OA辦公系統(tǒng)項目建議書

1、OAOA 辦公系統(tǒng)項目建議書一、OAOA 辦公自動化系統(tǒng)項目的啟動思路隨著公司不斷發(fā)展壯大，內(nèi)部信息化建設(shè)逐步提升，管理的要求也越來越高，現(xiàn)有的手工管理體系已經(jīng)不能滿足目前的管理需求。以全面提升運營速度、管理質(zhì)量、快速反應(yīng)能力和降低運營成本為目標(biāo)，建議采用現(xiàn)代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促進內(nèi)部企業(yè)文化、知識的積累，為公司長遠的業(yè)務(wù)發(fā)展贏得有利時間。辦公自動化（簡稱 O OA A實現(xiàn)后，可將各類審批、各種通知、報表、工作任務(wù)的安排及完成情況匯報等在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)，不但能節(jié)約數(shù)目可觀的辦公費用，更為重要的是能為領(lǐng)導(dǎo)提供隨時隨地的辦公條件，各種信息的掌握和各種工作指令的發(fā)布及接受不再受到

2、地域的限制，將大大提高工作效率。在此目標(biāo)的指引下，建議選擇適合我公司管理情況的通達 OAOA 系統(tǒng)，并提交結(jié)果給公司領(lǐng)導(dǎo)參考審批。二、OAOA 系統(tǒng)項目建設(shè)的總體目標(biāo)1 1、充分利用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一個覆蓋公司辦公場所及所屬分支機構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)，為各部門、各辦事處提供信息交換平臺，有效協(xié)調(diào)、處理各部門及辦事處之間的工作，提高內(nèi)部處理事務(wù)的準(zhǔn)確性與及時性，全面提升日常辦公效率。2 2、在 OAOA 系統(tǒng)上實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、協(xié)同辦公、信息發(fā)布、知識文檔共享等工作，實現(xiàn)辦公自動化。3 3、OAOA 系統(tǒng)通過內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)方式訪問，為各辦事處及異地辦公用戶提供遠程辦公支持4 4、OAOA 系統(tǒng)

3、支持大并發(fā)用戶同時在線使用，為以后擴展提供基礎(chǔ)。三、OAOA 系統(tǒng)項目應(yīng)用價值OAOA 系統(tǒng)應(yīng)用價值具體體現(xiàn)在下面幾個方面：（一）整合單位資源1 1、通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的資源（如人、物、知識、經(jīng)驗、制度、文件等）集成在一個平臺上進行管理使用。2 2、有效積累優(yōu)秀員工的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達到事半功倍的效果。3 3、將行政各種辦公用品等資源進行分類管理，更加方便、可靠、透明，發(fā)揮他們最大的功效。4 4、建立正規(guī)、科學(xué)、開放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障內(nèi)部的健康持續(xù)發(fā)展。（二）加快了信息流通1 1、下達的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同

4、時傳達到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。2 2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才。3 3、所有員工都可以在第一時間知道單位的最新動態(tài)和政策，更加關(guān)注單位發(fā)展。4 4、下屬可以在第一時間將工作進度和市場信息反映給上級領(lǐng)導(dǎo)，以快制勝。5 5、員工們能在 OAOA 平臺上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關(guān)系和單位文化（三）規(guī)范辦公流程1 1、建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機制，讓單位內(nèi)部充滿活力，促進持續(xù)發(fā)展。2 2、使員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。3 3、辦公流程變得規(guī)范、有序，效率大

5、大提高，執(zhí)行力大大提高。4 4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應(yīng)。5 5、領(lǐng)導(dǎo)層可以清晰、準(zhǔn)確的了解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決策。6 6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動帶來的客戶流失的風(fēng)險。7 7、通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來詢問項目進度，從而節(jié)省大量時間、精力和電話費。8 8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時關(guān)注下屬的工作動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題，不會因為疏漏而丟掉重要的工作。9 9、員工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。1010、單位可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用于核心業(yè)

6、務(wù)。1111、員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。（四）提高辦事效率1 1、有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。2 2、信息流通速度成倍提高，帶來員工反應(yīng)速度的成倍提高。3 3、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進度情況，跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。4 4、員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項任務(wù)狀態(tài)以合理安排時間。5 5、員工之間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節(jié)省時間，提高效率。6 6、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點對點，傳遞一指通。7

7、 7、隨時隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。OAOA 系統(tǒng)即對工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用，為用戶提供了一個先進、高效的信息化工作平臺。對管理層而言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。OAOA 系統(tǒng)將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務(wù)，整體提高了辦事效率和對信息的可控性，使管理趨于完善，提高執(zhí)行力，最終實現(xiàn)市場競爭力全面提升的目標(biāo)。四、OAOA 系統(tǒng)項目實施運行及規(guī)劃（一）實施的價值1 1、通過 OAOA 供應(yīng)商專業(yè)化的實施服務(wù)，幫助我們優(yōu)化進而固化業(yè)務(wù)流

