中小企業(yè)檔案管理制度

1、檔案管理制度第一章 總則一、為對(duì)本公司各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)、 科學(xué)、規(guī)范、 有序的管理， 使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制定本制度。二、本制度規(guī)定了檔案的形成、歸檔、整理、利用、更改、復(fù)制、保密等工作，適用于本公司的檔案管理。三、 本制度所稱的檔案， 是指本公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成和收集的具有保存價(jià)值的各類文件、公司有關(guān)的各種文字記錄、圖紙、電子文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書(shū)籍、磁帶及其它有關(guān)實(shí)物。第二章 檔案分類及編號(hào)一、公司檔案依據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 ，以公司全部檔案為對(duì)象，結(jié)合公司管理職能和檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)進(jìn)行分類。二、檔案的類別共分為七個(gè)大類, 即：公司運(yùn)

2、營(yíng)類、經(jīng)營(yíng)管理類、人事行政類、會(huì)計(jì)檔案類、研究開(kāi)發(fā)類、儀器設(shè)備類、工程建設(shè)。三、檔案分類應(yīng)用于對(duì)本公司檔案的進(jìn)行整理、組卷、編號(hào)、裝訂、填寫(xiě)分類目錄，方便查閱、檢索等。四、檔案分類（見(jiàn)附表）第三章 管理責(zé)權(quán)一、公司辦公室 （總經(jīng)辦）為公司檔案的管理部門，負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的管理，并指導(dǎo)公司各部門檔案管理工作的開(kāi)展；各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門檔案的歸檔工作。二、公司所有檔案統(tǒng)一放置公司檔案室，由專人管理。三、辦公室指定專門或兼職人員（檔案管理員）負(fù)責(zé)公司檔案管理。四、檔案管理職責(zé)：1 、做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，注意防止出現(xiàn)失密、失盜和失火事故。2 、加強(qiáng)對(duì)檔案柜的管理，杜絕潮濕、

3、霉變和蟲(chóng)蛀等，以確保檔案資料的完好無(wú)損。3 、檔案管理員應(yīng)即時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行電子歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。4 、檔案管理員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料、電腦密碼等向繼任人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或私自銷毀。第四章 檔案建檔及保管一、文件歸檔1 、 各部門在各項(xiàng)生產(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的， 已辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料（包括照 片、錄音、錄像、廣告帶、電腦軟件等） 。2 、文件材料歸檔的基本要求：文件材料齊全、完整、清晰。3 、歸檔方式1） 可區(qū)分年度的，按年度為單位，依據(jù)屬類，把文件資料進(jìn)行裝訂歸檔；2） 跨年度的或不能明確區(qū)分年度的文件材料，用卷宗裝存建檔，各卷宗按序號(hào)標(biāo)識(shí)；

4、4 、 歸檔時(shí)間：1） 產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、 基建工程、 有關(guān)技術(shù)項(xiàng)目， 在任務(wù)完成之后要將歸檔文件材料及時(shí)交辦公 室歸檔。屬重要的批文、合同、圖紙應(yīng)及時(shí)將原件歸檔。2） 每年第一第季度未為上一年公司文件資料歸檔時(shí)間。 各部門均應(yīng)指定本部門的兼職檔 案員做好歸檔收策、移交工作，送公司辦公室統(tǒng)一歸檔。3） 本公司的基建完工驗(yàn)收；產(chǎn)品研制、定型、鑒定；新購(gòu)置的設(shè)備、儀器驗(yàn)收等的資料及時(shí)跟蹤歸檔。4） 各課室移交的檔案必須是原件。 無(wú)原件的請(qǐng)附注原件的去處二、 電子檔案的保管1 、 檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行公司電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限， 確定有關(guān)密碼， 任何人不得將用戶名和 密碼告知他人。2 、屬部門保管的電子檔案由檔

5、案管理員根據(jù)公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格管理。3 、嚴(yán)防病毒，檔案管理員負(fù)責(zé)每周至少對(duì)電腦進(jìn)行一次殺毒， 任何員工發(fā)現(xiàn)電腦病毒應(yīng)立即殺毒，并立即通知檔案管理員以及其他員工對(duì)個(gè)人電腦進(jìn)行殺毒。4 、 檔案管理員對(duì) “檔案管理庫(kù)”中的文檔進(jìn)行每周定期備份。5 、 權(quán)限范圍以內(nèi)的電子檔案可由檔案管理員處直接取得權(quán)限密碼進(jìn)行查閱，權(quán)限范圍以外 的，需由相關(guān)部門經(jīng)理簽字同意，方可由檔案管理員提供打印出的紙件。6 、檔案管理員應(yīng)隨時(shí)對(duì)歸檔電子件進(jìn)行更新、整理，添加索引、目錄。7 、歸檔的電子文件每季度刻制一次光盤，并妥善標(biāo)示保存。三、非電子檔案的保管1 、 公司在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件、 材料或記載了公

