合同管理制度(試行)

1、精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-合同管理制度 ( 試行 )YX/BG-23-20081 目的為加強(qiáng)合同管理， 保障公司的合法權(quán)益，預(yù)防合同糾紛， 促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)管理，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司各部門、本制度適用于加盟、廣告、代理銷售、采購(gòu)、維修等方面的合同。分公司可參照本制度另行制訂細(xì)則。有關(guān)勞動(dòng)合同和勞務(wù)合同管理制度另行制定，不適用本制度。3 職責(zé)權(quán)限3.1總部總裁辦法務(wù)主管負(fù)責(zé)總部直屬各類合同的文本規(guī)范及法律風(fēng)險(xiǎn)的防范，包括合同內(nèi)容和形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性等。3.2財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)審查合同支付要約是否符合公

2、司的財(cái)務(wù)管理及支付條件，并督導(dǎo)收付履約。3.3合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤、及所經(jīng)辦合同資料的整理歸檔。3.4 總部簽訂的合同，根據(jù)分權(quán)規(guī)范管理辦法 ，可由權(quán)限內(nèi)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及到費(fèi)用大于 2000 元、或有合同違約、變更事宜的，統(tǒng)一由執(zhí)行總裁審核、總裁批準(zhǔn)；合同的履行，視其所涉金額大小，根據(jù)分權(quán)規(guī)范管理辦法和財(cái)務(wù)有關(guān)審批制度，由權(quán)限內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同履約責(zé)任，由各部長(zhǎng)承擔(dān)。3.5 各直營(yíng)公司、經(jīng)營(yíng)單位的合同管理需依據(jù)分公司首責(zé)人權(quán)限設(shè)置， 權(quán)限內(nèi)的合同簽訂和履行，報(bào)備總部總裁辦， 權(quán)限外的合同簽訂和履行報(bào)總部批準(zhǔn)。合同的履約責(zé)任由各公司、 經(jīng)營(yíng)單位首責(zé)人承擔(dān)。 總裁辦有權(quán)對(duì)分公司合同

3、管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。4 內(nèi)容與要求4.1合同的簽訂準(zhǔn)備4.1.1簽訂合同，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、政策以及其他有關(guān)規(guī)定。-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-在簽訂合同前，洽談人、經(jīng)辦人、簽約人必須做好以下各項(xiàng)工作后，方可簽訂合同。主要包括：a) 對(duì)方當(dāng)事人主體資格 ( 營(yíng)業(yè)執(zhí)照 ) 、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、履約能力（各種資質(zhì)證書）以及資信情況（附件 3）、對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。b) 我方的履約能力、對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)測(cè)和調(diào)查、合同的可行性和合法性， 防止簽訂無(wú)效合同。c) 對(duì)資信不明、資信狀況不好，且無(wú)可靠擔(dān)保單位的，不得與之簽約。簽

4、訂合同，應(yīng)驗(yàn)證對(duì)方相關(guān)證明文件，核對(duì)無(wú)誤后方可正式簽訂合同，對(duì)方交驗(yàn)的證明文件要妥善保管。4.2合同簽訂流程及權(quán)限加盟合同簽訂流程加盟法務(wù)財(cái)務(wù)執(zhí)行總裁總裁洽談填寫格式合同NONONONONOYESYESYESYES審核審核審核審核批準(zhǔn)YES簽訂合同1洽談?dòng)杉用斯ぷ魅藛T負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行洽談，洽談時(shí)注意控制選址的確認(rèn)。2 填寫格式合同由洽談經(jīng)理負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通， 相關(guān)權(quán)利義務(wù)經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)異議后， 填寫加盟格式合同， 報(bào)上級(jí)審核批準(zhǔn)。如有條款修改， 必須先填寫加盟合同呈報(bào)簽批表，報(bào)法務(wù)、執(zhí)行總裁審核、并經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，方可修改簽約。-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理

5、，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-3 合同評(píng)審洽談經(jīng)理書寫完成加盟合同 （或加盟意向書） 后，填寫合同評(píng)審記錄表 ，先交由加盟首責(zé)人從內(nèi)容上對(duì)合同進(jìn)行審核， 再交由總裁辦法務(wù)主管從法律上對(duì)合同進(jìn)行審查， 由財(cái)務(wù)對(duì)加盟費(fèi)收取是否符合標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查， 最后交執(zhí)行總裁和總裁審核，審核人員審核后均須將意見寫入合同評(píng)審記錄表（附件4）。4 合同簽訂合同評(píng)審?fù)瓿珊螅?由加盟商（乙方）代表人簽字。其后，由行政人員填寫 裕興公司公章使用申請(qǐng)單 ，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續(xù)， 同時(shí)加蓋騎逢章。采購(gòu)合同 ( 流程圖見附件 5)1與供方洽談一般采購(gòu)由物流中心采購(gòu)人員與供方進(jìn)行洽談， 確認(rèn)到貨方式和時(shí)間、 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

