商務(wù)英語(yǔ)信函寫作簡(jiǎn)潔原則文件

1、商務(wù)英語(yǔ)信函寫作地簡(jiǎn)潔原那么隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程地不斷開(kāi)展,世界范圍內(nèi)地經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多.人們不可能跟自己地貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商.而且我們常常需要將自己地貿(mào)易伙伴做出地各種承諾變成有籍可查地文字記錄.這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)地一種廉價(jià)有效地溝通媒介.我們給貿(mào)易伙伴地每一封信都代表著自己所在公司地形象,顯示著公司地水平和實(shí)力.工封好地商務(wù)信函有助于促進(jìn)和開(kāi)展同客戶地關(guān)系,在促進(jìn)達(dá)成新地業(yè)務(wù)方面起著積極地作用.摘自?丹尼爾肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造地奇跡?所以在寫作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用“70那么：Completeness完整Concreteness具體Correctne

2、ss正確Conciseness簡(jiǎn)潔Clearness明晰Courtesy禮貌Conscientiousness誠(chéng)意這七個(gè)原那么是商務(wù)信函寫作地最根本地指導(dǎo)原那么,對(duì)于寫好一封商務(wù)信函起著很重要地作用.我們知道,在商務(wù)活動(dòng)中,時(shí)間和效率對(duì)于每一個(gè)商務(wù)人士來(lái)說(shuō)都是非常重要地.在和自己地貿(mào)易伙伴合作和交流地每一個(gè)環(huán)節(jié)上,我們都要盡可能地減少給對(duì)方造成時(shí)間浪費(fèi),以便對(duì)方能夠在同我們地商務(wù)交往中提高效率.寫作商務(wù)信函最直接地目地就是進(jìn)行有效地溝通和交流,簡(jiǎn)潔地表達(dá)與有效率地掌握分寸是最重要地.因此,商務(wù)信函地寫作重點(diǎn)應(yīng)始終放在效率二字上,短小精悍、切中要點(diǎn).簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單地話語(yǔ)準(zhǔn)確地表達(dá)自己地意思.而

3、無(wú)需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià).一般不需要禮節(jié)性地應(yīng)酬,最好是開(kāi)門見(jiàn)山、直入主題；語(yǔ)言精練,言簡(jiǎn)意賅.信函中地冗言必須省去,盡可能地將交易地t細(xì)事項(xiàng)整理后,簡(jiǎn)潔地向?qū)Ψ疥愂鲆M可能地防止毫無(wú)重點(diǎn)而羅嗦冗長(zhǎng)地寫上好幾張地情形.讓對(duì)方很清楚地了解你想說(shuō)什么,非常輕易地領(lǐng)會(huì)你地意圖,從而快捷迅速地做出反響.在商務(wù)寫彳過(guò)程中,筆者認(rèn)為簡(jiǎn)潔是最重要地一個(gè)環(huán)節(jié),同時(shí)也是最難做到地.所以下面我將對(duì)簡(jiǎn)潔原那么從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和探討一、壓縮篇幅刪繁就簡(jiǎn).一3W式結(jié)構(gòu).一封商務(wù)信函地全文結(jié)構(gòu)可以用3W來(lái)表示,即：Whydoyouwritetheletter?第一局部；Whaf

4、sthedetailedreason?第二局部；Whatdoyouexpectyourreadertodo?第三局部.我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過(guò),商務(wù)信函寫作地最主要目地就是溝通和交流.收信人或許每天都要看很多地信函,一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開(kāi)頭就不得要領(lǐng)地信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩,從而對(duì)寫信人地印象大打折扣.1、第一局部Whydoyouwritetheletter?:在信函地一開(kāi)頭就要目地明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信,如：例1:IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣地開(kāi)頭直接告訴對(duì)方寫信是為

5、了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份地訂貨付款地來(lái)信.這樣可以使得讀信人馬上知道寫信地意圖,在讀信地時(shí)候可以有充分地心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問(wèn)題地重點(diǎn)上.不會(huì)由于一些無(wú)關(guān)緊要地應(yīng)酬而分散注意力.在這方面,我們最應(yīng)該注意地就是防止中國(guó)式地應(yīng)酬和問(wèn)候,不要為了追求客氣而落入俗套.例2：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣地信函開(kāi)頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng),而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候地私人信件.因而將它擱置一邊,待自己較為空閑時(shí)再看,很可能會(huì)由于延遲閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補(bǔ)地?fù)p失2、第二局部What'sthedetai

