工程項(xiàng)目文件管理制度參考模板范本

1、 工程項(xiàng)目文件管理制度范圍本制度規(guī)定了工程項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、供應(yīng)商之間的項(xiàng)目文件管理關(guān)系和職責(zé)范圍等管理程序，明確了工程項(xiàng)目文件接收、整理和分發(fā)、保管、歸檔的工作流程。本制度適用于所有參建單位。規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA/T 28-2002職責(zé)工程各有關(guān)單位應(yīng)在工地設(shè)立一個(gè)與工程建設(shè)任務(wù)相適應(yīng)的技術(shù)資料管理部門，作為工程項(xiàng)目文件的歸口管理部門，統(tǒng)一負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、處理、分發(fā)

2、、傳遞、保管和歸檔工作。并要求配備足夠的專（兼）職人員負(fù)責(zé)做好責(zé)任范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目文件管理工作，由一位工地副總工程師以上的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目文件全過程的管理工作。建設(shè)單位作為整個(gè)工程項(xiàng)目文件的歸口管理單位，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件和設(shè)計(jì)文件、綜合管理文件、設(shè)備文件及現(xiàn)場(chǎng)施工等所形成的文件進(jìn)行過程管理。 設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提交各階段設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更文件以及對(duì)接收文件的處理工作。設(shè)計(jì)單位必須按合同中規(guī)定的圖紙交付進(jìn)度、圖紙數(shù)量及時(shí)提供工程圖紙資料。供應(yīng)商負(fù)責(zé)提交合同規(guī)定設(shè)備文件，以及對(duì)聯(lián)系單、傳真的處理工作。施工單位負(fù)責(zé)提交各階段施工文件，以及做好設(shè)計(jì)文件、設(shè)備文件及聯(lián)系單、傳真等文件的管理工作

3、。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)提交對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資控制、合同和信息管理以及協(xié)調(diào)等方面進(jìn)行監(jiān)理形成的文件材料，負(fù)責(zé)做好設(shè)計(jì)文件、設(shè)備文件及聯(lián)系單、傳真的簽審及處理工作。設(shè)備監(jiān)造單位負(fù)責(zé)做好設(shè)備監(jiān)造過程中形成的監(jiān)造報(bào)告、總結(jié)等文件。管理內(nèi)容和方法工程項(xiàng)目文件的范圍工程前期依據(jù)性文件；設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和勘測(cè)報(bào)告；工程設(shè)計(jì)文件；工程及設(shè)備招投標(biāo)文件施工文件；設(shè)備文件；整套啟動(dòng)試運(yùn)和調(diào)試文件；程質(zhì)量監(jiān)督文件；工程監(jiān)理文件；設(shè)備監(jiān)造文件；工程驗(yàn)收交接文件；未完項(xiàng)目文件；生產(chǎn)準(zhǔn)備與試運(yùn)行期間文件；財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理文件與工程項(xiàng)目有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、圖書及其他參考資料。項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、綜合管理文件的接收與歸檔建設(shè)

4、單位的各相關(guān)部門在收到項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、綜合管理文件后，應(yīng)做好文件材料的登記工作，按規(guī)定的責(zé)職范圍做好項(xiàng)目憑證性文件原件收集、保管和歸檔工作。需要發(fā)放給相關(guān)部門或單位的文件材料要做好發(fā)放簽收工作。建設(shè)單位文件管理部門應(yīng)做好工程項(xiàng)目日常收發(fā)文件工作，每年或工程項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束時(shí)把接收的全部文件原件整理后移交檔案部門進(jìn)行組卷、歸檔。設(shè)計(jì)單位、供應(yīng)商提供的設(shè)計(jì)、設(shè)備文件管理施工圖設(shè)計(jì)文件的接收和審查建設(shè)單位工程部資料室在收到由設(shè)計(jì)單位提供的施工圖紙及設(shè)計(jì)變更通知單之后，做好圖紙、文件的接收臺(tái)帳，并按專業(yè)、內(nèi)容進(jìn)行分類整理、清點(diǎn)、登記，清點(diǎn)無誤后，將相關(guān)信息包括：圖紙/資料名稱、圖號(hào)、版本、編制