6、、價(jià)格和付款方式。涉及年度采購(gòu)總額在 2000 10000 元的項(xiàng)目， 需提供三家以上詢比價(jià)記錄并報(bào)財(cái)務(wù)、執(zhí)行總裁審核、總裁審批； 涉及年度采購(gòu)總額在 10000 元以上的項(xiàng)目，需進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。2起草合同我公司有固定采購(gòu)合同的盡量使用本公司合同文本， 本公司沒有的可重新起草或使用其它文本。3合同評(píng)審無(wú)論是本公司起草的合同還是借用其他合同文本， 均需填寫合同評(píng)審記錄表，先由物流中心首責(zé)人從內(nèi)容上進(jìn)行審核，再由法務(wù)審核合同的合法性、財(cái)務(wù)對(duì)合同付款方式、付款金額及票據(jù)合法性進(jìn)行審核，最后報(bào)總裁審核。 審核人員審核后均須將意見寫入合同評(píng)審記錄表。4合同簽訂合同評(píng)審?fù)瓿珊?，由供方（乙方）代表人簽字并蓋章

7、，采購(gòu)經(jīng)辦人填寫裕興公司公章使用申請(qǐng)單 ，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續(xù)， 同時(shí)加蓋騎逢章。 廣告業(yè)務(wù)合同 ( 流程圖見附件 5)1洽談公司對(duì)外廣告業(yè)務(wù)合同，統(tǒng)一由品牌管理中心負(fù)責(zé)對(duì)外進(jìn)行洽談。2起草合同。由品牌管理中心負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的擬定，明確雙方的義務(wù)和權(quán)利。3合同評(píng)審（協(xié)議）合同起草經(jīng)辦人填寫合同評(píng)審記錄表品牌管理中心首責(zé)人審核法務(wù)審核財(cái)務(wù)審核總裁審核。審核人員審核后均須將意見寫入合同評(píng)審記錄表。-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-4合同簽訂合同評(píng)審?fù)瓿珊螅?由供方（乙方）代表人簽字并蓋章品牌管理中心經(jīng)辦人填寫裕興公司公章

8、使用申請(qǐng)單，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續(xù)，同時(shí)加蓋騎逢章。維修 / 裝修合同 ( 流程圖見附件 5)1洽談一般維修 / 裝修項(xiàng)目，由物流中心選擇維修 / 裝修合作方，并對(duì)維修 / 裝修合作方式，價(jià)格，付款方式等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行洽談。 維修 / 裝修項(xiàng)目，年度總額在 2000 10000 元的項(xiàng)目，需提供三家以上詢比價(jià)記錄并報(bào)財(cái)務(wù)、執(zhí)行總裁審核、總裁審批；年度總額在10000 元以上的項(xiàng)目，需進(jìn)行招標(biāo)。2起草合同物流中心經(jīng)辦人就合作雙方洽談情況起草合同，合同應(yīng)公平公正。3合同評(píng)審合同起草完成后經(jīng)辦人填寫合同評(píng)審記錄表物流中心首責(zé)人審核法務(wù)審核財(cái)務(wù)審核核。審核人員審核后均須將意見寫入合同評(píng)審記錄表4

9、合同簽訂總裁審合同評(píng)審?fù)瓿珊螅?由供方（乙方）代表人簽字并蓋章物流中心經(jīng)辦人填寫裕興公司公章使用申請(qǐng)單，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續(xù)，同時(shí)加蓋騎逢章。業(yè)務(wù)類合同租賃、置換等業(yè)務(wù)類合同，公司已有格式版本，如需修改，由公司法務(wù)人員或杭州公司行政人員修改， 初稿完成后，需組織相關(guān)財(cái)務(wù)、 業(yè)務(wù)等人員一起討論、對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審， 評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后需到工商局備案，再發(fā)放到各片區(qū)、門店，啟用新的格式合同。4.2.6其它合同簽訂流程：經(jīng)辦人洽談經(jīng)辦人起草合同合同評(píng)審（部門首責(zé)人 / 法務(wù)/ 財(cái)務(wù) / 執(zhí)行總裁 / 總裁依次序?qū)徍耍┖炗喓贤?.3合同的履行4.3.1合同依法成立，即具有法律約束力

