26,文件、記錄和檔案管理制度流程

1、精心整理文件、記錄和檔案管理制度1目的對(duì)記錄進(jìn)行控制以及文件、檔案的有效管理。2范圍本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了 各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。3職責(zé)3.1 各過(guò)程管理部門(mén)職責(zé)：:/八、I /3.1.1 負(fù)責(zé)確定所管理的過(guò)程的文件需求。3.1.2 負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。二3.1.3 負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4 負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。3.1.5 負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。 .L3.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。3.3 各部門(mén)負(fù)

2、責(zé)本部門(mén)記錄的建立與管理。4程序內(nèi)容4.1 確定文件種類(lèi)4.1.1 為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文 件、綜合管理體系文件。4.1.2 外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規(guī)、條例 和標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門(mén)下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦 法；相關(guān)方的期望和要求。4.1.3 綜合管理體系文件精心整理a. 方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b. 實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；c. 控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書(shū)、表格。4.1.4 資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a.各類(lèi)分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；b.特種設(shè)備及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料；c.圖

3、紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn)；d.各類(lèi)檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄； “ I /e.專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；f.危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）；g.技術(shù)資料； i' V h.供應(yīng)商和承包商檔案； .| 1r1 .作業(yè)許可證等；h.其他資料。4.2 提出文件的編制和修改需求4.2.1 所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。4.2.2 過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。4.3 指定編寫(xiě)人4.3.1 如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。4.3.2 管理手

4、冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門(mén)各過(guò)程管理類(lèi)文件（管理過(guò)程的程序、 規(guī)定、表格）由過(guò)程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制;精心整理安全管理內(nèi)部文件：安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)文件、記錄和檔案等。4.4 進(jìn)行編寫(xiě)4.4.1 按照體系文件編寫(xiě)的格式要求進(jìn)行文件編寫(xiě)。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的；b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍；c.定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯；d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門(mén)；e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限；f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件；“ I /'g.相關(guān)記錄

5、：本文件涉及到的文件、表格和記錄；j/二、h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄；-、i.文件概要/流程：規(guī)定類(lèi)文件的概要及程序文件的流程圖；4.4.2 文件的編號(hào)文件的編號(hào)由各部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)，文件類(lèi)型加流水號(hào)。 .I14.5 評(píng)審和審批4.5.1 文件評(píng)審，文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門(mén)主管審核同意，再送交相關(guān)部門(mén)主管審閱會(huì)簽。4.5.2 文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不 同意將文件返回文件編寫(xiě)人（或部門(mén)），待修改完畢后再批準(zhǔn)。a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊(cè)、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、各部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管

6、理者代表審核，項(xiàng)目經(jīng)理批。b.過(guò)程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過(guò)程負(fù)責(zé)部門(mén)主管審核。c.技術(shù)類(lèi)工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由工程部主管審批。d.各部門(mén)內(nèi)部適用的文件由本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.6 發(fā)放控制各種文件的發(fā)放范圍由文件編制部門(mén)或發(fā)放部門(mén)確定并填寫(xiě)文件發(fā)放登記表。4.7 文件的存檔及使用4.7.1 安質(zhì)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2 管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門(mén)負(fù)責(zé)保管本部門(mén)相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫(huà)改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。4.7.3 各部門(mén)負(fù)責(zé)文件存檔工作，建立本部

7、門(mén)文件清單和記錄清單。“ I /每月進(jìn)行自查，對(duì)照文件清單整理歸檔文件。4.7.4 行政部匯總各部門(mén)的文件錄入文件清單和記錄清單，結(jié)合各 類(lèi)檢查和自評(píng)對(duì)文件歸檔情況進(jìn)行抽查。4.7.5 當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，可到文件控制部門(mén)辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換取新文件。新文件仍沿用原發(fā)放號(hào)碼。.|1r L4.7.6各部門(mén)的生產(chǎn)記汞由文件笆理人員或指定人員狽,賁貯存 已存地點(diǎn)應(yīng)保 1 'iL 一 .持防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防日曬等措施。j I I4.8 文件更新4.8.1 文件更改時(shí)，由過(guò)程管理部門(mén)持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、 電子一份）、填寫(xiě)文件更改通知單，各部門(mén)

