企業(yè)文檔處理(第一課)

1、企業(yè)文檔處理劉長(zhǎng)嶸從學(xué)校畢業(yè)后，進(jìn)入了上海遠(yuǎn)東先鋒科技有限公司工作，雖然進(jìn)公司時(shí)間不長(zhǎng)，但他做事認(rèn)真踏實(shí)，深得大家贊賞。2006年9月19日中午劉長(zhǎng)嶸正在和孫謙、代易討論關(guān)于Windows XP操作系統(tǒng)啟動(dòng)變慢的問題，這時(shí)部門經(jīng)理李丹青過來了，說到：“公司已經(jīng)發(fā)布了關(guān)于武漢市珞獅路中學(xué)校園網(wǎng)工程投標(biāo)會(huì)議的通知，大家都知道，今天下午14:30將召開部門經(jīng)理會(huì)議，辦公室文員童曉琳因公外出了，請(qǐng)劉長(zhǎng)嶸參加會(huì)議，你做事很細(xì)致，負(fù)責(zé)做好下午的會(huì)議記錄?！?公司上下都非常清楚武漢市珞獅路中學(xué)校園網(wǎng)工程對(duì)于公司在武漢擴(kuò)大發(fā)展的重要性，所以都非常重視這個(gè)項(xiàng)目。2006年9月19日下午開完“關(guān)于武漢市珞獅路中學(xué)

2、校園網(wǎng)工程投標(biāo)會(huì)議”后，工程部經(jīng)理李丹青又組織工程部開了部門會(huì)議。在會(huì)議上說到“這項(xiàng)工程非常重要，王總把投標(biāo)任務(wù)交給我們工程部，這既是對(duì)我們部門的信任，也是對(duì)我們的考驗(yàn)。由于時(shí)間很緊迫，國(guó)慶期間工程部人員將提前到崗加班,大家一定要做好準(zhǔn)備。具體細(xì)節(jié)，請(qǐng)大家看劉長(zhǎng)嶸跟據(jù)部門經(jīng)理會(huì)議指示寫的關(guān)于2006國(guó)慶節(jié)放假通知”。一一.提出問題提出問題二.分析問題n1確定通知的格式？確定通知的格式？n通知一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、收文單位、正文、落款、主題詞、抄報(bào)或抄送組成。n2哪些人要加班？哪些人要加班？n市場(chǎng)部副經(jīng)理柳涵、工程部全員、辦公室文員童曉琳。n3具體的加班時(shí)間？具體的加班時(shí)間？n2006年10月5

3、日至2006年10月7日。n4怎么通知這些人？怎么通知這些人？n（1）打印紙本文件發(fā)到各部門（在公司的員工）；n（2）發(fā)電子郵件及在MSN上留言（在外地出差的員工）；n（3）打電話通知 (在外地出差,上網(wǎng)不方便的員工) 。n5放假期間要注意什么？放假期間要注意什么？n（1）做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保節(jié)前節(jié)后工作的正常銜接和運(yùn)作；n（2）安排好值班人員，并明確值班人員職責(zé)；n（3）做好安全防范工作。三.設(shè)計(jì)任務(wù)1. 確定通知的格式和內(nèi)容；2. 啟動(dòng)Word，新建文件； 3. 輸入通知的全文（文字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)），并通過換行分段； 4. 給文字設(shè)置格式（字體、字號(hào)、左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中等）；5. 設(shè)置首行

4、縮進(jìn)，段間距；6. 頁(yè)面設(shè)置及打印輸出；7. 保存文件及退出Word。四.解決任務(wù)四.解決任務(wù)打開打開Word文檔文檔輸入文檔內(nèi)容輸入文檔內(nèi)容(輸入文字輸入文字、換行換行、輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào))編輯文檔格式編輯文檔格式 (選取編輯對(duì)象選取編輯對(duì)象 、段落對(duì)齊方式段落對(duì)齊方式 、調(diào)整文本調(diào)整文本格式格式 、添加文字邊框添加文字邊框 )四.解決任務(wù)編輯文檔格式編輯文檔格式 (選取編輯對(duì)象選取編輯對(duì)象 、段落對(duì)齊方式段落對(duì)齊方式 、調(diào)整文本調(diào)整文本格式格式 、添加文字邊框添加文字邊框 )五.更好的完成任務(wù)n首行縮進(jìn)首行縮進(jìn) n顯示比例顯示比例 n行間距及段間距行間距及段間距 n撤消、恢復(fù)撤消、恢

