湖南用友軟件有限公司流程描述培訓(xùn)（PPT 41頁）

1、流程描述培訓(xùn)流程描述培訓(xùn)湖南用友軟件有限公司湖南用友軟件有限公司實(shí)施部：吳廣實(shí)施部：吳廣2010-8-302010-8-30來自資料搜索網(wǎng)() 海量資料下載流程描述培訓(xùn)的目的和內(nèi)容流程描述培訓(xùn)的目的和內(nèi)容1.了解和掌握流程說明編寫的規(guī)范2.了解和掌握流程圖繪制的規(guī)范3.了解流程圖繪制及流程說明編寫的步驟以及要求1. 一致性原則一致性原則2. 完整性原則完整性原則3. 具體性原則具體性原則 流程圖繪制的總體原則流程圖繪制的總體原則流程步驟的繪制要符合流程步驟的繪制要符合企業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)狀，管理現(xiàn)狀，現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來，不加入任，不加入任何個(gè)人的想法。何個(gè)人的想法。打破

2、了經(jīng)營管理的打破了經(jīng)營管理的“部門部門”的概念，強(qiáng)的概念，強(qiáng)調(diào)調(diào)業(yè)務(wù)過程本身的完整性業(yè)務(wù)過程本身的完整性，充分體現(xiàn)，充分體現(xiàn)該該項(xiàng)業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和報(bào)告的項(xiàng)業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和報(bào)告的自始至終這樣一個(gè)過程。自始至終這樣一個(gè)過程。每個(gè)每個(gè)流程步驟應(yīng)盡量具體流程步驟應(yīng)盡量具體，兩個(gè)不同工，兩個(gè)不同工作內(nèi)容的應(yīng)該拆分成兩個(gè)工作步驟，不作內(nèi)容的應(yīng)該拆分成兩個(gè)工作步驟，不要合并。要合并。流程圖實(shí)例流程圖實(shí)例財(cái)務(wù)部銷售部 物流部 客戶1、外銷銷售流程，按標(biāo)準(zhǔn)流程生產(chǎn)，直至出廠.1、公司作業(yè)文件倉庫管理制度2、銷售部管理制度倉庫管理考核辦法、銷售貨款管理辦法、安全管理規(guī)定XYNHXYNH- -X

3、SXS- -0202- -0101外銷銷售流程外銷銷售流程編號銷售外銷01 流程責(zé)任單位銷售部銷售部版本 V3.0生效日期2006年7月1日是否符合利益 活動(dòng)說明相關(guān)文檔.財(cái)務(wù)審核結(jié)束否是否符合銷售要求否是銷售合同銷售員財(cái)務(wù)部收款蓋章銷售訂單銷售員銷售下單生產(chǎn)部 生產(chǎn)流程發(fā)貨流程結(jié)算員發(fā)貨結(jié)算結(jié)算單入帳客戶提出需求生產(chǎn)訂單發(fā)貨單一式三份XYNHXYNH客戶收貨審核流程說明實(shí)例流程說明實(shí)例目錄目錄一、流程說明規(guī)范介紹一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料三、流

4、程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求四、繪制步驟以及要求標(biāo)題標(biāo)題標(biāo)題填寫“流程名稱”,字體：宋體，字號：36號。每一個(gè)流程說明Word文檔對應(yīng)一個(gè)流程圖，該文檔命名規(guī)則與流程圖的VISIO文件名相同，存在相同目錄下。目錄目錄一、流程說明規(guī)范介紹一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求四、繪制步驟以及要求流程說明正文主要內(nèi)容流程說明正文主要內(nèi)容一、流程簡介一、流程簡介流程內(nèi)容：描述流程的主要活動(dòng)、運(yùn)作原則

5、流程起止點(diǎn)：描述流程的開始和結(jié)束活動(dòng)術(shù)語解釋：描述特定使用的詞匯流程說明正文部分為宋體10號字。二、流程涉及部門及職責(zé)二、流程涉及部門及職責(zé)1、在“流程涉及部門及職責(zé)”處，如果已經(jīng)有現(xiàn)成的崗位職責(zé)及規(guī)定，在流程文字說明中需要再次體現(xiàn)，不能建立引用。2、在“流程參與部門及職責(zé)”處，除“公司領(lǐng)導(dǎo)”的職責(zé)不用描述外，其他涉及的部門職責(zé)均需描述。 三、流程依據(jù)的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及體系文件三、流程依據(jù)的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及體系文件在“制度”下列示相關(guān)文件時(shí)，每個(gè)文件在一行顯示，不要出現(xiàn)一行顯示多個(gè)文件，每一行內(nèi)必須標(biāo)明文件編號。四、流程相關(guān)的表單和記錄四、流程相關(guān)的表單和記錄在“記錄”中列示的全部內(nèi)容