10、。一切與履行合同有關(guān)的部門、單位和員工都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。合同簽訂后，合同經(jīng)辦部門必須指定一名合適的員工作為合同的履行責(zé)任人。被指定的員工對(duì)該合同的履行承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。 指定合同履行責(zé)任人-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-后，在該合同履行完畢之前， 原則上不更換人。 特殊情況需要更換履行責(zé)任人的，雙方應(yīng)當(dāng)做好交接工作， 并及時(shí)書面通知合同相對(duì)方。 原履行責(zé)任人必須將合同資料完整地移交給接任人。財(cái)務(wù)部門按照合同的規(guī)定收款或付款。支付與合同有關(guān)的款項(xiàng)，務(wù)

11、必認(rèn)真審查合同內(nèi)容，確認(rèn)對(duì)方單位的名稱、 開戶行、銀行帳號(hào)等是否與合同規(guī)定一致，以防錯(cuò)付。 除對(duì)方單位正式書面委托以外， 嚴(yán)禁任何人擅自改變收款單位付出款項(xiàng)。合同履行中的收款或付款細(xì)則，參見合同費(fèi)用收付管理細(xì)則。在合同履行過(guò)程中，對(duì)任何涉及各方當(dāng)事人的或者義務(wù)發(fā)生變化的事項(xiàng)，均必須獲得有關(guān)當(dāng)事人的書面同意或者確認(rèn)，取得書面憑證。合同履行中在向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出或者簽收、確認(rèn)改變合同權(quán)利、義務(wù)的書面憑證之前， 應(yīng)當(dāng)先咨詢公司法務(wù)主管律師意見并獲得其認(rèn)可。 違者按其造成的后果承擔(dān)行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。合同的履行責(zé)任人，必須完整地收集合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書面憑證并妥善保管。丟失合同有關(guān)

12、資料的， 按其造成的后果承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、 經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同約定或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同約定或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一律要按合同規(guī)定并通過(guò)合同管理部門批準(zhǔn)方可向?qū)Ψ匠鼍?。公司總部有關(guān)部門、 簽約人和經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)了解、 掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或向總裁匯報(bào)。 對(duì)于因自身原因造成合同不能履行、 不能完全履行的，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。4.4合同的管理公司對(duì)合同實(shí)行分級(jí)管理、 專業(yè)歸口及法人授權(quán)委托書管理、公章管理、檔案管理等制度。凡公司有定式合同的，要求優(yōu)先使用定式合同。合同經(jīng)辦部門

13、在合同簽訂時(shí)，要求一式三份，一份本部門使用，一份交財(cái)務(wù)，一份交檔案室存檔。檔案室及合同經(jīng)辦部門要做好以下基本工作。具體內(nèi)容如下：a) 建立合同檔案。做好本公司的合同的檔案管理，每一份合同都必須有一個(gè)編號(hào)，不得重復(fù)、遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄， 合同分批履行的情況記錄， 變更、解除合同的協(xié)議 ( 包括文書、函電等 ) ，均應(yīng)妥善保管。-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-b) 建立合同管理臺(tái)帳：合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同臺(tái)帳 ( 一式二份 ) 。其主要內(nèi)容包括： 序號(hào)、合同號(hào)、經(jīng)辦

14、人、對(duì)方單位、簽約日期、合同標(biāo)的、價(jià)金、履行期限、履行情況及備注等。合同臺(tái)帳一份按月登記，另一份按年度登記，留本部門長(zhǎng)期保存。法務(wù)部應(yīng)建立合同臺(tái)賬，包括公司各類合同的基本格式、審核過(guò)的合同明細(xì)登記、合同修訂記錄等。財(cái)務(wù)部應(yīng)就合同中與費(fèi)用收付有關(guān)的問(wèn)題，建立單獨(dú)明細(xì)賬，對(duì)款項(xiàng)支付根據(jù)時(shí)間和重要性、緊迫性程度進(jìn)行排序，使能夠時(shí)時(shí)明確合同履行的程度、費(fèi)用收付的進(jìn)度、合理安排款項(xiàng)進(jìn)出。合同的借用存檔合同要借用時(shí)，必須按以下流程操作：借用人填寫借用審批單合同借用部門首責(zé)人簽字合同經(jīng)辦部門首責(zé)人簽字檔案室負(fù)責(zé)人簽字憑表到檔案室借用如借用人為合同經(jīng)辦部門人員時(shí)，可直接填寫工作聯(lián)系單到檔案管理部門簽字后，可直

