Access教程第二章 建立數(shù)據(jù)庫

1、Access教程 第二章 建立數(shù)據(jù)庫本章內(nèi)容 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計概念與創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。 表的創(chuàng)建及表與表之間的關(guān)系。 數(shù)據(jù)庫的修改、設(shè)計與編輯。一、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計1概念及準則下面介紹數(shù)據(jù)庫設(shè)計的概念，及由此而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫設(shè)計準則。Access 2003數(shù)據(jù)庫是所有相關(guān)對象的集合，包括表、查詢、窗體、報表、宏、模塊、Web頁等。每一個對象都是數(shù)據(jù)庫的一個組成部分，其中，表是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，它記錄數(shù)據(jù)庫中的全部數(shù)據(jù)內(nèi)容。而其他對象只是Access提供的用于對數(shù)據(jù)庫進行維護的工具而已。正因為如此，設(shè)計一個數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵，就集中在建立數(shù)據(jù)庫中的基本表上。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫不管設(shè)計得好壞，都可以存取數(shù)據(jù)，但是不同的數(shù)據(jù)庫在存

2、取數(shù)據(jù)的效率上有很大的差別。為了更好的設(shè)計數(shù)據(jù)庫中的表，下面提供幾條一般規(guī)則供大家討論。 字段唯一性。即表中的每個字段只能含有惟一類型的數(shù)據(jù)信息。在同一字段內(nèi)不能存放兩類信息。 記錄唯一性。即表中沒有完全一樣的兩個記錄。在同一個表中保留相同的兩具記錄是沒有意義的。要保證記錄的唯一性，就必須建立主關(guān)鍵字。 功能相關(guān)性。即在數(shù)據(jù)庫中，任意一個數(shù)據(jù)表都應(yīng)該有一個主關(guān)鍵字段，該字段與表中記錄的各實體相對應(yīng)。這一規(guī)則是針對表而言的，它一方面要求表中不能包含該表無關(guān)的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一記錄。 字段無關(guān)性。即在不影響其他字段的情況下，必須能夠?qū)θ我庾侄芜M行修改（非主關(guān)鍵字段）

3、。所有非主關(guān)鍵字段都依賴于主關(guān)鍵字，這一規(guī)則說明了非主關(guān)鍵字段之間的關(guān)鍵是相互獨立的。這些內(nèi)容涉及到關(guān)系模型與規(guī)范化問題，這里不作理論分析，我們將在數(shù)據(jù)庫原理中學(xué)習(xí)和討論。2. 一般步驟按照上面幾條原則，可以設(shè)計一個比較好的數(shù)據(jù)庫及基本表。當然數(shù)據(jù)庫的設(shè)計遠不止這些，還需要設(shè)計者的經(jīng)驗和對實際事務(wù)的分析和認識。不過可以就這幾條規(guī)則總結(jié)出創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的一般步驟。 明確建立數(shù)據(jù)庫的目的。即用數(shù)據(jù)庫做哪些數(shù)據(jù)的管理，有哪些需求和功能。然后再決定如何在數(shù)據(jù)庫中組織信息以節(jié)約資源，怎樣利用有限的資源以發(fā)揮最大的效用。 確定所需要的數(shù)據(jù)表。在明確了建立數(shù)據(jù)庫的目的之后，就可以著手把信息分成各個獨立的主題，每

4、一個主題都可以是數(shù)據(jù)庫中的一個表。 確定所需要的字段。確定在每個表中要保存哪些信息。在表中，每類信息稱作一個字段，在表中顯示為一列。 確定關(guān)系。分析所有表，確定表中的數(shù)據(jù)和其他表中的數(shù)據(jù)有何關(guān)系。必要時，可在表中加入字段或創(chuàng)建新表來明確關(guān)系。 改進設(shè)計。對設(shè)計進一步分析，查找其中的錯誤。創(chuàng)建表，在表中加入幾個實際數(shù)據(jù)記錄，看能否從表中得到想要的結(jié)果。需要時可調(diào)整設(shè)計。3. 實例剖析下面以小型公司為例，建立客戶、訂單、產(chǎn)品、雇員管理的數(shù)據(jù)庫。 明確目的。 公司中有哪些雇員及其自然情況（何時被聘）、工作情況（銷售業(yè)績）等。 公司中有哪些產(chǎn)品及其種類、單價、庫存量、定貨量等。 公司有哪些客戶，客戶的