6、ledreason?:即商務(wù)信函地征文,表達(dá)事實(shí)或者理由來(lái)支持信里地第一句會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密.把所要列舉地事實(shí)或者理由合并成最重要地一點(diǎn)或者兩點(diǎn),在不影響清楚準(zhǔn)確地根底上越簡(jiǎn)潔越好.如：例3：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款地原因是由于會(huì)計(jì)生病了,沒(méi)有一句多余地話,既解釋了未按時(shí)付款地原因,又道了歉.

7、沒(méi)有讓人感覺(jué)既討厭又煩人地羅嗦.要記?。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩,而是想讓他同意你地意見(jiàn),接受你地要求.所以,寫商務(wù)英文信函地一個(gè)主要原那么和技巧就是要寫地簡(jiǎn)潔明白3、第三局部Whatdoyouexpectyourreadertodo?:結(jié)尾是提出要求或者提請(qǐng)注意.不要有任何多余地話,由于那樣可能會(huì)使寫信人地要求不夠明確突出,簡(jiǎn)潔地表達(dá)更能突出重點(diǎn),以便對(duì)方對(duì)你地來(lái)信及信中提到地內(nèi)容做出及時(shí)迅速地處理.如：例4:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短地一句話就告訴了對(duì)方兩層意思：隨信附上了100萬(wàn)

8、美元地支票；受到支票后請(qǐng)通知寫信人.以上例1、3、4構(gòu)成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白地商務(wù)回復(fù)信.簡(jiǎn)明扼要,沒(méi)有一句冗言、廢話,也沒(méi)有一句虛禮客套.套用一句稱贊美女地話說(shuō)就是增之一分嫌多,減之一分嫌少.,可謂商務(wù)英文信函中地上佳之作.當(dāng)然,我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣,沒(méi)有一個(gè)多余地詞.有時(shí)為了給書(shū)信增添幾分人情味,加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書(shū)信寫作地一種策略和技巧.問(wèn)題是寫作者如何把握好簡(jiǎn)和繁之間地這個(gè)度.刪繁就簡(jiǎn)是必須地,但是我們主張刪除地是那些不增加任何新地信息地?zé)o實(shí)際意義地、重復(fù)和累贅地字、詞、短語(yǔ)和句子.二防止客套羅嗦、語(yǔ)義重復(fù).如果可以用40個(gè)字寫完一封信,卻花

9、了100個(gè)字作長(zhǎng)篇累牘地表達(dá),這樣地寫作者實(shí)在是最令人討厭地時(shí)間殺手.不僅浪費(fèi)了自己地時(shí)間,也給別人帶來(lái)了不必要地麻煩.所以在寫作商務(wù)信函時(shí)要盡可能地使用通俗易懂地語(yǔ)言作簡(jiǎn)明扼要地陳述,防止用陳舊地套話cliche和沒(méi)有什么實(shí)際意義地詞語(yǔ).刪掉那些不必要地羅嗦地字句.如：例5:Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.我們很想知

10、道您是否允許我們將交貨時(shí)間延期二十天,如果你方友好地容許我方延期二十天交貨,請(qǐng)速電復(fù)無(wú)誤.本句由42個(gè)單詞組成,要求將交貨日期延遲二十天.表達(dá)上地過(guò)分客氣使得句子冗長(zhǎng)而不清楚.而且,“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.這一表達(dá)在意義上也很模糊,為了更好地表達(dá)主要意思,這句可以改寫為：PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.如果統(tǒng)一我方將交貨時(shí)間延期至四月二十一日,請(qǐng)速電復(fù).例6:Withreferencetoyourrequestforanex

11、tensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.這段話只有一個(gè)重點(diǎn),那就是寫信者很樂(lè)意多給讀信者90天地時(shí)間來(lái)支付3月20日到期地貨款.可就在這段話中有兩句多余地話.第一句"WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20純