15、接到檔案室借用。每半年需進(jìn)行一次集中的合同盤點(diǎn)，先由經(jīng)辦部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、檔案室各自整理臺(tái)賬及其資料，再由法務(wù)部牽頭召開總結(jié)討論會(huì)，內(nèi)容為半年內(nèi)合同的起草、定式、合同履行、合同檔案等合同管理問(wèn)題，目的在于及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)于同類型合同，可盡早定式，對(duì)于個(gè)性合同，可尋找風(fēng)險(xiǎn)防范的方法，以及發(fā)現(xiàn)合同在簽訂、履行等過(guò)程中的問(wèn)題。4.7獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰4.7.1本公司對(duì)在合同管理中成績(jī)顯著和為本公司獲得超額收益或避免、挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的部門和個(gè)人，給予表?yè)P(yáng)或一定獎(jiǎng)勵(lì)。違反國(guó)家法律、法規(guī)和本規(guī)定，在簽訂、履行合同和合同管理中失職、瀆職或以權(quán)謀私，損害國(guó)家和本公司利益的， 應(yīng)視情節(jié)輕重， 依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究

16、責(zé)任人的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。簽訂合同，必須以維護(hù)公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂合同假公濟(jì)私、損公肥私。合同洽談人、經(jīng)辦人對(duì)所洽談、經(jīng)辦的合同的下列事項(xiàng)負(fù)責(zé)并承擔(dān)責(zé)任：a) 對(duì)方當(dāng)事人的情況；b) 合同內(nèi)容的真實(shí)性；c) 價(jià)格條款的合理公平。-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-合同洽談人、經(jīng)辦人因過(guò)失或故意導(dǎo)致上列情況不明、不實(shí)、不公，造成我方經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按其過(guò)失或故意所造成的損害后果，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、 經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。負(fù)責(zé)審查合同的部門和員工， 因工作失職或循

17、私舞弊而疏忽、 放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟(jì)損失的， 應(yīng)按后果及其責(zé)任的大小， 承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。合同承辦人不得以口頭承認(rèn)形式改變合同權(quán)利或者義務(wù)。對(duì)因口說(shuō)無(wú)憑造成損失的，責(zé)任人應(yīng)按后果及責(zé)任的大小， 承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、 經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。以變更、解除合同為名，以權(quán)謀私、假公濟(jì)私、損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。合同履行不能或變更、解除而造成損失，過(guò)錯(cuò)在我方的，公司保留追究相關(guān)責(zé)任人的管理責(zé)任和法律責(zé)任的權(quán)力。5 其它5.1本制度由公司總裁辦負(fù)責(zé)解釋。5.2本制度經(jīng)總裁簽發(fā)批準(zhǔn)之日起實(shí)施。-精品文檔-精品文檔就在這里-

18、各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-附件 1法人委托書申請(qǐng)單申請(qǐng)被授權(quán)人：姓名：工作部門：性別：年齡：職務(wù)：申請(qǐng)被授權(quán)人在（工作部門）從事工作，其與有限公司的勞動(dòng)合同期限從年月日始至年月日止。現(xiàn)申請(qǐng)代表有限公司進(jìn)行（授權(quán)范圍）萬(wàn)元人民幣以內(nèi)的合同的商談、會(huì)議紀(jì)要、意向書及合同草稿及相關(guān)書面文件的簽署，對(duì)有限公司形成法律約束力的文件，必須蓋合同專用章確認(rèn)。被授權(quán)人義務(wù)：1. 被授權(quán)人以有限公司所進(jìn)行的一切活動(dòng)必須在以上授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行版次第一版批準(zhǔn)人張?jiān)Ｅd日期2008 924審核部門負(fù)責(zé)人鄭瑛日期2008 923有效期限2008 年 9 月 -2009年 3 月

19、起草部門負(fù)責(zé)人吳江屏日期2008 922起草部門總裁辦起草人鈄卓珍日期2008 920-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-2. 被授權(quán)人不得將法人委托書擅自涂改、轉(zhuǎn)借、濫用或丟失3. 被授權(quán)人必須遵守并執(zhí)行公司內(nèi)部相關(guān)管理規(guī)程4. 被授權(quán)人如違反協(xié)議中相關(guān)內(nèi)容， 公司可對(duì)其進(jìn)行通報(bào)批評(píng)、 扣發(fā)工資、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、降職、直至解除勞動(dòng)合同等懲罰，公司同時(shí)保留對(duì)公司遭受損失要求賠償責(zé)任的權(quán)利。被授權(quán)人簽字：部門負(fù)責(zé)人：年月日附件 2法人委托書本公司委托在授權(quán)范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。受托人有權(quán)與簽訂合同，不得超越委托權(quán)限。本委托書與身份證合并使用，不得轉(zhuǎn)借他人。合同的商談、會(huì)議紀(jì)要、意向書及合同草稿及相關(guān)書面文件對(duì)有限公司形成法律約束力的文件的簽署，必須蓋行政或合同專用章確認(rèn)。委托權(quán)限：委托期限：法定代表人：委托單位（蓋章）：-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-年月日附件 3資信調(diào)查表順序