建筑工程組卷與歸檔管理課件

1、第十章 建筑工程資料組卷與歸檔管理第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷第二節(jié) 工程資料的驗收、移交與歸檔返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷一、工程資料收集、整理與組卷的基本規(guī)定()工程準(zhǔn)備階段文件和工程竣工文件應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、整理與組卷.()監(jiān)理資料應(yīng)由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理與組卷.()施工資料應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理與組卷.()竣工圖應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織,也可委托其他單位組織.二、工程資料組卷的規(guī)定與要求()工程資料組卷應(yīng)遵循自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件、資料內(nèi)在聯(lián)系.工程資料可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷.下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷()工程準(zhǔn)備階段文件和工程竣

2、工文件可按建設(shè)項目或單位工程進(jìn)行組卷.()監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程進(jìn)行組卷.()施工資料應(yīng)按單位工程組卷,并應(yīng)符合下列規(guī)定:)專業(yè)承包工程形成的施工資料應(yīng)由專業(yè)承包單位負(fù)責(zé),并應(yīng)單獨組卷.)電梯應(yīng)按不同型號每臺電梯單獨組卷.)室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境、室外安裝工程單獨組卷.)當(dāng)施工資料中部分內(nèi)容不能按一個單位工程分類組卷時,可按建設(shè)項目組卷.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷)施工資料目錄應(yīng)與其對應(yīng)的施工資料一起組卷.()竣工圖應(yīng)按專業(yè)分類組卷.()工程資料組卷內(nèi)容宜符合建筑工程資料管理規(guī)程(JGJ/T)附錄A中表A.的規(guī)定.()工程資料組卷應(yīng)編制封面、卷內(nèi)目錄及備考表,其格式及

3、填寫要求可按現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范(GB/T)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.三、卷內(nèi)文件的排列()卷內(nèi)文件應(yīng)按建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范(GB/T)附錄A 和附錄B的類別和順序排列.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷()文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列.同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應(yīng)分開,并應(yīng)按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主體在前、附件在后的順序排列.()圖紙應(yīng)按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙應(yīng)按圖號順序排列.()當(dāng)案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時,文字材料應(yīng)排在前面,圖紙應(yīng)排在后面.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷四、案卷的編目. 案卷頁號

4、的編寫()卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書寫內(nèi)容的頁面編號.每卷單獨編號,頁號從“”開始.()頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角.折疊后的圖紙一律在右下角.()成套圖紙或印刷成冊的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁碼.()案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷. 卷內(nèi)目錄的編制()卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前,其式樣如圖-所示.()序號應(yīng)以一份文件為單位編寫,用阿拉伯?dāng)?shù)字從依次標(biāo)注.()責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個人.有多個責(zé)任者時,應(yīng)選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等”代替.(

5、)文件編號應(yīng)填寫文件形成單位的發(fā)文號或圖紙的圖號,或設(shè)備、項目代號.()文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱.當(dāng)文件無標(biāo)題時,應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題,擬寫標(biāo)題外應(yīng)加“”符號.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷()日期應(yīng)填寫文件的形成日期或文件的起止日期,竣工圖應(yīng)填寫編制日期.日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示,“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示.()頁次應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號,最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號.()備注應(yīng)填寫需要說明的問題. 卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表的內(nèi)容包括卷內(nèi)文字材料張數(shù)、圖樣材料張數(shù)、照片張數(shù)等,立卷單位的立卷人、審核人及接收單位的審核人.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑

6、工程資料收集、整理與組卷()卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后,其式樣如圖-所示.()卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)或照片張數(shù)及立卷單位對案卷情況的說明.()立卷單位的立卷人和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名;年、月、日應(yīng)按立卷、審核時間填寫.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷. 案卷封面的編制()案卷封面應(yīng)印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面形式,其式樣如圖-所示.()案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序.()檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成.檔號由檔案保管單位填寫

7、.()案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容.()編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷()起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期.()保管期限應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件的保存價值在永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定.當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件時,該案卷保管期限應(yīng)從長.()密級應(yīng)在絕密、機(jī)密、秘密三個級別中選擇劃定.當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同密級的文件時,應(yīng)以高密級為本卷密級.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷五、案卷規(guī)格與裝訂.案卷規(guī)格卷內(nèi)資料、封面、目錄、備考表統(tǒng)一采用A幅(mmmm)尺寸,圖紙分別采用

8、A(mmmm)、A(mmmm)、A(mmmm)、A(mmmm)、A(mmmm)幅面.小于A幅面的資料要用A白紙(mmmm)襯托.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷. 案卷裝具案卷采用統(tǒng)一規(guī)格尺寸的裝具.屬于工程檔案的文字、圖紙材料一律采用城建檔案館監(jiān)制的卷夾或卷盒.卷盒的外表尺寸應(yīng)為mmmm,卷盒厚度可為mm、mm、mm、mm;卷夾外表尺寸應(yīng)為mmmm,厚度宜為mm;卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作.上一頁下一頁返回第一節(jié) 建筑工程資料收集、整理與組卷.案卷裝訂()文字材料必須裝訂成冊,圖紙材料可裝訂成冊,也可散裝存放.()裝訂時要剔除金屬物,裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙.()