5、姓名、地址、聯(lián)系方式及有何訂貨要求等。 確定數(shù)據(jù)表。 客戶表。存儲客戶信息。 雇員表。存儲雇員信息。 產(chǎn)品表。存儲產(chǎn)品信息。 訂單明細表。存儲客戶訂單信息。 確定字段信息。在上述相關(guān)的表中，我們可以初步確定如下必要的字段信息。習(xí)慣上，每個表都可人為設(shè)定一個關(guān)鍵字段。如訂單表中，它的主關(guān)鍵字段是由多個字段組成的（產(chǎn)品編號、訂貨日期、客戶編號、雇員編號），同時為了方便，也可建立一個訂單編號作為主關(guān)鍵字段，它本來是可有可無的。請看下圖所示的字段。 確定表間關(guān)系。要建立兩個表之間的關(guān)系，可以把其中一個表的主關(guān)鍵字段添加到另一個表中，使兩個表都有該字段。下圖中，訂單明細表中的主關(guān)鍵字段是由多個字段組成的

6、。當然也可以如上所示地設(shè)立一個訂單編號作為主關(guān)鍵字段。 改進設(shè)計。上圖中每一個表中的字段設(shè)置可以進一步完善和改進，甚至可以建立不同于初步設(shè)計時的新表來完成。如有需要，為了進行雇員工資的發(fā)放，可以建立工資表。二、建立一個數(shù)據(jù)庫下面是Microsoft Access 2003的界面?；谶@個界面，創(chuàng)建一個新的數(shù)據(jù)庫的方法是多樣的，也是十分簡單的。1利用模板新建數(shù)據(jù)庫為了方便用戶的使用，Access 2003提供了一些標準的數(shù)據(jù)框架，又稱為“模板”。這些模板不一定符合用戶的實際要求，但在向?qū)У膸椭?，對這些模板稍加修改，即可建立一個新的數(shù)據(jù)庫。另外，通過這些模板還可以學(xué)習(xí)如何組織構(gòu)造一個數(shù)據(jù)庫。Of

7、fice Online 模板可通過在線查找所需要的數(shù)據(jù)庫模板。選擇本機上的模板，出現(xiàn)如下窗體：選擇工時與賬單模板，如下圖：命名存盤后，向?qū)缦拢合旅媸菙?shù)據(jù)庫中的表和字段：如果修改字段，有些不能修改的將給出提示信息：選擇屏幕的顯示樣式：確定打印報表所用的樣式：指定數(shù)據(jù)庫的標題，并確定是否給出圖片：完成數(shù)據(jù)的建立：完成數(shù)據(jù)庫建立所有工作之前，給出公司信息：切換在數(shù)據(jù)庫啟動的主控頁面：以下是數(shù)據(jù)的建立之后的內(nèi)容：通過模板建立數(shù)據(jù)庫雖然簡單，但是有時候它根本滿足不了實際的需要。一般來說，對數(shù)據(jù)庫有了進一步了解之后，我們就不再去用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫了。高級用戶很少使用向?qū)А?. 直接建立一個數(shù)據(jù)庫選擇建立空