6、，要在流程圖中清晰的繪制，并且名稱必須完全一致。且流程圖中所有標(biāo)識為的文檔，必須在文字描述中的記錄中體現(xiàn)。五、流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)五、流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)對本流程的績效影響比較大或易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行說明。六、流程存在的問題和改進(jìn)建議六、流程存在的問題和改進(jìn)建議問題和建議應(yīng)分項(xiàng)列出，不要在一行中列出所有事項(xiàng)。七、信息系統(tǒng)的使用情況七、信息系統(tǒng)的使用情況描述使用的信息系統(tǒng)名稱，應(yīng)用的主要功能。八、其它需要說明的事項(xiàng)八、其它需要說明的事項(xiàng)描述前面未能敘述到的信息。目錄目錄一、流程說明規(guī)范介紹一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流

7、程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求四、繪制步驟以及要求流程圖實(shí)例流程圖實(shí)例流程圖背景財(cái)務(wù)部銷售部 物流部 客戶1、外銷銷售流程，按標(biāo)準(zhǔn)流程生產(chǎn)，直至出廠.1、公司作業(yè)文件倉庫管理制度2、銷售部管理制度倉庫管理考核辦法、銷售貨款管理辦法、安全管理規(guī)定XYNHXYNH- -XSXS- -0202- -0101外銷銷售流程外銷銷售流程編號銷售外銷01 流程責(zé)任單位銷售部銷售部版本 V3.0生效日期2006年7月1日是否符合利益 活動(dòng)說明相關(guān)文檔.財(cái)務(wù)審核結(jié)束否是否符合銷售要求否是銷售合同銷售員財(cái)務(wù)部收款蓋章銷售訂單銷售員銷售下單

8、生產(chǎn)部 生產(chǎn)流程發(fā)貨流程結(jié)算員發(fā)貨結(jié)算結(jié)算單入帳客戶提出需求生產(chǎn)訂單發(fā)貨單一式三份XYNHXYNH客戶收貨LOGO： XYNH+湘鋼LOGO(企標(biāo))編編 號：號： 部門+流程+編碼審審 核核: 審核人業(yè)務(wù)主管部門業(yè)務(wù)主管部門：該流程的主要負(fù)責(zé)部門業(yè)務(wù)參與部門業(yè)務(wù)參與部門：參與該流程的部門活動(dòng)說明：活動(dòng)說明：該流程圖起止過程與范圍文字說明標(biāo)題：標(biāo)題： 該流程圖對應(yīng)的三級流程編號，如“XYNH-XS-02-01”。如果該流程是二級 以下的流程此處填寫對應(yīng)的二級流程編號+本流程編碼。生效時(shí)間生效時(shí)間：流程開始使用時(shí)間，格式y(tǒng)yyy-mm-dd版本版本：由項(xiàng)目組統(tǒng)一制定.(統(tǒng)一定為：1.0)流程圖表頭

9、流程圖表頭流程圖背景修改說明流程圖背景修改說明目錄目錄一、流程說明規(guī)范介紹一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求四、繪制步驟以及要求流程圖實(shí)例流程圖實(shí)例流程圖主體財(cái)務(wù)部銷售部 物流部 客戶1、外銷銷售流程，按標(biāo)準(zhǔn)流程生產(chǎn)，直至出廠.1、公司作業(yè)文件倉庫管理制度2、銷售部管理制度倉庫管理考核辦法、銷售貨款管理辦法、安全管理規(guī)定XYNHXYNH- -XSXS- -0202- -0101外銷銷售流程外銷銷售流程編號

10、銷售外銷01 流程責(zé)任單位銷售部銷售部版本 V3.0生效日期2006年7月1日是否符合利益 活動(dòng)說明相關(guān)文檔.財(cái)務(wù)審核結(jié)束否是否符合銷售要求否是銷售合同銷售員財(cái)務(wù)部收款蓋章銷售訂單銷售員銷售下單生產(chǎn)部 生產(chǎn)流程發(fā)貨流程結(jié)算員發(fā)貨結(jié)算結(jié)算單入帳客戶提出需求生產(chǎn)訂單發(fā)貨單一式三份XYNHXYNH客戶收貨審核流程圖主體說明流程圖主體說明一流程圖頂端標(biāo)題欄填入流程圖的名稱，格式也是“流程編號流程名稱”，雙擊即可填入文字，字體為14號宋體加粗，左對齊。二每個(gè)流程文件中繪制一個(gè)流程圖；頁名稱與流程圖名稱一致。三為保持流程圖美觀及易于裝訂，流程圖大小規(guī)定如下：1.左邊界3格2.上邊界與背景的距離=2格4.下