12、屬多余,由于這是給對(duì)方地回信,只要寫信者提到同意放寬付款期限,讀信者就一定知道是關(guān)于何事.第二句是"wehaveconsideredthemattercarefullyand放寬付款期限在一項(xiàng)商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要地大事,任何人都會(huì)慎重考慮地,對(duì)方從你地口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過(guò)深思熟慮之后才做地決定.在這里寫出來(lái)不僅顯得多此一舉,而且會(huì)使讀信人覺(jué)得寫信人有一種施恩惠給自己地意思,極其不禮貌.根據(jù)以上分析,原稿可以修改為：Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch20.你會(huì)發(fā)現(xiàn)原稿英文一共用了46個(gè)字,

13、而修改后地只用了17個(gè)字.如你所見(jiàn),刪除多余地字詞并無(wú)損語(yǔ)意地清楚程度,這次地文字手術(shù)反而更加突出了所要傳遞地信息.二、給臃腫地段落瘦身.在商務(wù)英文彳t函寫作中,我們要小心防止寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神地臃腫段落.整塊整塊密實(shí)地文字,在每天要讀十幾封甚至幾十封信地讀信人看來(lái),就像一座座地大山屹立于眼前,成為閱讀地最大障礙會(huì)讓人由于細(xì)心理上地原因感覺(jué)你在羅嗦寫廢話.因此,寫作者應(yīng)該想盡一切方法給它們瘦身.把較長(zhǎng)地段落拆解成幾段.一般地劃分段落地原那么是&個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)意思Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule."摘自周邦友?英語(yǔ)

14、應(yīng)用文大典?第76頁(yè)如：例7：ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythise

15、mergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.以上這封信只有一段,共有兩句話.第一句39字,第二句66句.讀后雖然能根本了解其內(nèi)容,但讀起來(lái)很不舒服.而且看起來(lái)臃腫,信地內(nèi)容

16、大體有三點(diǎn)：1 .伊朗中央銀行因外匯原因,通知個(gè)商業(yè)銀行從五月三日起停止開(kāi)立信用證；2 .這臨時(shí)舉措,新地進(jìn)口政策一訂,這個(gè)舉措可能取消；3 .希望對(duì)方隨時(shí)告知有關(guān)情況.根據(jù)這三點(diǎn),適當(dāng)?shù)貏澐侄温?把信重新改寫如下：ItisreportedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthes

17、uspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFran

18、ce.修改正后地段落并沒(méi)有增加或者減少任何一個(gè)詞語(yǔ),也沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)句子地意思或者表達(dá)方式,只是根據(jù)意思將其恰當(dāng)?shù)貏澐至硕温?較之原文,修改后地信函讀起來(lái)比擬清楚易懂,看起來(lái)也很簡(jiǎn)練,更加容易讓人接受.三、句子精練,避長(zhǎng)就短.句子是寫作地根底,沒(méi)有句子就沒(méi)有段落,也就沒(méi)有作品.清楚、簡(jiǎn)潔地寫作容易啟發(fā)和說(shuō)服他人.這些寫作是以結(jié)構(gòu)合理、有說(shuō)服力地句子為根底地.摘自檀文茹?實(shí)用商務(wù)英文寫作?第9頁(yè).一位深受美國(guó)人愛(ài)戴,一項(xiàng)主張不寫長(zhǎng)句,不羅嗦地美國(guó)參議員StephenYoung每次受到邀請(qǐng)參加會(huì)議、宴會(huì)、演講時(shí),他地回信只有四個(gè)字：Iwillbethere我會(huì)到.簡(jiǎn)單明了也曾經(jīng)有人打趣說(shuō)商務(wù)英語(yǔ)信函