6、司信息資源的其它載體必須 按年度分別由保管人進(jìn)行分類、有序的管理、立卷、歸檔。2 、 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整性(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽離) ， 工作完成后及時(shí)交檔案管理員歸檔。3 、 各部門存檔的文件/ 資料應(yīng)填寫(xiě)資料交付登記表 ， 交付人簽字確認(rèn)后， 檔案管理員對(duì)資料進(jìn)行整理、編號(hào)、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、科學(xué)、檢索方便，并將有關(guān)資料目錄及檢索代碼輸入電腦。4 、 各部門人員參加各種會(huì)議帶回的文件和有關(guān)社會(huì)職能部門發(fā)文取回的文件， 均不得自行保 管、銷毀，應(yīng)及時(shí)移交給檔案管理員統(tǒng)一管理。四、檔案室管理1 、檔案庫(kù)房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。2 、檔

7、案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3 、 庫(kù)房門窗須安裝窗簾，庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100 勒克期。4 、 避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。5 、 庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施， 及時(shí)做好溫濕度記錄， 溫度應(yīng)控制在 14 度 24 度，相對(duì)濕度控制在4560%。6 、庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。7 、庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。8 、檔案庫(kù)房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。9 、對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)

8、報(bào)告并采取措施予以處理。10 、 每年 9 月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查， 掌握檔案管理情況， 為科學(xué)管理積累資 料。五、檔案的保密1 、 檔案保密分為：絕密、秘密、一般1) 絕密：科技成果、產(chǎn)品工藝關(guān)鍵配方、股東會(huì)會(huì)議記錄。2) 機(jī)密：公司重要會(huì)議記錄、客戶檔案、商務(wù)合同等重要文件。3) 一般：非保密性的文件。2 、 檔案保密要求1) 凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。2) 非檔案管理人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，庫(kù)房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。3) 全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。4）凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)， 只允許在閱檔

9、室查閱，不得帶出或復(fù)制， 確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。5）查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。7）定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處。 第五章檔案利用一、檔案借閱1、公司管理人員含技術(shù)人員因工作需要，可查閱與工作有關(guān)的檔案。因工作需要查閱其他部門檔案的，必須經(jīng)辦公室主任同意，方可查閱。2、屬工藝處方等絕密檔案的查閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱。3、查閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，一般隨查隨還。如需借出的，應(yīng)經(jīng)檔案員同意方可借出，借出時(shí)間為3 5天。4、借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁

10、、抽取、拆散或 損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。5、外單位需閱本公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并給公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。6、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。第六章檔案鑒定、銷毀一、檔案鑒定1、根據(jù)檔案法，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì) 檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。2、保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。3、從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。4、檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確， 不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部

11、門修改、補(bǔ)充。二、檔案銷毀1、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握， 慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、 提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、 總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。2、檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。第七章檔案分類標(biāo)識(shí)一、企業(yè)檔案實(shí)體分類的標(biāo)識(shí)符號(hào)采用英文字母順序（字母 I、Z、。易于1、2、0數(shù)字混淆不予使用）標(biāo)識(shí)目錄大類名稱（一級(jí)）；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)項(xiàng)目分類（二級(jí)）；采用1位阿拉 伯?dāng)?shù)字和英文字母標(biāo)（標(biāo)識(shí)順序?yàn)椋?、29、A、BZ）識(shí)內(nèi)容分類（三級(jí)）二、檔案實(shí)體排架和編號(hào)要反映八個(gè)個(gè)基本大類，從實(shí)際出發(fā)，做到科學(xué)合理，經(jīng)濟(jì)

