合同管理管理程序

1、目錄CONTENTS05總則Part 10608合同分類(lèi)及管理機(jī)構(gòu)職責(zé)Part 20917合同的審批Part 31822合同的簽訂、履行、變更及解除Part 42324合同糾紛的處理及責(zé)任Part 525合同的歸檔Part 626附則Part 71、 合同的定義定義：中華人民共和國(guó)合同法第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2、一份合同的主要條款主要條款包括：（1）當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所（2）標(biāo)的:合同當(dāng)事人雙方權(quán)利和義務(wù)所共同指向的對(duì)象.（3）數(shù)量:當(dāng)事人雙方對(duì)標(biāo)的物數(shù)量的明確（4）質(zhì)量：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)（5）價(jià)款或者報(bào)

2、酬（幣種、合同金額、付款條件和時(shí)間等）（6）履行期限、地點(diǎn)和方式（ 涉及到貨物所有權(quán)及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移）（7）違約責(zé)任（條件、時(shí)間、方式）（8）解決爭(zhēng)議的方法（仲裁或起訴）審查示例：審查示例：某A分公司與某集團(tuán)公司簽訂的買(mǎi)賣(mài)合同。 ： 該合同中某A分公司是否具有對(duì)外簽訂合同的資格？ ：當(dāng)事人主體資格Part1:Part1:總則總則1、目的目的: :規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效、降低或避免因合同風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失.2、適用范圍適用范圍：集團(tuán)總部及旗下各子公司、辦事處、生產(chǎn)基地。3、 合同合同 定義定義: :以明確雙方當(dāng)事人之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的法律文件（包括協(xié)議、訂單、契約、

3、確認(rèn)書(shū)等）4、 合同正式文本應(yīng)當(dāng)打印或者印刷成冊(cè)，合同文本原則上以中文為主。Part2:合同分類(lèi)及管理機(jī)構(gòu)職責(zé)合同分類(lèi)及管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1 1、合同分類(lèi)：合同分類(lèi)：（1）采購(gòu)類(lèi)合同（如：辦公用品、設(shè)備采購(gòu)等）（2）銷(xiāo)售類(lèi)合同（如：產(chǎn)品銷(xiāo)售等，含經(jīng)銷(xiāo)商業(yè)務(wù)模式）（3）工程類(lèi)合同（如：涂料工程、保溫工程等）（4）其他合同（除上述三類(lèi)合同和勞動(dòng)合同外的其他合同） 如：酒店協(xié)議、租賃合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)合同2、法務(wù)部管理職責(zé)（1）制定合同管理制度，并根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)的修改或公司新政策要求對(duì)本制度加以修改、補(bǔ)充；（2）公司內(nèi)部合同檔案的建立及合同原件的統(tǒng)一管理；（3）根據(jù)具體合同的實(shí)際情況和需要，提出增加參與合

4、同審查會(huì)簽部門(mén)的建議；（4）負(fù)責(zé)審核合同條款（包括合同簽訂的合法性、合理性等）；（5）配合法律顧問(wèn)處理合同爭(zhēng)議或糾紛及仲裁、訴訟等法律事務(wù)性工作。3、合同執(zhí)行部門(mén)職責(zé)（1）負(fù)責(zé)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的調(diào)查，充分了解對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力：提供合同文本初稿，對(duì)合同基本的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、安全性條款提出具體的要求； （2）組織合同的談判并負(fù)責(zé)根據(jù)談判結(jié)果向法務(wù)部反饋 是否對(duì)合同條款適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整；（3）辦理合同審批流程、進(jìn)行跟催并按照本制度規(guī)定時(shí)間向法務(wù)部提交合同原件進(jìn)行歸檔、備案。4、公司各部門(mén)必須互相配合，切實(shí)執(zhí)行本制度，凡因違反規(guī)定操作造成公司損失的，追究當(dāng)

5、事人責(zé)任。Part3:合同的審批合同的審批1、 合同的具體審批流程：經(jīng)辦人申報(bào)-合同執(zhí)行部門(mén)主管審查-財(cái)務(wù)部主管審查-法務(wù)部審查-總經(jīng)理審批注：注：個(gè)人：身份信息+親筆簽字+捺手印企業(yè)：經(jīng)辦人親筆簽字+公司印章+企業(yè)基本信息2、各部門(mén)的審批職責(zé) （1）合同執(zhí)行部門(mén)主管：a、合同的經(jīng)濟(jì)性：市場(chǎng)供應(yīng)、需求調(diào)研、價(jià)格預(yù)測(cè)可靠性、合理性； b、合同的技術(shù)性：技術(shù)依據(jù)真實(shí)性、可靠性，技術(shù)措施是否完備、可行，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)是否科學(xué)、真實(shí)、可行； c、合同的可行性：包括整體項(xiàng)目技術(shù)是否具有可靠性，經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益是否具有真實(shí)性以及是否具有可操作性； d、合同的安全性：包括涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是否已采取相應(yīng)的保護(hù)