19、寫作地句子,就應(yīng)該像漂亮姑娘地迷你裙-越短越好.通常商務(wù)人士每天都有大量地商務(wù)信函要讀,對(duì)開(kāi)門見(jiàn)山、長(zhǎng)話短說(shuō)、直接切題地信函特別歡送.而且簡(jiǎn)單地語(yǔ)言并不意味著思想過(guò)分簡(jiǎn)單化,簡(jiǎn)單地語(yǔ)言也可以蘊(yùn)藏著潛在地豐富地思想.長(zhǎng)和復(fù)雜地句子有時(shí)會(huì)更容易引起不必要地理解障礙.因此,寫信要求長(zhǎng)話短說(shuō),在不影響意思表達(dá)清楚準(zhǔn)確地前提下,句子越短越好,一句話能用兩個(gè)詞表達(dá)清楚地,據(jù)對(duì)不再增加任何一個(gè)單詞.想要做到句子地簡(jiǎn)潔,必須作到以下幾種情況：一根據(jù)意思拆分復(fù)合句.長(zhǎng)地復(fù)合句也能表達(dá)清楚所要表達(dá)地意思,但是會(huì)讓人看起也比擬吃力.如果我們根據(jù)意思或者邏輯關(guān)系將它們拆分為一些簡(jiǎn)單地單句,就能使閱讀變得更為簡(jiǎn)單明了,

20、使讀信人更容易理解和把握信函地要旨.如：例8:Regardlessoftheseseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableint

21、heStaffDevelopmentoffice.這是一個(gè)專與過(guò)長(zhǎng)地從句,我們可以按一下方法將其改寫為簡(jiǎn)單地句子：1、添加標(biāo)志性詞語(yǔ).如first,second等這些序數(shù)詞.Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationintwoways.First,theymayenrollinthespecialcoursestobeofferedbytheABCCompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJa

22、nuary24.Second,theymaytakeapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.2、用工程符號(hào)來(lái)劃分.Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetwoways: byenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenall

23、thenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24,or bytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.二將一些支離破碎地簡(jiǎn)單句整理組合.一般地來(lái)說(shuō),我們不主張寫長(zhǎng)地句子.但這也并非絕對(duì)地,由于簡(jiǎn)潔句并不是簡(jiǎn)單句,而是只用簡(jiǎn)潔地文字把意思表達(dá)清楚.摘自郝邵倫?大學(xué)英語(yǔ)應(yīng)試寫作與應(yīng)用寫作?第33頁(yè).有些時(shí)候我們會(huì)在商務(wù)信函中看見(jiàn)很多地結(jié)構(gòu)相近、意思表達(dá)連貫地單句.在這種,t#況下,如果把這些單句整理組合成一個(gè)或者兩個(gè)結(jié)構(gòu)并不復(fù)雜地

24、復(fù)合句,合理地使用一些連詞或者代詞,就會(huì)使得句子更加精悍,篇幅更加短小.而且,還能使句子在意義上更加連貫,結(jié)構(gòu)上更加緊湊.如：例9:WehavereceivedyoursamplesyousentthesamplestousonNovember20. Thankyouverymuch.That'sjustwhatcanfulfillourorderplan. Sowearepleasedtoplaceanorder. Andwehaveenclosedourordersheetwiththisletter.這些單句在表達(dá)上并沒(méi)有什么問(wèn)題,而且也非常連貫,可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們地結(jié)構(gòu)不夠緊

25、湊.我們可以將其整理組合為一個(gè)復(fù)合句如下：ThankyouforyoursamplesyousenttousonNovember.Wearepleasedtoplaceanorderasspecifiedontheenclosedordersheet.原來(lái)地五個(gè)單句共用了44個(gè)單詞,而合并后地兩個(gè)結(jié)構(gòu)并不復(fù)雜地復(fù)合句僅用了25個(gè),壓縮掉了19個(gè)詞.可能對(duì)于一篇小說(shuō)或者散文來(lái)說(shuō)19個(gè)詞并不算什么.可是,對(duì)于講求效率地商務(wù)信函來(lái)說(shuō),壓縮掉19個(gè)單詞,可以使得篇幅至少要壓縮一行.三使用簡(jiǎn)潔地詞來(lái)代替冗長(zhǎng)累贅地短語(yǔ).例10:Wordy:Inthesenseofhisspeechhetalkedonth

26、equestionofsecurities.Concise:Duringhisspeechhetalkedaboutsecurities.例11Wordy:Duringtheproceedingyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.Concise:Lastyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.例10和例11中wordy地句子里Inthesenseof可以用During來(lái)代替洞為"在.里"地意思；onthequestionof可以用a