8、數(shù)據(jù)庫，其中的各類對象暫時沒有數(shù)據(jù)，而是在以后的操作過程中，根據(jù)需要逐步建立起來。新的空數(shù)據(jù)庫窗口如下：3. 根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫Access 2003提供了“根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫”的功能，這與以前的版本有不同之處。新建的數(shù)據(jù)庫與選中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件存放在同一文件夾中，但是它的文件名有一個統(tǒng)一的改變，即在原現(xiàn)有文件之主文件名后增加“1”，以示區(qū)別，這樣就產(chǎn)生了現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件的一個復(fù)制副本。2. 打開已存在的數(shù)據(jù)庫要使用數(shù)據(jù)庫，Access 2003需要打開數(shù)據(jù)庫。在打開數(shù)據(jù)庫對話框右上角，有一些按鈕：返回前一級、向上一級文件夾、Web搜索、刪除、新建文件夾、視圖方式、工具項5. 查看數(shù)據(jù)庫

9、屬性數(shù)據(jù)庫是Access對象，因此具有屬性，屬性包括文件名、文件大小、位置、由誰修必、最后修改日期。數(shù)據(jù)庫屬性分為5類：“常規(guī)”、“摘要”、“統(tǒng)計”、“內(nèi)容”、“自定義”。三、創(chuàng)建簡單表建立了空的數(shù)據(jù)庫之后，即可向數(shù)據(jù)庫中添加對象，其中最基本的是表。簡單表的創(chuàng)建有多種方法，使用向?qū)?、設(shè)計器、通過輸入數(shù)據(jù)都可以建立表。最簡單的方法是使用表向?qū)В峁┝艘恍┠０濉?. 使用向?qū)?chuàng)建表表向?qū)峁﹥深惐恚荷虅?wù)表和個人表。商務(wù)表包括客戶、雇員和產(chǎn)品等常見表模板；個人表包括家庭物品清單、食譜、植物和運動日志等表模板。下面假設(shè)建立一個客戶表：如果先中的是第一項，則可修改表的結(jié)構(gòu)：2. 表設(shè)計器雖然向?qū)峁┝?/p>

10、一種簡單快捷的方法來建立表，但如果向?qū)Р荒芴峁┯脩羲枰淖侄危瑒t用戶還得重新創(chuàng)建。這時，絕大多數(shù)用戶都是在表設(shè)計器中來設(shè)計表的。工具欄上包括如下工具對象：視圖、保存、搜索、主鍵、索引、插入行、刪除行、屬性、生成器、數(shù)據(jù)庫窗口、新對象3. 字段、數(shù)據(jù)類型、字段屬性 字段字段是通過在表設(shè)計器的字段輸入?yún)^(qū)輸入字段名和字段數(shù)據(jù)類型而建立的。表中的記錄包含許多字段，分別存儲著關(guān)于每個記錄的不同類型的信息（屬性）。在設(shè)計字段名稱時，某些字符不允許出現(xiàn)在字段名稱中：句點 . 驚嘆號 ! 方括號 左單引號 字段名中可以使用大寫或小寫，或大小寫混合的字母。字段名可以修改，但一個表的字段在其它對象中使用了，修改

11、字段將帶來一致性的問題。字段名最長可達64個字符，但是用戶應(yīng)該盡量避免使用過長的字段名。 數(shù)據(jù)類型Access 2003 為字段提供了十種數(shù)據(jù)類型：數(shù)據(jù)類型 用途 字符長度文本 字母和數(shù)字 0 255 個字符備注 字母和數(shù)字 0 64000個字符數(shù)字 數(shù)值 1、2、4或8字節(jié)日期/時間 日期/時間 8字節(jié)貨幣 數(shù)值 8字節(jié)自動編號 自動數(shù)字 4字節(jié)是/否 是/否、真/假 1位OLE對象 鏈接或嵌入對象 可達1G超鏈接 Web地址、郵件地址 可達64000字節(jié)查閱向?qū)?來自其他表或列表的值 通常為4字節(jié)對于某一具體數(shù)據(jù)而言，可以使用的數(shù)據(jù)類型可能有多種，例如電話號碼可以使用數(shù)字型，也可使用文本型