8、登記備案后。同時(shí)更新文件控制 清單，各部門(mén)保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門(mén)下發(fā)的綜合管理體系受控書(shū)面文 件應(yīng)立即回收并更新，填寫(xiě)文件與回收記錄，防止作廢文件非預(yù)期使用。4.8.2 當(dāng)文件在實(shí)施過(guò)程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。 如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫(xiě)并按原文件的審批程 序進(jìn)行審批。4.9 文件的修改4.9.1 文件修改時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件申請(qǐng)表，請(qǐng)?jiān)瓕徟伺鷾?zhǔn)后進(jìn)行修改。a.安全管理制度由行政部進(jìn)行修改意見(jiàn)。b.作業(yè)文件和安全操作規(guī)程由各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行修改。c.項(xiàng)目其它文件的修改，由各部

9、門(mén)進(jìn)行修改。d.若原審批人不在時(shí)，原文件審批部門(mén)應(yīng)向修改部門(mén)提供有關(guān)的背景材料。4.9.2 修改方式/、1.1 /a.文件由各部門(mén)以換頁(yè)、換版和手寫(xiě)更改的形式進(jìn)行修改，并負(fù)責(zé)更換。換頁(yè)：當(dāng)一頁(yè)中出手寫(xiě)更改超過(guò)1/4內(nèi)容時(shí)，應(yīng)換頁(yè)。換版：文件大大幅度修改或 結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)方針及策略發(fā)生變化后，應(yīng)換版。b.其他文件根據(jù)需要由原發(fā)放部門(mén)根據(jù)具體情況制定修改形式。c.文件不準(zhǔn)非授權(quán)部門(mén)手改或涂改。 . 14.10 文件的借閱各部門(mén)需要借閱文件時(shí)，可向行政部提出申請(qǐng)，填寫(xiě)文件借閱登記表，經(jīng)人行政部主管批準(zhǔn)，方可借閱。借閱人要按時(shí)歸還，逾期不還者，由文件記錄管理員負(fù)責(zé)收回，原版文件一律不準(zhǔn)外借，只允許在指定地

10、點(diǎn)查閱，防止丟失。4.11 文件的失效/作廢4.11.1 失效/作廢文件由原發(fā)文部門(mén)按原發(fā)放范圍收回并記錄，需作資料保留的，加蓋“作廢”印章，方可留存。從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效/作廢文件，確保防止誤用。4.11.2 持有受控文件的人員，因工作調(diào)動(dòng)或其他原因離開(kāi)原工作崗位，本部門(mén)應(yīng)收回該人員持有的受控文件。5 .相關(guān)記錄5.1 文件借閱登記表；文件發(fā)放登記表；文件清單；文件評(píng)審表；記錄清單；5.2 安全資料管理制度編制人及日期：2018-6-29審核人及日期：審批人及日期：被告知單位名稱：被通知人及日期：文件借閱登記表序號(hào)文檔名稱文檔編號(hào)份數(shù)借閱事由借閱人借閱日期規(guī)還日期備注'/

11、 二 *,-1 1,1,1 1發(fā)文登記表工程名稱：頁(yè)次:廳P文件編號(hào)文件名稱收文單位份數(shù)收件人簽名日期經(jīng)辦人簽名日期備注1231 45678r.-./fl910文件清單表序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱份數(shù)I i 編制日期存放點(diǎn)備注- 17文件評(píng)審表本次評(píng)審性質(zhì)： 年度評(píng)審 修訂文件 口廢止文件文件名稱文件編號(hào)文件生效（廢止）日期文件評(píng)審日期評(píng)審參加人員簽名（或見(jiàn)評(píng)審會(huì)議簽到表）：（要求編制部門(mén)組織各部門(mén)相關(guān)的管理人員、技術(shù)人員及工人代表等）評(píng)審原因（按文件管理制度中所列原因填寫(xiě)）： 1I一X . _1 IiJ j r j.! J! ' I /評(píng)審文件的主要內(nèi)容：1二,J 飛"一評(píng)審文件建議更改內(nèi)容簡(jiǎn)述：文件評(píng)審記錄人：年 月日 I編制部門(mén)審核意見(jiàn)：1, 1 I 二一 （j L _簽字：年 月日I /主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：簽字：年 月日主要領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：