《服裝跟單》第三章訂單資料管理課件

1、服 裝 跟 單 實 務第三章 訂單資料管理第一節(jié) 訂單計劃資料管理第二節(jié) 合同資料管理第三節(jié) 訂單資料跟單第四節(jié) 客戶資料管理第五節(jié) 訂單資料信息化管理第六節(jié) 訂單資料跟單案例第一節(jié) 訂單計劃資料管理訂單計劃的預測老客戶，新客戶訂單計劃的制定計劃資料的輸入計劃資料的發(fā)放訂單數(shù)量的落實訂單確認之后訂單數(shù)量的修訂一、訂單計劃預測：了解客戶近況，預測客戶下一階段的經(jīng)營情況，征詢客戶訂單的意向和數(shù)量。無法確定具體訂單數(shù)量的客戶，由營銷/跟單部主管分析客戶市場，結合以往實際情況，估算其訂單數(shù)量。第一節(jié) 訂單計劃資料管理二、訂單計劃的制訂訂單計劃、生產(chǎn)排單數(shù)量更準確，利于生產(chǎn)安排。評估年/季度接單情況：第

2、一節(jié) 訂單計劃資料管理三、計劃數(shù)據(jù)的輸入計劃管理系統(tǒng)：客戶名稱客戶所在國/地區(qū)承諾生產(chǎn)數(shù)量預計交貨期客戶聯(lián)系方式客戶提供的面料種類計劃安排的生產(chǎn)廠家等資料見表31。 第一節(jié) 訂單計劃資料管理四、計劃資料的發(fā)放跟單主管審核，生產(chǎn)地經(jīng)理或合同控制部確認落實，訂單計劃表分發(fā)；隨客戶、市場、企業(yè)的實際情況調整。第一節(jié) 訂單計劃資料管理五、訂單數(shù)量的修訂簽合同后，跟單員需根據(jù)合同的約定進行相應的修正，避免客戶資料錯誤，防止其它部門下載客戶資料時出現(xiàn)偏差。訂單計劃管理的工作流程見圖41所示。 第一節(jié) 訂單計劃資料管理訂單資料中最有約束力的法律文件企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)第二節(jié) 合同資料管理 一、合同資料

3、的收集與輸入包括：合同正副本、附件，有關報/還盤資料、修訂條款及其他材料。集齊合同資料，原件整理歸檔。合同編號、存檔：輸入合同信息管理系統(tǒng)，全面準確，以便隨時查閱。 第二節(jié) 合同資料管理 二、合同資料的評審合同評審：一周內完成 企業(yè)難以接受的條款或疑問：及時與客戶協(xié)商，以達成一致的協(xié)定，減少后續(xù)生產(chǎn)問題的產(chǎn)生。第二節(jié) 合同資料管理 評審步驟1、下載合同資料2、評審合同資料評審內容：（1） 生產(chǎn)能力負荷與現(xiàn)有人力/生產(chǎn)資源（2）生產(chǎn)工藝資料與技術水平（3）合同訂單數(shù)量（4）合同訂單價格：（5）交貨期限與地點3、客戶修訂并確認合同資料第二節(jié) 合同資料管理 三、合同資料結果修訂1、核對并咨詢修訂內容

4、核對客戶修訂合同資料前后的所有資料表述不清晰或修訂前后矛盾的資料，立即咨詢客戶或相關部門。2、評審結果修訂評審合同后，跟單員綜合整理評審結果、相關部門意見及與客戶磋商的結果，形成訂單合同資料修訂意見，并在原合同的內容上進行更改修訂，然后交主管審核。為便于安排生產(chǎn)，在大貨生產(chǎn)前或成品出廠前一周內，不能再修訂合同內的任何資料 第二節(jié) 合同資料管理 四、合同資料的發(fā)放與歸檔1、發(fā)放合同資料2、及時補發(fā)修訂通告3、合同資料存檔跟單部評估合同工作流程圖見圖32所示。第二節(jié) 合同資料管理 訂單資料：合同資料、成衣樣板、紙樣、款式、尺寸、面輔料樣板、工藝要求等種類繁多、內容紛雜。是訂單生產(chǎn)的唯一依據(jù)，完整、

5、準確才能確保訂單保質按量及時完成。分類整理簽訂合同前后收到的所有訂單資料，重新編制，為訂單生產(chǎn)提供清晰的指引。第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 一、訂單資料的收集與輸入 1、編制訂單編號一份訂單對應一個編號，方便訂單管理，簡化查檔工作。各企業(yè)有各自的編制方法。第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 2、資料來源按來源分：外來資料（客戶、供應商） 內部資料（物料部、生產(chǎn)部）按作用分：訂單確認資料（報價、樣板） 訂單生產(chǎn)資料（物料、款式） 訂單交易資料（船期、貨運）第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 由客戶或開拓部提供的資料訂單合同款式設計圖委托加工廠/供應商信息工藝方法與生產(chǎn)要求尺碼規(guī)格面輔料報價表色卡標準客戶確認的各種