12、，但只有一種是最合適的。主要考慮的幾個方面如下： 字段中可以使用什么類型的值。 需要用多少存儲空間來保存字段的值。 是否需要對數(shù)據(jù)進行計算（主要區(qū)分是否用數(shù)字，還是文本、備注等）。 是否需要建立排序或索引（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能使用排序和索引）。 是否需要進行排序（數(shù)字和文本的排序有區(qū)別）。 是否需要在查詢或報表中對記錄進行分組（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能用于分組記錄）。 字段屬性字段有一些基本屬性（如字段名、字段類型、字段寬度及小數(shù)點位數(shù)），另外對于不同的字段，還會有一些不同的其它屬性。 字段大小。文本型默認值為50字節(jié)，不超過255字節(jié)。不同種類存儲類型的數(shù)字型，大小范

13、圍不一樣。 格式。利用格式屬性可在不改變數(shù)據(jù)存儲情況的條件下，改變數(shù)據(jù)顯示與打印的格式。文本和備注型數(shù)據(jù)的格式最多可由三個區(qū)段組成，每個區(qū)段包含字段內(nèi)不同的數(shù)據(jù)格式之規(guī)格。第一區(qū)段描述文本字段的格式。第二區(qū)段描述零長度字符串的格。第三區(qū)段描述Null值字段的格式。可以用4種格式符號來控制輸入數(shù)據(jù)的格式： 輸入字符為文本或空格。& 不需要使用文本字符。 輸入的所有字母全部大寫（放在格式開始）。 小數(shù)位數(shù)。小數(shù)位數(shù)只有數(shù)字和貨幣型數(shù)據(jù)可以使用。小數(shù)位數(shù)為0 15位，視數(shù)字或貨幣型數(shù)據(jù)的字段大小而定。 標題。標題用來在報表和窗體中替代字段名稱。要求簡短、明確，以便于管理和使用。 默認值。默認值是新記

14、錄在數(shù)據(jù)表中自動顯示的值。默認值只是開始值，可在輸入時改變，其作用是為了減少輸入時的重復(fù)操作。 有效性規(guī)則。數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則用于對字段所接受的值加以限制。有些有效性規(guī)則可能是自動的，如檢查數(shù)值字段的文本或日期值是否合法。有效性規(guī)則也可以是用戶自定義的。例如：100Between#1/1/1970#and#12/31/2003# 有效性文本。有效性文本用于在輸入的數(shù)據(jù)違反該字段有效性規(guī)則時出現(xiàn)的提示。其內(nèi)容可以直接在【有效性文本】框內(nèi)輸入，或光標位于該文本框時按Shift+F2，打開顯示比例窗口。 掩碼。輸入掩碼為數(shù)據(jù)的輸入提供了一個模板，可確保數(shù)據(jù)輸入表中時具有正確的格式。比如：在密碼框中輸入

15、的密碼不能顯示出來，只能以“*”形式顯示，那么只需要在【輸入掩碼】文本框內(nèi)設(shè)置為“*”即可。輸入掩碼可以打開一個向?qū)?，根?jù)提示輸入正確的掩碼。4. 使用設(shè)計器創(chuàng)建表的一般步驟對表設(shè)計器、字段、字段屬性、字段數(shù)據(jù)類型有所了解之后，現(xiàn)在再來看用表設(shè)計器創(chuàng)建表的一般步驟。 打開空表設(shè)計器。 輸入【客戶編號】字段名，設(shè)置為主關(guān)鍵字段（主鍵）。 設(shè)定數(shù)據(jù)類型為“數(shù)字”。 用同樣的方法建立【客戶名】、【聯(lián)系人】、【聯(lián)系電話】等字段并設(shè)置字段的屬性。 輸入說明文字。保存表結(jié)構(gòu)的設(shè)計，用另存為，給出表名。 查看表視圖，可輸入記錄數(shù)據(jù)。 5. 通過輸入數(shù)據(jù)建立表Access 2003 還提供了一種通過輸入數(shù)據(jù)建

