良好的內(nèi)外部形象；6。 負(fù)責(zé)中層以上管理人員的培養(yǎng)和使用，督導(dǎo)酒店培訓(xùn)計劃；7. 發(fā)動廣大員工群策群力 , 搞好民主管理工作 , 關(guān)心員工生活 , 不斷改善員工的工作條件，提高員工的生活水平；8. 主持召開行政例會和總經(jīng)理辦公會議。(二)、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé)職 位：總經(jīng)理助理 級 別：行政級直屬上級 : 總經(jīng)理7直屬下級：餐飲經(jīng)理

15、、房務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 協(xié)助總經(jīng)理完成董事會下達(dá)的經(jīng)營指標(biāo)，保證各項(xiàng)決議的貫徹落實(shí)；2. 定期組織召開分管部門經(jīng)理會議，了解部門工作情況，安排部署工作；3。 每天巡視分管部門崗位區(qū)域，檢查并指導(dǎo)各部門的工作 ;4。 負(fù)責(zé)酒店夜間值班工作，確保酒店及客人的安全和酒店的正常運(yùn)轉(zhuǎn)； 5。 認(rèn)真了解和掌握分管部門工作，及時向總經(jīng)理提供信息，與總經(jīng)理一起研究確定酒店的經(jīng)營方針和管理措施 .（三）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理 (行政）崗位職責(zé)職 位：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理 級 別：A級直屬上級 : 總經(jīng)理直屬下級：行政秘書崗位職責(zé)：1。 負(fù)責(zé)組織酒店對內(nèi)對外工作計劃、報告、總結(jié)、請示、通知、會議紀(jì)要等各種文件的起草、審

16、核、打印、收發(fā)和存檔工作 ;2. 組織和安排總經(jīng)理辦公會議及其它與酒店經(jīng)營管理工作有關(guān)酒店會議，編寫會議紀(jì)要和有關(guān)決議，并隨時將會議精神的貫徹情況反饋給總經(jīng)理 ;3. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)外聯(lián)系、媒介宣傳聯(lián)絡(luò)和信訪接待工作；4. 負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)平衡工作，使總經(jīng)理的經(jīng)營決策得以落實(shí)； 5. 堅(jiān)持經(jīng)常性的調(diào)查研究，分析經(jīng)營管理情況，收集各方面信息，搞好政策研究與管理咨詢，為總經(jīng)理、副總經(jīng)理決策提供依據(jù) ;6。 做好對外溝通與聯(lián)絡(luò)工作 , 使總經(jīng)理、副總經(jīng)理與外界聯(lián)系的渠道保持暢通；7。 負(fù)責(zé)酒店印鑒使用管理和內(nèi)部用車的審批 .（四)、行政秘書崗位職責(zé)職 位：行政秘書 級 別:C 級（或 D級）直屬上級

17、：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理崗位職責(zé) :1。 負(fù)責(zé)各類文件的打印、收發(fā)、歸檔工作；82。 負(fù)責(zé)處理來往信函、電傳、電報 , 及時上傳下達(dá)，接聽電話并做留言記錄；3. 負(fù)責(zé)行政例會的組織和會議記錄及記錄印發(fā)工作；4。 負(fù)責(zé)酒店印鑒的保存與管理 ;5. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理、總經(jīng)理文件的收發(fā)和歸類存檔工作；6. 負(fù)責(zé)行政辦公室所有辦公用品的領(lǐng)用、保存、管理工作 ;7. 負(fù)責(zé)制定并申報酒店高級管理人員值班表 .二、行政制度（一) 、辦公室現(xiàn)場管理制度1. 制度內(nèi)容及適用范圍1。1 本制度規(guī)定了辦公文明化、有序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理組織、管理內(nèi)容及檢查考核等內(nèi)容。1。2 本制度適用于公司的全體員工。2. 管理組織2。1 總經(jīng)理

