課件計算機二級-辦公題1d ans

1、目錄目錄i圖索引ii表索引iii第 1 章1.11.21.31.41.5第 2 章2.12.2第 3 章3.13.23.33.4第 4 章4.14.24.34.44.54.6初識數(shù)據(jù)庫和Acs1數(shù)據(jù)庫是什么1數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的發(fā)展史1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)1數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成2Acs的發(fā)展現(xiàn)狀2走進Acs3啟動和關(guān)閉Acs的方法3Acs 2003 的基本工作界面3創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫5Acs數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫文件5創(chuàng)建Acs數(shù)據(jù)庫的方法5數(shù)據(jù)庫操作6查看數(shù)據(jù)庫對象的相關(guān)性7表9表的結(jié)構(gòu)9創(chuàng)建表9添加數(shù)據(jù)與編輯數(shù)據(jù)10與數(shù)據(jù)表有關(guān)的操作11數(shù)據(jù)的排序與篩選12表的關(guān)系12i圖索引圖圖圖2-1 選項框圖4

2、4-1 新建表框圖104-2 Student表圖10ii表索引表表3-1 Acs數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)類型表54-1字段屬性表9iii第 1 章 初識數(shù)據(jù)庫和Acs第1章 初識數(shù)據(jù)庫和 Acs1.1 數(shù)據(jù)庫是什么在學(xué)習(xí)Acs1之前，先了解一下“數(shù)據(jù)庫”。舉個例子來說明這個問題：每個人都有很多親戚和朋友，為了保持與他們的們常常用一個筆記本將他們的、地址、等信息都下來，這樣要查誰的或地址就很方便了。這個“”就是一個最簡單的“數(shù)據(jù)庫”，每個人的、地址、等信息就是這個數(shù)據(jù)庫中的“數(shù)據(jù)”。實際上“數(shù)據(jù)庫”就是為了實現(xiàn)一定的目的按某種規(guī)則組織起來的“數(shù)據(jù)”的“集合”，在的生活中這樣的數(shù)據(jù)庫隨處可見的啊。1.2 數(shù)據(jù)庫

3、系統(tǒng)的發(fā)展史20 世紀 50 年代至 60 年代早期，磁帶被用于數(shù)據(jù)，磁帶(和卡片)都只能順序。20 世紀 60 年代末至 20 世紀 70 年代，硬盤可以直接對數(shù)據(jù)進行。20 世紀 80 年代，關(guān)系數(shù)據(jù)庫得到發(fā)展。20 世紀 90 年代初，許多數(shù)據(jù)庫廠商推出了并行數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。20 世紀 90 年代末至今，數(shù)據(jù)庫支持網(wǎng)絡(luò)接口，并且比以前有了更加廣泛的應(yīng)用。1.3 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)DBMS 的功能：數(shù)據(jù)庫定義功能；數(shù)據(jù)存取功能；數(shù)據(jù)庫運行管理功能；數(shù)據(jù)庫的建立和功能；數(shù)據(jù)通信功能。DBMS 的組成：語言編譯處理程序；系統(tǒng)運行控制程序；系統(tǒng)建立、程序；數(shù)據(jù)字典。1Acs 是由微軟發(fā)布的關(guān)

4、聯(lián)式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。11.4 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成1.4 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成1.數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的工作對象，它們是某特定應(yīng)用環(huán)境中進行管理和決策所必需的信息。2.用戶用戶是指、和檢索數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中主要有 3 類用戶：終端用戶、應(yīng)用程序員和數(shù)據(jù)庫管理員。3.硬件硬件是指數(shù)據(jù)庫和運行數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) DBMS 的硬件資源。4.是指負責數(shù)據(jù)庫存取、和管理的系統(tǒng)，通常叫做數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)。1.5 Acs 的發(fā)展現(xiàn)狀A(yù)c將 Ac OFFICEs 是 Office 辦公套件中一個極為重要的組成部分。剛開始時微軟公司是s 單獨作為一個產(chǎn)品進行銷售的，后來微軟發(fā)現(xiàn)如果將 Ac中一起發(fā)售，將

5、帶來更加可觀的利潤，于是第一次將 Acss在到OFFICE97 中，成為 OFFICE 套件中的一個重要成員?，F(xiàn)在它已經(jīng)成為 Office 辦公套件中不可缺少的部件了。自從 1992 年開始銷售以來，Acs 已經(jīng)賣出了超過 6000 萬份，現(xiàn)在它已經(jīng)成為世界上最流行的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。你也許要問，Acs 的功能這么強，那使用起來會不會很麻煩呢？這一點你可以放心，隨著版本的升級，Acs 的使用也變得越來越容易。過去很繁瑣的工作現(xiàn)在只需幾個很簡單的步驟就可以高質(zhì)量地完成了。2第 2 章 走進 Acs第2章 走進 Acs2.1 啟動和關(guān)閉 Acs 的方法1.啟動在安裝好Office包之后，選擇“開

