土地儲(chǔ)備中心批文整理及數(shù)據(jù)建庫(kù)方案

1、土地儲(chǔ)備批文批文整理及建庫(kù)方案深圳市通達(dá)訊科技有限公司2016年10月17日目錄第1章 工作前準(zhǔn)備11. 簽訂保密協(xié)議、制定保密措施12. 明確項(xiàng)目工作范圍13. 制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃1第2章批文整理12.1整理原則12.2整理步驟21.承接登記22.拆分編號(hào)23.批文鑒定24.托裱修補(bǔ)25.填寫(xiě)卷皮36.裝訂還原37.歸還批文3第3章 數(shù)字化加工31. 定義32. 加工原則33 . 工作流程4第4章 各階段工作量評(píng)估及報(bào)價(jià)6土地儲(chǔ)備中心批文整理及數(shù)據(jù)建庫(kù)深圳市通達(dá)訊科技有限公司第1章 工作前準(zhǔn)備1. 簽訂保密協(xié)議、制定保密措施 在項(xiàng)目開(kāi)始前，首先要簽訂保密協(xié)議，從制度和法制上約束員工的工作行為。

2、對(duì)工作環(huán)境和工作設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格要求，非工作設(shè)備不允許帶入工作場(chǎng)所，任何與工作相關(guān)物品出庫(kù)都需客戶檢查確認(rèn)，電子存儲(chǔ)相關(guān)設(shè)備（硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等）在工作完成后進(jìn)行分區(qū)格式化和物理銷毀2. 明確項(xiàng)目工作范圍按照客戶對(duì)移交批文鑒定的具體要求，并結(jié)合批文的整理要求，對(duì)哪些需要整理、哪些需要復(fù)印、哪些需要掃描、要著錄哪些額外字段等情況進(jìn)行明確。3. 制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃確定本項(xiàng)目的人員配給、設(shè)備投入、崗位設(shè)置、服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)期限等實(shí)施計(jì)劃。第2章批文整理2.1整理原則a) 安全性：保證批文實(shí)體的安全和批文信息的安全b) 完整性：在批文的整理和數(shù)字化過(guò)程中，需要對(duì)原來(lái)裝盒組卷的批文拆分和重新裝訂，盡量保證其完整

3、性。c) 原始性： 確保批文信息的原始性，保證批文中的任何有效信息保持原樣，不覆蓋、不損失批文的任何原始信息。2.2整理步驟1.承接登記 項(xiàng)目開(kāi)始后，首先是要將批文從客戶批文庫(kù)房中轉(zhuǎn)移到加工現(xiàn)場(chǎng)的臨時(shí)庫(kù)房。在轉(zhuǎn)移之前，甲乙雙方共同在現(xiàn)場(chǎng)完成批文的逐卷清點(diǎn)工作，并登記承接時(shí)間、總共卷數(shù)、每卷檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息，并有雙方負(fù)責(zé)人在清單上簽字。清點(diǎn)交接工作必須認(rèn)真仔細(xì)，逐筆核對(duì)，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。2.拆分編號(hào)拆分就是把批文的裝訂線、裝訂針等拆除（所有金屬物都必須拆除），使批文紙張變?yōu)殡x散的狀態(tài)。拆分后，對(duì)編號(hào)進(jìn)行處理，修改其中的漏編、多編、錯(cuò)編等問(wèn)題。重新編號(hào)一律采用鉛筆。3.批文鑒定對(duì)如下經(jīng)常出現(xiàn)的

4、問(wèn)題進(jìn)行鑒定：a) 標(biāo)題有問(wèn)題：按照三要素的原則對(duì)標(biāo)題進(jìn)行完善；b) 分件有誤：分件不符合要求，如：請(qǐng)示應(yīng)該在批復(fù)之前，實(shí)際歸檔可能把批復(fù)放在了請(qǐng)示之前；c) 文件順序錯(cuò)誤：上一件的內(nèi)容在分件時(shí)分到了下一件中；d) 文件混合：幾個(gè)不相關(guān)的事由分為一件。批文鑒定完成后，數(shù)字化的著錄工作可以開(kāi)始進(jìn)行了。4.托裱修補(bǔ)批文破損或者紙張大小不符合規(guī)定的，需要進(jìn)行托裱修補(bǔ)；對(duì)于粘貼太緊影響批文原貌的，要用藥棉或毛筆蘸水進(jìn)行無(wú)損浸泡，然后取開(kāi)，無(wú)法揭開(kāi)的保留原貌；對(duì)于折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件先進(jìn)行壓平或燙平處理。5.填寫(xiě)卷皮不允許采用打印后貼紙的方式填寫(xiě)卷皮，需要手工填寫(xiě)。由專業(yè)填寫(xiě)卷皮工作人員填寫(xiě)，能夠