27、bout來(lái)替代,同為"有關(guān).,關(guān)于.同理,例11中wordy地句子里地Duringtheproceedingyear也可以用Lastyear來(lái)代替.沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)句子要表達(dá)地意思,而且顯得更加簡(jiǎn)潔,更加直白,在口語(yǔ)中更加常用.會(huì)使得讀信人更加容易理解.既然如此,商務(wù)信函寫作者為什么不用這些簡(jiǎn)潔、明了、清楚地常用詞來(lái)代替那些冗長(zhǎng)、累贅、空洞地短語(yǔ)呢四、詞匯運(yùn)用,力求簡(jiǎn)明.詞匯是商務(wù)英語(yǔ)信函地根本構(gòu)成單位,所以詞匯地簡(jiǎn)潔運(yùn)用對(duì)于全文篇幅瘦身、精練語(yǔ)句來(lái)說(shuō)意義重大.寫作者在擬就一封商務(wù)信函時(shí),要做地到以下幾點(diǎn)：用簡(jiǎn)單常見(jiàn)地短單詞代替復(fù)雜生僻地浮華表達(dá)；善于運(yùn)用動(dòng)詞,而不是那些“make類動(dòng)詞

28、+名詞地表達(dá)方式；盡量防止意義重復(fù)地修飾詞；防止使用陳舊地商業(yè)術(shù)語(yǔ)；善于運(yùn)用縮略詞和縮略語(yǔ).下面我將從這幾個(gè)方面用實(shí)例對(duì)商務(wù)英文信函寫作中詞匯地簡(jiǎn)潔運(yùn)用做出論述.一用簡(jiǎn)單常見(jiàn)地短單詞代替復(fù)雜生僻地長(zhǎng)音節(jié)詞英語(yǔ)詞匯有十幾萬(wàn),而最常用地就只有兩三千.寫作者寫作商務(wù)信函地目地是為了將信息準(zhǔn)確有效地傳遞給對(duì)方,那些復(fù)雜生僻地浮華表達(dá)不僅使得信函地篇幅顯得冗長(zhǎng),而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩.所以有地信函作者喜歡用一些浮華地長(zhǎng)音節(jié)詞,借以顯示自己地英語(yǔ)水平,這是不可取地.如：例12:WewillendeavortoutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMar

29、ch15,soweplacethisorderof100sets.我們公司大約從三月十五日起用這種電腦,所以這次我們向你方訂購(gòu)100臺(tái).如果此句中地endeavor用try來(lái)代替,approximately大約用about來(lái)代替,utilize用use來(lái)代替.即使不刪減任何一個(gè)單詞,只是用這些簡(jiǎn)單常見(jiàn)地詞來(lái)代替原句中地多音節(jié)詞,就會(huì)減掉17字母.或許有人認(rèn)為這17個(gè)字母對(duì)于通篇來(lái)說(shuō)不算什么,并不會(huì)占用很大空間.可是,大家要知道,這只是一句話可以節(jié)省地,如果每句話都能減掉17個(gè)字母一片商務(wù)信函就至少要縮減掉一行.而且由于這些替換詞較之被替換掉地單詞而言,更加常見(jiàn),是大家都比擬熟悉地,對(duì)于讀信人來(lái)

30、說(shuō),更加易于理解.二善于運(yùn)用動(dòng)詞.筆者在前邊已經(jīng)提到過(guò),能用一句話來(lái)表達(dá)清楚地事情,絕對(duì)不用兩句話來(lái)說(shuō),所以我們?cè)跁?shū)寫商務(wù)信函時(shí)要盡量防止在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence結(jié)尾地詞前面加上make類地動(dòng)詞來(lái)表達(dá),而是直接用這些詞地動(dòng)詞形式來(lái)表示,使句子簡(jiǎn)潔有力.如：例13:WehavemadeshipmentofyourorderNo.632.我方已經(jīng)交運(yùn)你方地632號(hào)訂貨例14:Heputforwardthesuggestionthatshedraftthedocument.他建議她起草那份文件例13中地"madeshipment&qu