16、立表的方法。如果沒有確定表的結(jié)構(gòu)，但是手中有表所要存儲的數(shù)據(jù)，可直接采用此方法建立表。在新建表時，選取【數(shù)據(jù)表視圖】即可進入此方法。默認情況下，該表有10個字段，可增刪，可重命名。四、設(shè)定表之間的關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的各表之間并不是孤立的，它們彼此之間存在或多或少的聯(lián)系，這就是“表間關(guān)系”。這也正是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與文件系統(tǒng)的重點區(qū)別。1. 表的索引當表中的數(shù)據(jù)很多時，需要利用索引幫助用戶更有效地查詢數(shù)據(jù)。 索引的概念索引的概念涉及到記錄的物理順序與邏輯順序。文件中的記錄一般按其磁盤存儲順序輸出，這種順序稱為物理順序。索引不改變文件中記錄的物理順序，而是按某個索引關(guān)鍵字（或表達式）來建立記錄的邏輯順序。在索

17、引文件中，所有關(guān)鍵字值按升序或降序排列，每個值對應(yīng)原文件中相應(yīng)的記錄的記錄號，這樣便確定了記錄的邏輯順序。今后的某些對文件記錄的操作可以依據(jù)這個索引建立的邏輯順序來操作。請看下面，第一張表是原表文件內(nèi)容，第二張表是依據(jù)“學(xué)生姓名”建立的一個排序文件，第三張表是依據(jù)“學(xué)生姓名”建立的一個索引文件。Record#學(xué)生姓名指導(dǎo)老師老師電話1劉小景錢志國56660432李娟楊一如56661203古介新吳萌41082194屈達錢志國56660435王成義吳萌4108219Record#學(xué)生姓名指導(dǎo)老師老師電話1Lij李娟楊一如56661202Liu劉小景錢志國56660433Guj古介新吳萌410821

18、94Qud屈達錢志國56660435Wan王成義吳萌4108219Record#學(xué)生姓名2Lij李娟1Liu劉小景3Guj古介新4Qud屈達5Wan王成義顯然，索引文件也會增加系統(tǒng)開銷，我們一般只對需要頻繁查詢或排序的字段創(chuàng)建索引。而且，如果字段中許多值是相同的，索引不會顯著提高查詢效率。以下數(shù)據(jù)類型的字段值能進行索引設(shè)置：字段數(shù)據(jù)類型為文本、數(shù)字、貨幣、日期/時間型，搜索保存在字段中的值，排序字段中的值。表的主鍵將自動被設(shè)置為索引，而備注、超鏈接及OLE對象等類型的字段則不能設(shè)置索引。Access 2003 為每個字段提供了3個索引選項：“無”、“有（有重復(fù)）”、“有（無重復(fù)）”。 單字段索

19、引索引可分為單一字段索引和多字段索引兩種。一般情況下，表中的索引為單一字段索引。建立單一字段索引的方法如下： 打開表設(shè)計視圖，單擊要創(chuàng)建索引的字段，該字段屬性將出現(xiàn)在【字段屬性】區(qū)域中。 打開【常規(guī)】選項卡的【索引】下拉列表，在其中選擇“有（有重復(fù)）”選項或“有（無重復(fù)）”選項即可。 然后保存修改。 多字段索引如果經(jīng)常需要同時搜索或排序更多的字段，那么就需要為組合字段設(shè)置索引。建立多字段索引的操作步驟如下： 在表的設(shè)計視圖中單擊工具欄中的【索引】按鈕，彈出索引對話框。 在【索引名稱】列的第一個空行內(nèi)輸入索引名稱，索引名稱一般與索引字段名相同。 選字段名稱，設(shè)置排序次序。注意：建立索引，在很大程