18、辦公室負(fù)責(zé)辦公室文明化方面的監(jiān)督和管理工作。3. 管理內(nèi)容3。1 按時上下班，不遲到，不早退，上班時間必須穿制服、帶胸卡；3.2 注意個人儀表、儀態(tài) , 做到精神飽滿，儀態(tài)端莊；3。3 不在辦公室內(nèi)抽煙、隨地吐痰、亂扔雜物；3.4 保持自己辦公桌面和工作間的整潔，物品分類擺放整齊有序，不常用的物品或資料用后立即放到抽屜或物品柜內(nèi) , 下班前必須把自己的物品整理好再走，除電腦顯示器、鼠標(biāo)、電話與水杯外，桌面上不得留下其余物品；3.5 講文明、守秩序 , 上班時間不互相串訪 , 不能有大聲喧嘩、閑聊、嬉戲和打鬧等妨礙現(xiàn)場工作秩序和影響他人工作的行為；3。6 愛護(hù)辦公設(shè)施，使用貴重設(shè)備和儀器請按照使

19、用說明進(jìn)行操作以免設(shè)備損壞影響使用，對違反操作規(guī)程造成的損失要做出相應(yīng)的賠償；3。7 工作期間不準(zhǔn)看與工作無關(guān)的書刊，吃東西，干與本職工作無關(guān)的事情 ;3。8 工作中注意使用禮貌用語，態(tài)度和藹，不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)說臟話，亂開他人玩笑；接待公司客人要熱情大方，禮節(jié)得體 ;3。9 不要在辦公室撥打和接聽私人電話，確有必要不能超過 3 分鐘；93。10 愛護(hù)公共財產(chǎn)，嚴(yán)禁在墻上和隔斷上亂貼、亂畫、亂劃；3。11 未經(jīng)同事同意，不得擅自使用同事電話 , 不得打開同事的電腦；3.12 打電話要注意不要干擾周圍同事 ;3。13 有事和同事商洽打內(nèi)部電話；信息咨詢，信息傳遞，使用 NOTES系統(tǒng)平臺, 盡量不要

20、串訪；3.14 午間用餐要嚴(yán)格遵守作息時間 , 無故不得提前用餐和晚到 ;3。15 業(yè)務(wù)來訪人員在會議室接洽，禁止帶親友到辦公室，杜絕與本公司業(yè)務(wù)無關(guān)的人員參觀辦公室；3.16 下班前各自關(guān)好各自辦公區(qū)內(nèi)的門窗和電腦及其他辦公設(shè)備 , 并注意隨手關(guān)燈.4. 檢查與考核4.1 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檢查和考核。5. 獎勵與處罰：5。1 總經(jīng)理辦公室將對以上制度進(jìn)行定期與不定期的檢查，獎勤罰懶，對于多次違反上述條例者將按員工手冊進(jìn)行處罰。6. 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（二）、文件處理制度1. 制度內(nèi)容及適用范圍1。1 本制度規(guī)定了文件的收發(fā)、傳閱、簽批、催辦、查辦、繕印校對及立卷歸檔等內(nèi)容

21、。本制度所指文件包括公司與外部以及公司內(nèi)部各部門之間的來往文件。1。2 本制度適用于公司各部門的文件處理。2。 管理組織2。1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的文件處理。2。2 總經(jīng)理辦公室對各部門的文件處理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和管理。3. 管理內(nèi)容3.1 收文：3。1。1公文的收進(jìn) , 由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。3。1。2收文登記要仔細(xì)認(rèn)真 . 對來文要按文件來源和內(nèi)容分類設(shè)立文件登記簿( 參見附件一）登記并存檔，標(biāo)明文件名稱以便查考 .3。1。3登記的項(xiàng)目， 一般包括: 文件標(biāo)題、 收文編號、 收文日期、 來文公司（部門）、附件及處理進(jìn)度及結(jié)果等情況等。103.2 發(fā)文：3.2 。1 發(fā)文用發(fā)文登記簿 （參見附