6、始”|“程序”|“Office”|“Office”命令即可啟動 Acs。2.關(guān)閉如果要關(guān)閉 Acs，可以選擇“文件”|“退出”命令或者使用 Alt+F4 鍵退出 Acs。無論何時退出 Acs，Acs 都將自動保存對數(shù)據(jù)所作的更改。但是，如果上一次保存之后又更改了數(shù)據(jù)庫對象的設(shè)計，Acs 將在關(guān)閉之前詢問是否保存這些更改。2.2 Acs 2003 的基本工作界面1.菜單欄Acs 的每一個對象都具有固定的設(shè)計視圖，針對任意一個數(shù)據(jù)庫對象所進行的設(shè)計操作都可以在該對象的設(shè)計視圖中完成。2.如同菜單欄中的各項功能將隨著不同的視圖狀態(tài)而改變一樣，在不同視圖下，的組成選項也有所不同。中的各個按鈕根據(jù)選中對

7、象的不同，其使用狀態(tài)也不同。當命令按鈕處于可用狀態(tài)時，便呈顯示狀態(tài)；當按鈕不可用時呈灰顯狀態(tài)。如果需要修改Acs的功能選項值，可以選擇“工具”|“選項”命令，打開Acs的“選項”框，如圖 2-1所示。32.2 Acs 2003 的基本工作界面圖 2-1 選項框圖4第 3 章 創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫第3章 創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫3.1 Acs 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫文件1.Acs 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)在 Acs 數(shù)據(jù)庫中，任何事物都可以稱之為對象，也就是說，Acs 數(shù)據(jù)各種對象組成，包括表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)頁、宏和模塊 7 種對象。其中，可以利用表對象信息，利用查詢對象搜索信息，利用窗體查看信息，利用報表對象打印信

8、息，利用頁對象顯示數(shù)據(jù)頁信息，利用宏對象完成自動化工作，利用模塊實現(xiàn)復(fù)雜功能。2.Acs 數(shù)據(jù)庫文件由于 Acs 數(shù)據(jù)庫與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫概念有所不同，它采用特有的全環(huán)繞數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)組成數(shù)據(jù)庫文件(.mdb 文件)，因此，它可以一個單獨的.mdb 文件一個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中包含的所有對象?；?Acs 數(shù)據(jù)庫文件的這一特點，創(chuàng)建一個 Acs 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的過程就是創(chuàng)建一個 Acs 數(shù)據(jù)庫文件，并在其中設(shè)置和創(chuàng)建各種對象的過程。3.2 創(chuàng)建 Acs 數(shù)據(jù)庫的方法1.直接創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫在 Acs 中，用戶可以直接創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，操作方法如下。1)2)3)啟動 Acs，單擊“開始工作”頁面中的“新建文件”選項

9、。單擊頁面中的“空數(shù)據(jù)庫”選項。系統(tǒng)打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”為新建的數(shù)據(jù)庫命名?？?設(shè)置數(shù)據(jù)庫的保存位置，在“文件名”文本框中4)單擊“創(chuàng)建”按鈕即可在Acs中創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫。Ac數(shù)據(jù)類型，如下表 3-1所示。s為用戶提供了十種可用的表 3-1 Acs 數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)類型表5文本類型數(shù)字和字符組合的數(shù)值備注類型涉及其他字段數(shù)據(jù)的可變大小的長文本數(shù)字類型如果希望按數(shù)值排序和進行計算，應(yīng)該選擇數(shù)字類型貨幣類型貨幣值，貨幣類型也可以進行計算。3.3 數(shù)據(jù)庫操作2.從模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫從模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的一般步驟如下。1)選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建文件”頁面，單擊“模板”選項區(qū)中的“本機上的模版”命

10、令。2)3)4)5)打開“模板”框，當前默認顯示的是“常用”選項卡。單擊“數(shù)據(jù)庫”選項卡。從中選擇所需的模板，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”框。單擊“創(chuàng)建”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向?qū)А焙?，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)置生成數(shù)據(jù)庫?？?，根據(jù)向?qū)У奶崾具M行設(shè)置，設(shè)置完成3.3 數(shù)據(jù)庫操作1.打開與關(guān)閉數(shù)據(jù)庫打開一個已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)庫，一般操作步驟如下。1)啟動 Acs 2003，單擊數(shù)據(jù)庫中的“打開”按鈕（或在資源管理器中直接雙擊后綴名為 mdb 的數(shù)據(jù)庫文件）。打開“打開”框，選擇需要打開的數(shù)據(jù)庫，接著單擊“打開”按鈕旁的三角符號按鈕，彈出一個下拉菜單，從中選擇一種打開數(shù)據(jù)庫的方式打開數(shù)據(jù)庫。選擇