20、度上與表的關(guān)聯(lián)及查詢設(shè)計有重要意義。2. 表的主關(guān)鍵字數(shù)據(jù)庫中的每一個表都必須有一個主關(guān)鍵字。它用于保證表中的每條記錄都是唯一的。定義主鍵的方法很簡單，具體方法可操作一下。更改主鍵時，首先要刪除舊的主鍵，而刪除舊的主鍵，先要刪除其被引用的關(guān)系。3. 創(chuàng)建并查看表間關(guān)系可以在包含類似信息或字段的表之間建立關(guān)系。在表中的字段之間可以建立3種類型的關(guān)系：一對一、一對多、多對多；而多對多關(guān)系可以轉(zhuǎn)化為一對一和一對多關(guān)系。一對一關(guān)系存在于兩個表中含有相同信息的相同字段，即一個表中的每條記錄都只對應(yīng)于相關(guān)表中的一條匹配記錄。如雇員表和人力資源表。一對多關(guān)系存在于當一個表中的每一條記錄都對應(yīng)于相關(guān)表中的一條

21、或多條匹配記錄時。如產(chǎn)品表與銷售表。 創(chuàng)建關(guān)系在表與表之間建立關(guān)系，不僅在于確立了數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)，它還確定了數(shù)據(jù)庫的參照完整性。即在設(shè)定了關(guān)系后，用戶不能隨意更改建立關(guān)聯(lián)的字段。參照完整性要求關(guān)系中一張表中的記錄在關(guān)系的另一張表中有一條或多條相對應(yīng)的記錄。不同的表之間的關(guān)聯(lián)是通過表的主鍵來確定的。因此當數(shù)據(jù)表的主鍵更改時，Access 2003會進行檢查。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表關(guān)系的方法如下： 單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄上的【關(guān)系】按鈕，或者選擇【工具】|【關(guān)系】命令，打開關(guān)系窗口。選擇【顯示表】（右擊選擇），將表添加到設(shè)計窗口中。 拖放一個表的主鍵到對應(yīng)的表的相應(yīng)字段上。根據(jù)要求重復(fù)此步驟。 查看關(guān)系關(guān)系

22、可以查看和編輯。打開【關(guān)系】窗口，即可查看關(guān)系；而雙擊表間的連線，可以編輯任何連接關(guān)系，此時彈出編輯窗口。4. 表間關(guān)系的修改與打印 修改和刪除關(guān)系用戶可以編輯已有的關(guān)系，或刪除不需要的關(guān)系。如上所述，雙擊關(guān)系連線，可編輯關(guān)系；而右擊連線，選擇刪除，可刪除關(guān)系。 打印關(guān)系一旦數(shù)據(jù)庫定義了所有關(guān)系，就很容易用圖表來說明數(shù)據(jù)庫。要打印關(guān)系圖，可在【關(guān)系】窗口中右擊任一空白區(qū)并選擇【全部顯示】命令；選擇【文件】|【打印關(guān)系】命令，即打印了打印關(guān)系圖的預(yù)覽圖，右擊選擇打印，就可在打印機上打印關(guān)系圖。如果要了解數(shù)據(jù)庫關(guān)系的更準確信息，包括諸如參照完整性和關(guān)系類型等屬性，可通過選擇【工具】|【分析】命令，

23、打開【文檔管理器】來分析了解。五、修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫及表，設(shè)定表間關(guān)系、表的索引、表的主鍵之后，隨著用戶對自己所建數(shù)據(jù)庫的用途更加深入了解，有時候會發(fā)現(xiàn)，當初所建數(shù)據(jù)庫及表有很多需要改動的地方，這就涉及到修改數(shù)據(jù)庫、表及對其進行格式化的工作。1. 對表的操作在使用中，用戶可能會對已有的數(shù)據(jù)庫進行修改，在修改之前，用戶應(yīng)該考慮全面。因為表是數(shù)據(jù)庫的核心，它的修改將會影響到整個數(shù)據(jù)庫。打開的表或正在使用的表是不能進行修改的，必須先將其關(guān)閉。如果在網(wǎng)絡(luò)用使用，必須保證所有用戶均已退出使用。關(guān)系表中的關(guān)聯(lián)字段也是無法修改的，如果確實要修改，必須先將關(guān)聯(lián)去掉。 備份表和復(fù)原如果用戶需要修改多個表