22、件一） , 登記項(xiàng)目包括發(fā)文標(biāo)題、編號、時間、發(fā)送單位、份數(shù)、附件、分發(fā)日期等。3。2.2 文件發(fā)放前要對文稿標(biāo)明的發(fā)送單位、密級程度、緩急、是否親啟、有無附件, 是否核對和用印等一一核實(shí)清楚，然后再進(jìn)行登記、下發(fā)。3.2 。3 一般發(fā)文，以印出日期為發(fā)文日期 , 特定文件（如需要注明會議通過日期的文件等），可以原稿簽注的日期為發(fā)文日期。3。2.4 凡是要收回的文件，都要注明“按期收回” 。3.3 分文與批辦：3。3。1文件收到后 , 總經(jīng)理辦公室秘書應(yīng)立即分文。 填寫文件閱辦單 ( 參見附件二），由總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽字批注后，分送領(lǐng)導(dǎo)或承辦單位閱處。3。3。2需要有關(guān)部門承辦或批復(fù)的文件 ,

23、 要待文件按程序閱讀后，方可交承辦單位辦理或批復(fù)。3。4 傳閱：3。4.1 按照文件類別和閱辦部門，由總經(jīng)理辦公室傳遞至閱辦部門 . 閱辦的部門在文件閱辦單或文件傳閱單 ( 參見附件三）上簽閱 . 文件遞送要安全、迅速、準(zhǔn)確.3.4 。2 文件傳閱要迅速及時。對時間性強(qiáng)和需要領(lǐng)導(dǎo)批示的急件要單獨(dú)設(shè)夾，文到即送。其他根據(jù)來文部門分別設(shè)夾 . 非正式文件與正式文件應(yīng)嚴(yán)格分開，不要混在一起。3.4 。3 秘書對傳閱或閱辦的文件要勤檢查、 催問。對已傳閱完的文件或過時的文件。要隨時剔除，該歸檔的及時歸檔。對領(lǐng)導(dǎo)閱后寫有批示意見的文件，要及時按批示意見轉(zhuǎn)交有關(guān)部門或人員閱辦。傳文嚴(yán)禁橫傳，以免積壓或丟失

24、。3.5 催辦和查辦：3。5.1 公司收發(fā)的文件， 由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)催辦和查辦。 查辦工作要建立登記簿，定期催要辦理結(jié)果，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。3.5.2 以公司名義批轉(zhuǎn)的公文， 如內(nèi)容涉及幾個部門， 應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)組織會簽，有不同意見，要主動協(xié)調(diào)。會簽完畢后方可交分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3。6 繕印和校對：3。6.1 打印文件要登記，緊急文件要隨送隨打，一般文件不得超過兩天。3.6.2 一切繕寫、打字或印刷文件都必須認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行校對 , 并送領(lǐng)導(dǎo)審閱清樣，待領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可印刷。在校對過程中，如對原稿有疑問或發(fā)現(xiàn)原稿有錯誤 或不確切的地方，應(yīng)隨時與文件起草部門聯(lián)系。需要改動時 , 應(yīng)請示有關(guān)

25、領(lǐng)導(dǎo) , 不得擅自修改. 改動后，應(yīng)同時修改好原稿。3。7 立卷歸檔3.7.1 公文承辦完畢，應(yīng)將文件處理結(jié)果及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 特別是批示領(lǐng)導(dǎo)。11同時將有關(guān)文件收集齊全，立卷歸檔 .3。7。2辦復(fù)的文件 , 經(jīng)檢查核實(shí)無誤后 , 按文件級別、內(nèi)容隨時存入分類設(shè)攤夾內(nèi)，以便當(dāng)年備查。3。7.3 年終將上級下發(fā)文件及公司形成的文件及其他有保存價值的文電、 講話記錄、紀(jì)要收集起來，按級別、內(nèi)容和性質(zhì)分類組卷，打印目錄，裝訂成冊，統(tǒng)一編號. 建立全卷宗，并編好檢索工具 , 以備查用。3.7 。4 立卷時, 要認(rèn)真審查文件是否符合立卷標(biāo)準(zhǔn) . 如發(fā)現(xiàn)有圓珠筆跡， 無領(lǐng)導(dǎo)簽字等現(xiàn)象要進(jìn)行整理 , 補(bǔ)齊手續(xù)再行立卷。3。7.5 健全檔案管理制度，設(shè)收進(jìn)、移出、借閱登記簿，嚴(yán)格使用手續(xù)。同時加強(qiáng)防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等保護(hù)措施。3。7。6在公文處理過程中，必須嚴(yán)格保守秘密。3.7.7 需要收回的文