5、復(fù) n復(fù)制、粘貼、剪切、刪除復(fù)制、粘貼、剪切、刪除 n頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面設(shè)置 n打印文檔打印文檔 n保存文件保存文件 n退出退出Microsoft Word 2003 六.產(chǎn)品報(bào)價(jià)表的編制要求n1.6.1 通知類公文的簡(jiǎn)介通知類公文的簡(jiǎn)介n通知是公文中用途最廣，使用最頻繁的文種。其主要作用是把有關(guān)方針政策、指示、法規(guī)等及時(shí)地明確地傳達(dá)到特定單位、部門及特定人員，以保證其被及時(shí)、全面地貫徹執(zhí)行。n通知的特點(diǎn)有：為特定部門、特定事項(xiàng)而制定；有特定的收文部門；有特定的時(shí)間。n通知按其內(nèi)容性質(zhì)及目的要求可分為：指示性通知、會(huì)議通知、任免通知、緊急通知、聯(lián)合通知等。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字，發(fā)文年度號(hào)和發(fā)文順

6、序號(hào)三部分構(gòu)成。如果是聯(lián)合通知，應(yīng)以主辦單位的字號(hào)發(fā)文。標(biāo) 題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。 “聯(lián)合” “緊急”“重要”受文單位：一般寫在正文前一行，頂格。正 文：一般由緣由、事項(xiàng)和結(jié)尾三部分組成。落 款：一般包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文日期和公章三項(xiàng)內(nèi)容主 題 詞：是將公文的中心內(nèi)容概括為相應(yīng)的主題概念，一般用規(guī)范化的名詞或名詞性詞組加以表達(dá)。抄報(bào)或抄送：若通知的內(nèi)容除受文單位外，還有必要讓其它單位知道，就需寫明抄報(bào)或抄送,上級(jí)抄報(bào)、下級(jí)抄送分別占一行靠左空一格寫。通知的基本格式特點(diǎn)及編輯的基本要求七.參加范例(會(huì)議通知)七.參加范例(獎(jiǎng)勵(lì)通告)七.參加范例(網(wǎng)絡(luò)調(diào)整通知)八.自測(cè)題通過“運(yùn)行

7、”打開Microsoft Word 2003時(shí),輸入WinWord。可以通過“符號(hào)欄”輸入各種符號(hào)。全選的快捷鍵是【Ctrl】+【A】。在Word 2003中即點(diǎn)即輸功能是雙擊鼠標(biāo)右鍵。 圖標(biāo)是復(fù)制工具按鈕。. 復(fù)制的快捷鍵是【Ctrl】+【C】。. 在Microsoft Word 2003中可以設(shè)置“自動(dòng)保存”。. 一般操作都可以通過菜單法和工具法完成。. 剪切的快捷鍵是【Ctrl】+【X】。10. 通知格式中有“抄送和報(bào)送”。八.自測(cè)題11. 圖標(biāo)是復(fù)制工具按鈕。12. 粘貼的快捷鍵是【Ctrl】+【V】。13. 圖標(biāo)是保存工具按鈕。14. 工具欄可以自已設(shè)置。15. 按住Ctrl可以選取非連續(xù)的范圍。16. 圖標(biāo)是剪切工具按鈕。17. 打印文檔時(shí)，可以設(shè)置打印的數(shù)量。18. 通知格式中有“主題詞”。19. 圖標(biāo)是復(fù)制工具按鈕。20. 復(fù)制命令，不僅可以復(fù)制文本，還可以復(fù)制格式。小技巧n在