6、或限制措施，是否存在損害本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益的情況以及合同執(zhí)行部門(mén)認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。 （2）財(cái)務(wù)部門(mén)：a、合同涉及資金的使用是否滿(mǎn)足公司預(yù)算要求；b、資金、資產(chǎn)的合法性：包括資金來(lái)源是否合法，資產(chǎn)的所有權(quán)是否明確； 資金使用的審批手續(xù)、資金、資產(chǎn)的用途及使用方式是否合法； c、價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理、合法性：包括價(jià)款、酬金的確定是否正確合理、合法；資金結(jié)算、酬金支付方式是否明確、具體、合法；資產(chǎn)、資金使用效果是否具有財(cái)務(wù)可行性以及與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項(xiàng)； （3）法務(wù)部門(mén)： a、合法性 b、嚴(yán)密性 c、合同經(jīng)辦形式審核3、無(wú)論合同是否訂立，凡是在起草、簽訂合同過(guò)程中獲悉的所

7、有商業(yè)秘密，經(jīng)辦人都不得泄漏或不正當(dāng)使用。 4、審核意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確、清晰，不得使用模糊性語(yǔ)言，一旦使用，視為合同未經(jīng)過(guò)審核。 5、合同審批表上對(duì)合同批示意見(jiàn)不齊全的，公司法定代表人或授權(quán)代表可不予簽署，未經(jīng)授權(quán)人簽署的合同，印章管理員不得加蓋公司印章。6、 合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人向有關(guān)部門(mén)提交合同草案時(shí)，原則上應(yīng)預(yù)留12個(gè)工作日供其審核，同時(shí)審批人必須在接到合同草案后12 個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)意見(jiàn)。各審核部門(mén)遇特殊情況需延長(zhǎng)審核時(shí)間時(shí)，應(yīng)向合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人說(shuō)明情況后可以適當(dāng)延長(zhǎng)，延長(zhǎng)時(shí)間視具體情況而定。7、 各審核部門(mén)在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在審核意見(jiàn)中予以明確并提出修改意見(jiàn)，連

8、同全部文件資料退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦人修改之后應(yīng)重新提請(qǐng)審核，審核期限重新計(jì)算。各審核部門(mén)須及時(shí)地提出審核意見(jiàn)，不得拖延。合同審批流程圖：合同審批流程圖：合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人申報(bào)合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人申報(bào)執(zhí)行部門(mén)主管審查執(zhí)行部門(mén)主管審查財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部審核法務(wù)部審核法務(wù)部審核總經(jīng)理或授權(quán)代表簽批總經(jīng)理或授權(quán)代表簽批加蓋印章（公章或合同章）加蓋印章（公章或合同章）1-2個(gè)工作日1-2個(gè)工作日1-2個(gè)工作日合同執(zhí)行部門(mén)審查要點(diǎn)：1、合同內(nèi)容與談判結(jié)果的一致性2、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的可行性3、簽訂合同時(shí)所配備的資料是否齊全，如：檢測(cè)報(bào)告4、其他執(zhí)行部門(mén)認(rèn)為需要審查的要點(diǎn)財(cái)務(wù)部審查要點(diǎn)：1、付款條件2、發(fā)票3、跟進(jìn)

9、對(duì)方當(dāng)事人回款情況4、評(píng)估客戶(hù)資信狀況5、其他財(cái)務(wù)部認(rèn)為需要審查的要點(diǎn)法務(wù)部審查要點(diǎn)：主要包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查（1）形式審查要點(diǎn)：1、當(dāng)事人基本信息是否正確2、審查內(nèi)容是否列明了附件清單，是否與實(shí)際送審附件內(nèi)容一致3、審查簽字人是否為法定代表人或授權(quán)代表4、審查對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或負(fù)責(zé)人的簽字是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的名字一致5、審查自然人對(duì)方的簽字是否與身份證上的名字一致6、審核對(duì)方當(dāng)事人蓋章是否正確等（2）實(shí)質(zhì)審查要點(diǎn)：1、合同主體審查2、合同具體條款審查3、合法合規(guī)性審查：如，審查合同主體是否合法，合同中免責(zé)條款是否合法等4、合同條款的完備性、明確性、嚴(yán)謹(jǐn)性：如，合同條款是否完備、用語(yǔ)是否