12、實(shí)用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。名稱：出庫(kù)單年份：2010卷號(hào)：B63-2010-01三、檔案的具體排架、分類及編號(hào)按附表執(zhí)行。四、檔案案卷要有封面、目錄頁(yè)。封面樣式見(jiàn)右圖第八章本管理制度如有未盡事宜，可由辦公室另行修改、補(bǔ)充規(guī)定。第九章 本管理制度經(jīng)總經(jīng)理核定后施行，修改時(shí)亦同。第十章本管理制度的最終解釋權(quán)由辦公室。封面樣式圖附表:一、企業(yè)經(jīng)營(yíng)類目錄 分類二級(jí) 項(xiàng)目分類三級(jí)內(nèi)容分類檔案分類編號(hào)公 司 運(yùn) 營(yíng) 類AA1公司股東A11公司設(shè)立公文；A12公司章程；A13股東會(huì)會(huì) 議資料；A14董事會(huì)會(huì)議資料；A15股東資料；A19 其他它文件A 112010 01,"":

13、共乒:也勺:年代號(hào)A2運(yùn)營(yíng)資質(zhì)A21營(yíng)業(yè)執(zhí)照；A22組織代碼證；A23稅務(wù)登記證；A24進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)證；A25海關(guān)/商檢資質(zhì)證；A29 其他證A3戰(zhàn)略運(yùn)營(yíng)A31戰(zhàn)略規(guī)劃（目標(biāo)）A32戰(zhàn)略合同/協(xié)議A33顧 問(wèn)合同（法律、財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理）?; 工頁(yè)目分類A4政府機(jī)關(guān) 和事業(yè)單 位批文、通 知、證書(shū)獎(jiǎng) 牌A41批文/通知；A42證書(shū)；A43扁牌:目錄#年1-1，卜刀人A5知識(shí)產(chǎn)權(quán)A51商標(biāo)申請(qǐng)；A52商標(biāo)證書(shū)；A53商標(biāo)對(duì)外授；A54 "叱；A55專利證書(shū)；A56專利對(duì)外授權(quán)；A57專利年費(fèi)；A58商標(biāo)專利維權(quán)A6公司文化A61公司介紹；A62公司大事記載；A63公司理念 精神、行為準(zhǔn)

14、則、經(jīng)營(yíng)管理類目錄 分類二級(jí) 項(xiàng)目分類三級(jí)內(nèi)容分類檔案編號(hào)經(jīng) 營(yíng) 管 理 類BB1商務(wù)合同/ 協(xié)議B11銷售類；B12米購(gòu)類（米購(gòu)主合同、質(zhì)保協(xié)議、 環(huán)保協(xié)議）；B13委外加工類；B14財(cái)務(wù)類（借款、 租賃）；B15技術(shù)開(kāi)發(fā)協(xié)議；B16物流運(yùn)輸類B 1 12010 01年代號(hào)；?內(nèi)容分類；項(xiàng)目分類'目錄分類B2企業(yè)經(jīng)營(yíng)B21中長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)/計(jì)劃；B22年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)/計(jì) 劃；B23經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表；B24經(jīng)營(yíng)總結(jié)報(bào)告；B25 經(jīng)營(yíng)會(huì)議記錄B3信息管理B31網(wǎng)站、郵箱；B32企業(yè)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)軟件；B33網(wǎng)絡(luò)會(huì)員資料B4采購(gòu)管理B41供應(yīng)商基礎(chǔ)檔案；B42供應(yīng)商考核檔案；B43報(bào)價(jià)單；B44訂單；B

15、45對(duì)帳單；B46不良退貨單據(jù)；B47送貨單據(jù)；B48來(lái)料送檢B5銷售管理B51客戶檔案（含授權(quán)資料）；B52客戶訂單（含評(píng)審記錄）；B53營(yíng)銷廣告；B54市場(chǎng)分析；B55 客戶滿意度調(diào)查；B56客戶使用意見(jiàn)/報(bào)告；B57產(chǎn)品定價(jià)；B58會(huì)議記錄；B6物流管理B61物流供應(yīng)商資料；B62入庫(kù)單；B63出庫(kù)單； B64盤點(diǎn)報(bào)表；B65庫(kù)存臺(tái)帳；B66領(lǐng)料單據(jù)；B67 借料單據(jù)；B7品質(zhì)管理B71證書(shū)（質(zhì)量體系、產(chǎn)品檢測(cè)、型試試驗(yàn)等）；B72質(zhì)量體系；B73政府監(jiān)督；B74客戶審查；B75 檢驗(yàn)基準(zhǔn)書(shū)；B76制程檢驗(yàn)記錄；B77出貨檢驗(yàn)記 錄；B78來(lái)料檢驗(yàn)記錄；B79客戶投拆對(duì)策；B7A 品質(zhì)異

