迎審技巧培訓(xùn)教材

1、第一章 審核前工作1、與審核組長取得聯(lián)系，并確定接送時間、地點、聯(lián)系電話；2、制作必要的歡迎牌；3、后勤工作的按排（接待、荼水、用餐、住宿等準(zhǔn)備） ；4、陪同人員、審核地點安排，包括審核員獨立工作間（一般會議室即可） ；5、質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)寫好體系運行工作報告；6、其它安排。第二章 審核程序1. 審核人員蒞臨 :A、 一般審核人員前一天到達，會告訴現(xiàn)場考核的項目，單位應(yīng)就此進行必要 的安排，如同以前預(yù)計的較大的變化，應(yīng)立即調(diào)整，并通知相關(guān)人員。B、 后勤及其它安排。2. 審核當(dāng)天審核當(dāng)天 9點開始進行正評的話 ,有責(zé)任的審核員大約會在 8點 30分蒞臨,受評工廠/單位 最好善加接待 , 以示尊重。

2、3. 首次會議 :一般從當(dāng)天 9點開始,進行約 30分鐘, ，審核組長主持， 其目的在于雙方介紹認(rèn)識、 確認(rèn)審 核日程安排、確定現(xiàn)場考核的項目、授權(quán)簽字人的考核、說明審核所用方法、依 據(jù)與步驟（質(zhì)量體系運行介紹控制在十分鐘內(nèi)較好） 。一般本單位人員由最高管理者（層） 、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人參加，并提 前到位，不能讓評審員等待。4. 現(xiàn)場參觀 : 首次會議完畢后，再由單位高層及陪同人員帶領(lǐng)審核小組人員參觀各部門，使其對各受評 部門有所了解，到各部門，各負(fù)責(zé)人應(yīng)作簡單介紹。5. 現(xiàn)場實地審核 : 參觀完現(xiàn)場回來之后，審核人員依軟件和硬件組按計劃分別執(zhí)行審核工作，在現(xiàn)場收集證 據(jù)并記

3、錄結(jié)果。注意所有的實操考核均按正常委托流程處理（辦理委托、樣品交 接、檢測、記錄、監(jiān)督、報告、報告發(fā)出）6. 考核授權(quán)簽字人：需注意： 1、不合格如何處理（有權(quán)制止等） ；2 、報告審核程序及要點（報告的完整性、合理性、合法性） ；3 、本單位申請項目；4 、儀器設(shè)備的校準(zhǔn)狀態(tài)；5 、對相關(guān)檢測結(jié)果的評價能力，本人負(fù)責(zé)的簽字領(lǐng)域；6 、認(rèn)證和/或認(rèn)可準(zhǔn)則的相關(guān)要求。7. 審核員會議 : 現(xiàn)場審核完畢時，所有審核人員會回到會議室，分別作當(dāng)日觀查報告并相互討論，對不符 合項的確認(rèn)和溝通，最后由主任審核員下最后結(jié)論。8. 末次會議 : 審核員會議后，隨即召開末次會議，審核員分別報告各別觀查缺失，再由

4、組長宣布本次審 核結(jié)論，整改報告要求。第三章 避免評審缺失的十二大重點 單位在導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)活動末期 , 可以說是全員進入紅色警戒狀態(tài) , 有的單位人員甚至因此而 天天加班,趕做資料,以減少缺失;值此關(guān)鍵時刻 ,若能注意下列 12點,則評審缺失至少可降 低 50%以上 :1再一次熟悉與本身作業(yè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、文件。對標(biāo)準(zhǔn)條文越熟練，則越有信心，不會緊張失常。2各部門再次全面清查有無未列管文件。如未登錄的外來標(biāo)準(zhǔn)或部屬私下影印的標(biāo)準(zhǔn)書文件。3各部門再次過濾部門內(nèi)有無未審核發(fā)行之文件。如在抽屜、柜子內(nèi)、檔案來或公布欄上（含限度樣本）4再次檢查試驗場所、設(shè)備、樣品、耗材是否標(biāo)識清楚或有無標(biāo)識錯誤、不完整等。5

