時(shí)間管理 ☆☆

1、1時(shí) 間 管 理 II日月光集團(tuán) GRP 菁英團(tuán)隊(duì) 課程Rev.: B; 06/09/2002WorkShop 時(shí)間: 2.5 小時(shí)*2Page 3 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002如果您的餘生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題4時(shí)間管理是什麼?Page 5 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002時(shí)間管理不是什麼? 時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間Page 6 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理R

2、ev B. 06/09/2002時(shí)間管理是什麼? 時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃Page 7 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002人, 為何安於現(xiàn)狀? 為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開(kāi)始不滿於現(xiàn)狀時(shí), 表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì) “新的思考方式”Page 8 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002

3、請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水Page 9 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cmPage 10 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002你可知道為何會(huì)畫(huà)不出來(lái)? 因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣 但是假設(shè)你畫(huà)了出來(lái). 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題. 改變時(shí)間管理的第一步, 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始11時(shí)間管理的架構(gòu)Page 12 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002請(qǐng)

4、排出正確的行事優(yōu)先順序?ABCDPage 13 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002正確的行事優(yōu)先順序Page 14 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì) Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī) 規(guī)劃重於做事 最好的控制是預(yù)防 預(yù)防勝於處理Page 15 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%Page 16 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09

5、/2002明智的時(shí)間配置1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”Page 17 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002陷阱二: 拖延 除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來(lái)都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情Page 18 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002克服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好處 . . . . . .Page 19 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理

6、Rev B. 06/09/2002克服2.思維習(xí)慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般Page 20 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經(jīng) 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來(lái)過(guò)勞而死. 為何事必親躬? 因?yàn)榕虏繉偃〈?不放心部屬, 不信任部屬 要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高Page 21 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev

7、B. 06/09/2002陷阱四: 有求必應(yīng) 會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請(qǐng)託的原因 接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易 擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者 想要做廣受愛(ài)戴之好人 不知如何拒絕他人之請(qǐng)託 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.Page 22 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/20021.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事23如何提高工作效率Page 24 o

8、f 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好Page 25 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/20021.工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給

9、 Leader 方向/ 畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.花 1 小時(shí)寫(xiě)作Page 26 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/20022.每週工作性質(zhì)分配法則27如何管理你的EMail葛洛夫: 你的時(shí)間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.Page 28 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題1.你一天花多少時(shí)間在看 E

10、mail?2.你進(jìn) Email 會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的?4.你的Email 有沒(méi)有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類後集中回信?6.你進(jìn) Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?Page 29 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002如何提高 Email 的處理效率 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動(dòng)作 養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email 除了急件以外, 集中時(shí)段回信Page 30 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002看Email 的時(shí)段分配

11、Page 31 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務(wù) Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進(jìn)度 有空再看32如何展開(kāi)你的計(jì)劃一日之計(jì)在昨天下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底Page 33 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/20021.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時(shí)間管理來(lái)自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事

12、Page 34 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間Page 35 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/20028.80/20法則1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的Page 36 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/200280/20原理意示圖80% 時(shí)間20%時(shí)間80%

13、 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物Page 37 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)Page 38 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002如何列管重要計(jì)劃 將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái), 並算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁(yè)所示) 在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結(jié)束之後下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ)Page 39 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002

14、每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分 先將所有計(jì)劃列出來(lái), 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義) 分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃Page 40 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002範(fàn)例: 專案評(píng)分的範(fàn)例Page 41 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類 執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講) 自我成長(zhǎng): Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 生

15、活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃42執(zhí)行能力的強(qiáng)化Page 43 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)Page 44 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例Page 45 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B

16、. 06/09/2002範(fàn)例: 週計(jì)劃的範(fàn)例Page 46 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002善用 Notes BookMark 的功能 連結(jié)書(shū)籤 (BookMark) 的建立可以用來(lái)建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié) 在Notes裡頭, 點(diǎn)一以下黃色書(shū)籤即可把該計(jì)劃給打開(kāi), 並 Update按Ctrl+V之後就會(huì)出現(xiàn)黃色書(shū)籤Page 47 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002善用Notes 顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為 Ro

17、utine SchedulePage 48 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)Page 49 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002“執(zhí)行”的寫(xiě)照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷Page 50 of 62日月

18、光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002執(zhí)行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果Page 51 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴) 時(shí)機(jī)稍縱即逝 將變數(shù)降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來(lái)不及了) 自廢武功型 (成績(jī)已經(jīng)貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢(shì)如破竹. Page 52 of 62日月光 GRP團(tuán)隊(duì) 時(shí)間管理Rev B. 06/09/2002兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī) 並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q #1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作 (丟球) #2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時(shí)間的 20%. #3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的