行政接待工作內容

1、行政接待工作內容為規(guī)范來公司訪問、考察及其他公務人員的接待管理，提高工作效率和改善服務質量，節(jié)省接待費用，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)定接待來訪人員的范圍、車票、機票、船票的預定、酒店預訂、當?shù)亟煌ǖ姆占跋鄳馁M用結算；接待工作流程及相關審批事宜。1.公司負責接待來訪人員的范圍：1.1.公司股東會議期間，股東及其相應的隨行人員。1.2.公司董事會議期間，董事及其相應的隨行人員。1.3.受股東會委托或邀請來公司公務股東及其隨行人員。1.4.受董事會委托或邀請來公司公務的董事及其隨行人員。1.5.監(jiān)事會議期間或受監(jiān)事會委托或邀請來公司公務的監(jiān)事及其隨行人員。1.6.應股東會、董事會、監(jiān)事會邀請來公

2、司公務的各類專業(yè)人員。1.7.應總經理委托或邀請來公司公務的各類專業(yè)人員。1.8.來公司視察指導工作的當?shù)攸h政機關領導及其隨行人員。1.9.公司營銷部門邀請來的重要客戶。1.10.經總經理或常務副總經理批準接待的其他人員。2.接待工作的組織：2.1.公司來訪人員的接待工作由分管行政事務的副總經理負責。2.2.公司行政人事部依照本辦法負責具體辦理接待事項，全面負責公司內外接待活動。2.3.行政人事部應做好接待工作的統(tǒng)計工作，如接待日期、來客姓名、職務、批次、人數(shù)、公務事由、交通及住宿預定、接待費用等，每月向總經理報告。2.4.屬公司負責接待的各類來訪人員的接待費用由公司負擔。2.5.各類人員來訪

3、的接待通知單應經相應簽發(fā)人審批后以書面形式發(fā)至公司行政人事部。2.6.如必要，公司各部門應配合行政人事部做好接待工作。3.來訪接待的審批程序：3.1.股東會議或應股東會委托或邀請來訪人員的接待通知單應有2/3的股東聯(lián)名簽發(fā)。3.2.董事會議或應董事會委托或邀請來訪人員的接待通知單應由董事長、副董事長、執(zhí)行董事聯(lián)名簽發(fā)。3.3.監(jiān)事會議或應監(jiān)事會委托或邀請來訪人員的接待通知單應由董事長、監(jiān)事會主席聯(lián)合簽發(fā)。3.4.應總經理委托或邀請來訪人員的接待通知單由總經理簽發(fā)。3.5.有關黨政機關、行業(yè)社團來訪人員的接待通知單由董事長或總經理或常務副總經理簽發(fā)。3.6.主要客戶來訪的接待通知單由總經理或常務

4、副總經理簽發(fā)。3.7.除上述以外其他來訪人員的接待通知單由總經理或常務副總經理簽發(fā)。4.公司負擔接待費用標準：4.1.交通費標準（見下表）注：如行程緊迫，預訂不到相應票據(jù)或隨上級同行，經請示總經理或常務副總同意可適當提高訂票標準。4.2.來客入住酒店的費用標準注：與上級領導同行可在領導入住酒店預定相應房間。4.3.來客到公司的市內交通及活動由行政人事部安排或協(xié)助安排。5、接待工作程序5.1股東、董事及其隨行人員，受股東會/董事會/監(jiān)事會委托或邀請來公司公務的股東/董事/監(jiān)事及其隨行人員。5.1.1根據(jù)接待通知單人員來公司的目的、性質，結合本公司實際情況，擬定接待方案。5.1.2來公司工作和視察

5、的，行政人事部應提前與對方的聯(lián)系人聯(lián)絡，確認來者身份、姓名、職務、人數(shù)、時間、目的等事項。5.1.3擬定接待方案，提前準備接待所須的資料、物品和車輛，通知公司領導和接待部門做好接待準備，并提前檢查準備工作事宜是否已到位或就緒。5.1.4確定接待規(guī)格、主陪人，行政人事部準備會談時必要的茶水、水果等。5.1.5視察結束后，通知相關部門做好送行工作，必要時由行政人事部安排食宿。5.2應股東會、董事會、監(jiān)事會、總經理邀請來公司公務的各類專業(yè)人員。5.2.1一般性人員指臨時性或短時期內在公司工作人員一律實行工作餐、入住員工宿舍或按相關標準執(zhí)行。5.2.2技術協(xié)助與工程安裝人員的接待按有關協(xié)議或合同辦理。

