財務(wù)集中管理后會計檔案管理規(guī)范探析

1、財務(wù)集中管理后會計檔案管理規(guī)范探析    摘要：根據(jù)財務(wù)集中管理規(guī)范要求，加強會計檔案統(tǒng)一管理，規(guī)范會計檔案整理、裝訂、歸檔、查閱流程，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損，提升財務(wù)集中管理后會計檔案管理水平。    關(guān)鍵詞：財務(wù)集中管理 會計檔案管理 探析     隨著電信行業(yè)實施省級公司財務(wù)集中管理，會計檔案管理需進行相應(yīng)規(guī)范。因此，對會計檔案管理，包括適用范圍和管理對象，職責分工，整理和裝訂要求，保管、借閱、移交管理等規(guī)范進行探析。一、適用范圍和管理對象1

2、.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、其他憑證。2.會計賬簿類：明細賬，日記賬，其他會計賬薄。3.財務(wù)報告類：月度、半年、年度財務(wù)報告（包括全套會計報表、附表、附注及文字說明，各類審計評估報告，財務(wù)情況說明書）、其他財務(wù)報告。4.其他類：年終結(jié)轉(zhuǎn)資料，會計科目和建賬資料，評估資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料，對賬資料及差異處理報告，預(yù)算資料，工作移交清冊，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。二、檔案管理職責財務(wù)部負責紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責為：負責制定和完善會計檔案管理辦法，負責記帳憑證的打印及與原始憑證的

3、匹配，負責會計檔案的裝訂、保管與安全，負責向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔，負責接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。    三、會計檔案整理及裝訂    1、會計憑證整理和裝訂    會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案（會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單）。(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后，將與之對應(yīng)的會計憑證打印，形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案（會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單）后，按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架

4、上進行分類擺放。(2)整理過程中需對憑證進行手工調(diào)整，憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放，避開憑證裝訂線，避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象，盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊，注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù)，每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂，但不得與其他會計憑證混裝。 2、會計賬簿整理和裝訂(1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿

5、進行打印，并將打印完畢的賬簿分類擺放。(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進行裝訂，日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面，注明賬簿性質(zhì)，分冊序號，賬簿所屬主體等信息。3、會計報表整理和裝訂(1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好    (2)裝訂后在會計報表上附封面，并注明報表所屬期間、主體等信息。4、其他檔案整理和裝訂(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，審計評估報告，會計檔案移交清冊、會計檔

6、案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案，會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔，其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。 銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對賬資料及差異處理報告，預(yù)算資料；會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。(2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面，并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項，同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。 四、會計檔案保管     1、會計檔案保管時間規(guī)定  

7、0; 會計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作，期滿后向公司檔案管理部門進行移交。     2、會計檔案保管要求    (1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫，作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點。    (2)會計檔案室應(yīng)保持通風、透光，并有適當?shù)牟殚喛臻g。    (3)會計檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品，進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴禁使   &

8、#160; 用明火，嚴禁吸煙，除照明用電外，嚴禁使用與檔案保護無關(guān)的用電設(shè)備。    (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好，檔案室的鑰匙僅檔案員配備，其他人員不得私自配備鑰匙。    (5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位，裝盒上架，檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放，并按照年份、類型和憑證號排列整齊。     五、會計檔案借閱    1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。   

9、; 2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請，同時向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請表，檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致，調(diào)出對應(yīng)的會計檔案供借閱人查閱。    3、如需特殊原因需外借檔案，外借時間原則上不能超過15天，如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。    4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。    6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。    六、會計檔案移交    當年形成的會計檔案，在年度終了后，由會計檔案管理人員保管一年，期滿向公司檔案部門移交，同時編制移交清冊一式兩份，交接雙方清點無誤后，雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊上