1617文件管理制度9.29

1、16-17機電工程學院團委學生會文件管理制度為了進一步提高我院學生干部對活動材料的整理能力及材料歸檔的完整性，更好地為評選?！皟?yōu)秀學生會”、“五四紅旗團支部”等準備材料，因此，特對我院材料的管理制定制度，各部門活動材料必須按要求做到。可參考的項目：一、目錄序號分級標準 一級標題序號： 一、 二級標題序號： 1.(英文標點半角) 三級標題序號： (1)(括號為英文角括號) 四級標題序號： (標題序號手打不要用自動生成的標題序號)二、句子結(jié)尾為中文句號“?！倍皇怯⑽木涮枴?”三、X月X日而非口頭語X月X號四、“；”用在復句內(nèi)并列的分句之間，單句內(nèi)并列詞語之間只能用“、”或“，”，不能用“；”五、

2、同級標題段末符號統(tǒng)一，若為句號則同為句號，若為分號則同為分號，若無符號則全部無符號六、符號除了“()”都為英文標點半角，其余“、”“?！薄埃骸薄?；”為中文標點半角七、大標題不得在頁末單獨一行(可適當調(diào)整行距)材料內(nèi)容一、標題與正文：大標題：二號宋體加粗居中，段后0.5行；正文：字體為宋體四號(包括正文內(nèi)各個小標題)，字體縮放100%，間距標準，位置標準。字體字間距0磅。段落為對齊方式左對齊，左右縮進0字符，特殊格式首行縮進2字符，段前段后0行，行間距為1.5。落 款：部門內(nèi)部活動不允許落部門名稱，統(tǒng)一團委部門落款“共青團機電工程學院委員會”；學生會部門落款“機電工程學院學生委員會”，時間右下角

3、與落款名稱居中對齊。若為團學集體活動，則兩項落款并列一行，時間在兩項落款中間。另，時間均為阿拉伯數(shù)字(2016年09月01日)，如下：頁邊距： 上：3cm 下：3cm 左：2.8cm 右：2.8cm批 注： 加粗(若加冒號則每一項后都要加冒號)二、活動策劃： (1)活動前期準備(2)活動實施過程(可另附附件)(3)活動后期工作(4)經(jīng)費預算(5)安全預案例如：一、活動主題：二、主辦單位： 三、承辦單位：四、活動時間：五、活動地點：六、注意事項：三、活動總結(jié)：(1)活動組織情況、活動效果及存在不足之處、提出解決措施或活動的發(fā)展方向(2)活動總結(jié)要圖文并茂(每張圖片下都需注明圖的序號以及圖片內(nèi)容)

4、，圖片統(tǒng)一插入在總結(jié)結(jié)束之后(3)活動結(jié)果(即獲獎人員或者公示名單)(4)實用經(jīng)費(寫明具體用途)四、excle表格：(1)標題一律16號黑體加粗，不需要邊框；(2)表頭或小標題一律14號宋體加粗；(3)表格中文字一律用12號宋體不加粗；(4)文本對齊方式：行居中、列居中，并自動換行；(5)非特殊情況，表格邊框不要加粗。(由于excle表格數(shù)據(jù)特殊性，可做在規(guī)范上做適當?shù)恼{(diào)整)五、word中的表格(1)標題一律三號宋體，不需要邊框，段后0.5行；(2)表頭一律小三號宋體；(3)表格中文字一律用四號宋體，如若內(nèi)容太多可適當減小字體；(4)文本對齊方式：行居中、列居中，并自動換行；(5)非特殊情況

5、，表格邊框不要加粗；(6)右擊表格左上角，自動調(diào)整中的根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格或者根據(jù)窗口調(diào)整表格，以美觀為主； (7)雙擊表格左上角，選中居中，其余不變；五、圖片(1)雙擊圖片，版式一欄選擇四周型，拖動圖片至所要部分，調(diào)整好與打印區(qū)域一樣寬度(可適當調(diào)整)，再次雙擊圖片選擇居中。(2)文字描述在圖下居中，中文字體為五號黑體加粗；圖號按順序編號，插入特殊符號中數(shù)字序號的，圖題序號與圖名之間空一字間距。例如：圖 XXXX紅頭文件格式：選擇相應的模板(團委或?qū)W生會)，修改編號關于XX活動的通知(小二、宋體、加粗、居中)各XX：(仿宋、四號)內(nèi)容(與材料內(nèi)容中的標題與正文一樣)附件：1.XXXX 2.XXX