24、，那么最好將整個數(shù)據(jù)文件備份。數(shù)據(jù)庫文件的備份，與Windows下普通文件的備份一樣，復(fù)制一份即可。復(fù)制方法很多而且簡單，另有一種好方法就是【文件】菜單下的【另存為】選項。 刪除表如果數(shù)據(jù)庫中含有用戶不再需要的表，可以將其刪除。刪除數(shù)據(jù)庫表須慎重考慮，不可輕舉妄動，要考慮清楚了，方可實施，它是一個危險的動作。 更改表名有時需要將表名更改，使其具有新的意義，以方便數(shù)據(jù)庫的管理。通過【重命名】可以很快地更改表名。 設(shè)置表屬性有兩種類型的表屬性可以用于Access數(shù)據(jù)庫，一是表對象屬性，二是表定義屬性。表對象屬性包括名稱、擁有者、創(chuàng)建日期、最后修正日期以及諸如“隱藏”、“或復(fù)制”等特性。在設(shè)計視圖中

25、打開表，同時打開【屬性】對話框，可以查看和定義當前設(shè)計表的屬性。如果要更改默認的表設(shè)計屬性，可選擇【工具】|【選項】命令，打開【表/查詢】選項卡。如下兩圖：2. 對字段的操作當用戶對字段名稱進行修改時，可能影響到字段中存放的一些相關(guān)數(shù)據(jù)。如果查詢、報表、窗體等對象中使用了這個更名的字段，那么這些對象中也要相應(yīng)地更改字段名的引用。更名的方法有兩種，一是設(shè)計視圖，二是數(shù)據(jù)表視圖。 插入新字段 插入新字段也可以在設(shè)計視圖和數(shù)據(jù)表視圖中分別完成。操作的方法是通過鼠標拖動完成的。 移動字段用戶可以通過表設(shè)計視圖來進行移動字段的操作。 復(fù)制字段Access 2002 提供了復(fù)制字段功能，以便在建立相同或相

26、似的字段時使用。它通過剪貼板操作完成。 刪除字段刪除字段可以在兩種視圖中完成。應(yīng)當注意：刪除字段將導(dǎo)致該字段的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。 修改字段屬性用戶可以在設(shè)計表結(jié)構(gòu)之后，重新更改字段的屬性。其中最主要的是更改字段的數(shù)據(jù)類型和字段長度。3. 數(shù)據(jù)的有效性 定義字段有效性規(guī)則字段的有效性規(guī)則允許用戶限定字段的值，例如：可以限制年齡字段中年齡的輸入不能超過0 120這一范圍。向【有效性規(guī)則】文本框中輸入一個表達式，就可以定義一個字段中值的簡單核查規(guī)則。要設(shè)置有效性規(guī)則，可以在表設(shè)計窗口中單擊【有效性規(guī)則】右邊的按鈕，打開【表達式生成器】。一般情況下，一個字段的有效性規(guī)則表達式中包含一個運算符和一個比較值。

27、運算符有如下幾種： = = In(A1,A2,An) 檢查輸入數(shù)據(jù)是否為括號內(nèi)中的某一值。Between A1 And An 要求輸入值必須介于兩值之間。Like 檢查一個文本或備注字段的值是否匹配一個模式字符串。其通配符如下：? 指代任何單一字符。* 指代零個或多個字符，用來定義標題、結(jié)尾。# 指代單個數(shù)字?；蛞允褂肁ND或OR操作符來組合準則，有效性規(guī)則可以含有用于同一字段的多個準則。下表給出規(guī)則與實例及相應(yīng)有效性消息。規(guī)則 Access 2003表達式 標準消息0 0 數(shù)值必須不是0100 or 200 100 or 200 數(shù)值必須是100或200C* Like “C*” 文本必須以“