31、ot;可以用shipped代替都是"用船運(yùn)輸"地意思,ship名詞可以作動(dòng)詞用.例14中putforwardthesuggestion和suggest意思相同,suggest還比putforwardto更力口常用,所以用suggest來(lái)代替會(huì)顯得更加簡(jiǎn)單.三防止不必要地重復(fù).必要地重復(fù)可以強(qiáng)調(diào)某一觀點(diǎn)或者重要事實(shí).但是,不必要地重復(fù),特別是毫無(wú)理由地對(duì)同一事實(shí)地重復(fù),不僅顯得羅嗦,而且使讀信人感覺(jué)枯燥乏味.所以在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作過(guò)程中必須防止不必要地重復(fù),使得寫出來(lái)地句子更加簡(jiǎn)潔短小,容易理解.例15:Wehavebeguntoexportourmachinestothef

32、oreigncountries.我們已經(jīng)開(kāi)始向外國(guó)出口機(jī)器.例16:Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.一俟收到你方地具體詢盤,我方將發(fā)盤,并且將寄出樣品.例15中export一詞指地是把機(jī)器賣往國(guó)外,如果在本句末尾你還另加一個(gè)totheforeigncountries向外國(guó),不必要地重復(fù)不知不覺(jué)就出現(xiàn)了.所以,本句應(yīng)改成：Wehavebeguntoexportourmachines.我們已經(jīng)開(kāi)始出口我們地機(jī)器.例16是一個(gè)復(fù)合句,第二分句中“willbe地重復(fù)使用使得句子繁冗累贅.一般來(lái)說(shuō)

33、,第二分句中與第一分句相同地成分應(yīng)當(dāng)省略.這樣這個(gè)句子就可以改成：Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.僅僅這么一改,例15就壓縮掉了4個(gè)詞,例16由原來(lái)地15個(gè)詞壓縮到了修改后地13個(gè).四防止使用陳舊地商業(yè)術(shù)語(yǔ)commercialjargon.每個(gè)行業(yè)都有自己地專用詞匯,這些詞匯在同行之間交流更加準(zhǔn)確,更加簡(jiǎn)單有效.商務(wù)英語(yǔ)也不例外,也有自己地專用術(shù)語(yǔ).然而,這些行話并非放之四海皆準(zhǔn)地.英語(yǔ)地行話"jargon,既可以指專業(yè)術(shù)語(yǔ),也可以指模糊不清、難以理解地表達(dá)?牛津英漢詞典?第80.頁(yè),例如

34、"That'sajargontome.意思是"It'shardformetounderstand.而且"'jargon往往是多個(gè)單詞拼出來(lái)地專業(yè)性很強(qiáng)地復(fù)雜地意思表達(dá).對(duì)于外行來(lái)說(shuō)很難理解其確切意思,對(duì)商務(wù)信函地內(nèi)容表達(dá)又沒(méi)有什么實(shí)際地幫助.因此寫作者在擬就一封商務(wù)信函地時(shí)候,一定要看準(zhǔn)對(duì)象,盡量防止使用陳舊地商業(yè)術(shù)語(yǔ),不要把專業(yè)英語(yǔ)中學(xué)到地某些專用術(shù)語(yǔ)用在一般地商務(wù)來(lái)往信函中,不要從句套從句,寫出滿是“jargon地文章.例17:Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbek

35、indenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.在這個(gè)句子地語(yǔ)境中我們可以推測(cè)出來(lái)takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一種禮貌客套地表示,麻煩您或者請(qǐng)您,根本上相當(dāng)于“please"是如果把它們獨(dú)立地分出來(lái),恐怕即使是英語(yǔ)專業(yè)地人也不一定都知道其確切含義,更何況那些雖然能看得,懂一般地商務(wù)信函,其實(shí)并沒(méi)有很深地英語(yǔ)語(yǔ)言功底地人既然這樣,寫作者為什么不用既簡(jiǎn)潔又容易理解地please來(lái)代替生澀地冗長(zhǎng)地takelibertytoapproachyouwiththerequest呢?修改后地句子為：Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.五善于運(yùn)用縮略詞和縮略語(yǔ)