6、X龍巖學院共青團機電工程學院委員會或龍巖學院機電工程學院學生委員會(頁面右下角、右對齊文本后縮進兩字符)20XX年XX月XX日(落款與后文“主題詞”間以4號字體空兩行)主題詞： XXX 通知 主 送：各班級 抄 送：學工處 院黨總支 院辦 校團委 各年級輔導員院團委院學生會存檔 共印x份(按情況增添、刪減)附件1：(居于左上角、四號宋體) 小標題(宋體三號加粗居中) 正文(材料內(nèi)容中的標題與正文一樣)一、紅頭文件制作發(fā)放流程：由相關部門事先寫好紅頭文件，再由辦公室徐銘杰派人協(xié)助修改、打印、蓋章，之后由相關部門發(fā)放紅頭文件。二、材料上交流程：1.活動前：各部門將經(jīng)辦公室審閱并修改完成的策劃于活動

7、開展前至少一周內(nèi)上交吳蘇冰嵐與張志國審核。2.活動后：每次活動結(jié)束后一周內(nèi)，各部門把活動的所有材料包括策劃、總結(jié)、附件按材料內(nèi)容要求整理，以電子檔的形式一起發(fā)到兩委辦公室徐銘杰，并在辦公室相應部門盒子放入紙質(zhì)版材料進行存檔。注：各部門每學期開學初需上交一份學期計劃，學期末需上交一份學期總結(jié)，每月25日上交各部門月工作總結(jié)(電子檔發(fā)至辦公室徐銘杰處)。三、材料考核為提高各部門對材料的重視性，材料上交情況將作為各部門考核中的一項，分值為10分。1.材料的時間性3分2.材料上交退還次數(shù)3分3.材料內(nèi)容的規(guī)范性3分其他(如：活動具有特色，影響廣泛等)1分活動教室申請流程一、申請之前要查清楚所需要申請的

8、教室當天有沒有人使用先去查課表，確定課表上所需申請時間沒人使用所申請的這間教室之后再去物業(yè)處(物業(yè)在文虎樓212樓下)查有沒有被申請走。二、然后再執(zhí)行如下流程填寫好表格(表格見附件，表格上有一個負責人是需要老師簽字的，例14電本需要申請教室就要去找他們的輔導員簽字，表格一式兩份填寫好表格之后，去福煤實驗樓c301找陳梁潔老師簽字、簽完字后去c304 院辦公室蓋章，然后將表格交到物業(yè)協(xié)調(diào)、確定，確定后物業(yè)會給你一張反饋單，若需要使用多媒體，則要將另外一份表格交到同心樓信109(信息技術(shù)中心)獎狀聘書制作制度先由相關部門寫好獎項內(nèi)容，再由辦公室制作獎狀。提前一周告知辦公室。會議記錄制度各部門每月會

9、議由辦公室做整理，記錄要按實記錄，應包括上月總結(jié)和下月展望，而不是單純的布置任務。另，會議記錄不需要圖片。物品管理制度機電院所有物品由辦公室管理。機電院內(nèi)部：1.在某活動舉辦前，相關部門要及早申請所需物品。2.向辦公室主任申請物品時，寫明自己所在部門及姓名還有借用時間、歸還時間。3.得到辦公室主任的簽名批準后，才可以向辦公室領取相關物品，并將申請表拿給辦公室副主任陳琳琳。4.在返還物品后，管理員需記錄清楚物品歸還時間，是否歸還，并定期檢查所管理物品是否齊全。其他院系：1.在某活動舉辦前，相關院系要及早申請所需物品。2.向辦公室主任申請物品時，按要求認真填寫團委物品借條。3.得到團委老師蓋章的批

10、準后，才可以向辦公室領取相關物品，并將申請表拿給辦公室副主任陳琳琳。4.在返還物品后，管理員需記錄清楚物品歸還時間，是否歸還，并定期檢查所管理物品是否齊全?；顒娱_展制度各部門活動的開展，相關負責人要隨時向辦公室匯報，辦公室要跟蹤到位，統(tǒng)籌、協(xié)助相關部門活動的開展，做好每次工作的總結(jié)。附件1：教室使用申請表申請單位申請事由(使用內(nèi)容)使用要求使用時間年 月 日至 月 日(這里記得寫上幾點到幾點)使用人數(shù)或間數(shù)教室類型普通教室( ) 語音室( )多媒體教室( ) 機房( )微格教室( )(記得勾選)經(jīng)辦人聯(lián)系電話負責人簽名老師簽名審批意見及執(zhí)行情況院(系)、中心、部意見簽名： 年 月 日教務處意見簽名： 年 月 日校領導意見簽名： 年 月 日財務處意見(繳費)簽名： 年 月 日使用、執(zhí)行情況(后勤處、物業(yè)公司意見)簽名： 年 月 日附件2：院物品清單物品名稱數(shù)量放置地點部門橫幅橫幅內(nèi)容數(shù)量(條)放置地點部門名字