11、邊界3格5.圖形大小需占整體頁面三分之二以上目錄目錄一、流程說明規(guī)范介紹一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求四、繪制步驟以及要求負(fù)責(zé)人員工作文件、表單的全稱編號圖形名稱編號圖形名稱1職能帶區(qū)7信息系統(tǒng)/電子存檔2最低一級工作步驟8非電子存檔3引用/拆分的流程圖9批注/文字說明4文件/表單10頁碼索引5判斷/決策11結(jié)束6連接線流程圖繪制工具包括流程圖繪制工具包括1111個(gè)圖形個(gè)圖形圖形1圖形名稱：圖形名稱：

12、 職能帶區(qū) 圖形作用：圖形作用：在增加職能部門時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.每個(gè)流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內(nèi)完成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應(yīng)放在第二行 2.公司領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)占一列，統(tǒng)一稱作“公司領(lǐng)導(dǎo)”。在流程步驟中寫明高層的職務(wù)，如“總經(jīng)理”等，但不能出現(xiàn)“財(cái)務(wù)經(jīng)理”、“生產(chǎn)經(jīng)理”的職能帶。3.職能帶中業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門在左邊，參與部門在右邊 ，其中，“公司領(lǐng)導(dǎo)”在最左邊。流程圖形講解流程圖形講解職能帶區(qū)職能帶區(qū)圖形1圖形名稱：圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：圖形作用：在增加部門時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：4.部門名稱應(yīng)使用正式全稱，不能用簡稱。字

13、體為默認(rèn)12號宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號宋體加粗。5.選中職能帶，在頂部橫向推動(dòng)，可以改變職能帶的橫向?qū)挾取?.在“業(yè)務(wù)參與部門”中，列出具體業(yè)務(wù)參與部門；參與部門如果很多并且的活動(dòng)完全一致，可歸結(jié)寫為如”生產(chǎn)各部門”。流程圖形講解流程圖形講解職能帶區(qū)職能帶區(qū)( (續(xù)續(xù)) )圖形2圖形名稱：圖形名稱： 最低一級的操作步驟 圖形作用：圖形作用：在描述一個(gè)流程時(shí)使用操作步驟描述工作過程使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.上方框填入操作此項(xiàng)工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費(fèi)用報(bào)銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個(gè)字。2.字體為默認(rèn)8號宋體。3.每個(gè)步驟都

14、要加上順序的編號。4.圖形必須放在職能欄內(nèi)，不能跨越兩個(gè)職能欄，即不能跨越豎線。5.使用默認(rèn)圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。負(fù)責(zé)崗位07 工作內(nèi)容流程圖形講解流程圖形講解最低一級的操作步驟最低一級的操作步驟圖形3圖形名稱：圖形名稱：引用/拆分的流程圖 圖形作用：圖形作用：在流程圖中，當(dāng)需用引用別的流程圖時(shí)使用；或流程圖中某一環(huán)節(jié)較復(fù)雜，可以進(jìn)一步拆分成子流程圖時(shí)使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.填入所引用/拆分的流程圖編號和名稱，它是流程圖中的一個(gè)步驟，也有步驟編號。2.當(dāng)使用這一圖形時(shí)，我們默認(rèn)所引用/拆分的流程圖已經(jīng)完成相應(yīng)的操作步驟。3.引

15、用時(shí)，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認(rèn)引用的流程圖已經(jīng)存在，并且所引用流程圖的內(nèi)容已經(jīng)包括了相應(yīng)的工作步驟。4.使用默認(rèn)圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向?qū)挾榷炔豢梢愿淖?，縱向高度可以加高。5.引用/拆分的流程圖不用單建一個(gè)職能欄。字體為默認(rèn)8號宋體。流程圖形講解流程圖形講解引用引用/ /拆分的流程圖拆分的流程圖圖形4圖形名稱：圖形名稱： 文件/表單 圖形作用：圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.填入文件/表單的名稱，包括紙張的或是電子的，應(yīng)使用正式的全稱。2.此形狀不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“最低一級操作步驟”或