8、程，規(guī)范、完善管理模式；2 2、通過 OAOA 供應(yīng)商規(guī)范化的實施服務(wù)，保證項目的順利推進，降低應(yīng)用風(fēng)險，縮短實施時間；3 3、幫助單位培養(yǎng)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力兼?zhèn)涞南到y(tǒng)管理和應(yīng)用管理人才;(二)OAOA 目規(guī)劃第一階段共性應(yīng)用(15-25(15-25 個工作日)，實現(xiàn)無紙化辦公環(huán)境，順利完成組織行為的一次革命?？焖偻瓿刹块T的協(xié)同信息、文件審批、公文、信息發(fā)布、綜合辦公、知識管理等諸多標(biāo)準(zhǔn)功能的實現(xiàn)，滿足所有關(guān)鍵應(yīng)用和部分?jǐn)U展應(yīng)用，迅速建立起單位的工作平臺，降低期初全員使用風(fēng)險。第二階段局部深化階段，通過半年或 1 1 年以上的協(xié)同工作的磨合，讓協(xié)同平臺中的使用者評估應(yīng)用價值，并規(guī)劃內(nèi)部協(xié)同的進一步

9、提升和管理優(yōu)化，通過協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)系統(tǒng)級互聯(lián)，成功滲透到業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，形成鞏固的應(yīng)用。五、OAOA 系統(tǒng)項目設(shè)計原則要求1 1、實用性與可擴展性(1)OA(1)OA 系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)特點，能滿足各部門日常辦公業(yè)務(wù)工作需要。(2)OA(2)OA 系統(tǒng)應(yīng)盡可能為本單位將來業(yè)務(wù)發(fā)展預(yù)留空間，因此應(yīng)做到：A,A,各子系統(tǒng)模塊化，可移植性較好；B.B.接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，為其他后續(xù)的信息化產(chǎn)品預(yù)留充分余地；C.C.流程可定制，可實現(xiàn)各種復(fù)雜條件流程設(shè)計，可由系統(tǒng)管理者根據(jù)實際應(yīng)用情況自行設(shè)計表單。2 2、可靠性與穩(wěn)定性O(shè)AOA 系統(tǒng)必須具備較高的可靠性與穩(wěn)定性。(1)(1)系統(tǒng)應(yīng)對用戶數(shù)據(jù)輸入的合法性進行

10、嚴(yán)格校驗。系統(tǒng)不會因用戶非法輸入而造成程序中止；(2)OA(2)OA 系統(tǒng)應(yīng)在資源占用、數(shù)據(jù)存儲等方面設(shè)計合理，不應(yīng)對服務(wù)器造成過高壓力而導(dǎo)致死機或服務(wù)器操作系統(tǒng)崩潰等情況。(3)OA(3)OA 系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫應(yīng)采用目前為業(yè)界認(rèn)可的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。OAOA 系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)對未來辦公信息容量具有充分的把握，確保系統(tǒng)運行較長時間(如兩年以上)后不會因信息過多、數(shù)據(jù)庫容量不足而導(dǎo)致整個系統(tǒng)的崩潰。3 3、標(biāo)準(zhǔn)性與開放性O(shè)AOA 系統(tǒng)在總體設(shè)計、模型設(shè)計、程序代碼設(shè)計中應(yīng)選用國際標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù)，使系統(tǒng)具有較強的可移植性。4 4、先進性與兼容性(1)OA(1)OA 系統(tǒng)應(yīng)選用當(dāng)前較為先進的軟件技術(shù)編寫；(2

11、)(2)軟件的體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計先進合理；(3)(3)具有較好的兼容性，主要從硬件條件、服務(wù)器軟件平臺、客戶端環(huán)境以及程序和數(shù)據(jù)庫與其他程序的接口方面等。5 5、美觀性與易用性軟件界面美觀大方，色彩搭配合理，界面的設(shè)計清晰明了，易于掌握。系統(tǒng)安裝調(diào)試簡便。6 6、保密性與安全性(1)(1)完善的身份認(rèn)證功能；(2)(2)具備完善的用戶權(quán)限控制機制；(3)(3)重要信息應(yīng)以加密方式存儲，防止超級用戶從數(shù)據(jù)庫中竊取信息；(4)(4)完善的日志及跟蹤功能，對 OAOA 系統(tǒng)內(nèi)主要事件需做相應(yīng)的記錄，記錄中應(yīng)包括用戶名、日期時間、客戶端 IPIP 地址等；(5)(5)具備方便的數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)能力，可在