10、清楚、完整、準(zhǔn)確無(wú)誤、是否會(huì)產(chǎn)生歧義。 Part4:合同的簽訂、履行、變更及解除合同的簽訂、履行、變更及解除1、合同的簽訂（1）公司法定代表人具有合同的簽署權(quán)。（2）公司法定代表人因客觀原因無(wú)法行使合同簽署權(quán)時(shí)，可由其指定的授權(quán)代表代為行使。授權(quán)代表因客觀原因無(wú)法行使合同簽署權(quán)時(shí)，應(yīng)當(dāng)事先向公司法定代表人提議由相關(guān)人員代為行使，并經(jīng)法定代表人同意后，相關(guān)人員方可行使簽署權(quán)。（3）公司法定代表人指定授權(quán)代表行使簽署權(quán)的，須簽署書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)載明授權(quán)代表姓名、授權(quán)權(quán)限和授權(quán)期限，并由公司法定代表人簽字或蓋章方可生效。在無(wú)明確書(shū)面授權(quán)的情況下，任何人不得擅自對(duì)外簽署合同，否則將承擔(dān)全部

11、責(zé)任。（4）授權(quán)代表應(yīng)按照授權(quán)人的意圖和公司相關(guān)制度的規(guī)定行使合同簽署權(quán)，不得超越權(quán)限。（5）任何以個(gè)人名義對(duì)外簽訂的合同或其他具有履約性質(zhì)的任何書(shū)面文件均無(wú)效，公司均不予以承認(rèn)。2、合同的履行（1）合同依法成立，即具有法律約束力。合同執(zhí)行部門(mén)必須嚴(yán)格履行合同所規(guī)定的義務(wù)，積極行使合同賦予的權(quán)利。（2）合同履行涉及公司多個(gè)部門(mén)的，合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向有關(guān)部門(mén)發(fā)出合同履行協(xié)助通知，告知合同履行時(shí)需要協(xié)助的內(nèi)容，有關(guān)部門(mén)應(yīng)予以積極配合。3、合同依法簽訂生效后，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)檢查、了解履行情況。（1）如遇對(duì)方原因?qū)е潞贤荒苈男谢虿荒芡耆男械?，合同?zhí)行部門(mén)應(yīng)在法定、約定或合理期

12、限內(nèi)以書(shū)面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h，并將有關(guān)情況及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，積極采取措施避免公司利益受損。（2）若因我方原因?qū)е潞贤荒苈男谢虿荒芡耆男械?，合同?zhí)行部門(mén)應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施防止損失擴(kuò)大。收到對(duì)方履行異議時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)亦應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書(shū)面方式予以答復(fù)。4、向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和答復(fù)須經(jīng)法務(wù)部審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后方可發(fā)出。5、遇有不可抗力事件影響合同履行時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將有關(guān)情況向部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并于不可抗力事件發(fā)生當(dāng)日或3日內(nèi)以書(shū)面形式通知對(duì)方，并收集有關(guān)證據(jù)。6、 合同訂立后，不得因合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人的變動(dòng)而影響合同履行。在合

13、同履行過(guò)程中，合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人變更時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。7、合同履行完畢后，合同執(zhí)行部門(mén)務(wù)必及時(shí)將完成情況報(bào)法務(wù)部備案。8、合同的變更及解除（1） 合同在履行過(guò)程中，需要進(jìn)行變更或解除時(shí)，應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致進(jìn)行變更或解除。法律有特別規(guī)定或合同有特別約定的，依據(jù)法律規(guī)定或合同約定。（2） 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。（3） 變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定、合同約定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，書(shū)面函告并限期答復(fù)。9、合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人在收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知后，應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部。變更、解除合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。10、變更、解除合同的協(xié)

14、議在達(dá)成之前，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況采取繼續(xù)履行、補(bǔ)救或中止履行等措施。Part5:合同糾紛的處理及責(zé)任合同糾紛的處理及責(zé)任1、合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)按中華人民共和國(guó)合同法、中華人民共和國(guó)民事訴訟法等有關(guān)法律、法規(guī)和本制度處理。2、處理合同糾紛的原則 （1）及時(shí)處理的原則； （2）雙方協(xié)商解決的原則； （3）護(hù)公司合法權(quán)益的原則。 。 3、糾紛發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部遞交合同糾紛說(shuō)明，法務(wù)部收到后與各相關(guān)部門(mén)、法律顧問(wèn)共同商討應(yīng)對(duì)方案，同時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批Part6:合同的歸檔合同的歸檔1、合同簽訂后，合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人應(yīng)將合同履行過(guò)程中形成的各種單據(jù)、憑證和其他相關(guān)材料向法

