數(shù)碼照片檔案管理

1、徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理新沂市檔案局新沂市檔案局 戚現(xiàn)青戚現(xiàn)青2022年4月30日星期六徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范 （試行）n徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范 （試行）是徐州市檔案局為了加強數(shù)碼照片檔案的管理，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和技術(shù)標準，結(jié)合徐州市實際，制定并施行的。n本規(guī)范分為4個部分一、名詞術(shù)語 二、數(shù)碼照片的收集三、數(shù)碼照片的整理四、光盤的保管徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范一、名詞術(shù)語一、名詞術(shù)語n數(shù)碼照片：數(shù)碼照片：是指用數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、掃描儀等設(shè)備獲得的、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 n數(shù)碼照片檔案：數(shù)碼照片檔案：國家機構(gòu)、社會組織以及

2、個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、說明兩部分組成。n文件夾：文件夾：用來組織磁盤文件的一種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。本規(guī)范中指計算機硬磁盤和光盤中存放數(shù)碼照片的文件目錄。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范二、數(shù)碼照片的收集二、數(shù)碼照片的收集 n（一）收集范圍（一）收集范圍 n1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片； n2、領(lǐng)導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片； n 3、本單位組織或參加的重要外事活動的照片； 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（一）收集范圍（一）收集范圍n4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和

3、現(xiàn)象的照片； n5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片； n6、其他具有保存價值的照片。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范二、數(shù)碼照片的收集二、數(shù)碼照片的收集n（二）收集要求（二）收集要求 n1、各單位要建立健全數(shù)碼照片收集歸檔制度。對屬于歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，定期集中刻制成光盤進行管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（二）收集要求（二）收集要求 n2、數(shù)碼照片形成部門要指定專人負責數(shù)碼照片的收集、管理，每次拍攝活動后，及時將數(shù)碼相機等設(shè)備內(nèi)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到專用的計算機硬盤內(nèi)。n3、具備計算

4、機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，數(shù)碼照片形成者或部門在拍攝活動結(jié)束后須及時將數(shù)碼照片復制或轉(zhuǎn)存于本單位檔案機構(gòu)的計算機硬盤中。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（二）收集要求（二）收集要求 n4、對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其主要數(shù)碼照片歸檔。（一般不要太多4-5張，7-8張皆可，由各位自行把握） 主要照片:應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。 n5、數(shù)碼照片收集時應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為JPEG或TIFF格式，其像素數(shù)應(yīng)在300萬以上, 掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范n常見的一般都是jpg或jpeg格式兩者基本相同，jpg與tif區(qū)別是兩者的壓縮比不一樣，同

5、一照片tif格式的大小是jpg的10倍。相關(guān)知識大家可以上網(wǎng)搜索，baidu是最好的老師。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（二）收集要求（二）收集要求n6、重要的數(shù)碼照片，應(yīng)沖洗出紙質(zhì)照片歸檔，整理方法按照徐州市照片檔案管理暫行辦法（徐檔發(fā)199723號）執(zhí)行，其中底片號填寫所對應(yīng)的數(shù)碼照片檔案的檔號，其格式為全宗號目錄號（或分類號）盤號件號。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理 n各單位檔案機構(gòu)和數(shù)碼照片形成部門應(yīng)明確職責，通力協(xié)作，共同做好數(shù)碼照片的整理工作。n(一)歸檔前期工作（攝影人或責任科室負責）n 1、挑選數(shù)碼照片n 2、沖印數(shù)碼照片n 3、移交歸檔照片n(二)

6、具體歸檔工作（檔案室負責完成）n 1、實體照片歸檔（紙質(zhì)的）n 2、數(shù)碼照片歸檔徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（一）分類與保管期限（一）分類與保管期限 數(shù)碼照片按形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。保管期限統(tǒng)一定為長期。n這一點與紙質(zhì)照片檔案是有區(qū)別的，紙質(zhì)檔案一般為永久保存。n這是為什么呢大家可以思考一下？ 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（二）排列、編號（二）排列、編號 在計算機內(nèi)以年度為名稱建立文件夾，如“2006”。在此文件夾內(nèi)，再按事由建立若干事由文件夾，同一年度內(nèi)，將一組聯(lián)系密切的（或單張）數(shù)碼照片集中排列在

7、一起，并放于相應(yīng)的事由文件夾內(nèi)。事由文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片，應(yīng)對其進行重新命名，使用阿拉伯數(shù)字從“1”開始編制流水號。如將“DSCN0001.JPG”重命名為“1.JPG”。同一事由文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片應(yīng)連續(xù)編號。n 事由文件夾名稱由事件的主要內(nèi)容和起止編號兩部分組成，長度應(yīng)限制在128個漢字以內(nèi)。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n如某單位2006年形成的數(shù)碼照片包括領(lǐng)導人視察和全市檔案工作會議兩項，整理時應(yīng)首先在計算機硬盤內(nèi)建立一個名為“2006”的文件夾，其次在該文件夾內(nèi)再建立一個名為“領(lǐng)導人視察1-15”和“全市檔案工作會議16-20”的子文件夾，然后在“領(lǐng)導人