5、各相關(guān)人員再次熟悉內(nèi)審的問題以及咨詢?nèi)藛T所給的問題。6接受審核員問話時，面帶微笑，輕松答話。人一微笑，心情就輕松，不會緊張，但此點最難做到。7聽清楚審核員在問什么，必時委婉地請他再說一遍。千萬不要在一知半解的狀況之下回答總是容易被記缺點。8在回答說明相關(guān)作業(yè)規(guī)程時，以指出標(biāo)準(zhǔn)書條文來說明。如此絕對不會回說太多太少而犯錯，也可以省得去背條文。9查詢標(biāo)準(zhǔn)書文件要快速。文件查詢快速會給審核員一種熟練印象，認(rèn)為你沒得挑了。直接用已經(jīng)做過的來說明，最具有說服力。11 回答總是時，絕對不要說無信心的話。如：我想應(yīng)該是 或者：可能是 。12 在審核前一天，做全單位 5S 整理整頓。辦公室或現(xiàn)場整理得干干凈凈

6、，是尊重審核員的一種做法。第四章 評審當(dāng)天的準(zhǔn)備事項在評審當(dāng)天 ,一般單位都會慎重地處理 , 以便給審核單位人員留下好的印象 ,順利通 過審核; 如果完全沒有準(zhǔn)備 , 那審核人員很可能會認(rèn)為單位根本沒有想要拿證書 , 因此比較 會有預(yù)設(shè)立場。一根據(jù)多家單位共同的經(jīng)驗 , 在評審當(dāng)天所要準(zhǔn)備的事項如下 :1等待迎接：包括定點接人或停車引導(dǎo)及辦理進入單位手續(xù)等。2制作歡迎牌或海報：在單位大門口、會議室或各部門看板上面明顯的地方，用桃紅色海報紙制作歡迎牌，可能 時把審核人員的名字都列上去。3備妥甜點、水果、飲料：在審核所使用的會議室中準(zhǔn)備上列用品，表示重視和輕松。4制作會議室名牌：使用三角牌，顯示審

7、核人員與單位各部門的頭銜名字。5陪同人員就位：以一位審核人員配一位陪同人員為主，除了引導(dǎo)之外，另外一項主要的任務(wù)就是臨時處理 一此必要的問題。6中午便當(dāng)：不能太寒酸苛薄，否則下午可能會有很多突然冒出的缺點。7各部門茶水：審核人員到每一個部門審核時，助理人員務(wù)必要奉茶水 （ 可備瓶裝水 ）。8感謝送客：在終結(jié)會議資料做完時，用感謝的心，歡送審核人員。二審核中的不符合1、嚴(yán)重需總經(jīng)理確認(rèn)！缺少要素；未執(zhí)行文件而導(dǎo) 致嚴(yán)重不良或失效；整個部門；同一個要 素 中有多個輕微不符合項。一個月后再評估。2、輕微不符合 偶爾發(fā)生的問題。3、觀察項 未發(fā)現(xiàn)客觀證據(jù)，但可能會有潛在問題；是下次復(fù)評時的優(yōu)先事項；持

8、續(xù)改進的建議第五章 審核人員的類型在審核時，審核單位所指派的審核人員，可說是形形色色，不一而足，而不同的人， 會導(dǎo)致不同的結(jié)果，甚至?xí)绊憜挝坏钠焚|(zhì)系統(tǒng)的運作，須特別留意。茲將審核人員之類型區(qū)分如下，供單位參考：1專業(yè)素養(yǎng)型：熟悉相關(guān)知識與技巧，而審核時能以單位之適用性作要求。2上課輔導(dǎo)型：不斷地對單位執(zhí)行結(jié)果提出批判，之后又施予詳細的指導(dǎo)。3緊咬條文型： 一切以標(biāo)準(zhǔn)條文作依歸，條文有列而沒做，肯定記缺點。4全面品質(zhì)型：審核時，通常以：請說明你（單位）的工作。 來開始。5我是權(quán)威型：在審核前，約法三章：不準(zhǔn)反駁與代答，更不準(zhǔn)顧問在場。6預(yù)設(shè)立場型：對受評者接待不佳或顧問師立場不同時，會把該單位