6、5.3 來公司視察指導工作的當?shù)攸h政機關領導及其隨行人員。5.3.1根據(jù)其來公司工作項目和內容，由相應的主要對口部門負責與對方聯(lián)系人聯(lián)絡，確認來者身份、姓名、職務、人數(shù)、時間、目的等事項。如需用車接送，應及時通知行政人事部安排車輛。5.3.2擬定接待方案，提前準備接待所須的資料、物品和車輛，通知公司領導和接待部門做好接待準備，并提前檢查準備工作事宜是否已到位或就緒。5.3.3確定接待規(guī)格、主陪人，行政人事部準備會談時必要的茶水、水果等。5.3.4工作、視察結束后，通知相關部門做好送行工作，必要時由行政人事部安排食宿。5.4公司營銷部門邀請來的重要客戶5.4.1客戶單位來人考察、參觀及聯(lián)系工作，

7、應事先與營銷部門預約。營銷部門根據(jù)來客目的，確認來者身份、姓名、職務、人數(shù)、時間等事項，通知行政人事部和相關部門或公司領導參與接待。5.4.2如須公司領導接見的，須及時通知行政人事部或公司領導，以備安排接待方案，準備茶水等。5.4.3客戶離開時，接待部門或公司領導須在“來賓登記表”上簽字。5.4.4客戶單位來公司參觀時，接待部門須嚴守公司商業(yè)及技術秘密。接待人應著裝整潔，態(tài)度熱情又不失禮節(jié)。5.5.經總經理或常務副總經理批準接待的其他人員。5.5.1按照來訪人員性質及審批標準參照以上程序執(zhí)行。5.6.會務接待5.6.1公司召開的大型涉外會議，由行政人事部擬訂費用計劃并制定詳細的方案，安排會務接

8、待，各部門積極配合做好相關接待工作。5.6.2公司各部門組織召開的各類專業(yè)性較強、涉及面不大的一般性會議、培訓等，由各部門自行安排接待，行政人事部根據(jù)需要予以配合。如發(fā)生費用，事前必須申請，公司總經理或常務副總經理批準后實施。6.就餐管理安排就餐應明確接待目的及對象，本著從減節(jié)約的原則，有效控制經費開支，非業(yè)務工作關系的一律不予安排就餐。6.1各部門因業(yè)務往來、工作聯(lián)系需對外來人員進行正常招待的，原則上一律實行“工作餐”制度，即各部門告知行政人事部需加訂用餐人員（中餐）。6.1.1凡因工作需要，確需在外進行業(yè)務招待的，由接待部門填寫“來客招待申請單”，經公司領導批準后方可用餐。填寫“來客招待申

9、請單”時應注明招待事由，來客姓名、職務及陪客人員等。公司領導招待時由行政人事部申請招待手續(xù)。6.1.2、實行先填“來客招待申請單”后就餐的原則，特殊情況下可在就餐后3日內補辦手續(xù)，無“來客招待申請單”的，財務部不予結算，費用由接待人自理。6.2接待標準6.2.1來客確需宴請并有公司領導參加，除總經理以上人員按實際需要用餐，原則上按以下標準：公司外就餐150元/人，公司內就餐40元/人。特殊情況超過標準須有公司主管副總經理、常務副總經理簽字審批。6.2.2公司各部門宴請標準：一律控制在100元/人以內。6.2.3對來公司聯(lián)系工作的一般人員實行工作餐制，標準8元/人。6.2.4陪客人數(shù)：來客人數(shù)在10人以內陪客不得超過2人（司機除外）；來客超過10人，陪客人數(shù)酌情而定。 7.備用金領用7.1備用金在各部門應付突發(fā)性工作，維持正常工作秩序時使用。7.2、備用金統(tǒng)一向財務部借支。各部門負責人因工作需要享有借支權力。特殊情況時，可以由部門負責人派指定(固定)人員到財務部進行借支。7.3在領取備用金后，各部