6、樣板樣板批復評語成衣樣板布板，輔料板銷售委托書信用證客戶聯(lián)系方式等“客供”？第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 由跟單/營業(yè)部生成的文件報價資料訂單成本預算表外協(xié)加工廠資料面輔料/物料：顏色、材質、規(guī)格、型號大貨生產(chǎn)的工藝方法款式圖樣或文字描述等生產(chǎn)資料后整理（洗水/染色/繡花/印花）工藝要求熨燙、折疊、包裝要求船期表出口報關，報驗，結算等資料第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 由面料/輔料部轉入的資料小色板紗樣頭缸板/缸差板手感板/洗水板測試板輔料實物卡物料供應商資料面料/輔料/物料報價表面輔料用量明細表第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 由加工廠/駐廠QC轉入的資料生產(chǎn)排期表包裝清單報價確認單后整理加工廠信息洗水

7、/染色/繡花/印花板等前后標準板（包括顏色、規(guī)格、手感以及最終效果等樣板）質檢方法與標準檢查報告入庫匯總表出貨匯總表等第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 由船務部提供的文件貨物運輸安排表多國申報單商務發(fā)票發(fā)貨單第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 3、核查、整理訂單資料催促客戶盡快提供所有訂單資料；審核資料；及時登記、核對訂單資料，核實加工廠的生產(chǎn)排期和船期表資料第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 4、資料輸入訂單管理系統(tǒng)訂單資料反覆核對無誤后，整理歸類，輸入訂單信息管理系統(tǒng)訂單資料管理表格見表33。第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 二、訂單資料的編制與分發(fā) 1、訂單資料的編制：對生產(chǎn)運作了如指掌，以便匯編生產(chǎn)制單并跟蹤生產(chǎn)

8、情況發(fā)出生產(chǎn)計劃訂單給面料部訂購面料，核對物料用量，聯(lián)系后整理外協(xié)廠，協(xié)調制衣廠和客戶/銷貨商之間的關系，跟蹤客戶意見與投訴第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 2、訂單資料的發(fā)放與記錄 “資料分發(fā)記錄” 跟蹤表（格式見表310）第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 三、訂單資料的更改要求客戶提交書面正式更改通知。做好更改記錄（見表311） 。修改資料輸入管理系統(tǒng)， 及時修正原資料發(fā)出業(yè)務通告（見表格312）通知各部門作相應修改，以便生產(chǎn)順利進行。第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 四、訂單資料的存檔與管理科學分類，歸檔管理確定保存期限第三節(jié) 訂單資料跟單與管理 一、客戶資料管理步驟：1、收集客戶信息：第四節(jié) 客戶資料管

9、理2、分類整理客戶資料 按客戶類型分類登記。按客戶性質分：特殊客戶（有特殊業(yè)務） 普通客戶按訂單時間序列和簽訂次數(shù)分：老客戶、新客戶、潛在客戶按交易量/交易時間/交易金額/市場優(yōu)勢分：主力客戶、一般客戶、零散客戶按客戶所在國家/區(qū)域、下單成衣類型、下單季節(jié)分 第四節(jié) 客戶資料管理3、編寫客戶代碼根據(jù)客戶所在區(qū)域、訂單成衣類別、下單季節(jié)進行編號。第四節(jié) 客戶資料管理4、建立客戶管理檔案收集客戶資料并整理，輸入“客戶管理系統(tǒng)”，建立客戶管理數(shù)據(jù)庫存。（見表313、14、15、16所示）。客戶資料交跟單部主管審核，確保準確無誤。 第四節(jié) 客戶資料管理二、客戶滿意度調查與投訴處理 1、客戶滿意度調查（

10、1）定期發(fā)出 “客戶滿意度調查問卷”，了解客戶的意見和建議。 第四節(jié) 客戶資料管理（2）處理調查意見回收問卷，分析總結召開總結會議專人跟進改善過程回函客戶改進措施第四節(jié) 客戶資料管理2、客戶投訴處理產(chǎn)品（質量達不到要求、貨不對板、貨期延誤）服務（態(tài)度欠佳、客戶問題得不到即時解決，）第四節(jié) 客戶資料管理（1）處理客戶投訴的步驟收集談判資料召開會議，決定賠付方案談判向經(jīng)理反饋最終談判方案與解決方法 客戶投訴處理見表4-6。第四節(jié) 客戶資料管理（2）處理客戶投訴的方法和技巧談判前的準備：資料齊全，態(tài)度誠懇承諾兌現(xiàn)消除隱性不滿耐心傾聽，態(tài)度謙遜了解不滿原因提供附加值平息不滿利用客戶不滿第四節(jié) 客戶資料管理三、客戶資料管理注意事項 1、動態(tài)管理：2、突出重點：3、靈活運用：4、注重保密：第四節(jié) 客戶資料管理訂單管理系統(tǒng)：電子文檔管理、跟蹤。自動生成各種訂單表格，方便快捷，提高了訂單管理水平。減少出錯，提高了工作效率。第五節(jié) 跟單資料信息化管理 一、訂單管理系統(tǒng)的基本功能從訂單采集、匯總，生產(chǎn)計劃的編制，物料的精確配置，生產(chǎn)過程的控制，到質量控制，成品入庫管理，產(chǎn)品流向全過程、整個系統(tǒng)一體化管理，第五節(jié) 跟單資料信息化管理 二、訂單管理系統(tǒng)模塊介紹 1、訂單管理模塊 2、板房管理模塊 3、訂單物料清單模塊 4、訂單款式與生產(chǎn)模塊 5、裝箱出貨模塊 6、財會管理界面