5、保證各項(xiàng)內(nèi)容寫(xiě)工整、完整，不出現(xiàn)錯(cuò)別字。6.裝訂還原恢復(fù)裝訂時(shí)，我們將盡量做到按照原孔裝訂，并保持批文整理時(shí)的排列順序不變，嚴(yán)格控制裝訂質(zhì)量，做到裝訂線下齊、安全、無(wú)遺漏、順序無(wú)顛倒、無(wú)掉頁(yè)以及卷皮與卷內(nèi)目錄和原文相符等。7.歸還批文將經(jīng)過(guò)鑒定、整理，并完成數(shù)字化后的批文，移交歸還到客戶。第3章 數(shù)字化加工1. 定義紙質(zhì)批文數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)批文進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。2. 加工原則1) 保護(hù)批文實(shí)體2) 保密批文信息3 . 工作流程3.2.1 掃描通過(guò)掃描，紙質(zhì)檔案數(shù)字化為電子檔案。在

6、掃描完成后，對(duì)掃描的圖像進(jìn)行第一次質(zhì)檢），主要是檢查圖像是否漏掃、重掃、圖像是否按照規(guī)定要求掃描、是否清晰等。3.2.2 圖像處理在檔案掃描完后，由于各種原因（紙質(zhì)、裝訂孔、擺放不齊等）會(huì)導(dǎo)致掃描后的圖像有傾斜、黑邊、黑孔等問(wèn)題。需經(jīng)過(guò)處理，從而使檔案圖像清晰、整潔。3.2.3 圖像質(zhì)檢1) 圖像質(zhì)檢也是對(duì)掃描工序的第二次校驗(yàn)，主要對(duì)兩方面的情況進(jìn)行檢查：2) 圖像數(shù)量：對(duì)處理的圖像數(shù)量是否同拆分編號(hào)的數(shù)量一致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況進(jìn)行檢查。3) 圖像質(zhì)量：對(duì)圖像是否清晰、可閱讀，是否字跡斷連、字跡過(guò)深，是否達(dá)到掃描要求的分辨率和色彩等情況進(jìn)行檢查。4) 對(duì)于圖像的質(zhì)檢主要由圖像組項(xiàng)目

7、組長(zhǎng)以人工的方式進(jìn)行檢查。3.2.4 制作目錄根據(jù)整理的批文資料，制作符合標(biāo)準(zhǔn)的目錄，打印出來(lái)，然后進(jìn)行裝訂。3.2.5 批量掛接批量掛接將掃描圖像和著錄的條目通過(guò)規(guī)則進(jìn)行匹配，并自動(dòng)將圖像上傳到客戶專用服務(wù)器上。3.2.6 數(shù)據(jù)建庫(kù)從土地批文中找出批文號(hào)，土地坐落面積等信息，存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。以便以后方便查閱。3.2.7 裝訂檢查數(shù)據(jù)，對(duì)不滿足要求的影像進(jìn)行重新處理。需要將封面、目錄和文件按照順序排列整齊，裝訂。對(duì)超幅圖紙，需要進(jìn)行折疊規(guī)整，避免文件在裝訂過(guò)程受損。將裝訂好的批文按照順序存放。3.2.8 歸還批文已經(jīng)裝訂好準(zhǔn)備歸還的批文，需要進(jìn)行登記，填寫(xiě)好批文名稱、總頁(yè)數(shù)和備注信息，并請(qǐng)接收人核對(duì)并簽字確認(rèn)。第4章 各階段工作量評(píng)估及報(bào)價(jià)類 別階 段階段名稱工作天數(shù)報(bào)價(jià)備注第一階段前期準(zhǔn)備工作7個(gè)工作日把需要掃描的批文進(jìn)行整理、同時(shí)進(jìn)行人員組織第二階段批文整理90個(gè)工