9、當(dāng)?shù)簟?主觀意識型： 會用自身的觀點或其他單位所學(xué)到的做法來作系統(tǒng)外的要求。8吹毛求疵型：屬于見樹不見林者，專挑小毛病，連表單格式都要抓。9好好先生型：抱著做好人的能度，絕對不跟受評單位人員過不去。10 經(jīng)驗不足型： 剛進審核單位不久的新鮮人，在問話時還會露出發(fā)抖狀。第六章 審核一般問題點與對策審核是決定單位能否順利通過審核或持續(xù)擁有證書的一項重要活動，同時也是透過外 部機構(gòu)體檢單位體系運行情形的一個有效方式，但是仍然有很多單位，在面臨審核時，有 許多障疑，甚至當(dāng)作一種額外的痛苦，實在應(yīng)該設(shè)法改善。一般審核問題點如下： 1各部門對系統(tǒng)內(nèi)容不了解：因不了解系統(tǒng)內(nèi)容，在審核時變成弱勢，易出狀況。

10、2各部門對單位制度架構(gòu)不清楚： 因不了解單位文件架構(gòu)，在被問問題時，會隨便亂答一通。3因過于緊張而誤答： 審核是面對面的口試，氣氛十分對立，因此容易緊張誤答。4因過度表現(xiàn)而多答： 有的各部門為求好心切，在被審核時，多說了未文件化的話。5給人感覺不重視審核工作： 在審核人員到達時，未依評審當(dāng)天準(zhǔn)備事項之說明作準(zhǔn)備。6跟審核人員抬杠或爭執(zhí)： 有的各部門怕被記缺點丟面子，在某些環(huán)節(jié)上跟審核員爭吵。7基層人員一問三不知： 全單位只有高階各部門閉門做文件，基層人員根本未參與。8證據(jù)完整，但無法適時提出： 單位相關(guān)文件、記錄可能他人代打，明明完整卻說沒有做。9文件索引太慢： 審核人員在一旁看各部門找文件慢

11、的話，肯定會有預(yù)設(shè)立場。10乏事先演練 ： 審核跟防火一樣，沒有演練，事到臨頭，一定兵慌馬亂。、I 、+:注意點 :1、當(dāng)回答完問題后,或拿錯資料（文件和記錄）, 或答錯時,應(yīng)及時記下；2、將上述錯誤及時反饋給質(zhì)量負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員, 留待末次會議時澄清和解釋；3、對審核員提出的不符合項，應(yīng)盡快作出回復(fù)! 同時進行徹底的改善，以應(yīng)對年審時的跟蹤審核。第七章 評審缺點分類評審并不是以分?jǐn)?shù)作評等 ,因此在現(xiàn)場評審時是以尋找客觀缺點 （不符合證據(jù) ）為主, 缺 點越多 , 則越會影響審核之通過或不通過 ; 一般審核機構(gòu)對缺點判定之分類如下 :1. 主要缺點 （Major Non-conformity）

12、當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)條款要求有整個部分的遺漏 , 導(dǎo)致體系失敗或顯著降低效果者 ,會被當(dāng)作主 要缺點。其判定原則如下 :A. 不符合標(biāo)準(zhǔn)要求之明顯重大缺點 ;B. 缺乏標(biāo)準(zhǔn)條文規(guī)定之主要作業(yè)程序書 （ 標(biāo)準(zhǔn)書文件 ）;C. 未依既定程序書規(guī)定執(zhí)行而造成嚴(yán)重作業(yè)不良或失效 ;D. 次要缺點多 , 且發(fā)生在許多部門中 （ 表示制度松散 ）;E. 次要缺點多 , 但集中在同一部門內(nèi) （ 表示部門有缺陷 ） 。2. 次要缺點 （Minor Non-conformity） 執(zhí)行品質(zhì)制度有輕松缺失 , 導(dǎo)致品質(zhì)制度稍為降低效果或純系作業(yè)偶發(fā)之缺點 , 會 被當(dāng)作次要缺點。其判定原則如下 :A. 標(biāo)準(zhǔn)書文件上之輕微缺點 ;B. 未能依照已訂的標(biāo)準(zhǔn)書程序作業(yè) ;C. 執(zhí)行品質(zhì)制度時之偶發(fā)缺失或單一缺失 ;D. 為提醒承辦人員注