15、務(wù)部歸檔，不得私自存放。法務(wù)部應(yīng)建立合同臺(tái)賬，便于查尋、管理，并統(tǒng)一保存。2、 合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)將完成簽章手續(xù)的合同原件交法務(wù)部存檔（原則上每月15日），交接雙方需及時(shí)履行簽收手續(xù)。Part7: 附則附則1、 本制度如有未盡事宜，由法務(wù)部另行補(bǔ)充、修改，最終解釋權(quán)歸屬法務(wù)部。2、本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起施行，補(bǔ)充修改亦同。表單：合同審批表案例分析一：案例分析一： 甲商場(chǎng)3月份欲從乙冰箱廠購(gòu)進(jìn)冰箱50臺(tái)，每臺(tái)2800元，共計(jì)14萬(wàn)元。雙方約定4月份貨到后先付4萬(wàn)元，其余待銷(xiāo)售后付清余下的10萬(wàn)元貨款。后乙冰箱廠想在甲商場(chǎng)開(kāi)設(shè)銷(xiāo)售專(zhuān)柜，打開(kāi)銷(xiāo)路。雙方遂簽訂租賃場(chǎng)地合同，約定租賃期為1年，自同年4

16、月起至次年4月止，月租金2萬(wàn)元，共計(jì)24萬(wàn)元。由乙冰箱廠3個(gè)月付1次，分4次付清。7月份乙冰箱廠通知甲商場(chǎng)，稱(chēng)用應(yīng)收甲商場(chǎng)的10萬(wàn)元冰箱貨款中的6萬(wàn)元抵銷(xiāo)其4月至7月的租金。 試分析試分析：乙冰箱廠的做法是否合法？為什么？ 解析：解析： 乙冰箱廠的做法符合我國(guó)合同法的有關(guān)規(guī)定。我國(guó)合同法第99條規(guī)定，當(dāng)事人互負(fù)到期債務(wù)，該債務(wù)的標(biāo)的物種類(lèi)、品質(zhì)相同的，任何一方可以將自己的債務(wù)與對(duì)方的債務(wù)抵銷(xiāo)，當(dāng)事人主張抵銷(xiāo)的，應(yīng)當(dāng)通知對(duì)方。通知自到達(dá)對(duì)方時(shí)生效。本案中，甲商場(chǎng)與乙冰箱廠互負(fù)債務(wù)，互享債權(quán)，彼此的合同標(biāo)的物又屬于種類(lèi)和品質(zhì)相同的貨幣，也到了履行期，因此，乙冰箱廠可以根據(jù)我國(guó)合同法的有關(guān)同類(lèi)債務(wù)相

17、互抵銷(xiāo)的規(guī)定，通知甲商場(chǎng)對(duì)6萬(wàn)元債務(wù)予以抵銷(xiāo)。法條援引-合同法第99條當(dāng)事人互負(fù)到期債務(wù)，該債務(wù)的標(biāo)的物種類(lèi)、品質(zhì)相同的，任何一方可以將自己的債務(wù)與對(duì)方的債務(wù)抵銷(xiāo)，但依照法律規(guī)定或者按照合同性質(zhì)不得抵銷(xiāo)的除外。當(dāng)事人主張抵銷(xiāo)的，應(yīng)當(dāng)通知對(duì)方。通知自到達(dá)對(duì)方時(shí)生效。抵銷(xiāo)不得附條件或者附期限。案例分析二：案例分析二： 某市玻璃制品廠（以下簡(jiǎn)稱(chēng)甲方）與某市天然氣供應(yīng)公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)乙方）簽訂了常年供氣合同。合同規(guī)定，乙方每天向甲方供應(yīng)生產(chǎn)用氣4000立方，如減少或停供須提前五天通知甲方做好準(zhǔn)備。甲方按月結(jié)清天然氣款。雙方約定，甲方向乙方交付定金5萬(wàn)元。合同簽訂后不久，隨著用氣單位的增多，天然氣供應(yīng)日趨

18、緊張，有些用氣單位向乙方許諾可以購(gòu)買(mǎi)高價(jià)氣。乙方為追求本單位的經(jīng)濟(jì)效益，要求甲方減少用氣2000立方，甲方不同意。乙方在未提前通知的情況下，單方突然停止向甲方供氣，致使甲方生產(chǎn)設(shè)備受損，造成損失約4萬(wàn)元。甲方派人前去乙方交涉，要求其保證供氣，并雙倍返還其已交付的定金。乙方不同意。甲方遂向某市人民法院起訴，要求乙方繼續(xù)履行合同，雙倍返還其已交付的定金，賠償其他損失。 試分析：試分析：1該合同是否為有效合同？ 2甲方的訴訟請(qǐng)求有無(wú)法律依據(jù)？并說(shuō)明理由。 3本案如何處理？ 解析：1甲方與乙方簽訂的天然氣供應(yīng)合同，雙方意思表示真實(shí)，符合國(guó)家法律規(guī)定，是有效合同。 2甲方的訴訟請(qǐng)求有法律依據(jù)。其法律依據(jù)是合同法第115條