11、一種打開數(shù)據(jù)庫的方式后，系統(tǒng)將彈出安全警告提示“是”按鈕。框，單擊2)系統(tǒng)接著再彈出一個安全警告框，告知用戶如果文件包含有意破壞計算機的代碼，文件可能會不安全。并詢問用戶是要打開文件還是取消打開文件操作。單擊“打開”按鈕即可打開數(shù)據(jù)庫。3)要關(guān)閉當前的數(shù)據(jù)庫，可以直接單擊數(shù)據(jù)庫窗口的關(guān)閉按鈕，或者直接關(guān)閉 Ac用程序即可。壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫s 應(yīng)2.Acs 對數(shù)據(jù)庫的壓縮和修復(fù)放在一個進程中處理，操作步驟如下。壓縮和修復(fù)當前已打開或未打開的數(shù)據(jù)庫，可以選擇“工具”|“數(shù)據(jù)庫實用工具”|“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令來實現(xiàn)。每次關(guān)閉數(shù)據(jù)庫文件時自動對其進行壓縮和修復(fù)，如果想要Acs 自動壓縮數(shù)據(jù)庫，可以

12、通過選擇“工6自動類型選擇此類型，acs 保證所有中該字段的值的惟一性。日期/時間類型適用于要按照日期和時間進行排序的字段“是/否”類型True or false，對于值只有兩種可能性的字段最為適用。OLE 對象類型將其他來源對象嵌入和到數(shù)據(jù)表中超類型將字段跳轉(zhuǎn)到其他位置和到互聯(lián)網(wǎng)上。查閱向?qū)ь愋蛣?chuàng)建一個限制在有效值列表中的字段。第 3 章 創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫具”|“選項”命令，然后單擊“常規(guī)”選項卡，在其中選中“關(guān)閉時壓縮”復(fù)選框來實現(xiàn)。在進行壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫的過程中，可以通過按下 Ctrl+Break 鍵或ESC 鍵來中止壓縮和修復(fù)過程。3.改進數(shù)據(jù)庫性能根據(jù)計算機的配置和工作環(huán)境，可以使用

13、“性能分析器”來改進數(shù)據(jù)庫的性能，操作方法如下。打開要優(yōu)化的 Acs 數(shù)據(jù)庫，選中需要分析性能的數(shù)據(jù)庫對象，然后選擇“工具”|“分析”|“性能”命令，系統(tǒng)在打開的“性能分析器”中列出 3 種分析結(jié)果，分別為、建議和意見，Ac優(yōu)化必須由用戶來執(zhí)行。s 可以執(zhí)行和建議的優(yōu)化，但意見3.4查看數(shù)據(jù)庫對象的相關(guān)性下面舉例來說明，查看“訂單 1.mdb”數(shù)據(jù)庫的“相關(guān)性信息，按照如下步驟進行操作?！睌?shù)據(jù)表的1.2.右擊“”數(shù)據(jù)表，從彈出的快捷菜單中選擇“對象相關(guān)性”命令。系統(tǒng)將彈出一個提示框，詢問是否啟用名稱自動更正并繼續(xù)。單擊“確定”按鈕繼續(xù)。此時系統(tǒng)彈出 “對象相關(guān)性”窗口。由于此時的“從屬對象”處

14、于選中狀態(tài)，因此所列的都是依賴于“象使用到“據(jù)庫對象，可單擊“”數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)庫對象，也就是說，這些數(shù)據(jù)庫對”數(shù)據(jù)表。如果想查看“對象”單選按鈕?！睌?shù)據(jù)表依賴于哪些數(shù)78第 4 章 表第4章 表4.1 表的結(jié)構(gòu)一個數(shù)據(jù)庫可以包含一個或多個表。表由行和列組成，每一行就是一條數(shù)據(jù)，由若干列組成；每一列就是一個字段，對應(yīng)著一個列標題。4.2 創(chuàng)建表1.使用設(shè)計器創(chuàng)建表使用設(shè)計器創(chuàng)建表的操作步驟如下。1)2)在創(chuàng)建表之前，首先創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫或打開一個已有的數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“對象”列表中的“表”對象按鈕，接著單擊數(shù)據(jù)庫窗口的工具欄中的“新建”按鈕。3)系統(tǒng)打開 “新建表”框，選擇列表中的“設(shè)計