12、服務(wù)器系統(tǒng)崩潰后最短時間內(nèi)使系統(tǒng)恢復(fù)正常運行；7 7、兼顧傳統(tǒng)模式OAOA 的實施不可一蹴而就，在較長一段時期，應(yīng)充分考慮紙介質(zhì)文檔與電子文檔同時并存的情況，因此 OAOA 軟件的設(shè)計應(yīng)充分考慮系統(tǒng)實施初級階段的特點。六、OAOA 系統(tǒng)應(yīng)具備的功能1 1、協(xié)同辦公內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地協(xié)同），設(shè)置新建、待發(fā)、已發(fā)事項、待辦事項、已辦事項，是辦公中最常用、最重要的部分。通常的辦公事項，如工作請示、匯報、審批、工作安排、信息傳遞等實際事務(wù)、事件等均可借助于協(xié)同事項功能完成。并支持流程管理，時間節(jié)點考核管理等，為績效提供支持。2 2、公文管理要求必須符合內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)程序及格式；便于操作，

13、簡單易學(xué)；通用性較好，兼容性較強。能實現(xiàn)外部收文的登記、分辦（轉(zhuǎn)辦）、擬辦、閱批、承辦、督辦、反饋、歸檔，內(nèi)部發(fā)文、呈批件的起草、會簽、核稿、簽批、編號、制發(fā)、督辦、反饋、歸檔等。3 3、文檔管理系統(tǒng)提供對個人檔案和單位檔案進行集中式信息管理，并通過授權(quán)下級部門的檔案管理員，實現(xiàn)不同部門或下級單位的多檔案員管理。并按權(quán)限設(shè)置讀權(quán)限（查看）、寫權(quán)限（歸檔）新建權(quán)（可建子目錄并擁有該子目錄管理權(quán)）、管理權(quán)（讀/寫/增/刪/更名/移動/授權(quán)）。文檔管理還應(yīng)該具有文檔、郵件、協(xié)同、公告、計劃會議、本地文檔互相通聯(lián)，并且實現(xiàn)分級權(quán)限，可以實現(xiàn)單位內(nèi)辦公人員資料的存放、共享和轉(zhuǎn)發(fā)。4 4、日程、計劃、會議

14、實現(xiàn)了較為完善的日程、會議、計劃管理，支持個人日程、部門日程、項目日程的安排。在日常辦公中對于各種計劃進行有效可控，實現(xiàn)中下級向上級報計劃，上級進行計劃的回復(fù)和批示；通知各種會議的召開，確定召開時間和參加人員；安排個人的每日的事件等等。5 5、審批管理具備嚴(yán)密的審批權(quán)限控制并靈活的表樣制作權(quán)限。完成內(nèi)部各種文件、單據(jù)的審批流程應(yīng)用，如：新聞審核流程/稿件審核流程/市場費用申請/特價申請/費用報銷/業(yè)務(wù)差旅申請/報告流程/合同審批/客戶投訴處理/采購申請/固定資產(chǎn)報廢申請/公務(wù)聯(lián)絡(luò)/辦公用品申報/公章借用/客戶接待申請/用車申請/員工培訓(xùn)申請/部門用人申請/人員調(diào)動申請/員工獎勵審批/員工違紀(jì)處

15、罰報批員工轉(zhuǎn)正審批/加班申請/考勤匯總/出勤補登/請假申請單/工作交接/重要工作請示等涉及所有日常工作審批應(yīng)用。6 6、行政辦公(1)(1)信息發(fā)布具有相應(yīng)權(quán)限的用戶可通過 OAOA 系統(tǒng)將本單位相關(guān)信息發(fā)布，軟件應(yīng)提供按照不同類型發(fā)布，并可以選擇發(fā)布范圍。(2)(2)調(diào)查具有相應(yīng)權(quán)限人員可在 OAOA 中發(fā)布調(diào)查， 通過 OAOA 的在線調(diào)查系統(tǒng)可及時了解員工對某事件的意見和看法。(3)(3)討論為內(nèi)部工作人員提供一個交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對不同版塊中的文章進行管理和維護， 還應(yīng)提供精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章并可對重要文章置頂處理，要求：支持 FLASFLAS

16、 等口討論區(qū)版主。(4)(4)行政辦公輔助功能行政辦公等流轉(zhuǎn)程序，會議室管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書借閱功能,6 6、電子簽章OAOA 軟件應(yīng)具備電子簽章功能。電子圖章的管理、簽蓋須嚴(yán)格按照印章使用制度實施。電子圖章的使用必須具備較高的保密性、安全性及防偽性。7 7、其他：關(guān)聯(lián)其他系統(tǒng)8 8、公眾信息查詢辦事程序、天氣預(yù)報、列車時刻、郵編區(qū)號、日歷、論壇等。9 9、系統(tǒng)管理OAOA 系統(tǒng)應(yīng)提供完善的后臺管理功能。通過后臺系統(tǒng)，管理員可對整個系統(tǒng)進行權(quán)限劃分、用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、流程定義以及系統(tǒng)日志查看等。七、OAOA 系統(tǒng)投資預(yù)算項目說明備注金額(元)IPIP 專線租用服務(wù)器機架高 1.61.