16、“引用/拆分的流程圖”一起使用，一般緊貼在以上兩個(gè)圖形的下方。3.使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。4.每一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行文件、表單的全稱流程圖形講解流程圖形講解文件文件/ /表單表單圖形5圖形名稱：圖形名稱： 判斷/決策 圖形作用：圖形作用：在出現(xiàn)情況判斷或進(jìn)行審核審批時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.此圖形也作為工作步驟之一，內(nèi)容填入具體的判斷事項(xiàng)，并應(yīng)加以編號。2.如本步驟為審核，應(yīng)直接使用判斷框，而非在“最低一級操作步驟”圖形下再加判斷框。 3.判斷結(jié)果統(tǒng)一使用“是”與“否”；不能使用“YES”NO”。4.使用此圖形，必須而且只能出現(xiàn)兩

17、種決策/判斷結(jié)果；應(yīng)該只有一個(gè)信息入口，兩個(gè)信息出口。流程圖形講解流程圖形講解判斷判斷/ /決策決策圖形6圖形名稱：圖形名稱： 連線 圖形作用：圖形作用：連接兩個(gè)圖形之間的關(guān)系，箭頭表示流程進(jìn)行的方向。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.線條與圖形的連接點(diǎn)只能是同一個(gè)業(yè)務(wù)方向，同一點(diǎn)上不能同時(shí)出現(xiàn)信息流入和信息流出，可以有多個(gè)信息流入或多個(gè)信息流出。2.兩個(gè)圖形之間選擇連接點(diǎn)時(shí)，應(yīng)該遵循“最少曲折”原則。3.選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。4.連線應(yīng)該連到圖上的連接點(diǎn)，不應(yīng)連到另一條線上。流程圖形講解流程圖形講解連線連線圖形7圖形名稱：圖形名稱：信息系統(tǒng)/ 電子存檔 圖形作用：圖形作用：

18、一個(gè)工作步驟需要借助信息系統(tǒng)完成時(shí)，或是完成的工作表單以電子文檔的形式存儲(chǔ)時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.此圖形不能單獨(dú)作為獨(dú)立的工作步驟使用。2.若是借助信息系統(tǒng)完成工作的，應(yīng)附屬在“操作步驟”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“操作步驟”圖形連接。在此圖形中填入信息系統(tǒng)的名稱，比如“新中大系統(tǒng)”。3.若是電子存檔，應(yīng)附屬在“文件/表單”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形講解流程圖形講解信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)/ /電子存檔電子存檔圖形8圖形名稱：圖形名稱： 非電子文檔存儲(chǔ) 圖形作用：圖形作用：產(chǎn)生的結(jié)果需要以非電子形式進(jìn)行存檔時(shí)使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)

19、：1.此圖形不是獨(dú)立的工作步驟，必須附屬在“文件/表單”側(cè)下面，用連線將此圖與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形講解流程圖形講解非電子文檔存儲(chǔ)非電子文檔存儲(chǔ)圖形9圖形名稱：圖形名稱： 批注/文字說明 圖形作用：圖形作用：需要對工作步驟進(jìn)行補(bǔ)充說明時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.此圖不是獨(dú)立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。2.字體使用默認(rèn)8號宋體。3.此圖可以跨越兩個(gè)職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個(gè)職能欄。流程圖形講解流程圖形講解批注批注/ /文字說明文字說明圖形10圖形名稱：圖形名稱： 頁碼索引 圖形作用：圖形作用：當(dāng)流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時(shí)使用 使

20、用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.拖動(dòng)此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現(xiàn)同樣的圖形，就是頁碼之間的連接關(guān)系。2.此圖為第一個(gè)頁碼的結(jié)尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接。流程圖形講解流程圖形講解頁碼索引頁碼索引圖形11圖形名稱：圖形名稱： 流程結(jié)束 圖形作用：圖形作用：一個(gè)流程圖結(jié)束時(shí)使用，表明此流程圖到此結(jié)束。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：1.在圖形中填入“結(jié)束”兩字，使用默認(rèn)8號字體。2.注意，流程開始時(shí)不需要用此圖形來說明流程開始，流程圖的第一個(gè)步驟視為流程開始。3.在經(jīng)過判斷后結(jié)束的，需要出現(xiàn)“結(jié)束”圖形；如果流程有肯定的結(jié)果，則不需要出現(xiàn)“結(jié)束”。4.“結(jié)束”在流程圖中不需要標(biāo)注步驟號。 流程圖形講解流程圖形講解流程結(jié)束流程結(jié)束目錄目錄一、流程說明規(guī)范介紹一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明