15、視圖”選項，然后單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)將打開表的設(shè)計視圖窗口，在“字段名稱”欄中輸入字段的名稱，在“數(shù)據(jù)類型”欄中選擇合適的字段類型，在“說明”欄中可以為字段輸入適當?shù)拿枋鑫淖?，在“常?guī)”或“查詢”選項卡中設(shè)置字段的相關(guān)屬性，如表 4-1所示。表 4-1 字段屬性表4)為數(shù)據(jù)表定義字段后，接著為數(shù)據(jù)表設(shè)置關(guān)鍵字，選中需要作為關(guān)鍵字的字段，然后單擊一個“中的“關(guān)鍵字”按鈕即可；如果沒有選中任何字段，系統(tǒng)自動為該數(shù)據(jù)表生成”字段作為關(guān)鍵字，該字段的數(shù)據(jù)類型為“自動”。創(chuàng)建數(shù)據(jù)表完成后，保存該數(shù)據(jù)表即可。2.1)2)使用其它方法創(chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表具體步驟如下。通過單擊“數(shù)據(jù)庫”窗

16、口“表”頁面上的“新建”，打開“新建表”9字段名稱數(shù)據(jù)類型說明學(xué)號文本文本文本文本所在系文本4.3 添加數(shù)據(jù)與編輯數(shù)據(jù)框，如圖 4-1所示，然后按照表向?qū)崾炯纯蓜?chuàng)建。圖 4-1 新建表框圖4.3 添加數(shù)據(jù)與編輯數(shù)據(jù)1.添加數(shù)據(jù)在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表之后，接下來的工作就是向數(shù)據(jù)表中添加數(shù)據(jù)，一般的操作步驟如下。1)2)3)選中需要添加數(shù)據(jù)單擊數(shù)據(jù)庫窗口的數(shù)據(jù)表。的“打開”按鈕，打開數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)視圖窗口。在字段名稱下方的單元格中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型與其所在字段的數(shù)據(jù)類型必須相同，否則數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不接受收入并彈出錯誤提示框。如圖 4-2所示。圖 4-2 Student 表圖后，直接關(guān)閉數(shù)據(jù)表即

17、可，系統(tǒng)自動將輸入的數(shù)據(jù)4)添加完數(shù)據(jù)中。保存到該數(shù)據(jù)表2.查看與編輯數(shù)據(jù)在 Acs 中，對數(shù)據(jù)的編輯操作主要包括查看、修改、新和刪除等。10第 4 章 表4.4 與數(shù)據(jù)表有關(guān)的操作1.刪除表想要刪除一個數(shù)據(jù)表，首先選中需要刪除的表，然后按下 Delete 鍵即可；也可以在需要刪除的數(shù)據(jù)表上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令即可。2.重命名表要對已有的數(shù)據(jù)表重新命名，可以執(zhí)行以下操作。1)選中數(shù)據(jù)表，然后在該數(shù)據(jù)表上單擊鼠標，表的名稱將變成可編輯狀態(tài)，輸入新的名稱后按 Enter 鍵即可。在數(shù)據(jù)表上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，數(shù)據(jù)表的名稱將變成可編輯狀態(tài)，

18、輸入新的名稱后按 Enter 鍵即可。2)3.改變數(shù)據(jù)的顯示方式Acs 提供了改變數(shù)據(jù)顯示方式令。通過“格式”菜單，可以改變數(shù)據(jù)的“字體”、“行寬”和“列高”等屬性。此外，“格式”菜單中還提供了一些數(shù)據(jù)庫特有令，例如“數(shù)據(jù)表”命令、“隱藏列”和“凍結(jié)列”命令等，這些命令均在數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)視圖中完成。4.改變列的順序用戶可以在數(shù)據(jù)視圖中通過鼠標操作改變字段的顯示順序。例如，要將學(xué)生表 Student 中的“學(xué)號”字段移到“”字段后時，可以將光標移到“學(xué)號”字段標題后，單擊鼠標選中該列，然后在其上面按下鼠標左鍵并拖動，出現(xiàn)一條豎直方向的分隔線，拖動鼠標，分隔線將隨著鼠標移動，這條分隔線表示當前的列被移動到的位置。將“學(xué)號”列拖到“”列的后面后鼠標，此時“學(xué)號”列便移到了“”列的右側(cè)5.查找和替換數(shù)據(jù)在 Acs 2003 中，可以通過“編輯”菜單下的“查找”和“替換”命令，查找或替換符合條件的指定內(nèi)容。114.5 數(shù)據(jù)的排序與篩選4.5 數(shù)