28、C”開頭C* or D* Like “C*” or Like “D*” 文本必須以“C”或“D”開頭C?t Like “C?t” 以“C”開頭“t”結(jié)尾的4字符。=01/01/99And=#1/1/99#And#1/15/99# 99年1月1日與99年1月15日之間Not CA Not “CA” 字段可包含除“CA”外的任意值 定義記錄有效規(guī)則記錄有效規(guī)則是一個表屬性而不是一個字段屬性。一個表只能定義一條記錄有效規(guī)則，若要使用多條準則，可利用AND或OR操作符把這些準則組合在一個表達式中。4. 對數(shù)據(jù)表的行與列的操作 行操作可以調(diào)整行高，通過對話框方式或直接用鼠標完成此操作。 列操作由于屏幕大

29、小限制，有時需要隱藏某些字段。隱藏列的操作十分簡單：使某一列寬為0即將該列隱藏?；謴?fù)隱藏列的操作須在數(shù)據(jù)一視圖下選擇【格式】|【取消隱藏列】命令，彈出【取消隱藏列】對話框。六、使用與編輯數(shù)據(jù)表1. 更改數(shù)據(jù)表的顯示方式 改變字體用戶可根據(jù)需要來選擇不同的字體。選擇【格式】|【字體】命令，將單出【字體】對話框。 設(shè)置單元格效果用戶可以對數(shù)據(jù)表的單元格效果進行設(shè)置。其操作方法為選擇【格式】|【數(shù)據(jù)表】命令，彈出【設(shè)置數(shù)據(jù)表格式】對話框。2. 修改數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù) 插入新數(shù)據(jù)當向一個空表或者向已有數(shù)據(jù)的表增加新的數(shù)據(jù)時，都要使用插入新記錄的功能。 修改數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可以方便地修改已有的數(shù)據(jù)記

30、錄。注意保存。 替換數(shù)據(jù)如果想把數(shù)據(jù)表中的某個數(shù)據(jù)替換為另一個數(shù)據(jù)，可以進行如下操作：在數(shù)據(jù)表視圖中選中要替換的字段內(nèi)容，然后選擇【編輯】|【替換】命令，彈出【查找和替換】對話框。 復(fù)制、移動數(shù)據(jù)利用剪貼板功能可以很方便地進行復(fù)制、移動數(shù)據(jù)操作功能。 刪除記錄可以利用【編輯】|【刪除】進行刪除操作，也可有快捷鍵方式完成該操作。3. 排列數(shù)據(jù)Access 2003 根據(jù)主鍵值自動排序記錄。在數(shù)據(jù)檢索和顯示期間，用戶可以按不同的順序來排序記錄。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以對一個或多個字段進行排序。升序的規(guī)則是按字母順序排列文本，從最早到最晚排列日期/時間值，從最低到最高排列數(shù)字與貨幣值。亦可對子表進行如上

31、操作。對于多個字段的排序，Access 2003 使用從左到右的優(yōu)先排序權(quán)。排序后可存放，而產(chǎn)生物理排序后的文件。4. 查找數(shù)據(jù)用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中查找指定的數(shù)據(jù)，其操作是通過【編輯】|【查找】命令來完成的。5. 篩選數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)是只將符合篩選條件的數(shù)據(jù)記錄顯示出來，以便用戶查看。篩選方法有5種，分別按窗體篩選、按選定內(nèi)容篩選、輸入篩選、高級篩選/排序、內(nèi)容排除篩選。 按窗體篩選在數(shù)據(jù)表視圖下，工具欄上有兩個按鈕： 【按窗體篩選】按鈕、 【應(yīng)用篩選】按鈕。 按選定內(nèi)容篩選按選定內(nèi)容篩選是指先選定數(shù)據(jù)表中的值，然后在數(shù)據(jù)表中找出包含此值的記錄。先在數(shù)據(jù)表中選中字段中某記錄的值，然后，選擇【記錄】|【篩選】|【按選定內(nèi)容篩選】命令，單擊工具欄上的【按選定內(nèi)容篩選】按鈕。 內(nèi)容排除篩選用戶有時不需要查看某些記錄，或已經(jīng)查看過記錄而不想再將其顯示出來，這時就要用排除篩選。方法是：先在數(shù)據(jù)表中選中字段中某記錄的值，然后，選擇