淺談房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

1、淺談房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)    關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案 檔案管理 信息化建設(shè) 隨著我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)以前所未有的規(guī)模向前發(fā)展，檔案管理在房地產(chǎn)企業(yè)管理中日益重要。然而傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案工作的觀念和方法已不能適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的要求，房地產(chǎn)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。而以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理必將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，打破了多年來房地產(chǎn)檔案手工記錄、實(shí)物管理的傳統(tǒng)模式；而以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代檔案科學(xué)管理方法，具有占用空間小、檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲(chǔ)存量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)。在房地產(chǎn)管理領(lǐng)域中，通過先進(jìn)的科技手段，可以極大地

2、促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，使房地產(chǎn)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。這樣就提高了檔案管理的水平和利用質(zhì)量，對(duì)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重大的促進(jìn)作用。針對(duì)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理這一必然趨勢(shì)，筆者就房地產(chǎn)檔案信念化建設(shè)談些粗淺的認(rèn)識(shí)。 1 加速網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程是提高房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件 房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在直管公房、私房登記和管理過程中，經(jīng)過收集、整理、鑒定、保管，按照一定的程序和手續(xù)形成的反映房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系和狀況的有保存價(jià)值的文件材料，是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)歷史記錄。從業(yè)務(wù)內(nèi)容和形成上看，房地產(chǎn)信息管理具有量大、復(fù)雜、

3、更新快、用途廣的特點(diǎn)。而傳統(tǒng)的檔案管理方法是依靠人工收集，消耗大、紙質(zhì)存儲(chǔ)占據(jù)空間大、易磨損、手工檢索費(fèi)力費(fèi)時(shí)，無法滿足動(dòng)態(tài)管理的需要，也無法滿足信息共享，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。 房地產(chǎn)檔案之所以實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，其優(yōu)點(diǎn)在于：獲取信息快，而且途徑多樣化；實(shí)現(xiàn)了圖文的有機(jī)結(jié)合；查詢檢索、修改、復(fù)查的速度是過去的傳統(tǒng)操作所無法比擬的；信息儲(chǔ)存能力強(qiáng)；保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。 2 房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)遵循的原則 在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)過程中，不能盲目蠻干，要把有限的人力、物力、財(cái)力等資源合理配置，這就要求遵循一定的原則： 2.1 便捷性 隨著城市房地產(chǎn)交易的日趨火爆，對(duì)房地產(chǎn)檔案的查閱要求

4、也日益增多，因此，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)首先應(yīng)該做到滿足日益查閱的各項(xiàng)要求，遵循快捷、準(zhǔn)確、方便、易操作的原則，以方便廣大用戶。 2.2 系統(tǒng)性 房地產(chǎn)檔案管理與房產(chǎn)權(quán)屬登記管理同屬房地產(chǎn)管理部門的兩個(gè)職能，如何將這兩部分更好地結(jié)合起來，提高效率，是房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。房產(chǎn)權(quán)屬登記的現(xiàn)代化是房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易的管理中要充分利用計(jì)算機(jī)，對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記的收件、初審、復(fù)審、審批、發(fā)證和財(cái)務(wù)結(jié)算實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，使產(chǎn)權(quán)登記過程中收集產(chǎn)生的各種證明直接登記進(jìn)錄入計(jì)算機(jī)，再利用其強(qiáng)大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)查功能來建立完善的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。 2.3

5、規(guī)范性 要訂立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)貫徹始終，以指導(dǎo)具體工作的實(shí)施。諸如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內(nèi)容、掃描好在電腦中的保存格式等等，這對(duì)以后提供利用的效率和準(zhǔn)確度起著決定性的作用。 2.4 安全性 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理帶來工作效率的提高，同時(shí)也對(duì)其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服務(wù)器機(jī)房的配置，防火、防雷措施到位；訂立詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度;完善權(quán)限分級(jí)體系，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)信息損失；做好防病毒工作等。只有保證系統(tǒng)的安全順利進(jìn)行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)。 3 信息時(shí)代房地產(chǎn)檔案工作的新思路 針對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，我們以科學(xué)發(fā)展的觀

6、點(diǎn)，開拓創(chuàng)新，獨(dú)辟蹊徑，要以新思路對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃： 3.1 加大投入建立信息化建設(shè)的支撐體系。要保證房產(chǎn)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，政府應(yīng)有計(jì)劃、有步驟地投入，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟、硬件環(huán)境，增加庫房面積，購(gòu)置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。 3.2 做好檔案的編研工作，檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主題，不斷地、及時(shí)地對(duì)檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機(jī)地編制起來，以利于檔案資料源的開發(fā)利用。 3.3 培養(yǎng)人才，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔

7、案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作需要大量“?！迸c“博”相結(jié)合的“通才”。這樣的人才有著很強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作內(nèi)涵的需要，因此，必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。這就要求從以下幾方面入手：一是培訓(xùn)前，做好需求調(diào)研，按需要設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相密切結(jié)合；二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教、學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合；三是增加檔案工作者之間，相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的技術(shù)手段和方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備；四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用能力的的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。        綜上所述，房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，改變了房產(chǎn)檔案的管理手段，使房產(chǎn)檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案跨越