16、常處理記錄；B7B產(chǎn)品試驗(yàn)報(bào)告；B7c會(huì)議 記錄B8生產(chǎn)管理B81生產(chǎn)計(jì)劃表；B82產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議記錄； B83 物料需求計(jì)劃；B84制造通知單；B85領(lǐng)料單；B86 老化記錄表；B87生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表；B88儀器設(shè)備點(diǎn)檢表；三、行政人事類目錄 分類二級(jí) 項(xiàng)目分類三級(jí)內(nèi)容分類檔案編號(hào)C1規(guī)章制度C11人事行政制度；C12財(cái)務(wù)制度；C13銷售制度；行C2C21員工檔案（證件、面試、聘用、合同、調(diào)動(dòng)、調(diào)薪等）；C22公告通知；C23薪資福利發(fā)放；C24C 11201001n政人力資源人力配置計(jì)劃及需求申請(qǐng)；C26招聘記錄；C27出:j卷號(hào)人勤記錄；C28工傷記錄；C29簽呈/聯(lián)絡(luò)單:j年代號(hào)事C3C31

17、培訓(xùn)計(jì)戈ij及需求申請(qǐng)；C32培訓(xùn)教材；C33培:g; 內(nèi)容分類：T工而曰仆永類訓(xùn)記錄及考核；C34資格證書(shū)；C35培訓(xùn)合同/協(xié)教育培訓(xùn)i . 日錄分率C議；C4行政管理C31行政類合同協(xié)議；C32辦公類資產(chǎn)購(gòu)置（報(bào)價(jià)、 合同等）；C33辦公類資產(chǎn)維修、保養(yǎng)和報(bào)廢記錄；C34建筑物維彳記錄；C35辦公用品出入庫(kù)記錄；四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類目錄 分類二級(jí) 項(xiàng)目分類三級(jí)內(nèi)容分類檔案編號(hào)行 政 人 事 類DD1原始單據(jù)D11憑證；D12發(fā)票；D13銀行支票；D14收據(jù)；D15簽收表；D16客戶開(kāi)祟資料；D17出入庫(kù)憑證；D18部門提交報(bào)表；D19簽呈D 1 1201001 *11H"«&

18、quot;B1M4 工豆D2審計(jì)報(bào)告D21財(cái)務(wù)審計(jì)；D22稅務(wù)審計(jì)；D23專項(xiàng)審計(jì)；D24銀行審計(jì): j 年代；1二 .:，倉(cāng)勺號(hào)內(nèi)容分類D3對(duì)外報(bào)表D31銀行；D32稅務(wù)；D33統(tǒng)計(jì)報(bào)表（科技局、經(jīng) 發(fā)局、發(fā)改委等）項(xiàng)目分類 目錄分類D4分析報(bào)表D41經(jīng)營(yíng)報(bào)表五、研究開(kāi)發(fā)類目錄 分類二級(jí) 項(xiàng)目分類三級(jí)內(nèi)容分類檔案編號(hào)E1E11技術(shù)研究；E12材料研究；E13工藝研究；E14基礎(chǔ)研究結(jié)構(gòu)研究E 11201001E2E21國(guó)家級(jí)項(xiàng)目（立項(xiàng)、可行性分析、試驗(yàn)、總結(jié);1二 ;-k 倉(cāng)勺立項(xiàng)年號(hào)鑒定、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用）；E22省級(jí)項(xiàng)目；E23.4肉交益¥科技項(xiàng)目市級(jí)項(xiàng)目；E24區(qū)級(jí)項(xiàng)目:項(xiàng)目分類E3?目錄分類研科技成果E31成果查新；E32成果鑒定究 開(kāi)E41開(kāi)發(fā)資料；E42產(chǎn)品BOM表；E43設(shè)計(jì)圖；E 11 Q90 01A發(fā)E44 PCBLAYOUT E45研發(fā)試驗(yàn)報(bào)告； E46生產(chǎn)工:卷 P藝流程圖；E47作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；E48工程圖紙；E49M產(chǎn)品型號(hào)類檢查基準(zhǔn)書(shū):內(nèi)容分類EE4開(kāi)發(fā)資料包括：項(xiàng)目立項(xiàng)資料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案書(shū)、：:項(xiàng)目分類E產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期評(píng)估表、 項(xiàng)目可行性評(píng)估報(bào)告、DVP"目錄分類實(shí)驗(yàn)、評(píng)審會(huì)議記錄、DFMEA、控制計(jì)劃、PFMEA、供應(yīng)商部品承認(rèn)書(shū)、PPK管制圖、量產(chǎn)移交一覽表、樣件檢驗(yàn)報(bào)告、APQP及PPAP資料提