8、視察”與“全市檔案工作會議”文件夾內(nèi)保存相應(yīng)的數(shù)碼照片（其中1-15、16-20指該文件夾內(nèi)數(shù)碼照片的起止件號）。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（三）編制照片索引文件（三）編制照片索引文件 n光盤根目錄應(yīng)放置一個照片索引文件，相當于卷內(nèi)文件目錄。索引文件采用EXCEL電子報表形成，文件名為盤號，如第五張光盤其索引文件名為5.XLS。索引文件以張為單位，著錄照片盤號、文件名、題名、拍攝者、拍攝時間和備注六個項目（見圖1）。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范什么是XLSnXLS 就是 Microsoft Excel 工作表，是一種非常常用的電子表格格式。xls文件可以使

9、用Microsoft Excel打開，另外微軟為那些沒有安裝Excel的用戶開發(fā)了專門的查看器Excel Viewer。這些都可以在網(wǎng)上搜到。n其實xls就是我們常用的電子表格文件， 在用Excel時默認保存的格式就是.xls，只是電腦顯示時有時沒有顯示常見后綴。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（三）編制照片索引文件（三）編制照片索引文件n盤號：盤號：該文件所在的光盤號。即以盤為單位編制的流水號，用阿拉伯數(shù)字表示，相當于紙質(zhì)檔案的案卷號。 是保存數(shù)碼照片檔案的流水號跨年度大流水。如：2006年1、2, 2007年3、4、5,2008年6,2009年7、8n文件名：文件名：該數(shù)碼照片的文件名，例如：1

10、.jpg或1.tif。 一個光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案一個流水號（依據(jù)時間先后順序編號）。 （一張光盤內(nèi)還可保存同一年度其他電子文件）n照片題名：照片題名：簡明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點、人物、事由、背景等要素。例：市檔案局x x x局長在全市檔案工作會議上作工作報告。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（三）編制照片索引文件（三）編制照片索引文件n拍攝者：拍攝者：照片的拍攝單位或拍攝人。例：李某某。 n拍攝時間：拍攝時間：照片的拍攝時間，在EXCEL中使用日期型字段，格式為年-月-日。如：2005-11-4。 n備注：備注：注釋需要補充和說明的情況。 n索引文件須打印出紙質(zhì)目錄備查，統(tǒng)一使用A

11、4紙張。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（四）光盤的刻制與編目（四）光盤的刻制與編目 n一個歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，不同歸檔年度的數(shù)碼照片不能存儲在一盤載體中。 n應(yīng)采用只讀光盤作為數(shù)碼照片的保存載體。禁止使用軟盤、U盤、移動硬盤、閃存等作為數(shù)碼照片長期保存的載體。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n刻制光盤時應(yīng)選擇“一次性寫入”方式，光盤刻制完成后應(yīng)在光盤表面使用專用設(shè)備燒蝕光盤的檔號或使用標簽紙貼在光盤表面標識出光盤的檔號。 n光盤內(nèi)最終形成的目錄結(jié)構(gòu)如圖2所示。 n數(shù)碼照片光盤目錄應(yīng)按每張光盤編制，項目包

12、括檔號、題名、起始年月、終止年月、張數(shù)、備注（見圖3），使用A4紙張。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n檔號：光盤的檔號應(yīng)與各單位檔號編制體系相一致，應(yīng)包括全宗號、目錄號（或分類號）和盤號。如：C15-5-1 等，肯定不應(yīng)是1、2、3，有的單位已經(jīng)用到10以后n題名：全宗名稱+“*年”+“的數(shù)碼照片文件”。如：新沂市檔案局2012年的數(shù)碼照片文件 n起始年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最早拍攝年月，用6位阿拉伯數(shù)字表示，如：200401。 n終止年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最后拍攝年月，用6位阿拉伯數(shù)字表示，如:200412。 n張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件數(shù)。 n備注：注釋需要補充和說明的情況。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范四、光盤的保管四、光盤的保管 n（一）數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。特別重要的數(shù)據(jù)須備份一套異地保存。套別用符號表示分別為：A、B、C。 n（二）光盤應(yīng)避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 n（三）光盤應(yīng)放在堅硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，避免擠壓。不得彎折，不得堆疊存放。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范四、光盤的保管四、光盤的保管n（四）光盤的存放環(huán)境要遠高強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在1720，相對濕度