9、案卷用棉線在左側(cè)三孔裝訂,棉線裝訂結(jié)打在背面.裝訂線距左側(cè)mm,上下兩孔分別距中孔mm.()裝訂時,需將封面、目錄、備考表、封底與案卷一起裝訂.()圖紙散裝在卷盒內(nèi)時,需將案卷封面、目錄、備考表用棉線在左上角裝訂在一起.上一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔一、建筑工程資料的驗收.建筑工程資料驗收的條件()工程竣工驗收前,各參建單位的主管(技術(shù))負(fù)責(zé)人應(yīng)對本單位形成的工程資料進(jìn)行竣工審查;建設(shè)單位應(yīng)按照國家驗收規(guī)范規(guī)定和城建檔案管理的有關(guān)要求,對勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位匯總的工程資料進(jìn)行驗收,使其完整、準(zhǔn)確.()單位(子單位)工程完工后,施工單位應(yīng)自行組織有關(guān)人員進(jìn)行檢查評定,合格后填寫

10、“單位工程竣工預(yù)驗收報驗表”,并附相應(yīng)的竣工資料(包括分包單位的竣工資料)報項目監(jiān)理部,申請工程竣工預(yù)驗收.總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理部人員與施工單位進(jìn)行檢驗驗收,合格后總監(jiān)理工程師簽署“單位工程竣工預(yù)驗收報驗表”.下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔()單位工程竣工預(yù)驗收通過后,應(yīng)由建設(shè)單位(項目)負(fù)責(zé)人組織設(shè)計、監(jiān)理、施工(含分包單位)等單位(項目)負(fù)責(zé)人進(jìn)行單位(子單位)工程驗收,形成“單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄表”.當(dāng)參加驗收各方對工程驗收意見不一致時,可請當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門或工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)處理.()國家、省市重點工程項目或大型工程項目的預(yù)驗收和驗收會,應(yīng)由城建檔案

11、館參與驗收.()屬于城建檔案管理部門接收范圍的工程檔案,還應(yīng)由城建檔案管理部門對工程檔案資料進(jìn)行預(yù)驗收,并出具建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔()凡列入城建檔案館(室)檔案接收范圍的工程,建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收.建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗收.經(jīng)城建檔案館驗收不合格的,應(yīng)由城建檔案館責(zé)成建設(shè)單位重新進(jìn)行編制,符合要求后重新報送. 建筑工程資料驗收的內(nèi)容城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗收時,應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容:()工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整,全面反映工程建設(shè)活動和工程實

12、際狀況.()工程檔案已整理立卷,立卷符合規(guī)范的規(guī)定.上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔()竣工圖的繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求,圖面整潔,蓋有竣工圖章.()文件的形成、來源符合實際,要求單位和個人簽章的文件,其簽章手續(xù)必須完備.()文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求.()電子檔案格式、載體等符合要求.()聲像檔案內(nèi)容、質(zhì)量、格式符合要求. 建筑工程竣工驗收的程序建筑工程竣工驗收的程序如圖-所示.上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔二、建筑工程資料的移交工程項目實行總承包的,總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交;

13、各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時交總包單位.工程項目由幾個單位承包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷其承包項目的工程文件,并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交.()監(jiān)理單位應(yīng)向建設(shè)單位移交監(jiān)理資料;施工單位應(yīng)向建設(shè)單位移交施工資料,實行施工總承包的,各專業(yè)承包單位應(yīng)向施工總承包單位移交施工資料.上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔()列入城建檔案館接收范圍的工程,建設(shè)單位在工程竣工驗收后個月內(nèi)必須向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案資料.應(yīng)優(yōu)先考慮將工程資料中的原件移交給城建檔案管理機(jī)構(gòu),當(dāng)原件同時有正本和副本時,宜將副本移交給城建檔案管理機(jī)構(gòu),而將正本原件留在建設(shè)單位

14、歸檔保存.若推遲報送日期,應(yīng)在規(guī)定報送時間內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)申請延期報送,并說明延期報送的原因,經(jīng)同意后方可辦理延期報送手續(xù).停建、緩建工程的檔案,暫由建設(shè)單位保管.改建、擴(kuò)建和維修工程,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位對變化部位據(jù)實編制新的工程檔案,并在工程驗收后個月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交.上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔()工程資料移交時應(yīng)及時辦理相關(guān)移交手續(xù),填寫工程資料移交目錄、移交書.在移交時,接收單位應(yīng)按移交目錄對移交的資料內(nèi)容進(jìn)行核對,無誤后雙方應(yīng)在移交書上簽字蓋章.三、建筑工程文件的歸檔建筑工程文件歸檔是指工程文件形成單位即建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位完

15、成其工作任務(wù)后,將工程建設(shè)過程中形成的文件整理、立卷后,按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu).建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍.上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔對建筑工程而言,歸檔有個層次的含義:一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交;二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交;三是建設(shè)單位將工程建設(shè)過程中形成的文件向城建檔案館移交.文件的歸檔有以下幾點要求:()歸檔文件必須真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)

16、活動的全過程.文件材料歸檔范圍應(yīng)符合建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范(GB/T)的規(guī)定,電子文件和聲像檔案的歸檔整理,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.上一頁下一頁返回第二節(jié)工程資料的驗收、移交與歸檔()歸檔文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷.文件材料紙張尺寸統(tǒng)一使用現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)A幅畫(mmmm).工程文件按城市建設(shè)檔案分類大綱分類,按建設(shè)程序劃分的階段組卷.()勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)依據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查.審查合格后向建設(shè)單位移交.竣工檔案中文件材料或竣工圖為外文版的,應(yīng)全部譯成中文,并由翻譯責(zé)任者簽名.()工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室).凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向