5、日期、單位、機(jī)組號(hào)、專業(yè)名稱、套數(shù)/張數(shù)等信息錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，此項(xiàng)工作要求在二個(gè)工作日內(nèi)完成。完畢后送監(jiān)理單位審查，監(jiān)理單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審查，其中設(shè)計(jì)變更單應(yīng)在二天內(nèi)審查完畢，并將審查意見提交給建設(shè)單位。未經(jīng)審查的施工圖紙、設(shè)計(jì)修改通知單一律不得在工程中使用。施工圖紙的簽發(fā)與發(fā)放建設(shè)單位工程部資料室將接收到的施工圖紙目錄清單送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的規(guī)定或工程項(xiàng)目施工的具體情況進(jìn)行簽發(fā)后，資料室進(jìn)行發(fā)放。如設(shè)計(jì)單位提供圖紙份數(shù)不夠，建設(shè)單位應(yīng)復(fù)制相應(yīng)份數(shù)進(jìn)行發(fā)放。如施工單位需要增加份數(shù)，應(yīng)以聯(lián)系單的方式提出要求，經(jīng)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料室負(fù)責(zé)辦理。施工圖發(fā)放時(shí)，建設(shè)單位工

6、程部資料室要及時(shí)通知相關(guān)單位的資料管理部門前來領(lǐng)取，應(yīng)在一天內(nèi)將圖紙資料領(lǐng)走，同時(shí)辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。圖紙資料的接收、發(fā)放工作應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成。建設(shè)單位工程部資料室在圖紙資料的管理過程中，要嚴(yán)格控制施工圖紙的修訂狀態(tài)和版本情況，及時(shí)在項(xiàng)目局域網(wǎng)上進(jìn)行動(dòng)態(tài)公布施工圖紙的有效版本。對(duì)于圖紙、資料有修改版時(shí)，建設(shè)單位工程部資料室要做好工程圖紙作廢記錄，及時(shí)通知原圖紙接收單位領(lǐng)取修改版圖紙，并要求其將舊版圖紙作廢處理，以保證施工圖紙的有效性。施工圖紙一般以借閱為主，不進(jìn)行電子掃描。外單位借閱施工圖紙必須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時(shí)管理公司要做好施工圖紙、設(shè)計(jì)變更單的歸檔工作。 施工圖紙的管理見附件A：施

7、工圖紙接收、發(fā)放流程圖。設(shè)備文件的接收和發(fā)放建設(shè)單位工程部資料室在收到供應(yīng)商提供的設(shè)備文件后，應(yīng)按專業(yè)、內(nèi)容進(jìn)行分類整理、清點(diǎn)、登記，清點(diǎn)無誤后，做好接收臺(tái)帳，將相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)。對(duì)沒有圖號(hào)的設(shè)備圖紙可編制相應(yīng)的檢索號(hào)，便于保管、查閱，并及時(shí)在項(xiàng)目局域網(wǎng)上公布收到的設(shè)備圖紙的相關(guān)信息。隨機(jī)設(shè)備文件包括裝箱單、設(shè)備圖、設(shè)備質(zhì)保書、合格證、出廠試驗(yàn)報(bào)告等文件。為了便于管理，可由負(fù)責(zé)設(shè)備開箱單位的物資部門在設(shè)備開箱時(shí)對(duì)設(shè)備文件進(jìn)行收集、清點(diǎn)和整理，并把用于安裝施工的設(shè)備圖紙、質(zhì)保書、合格證、試驗(yàn)報(bào)告等及時(shí)交給建設(shè)單位工程部資料室發(fā)放，資料室要做好接收臺(tái)帳及信息錄入工作；其他設(shè)備開箱文件如裝箱單等

8、可先由物資部門按機(jī)組、設(shè)備、箱號(hào)分類保管，待工程結(jié)束整理組卷后移交給建設(shè)單位工程部資料室歸檔。為了確保隨機(jī)設(shè)備文件的齊全，負(fù)責(zé)設(shè)備開箱的物資部門應(yīng)在開箱記錄上列出隨機(jī)設(shè)備文件目錄，以便建設(shè)單位工程部資料室進(jìn)行核對(duì)。用于安裝施工的設(shè)備文件發(fā)放范圍和份數(shù)，建設(shè)單位工程部資料室應(yīng)根據(jù)與廠商簽訂合同的份數(shù)及設(shè)備安裝施工合同情況經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后進(jìn)行發(fā)放或借閱，并做好發(fā)放領(lǐng)用記錄。設(shè)備文件、資料的接收、發(fā)放及存檔詳見附件B：設(shè)備文件、資料接收及發(fā)放流程圖。工程項(xiàng)目文件的檔案管理對(duì)于其它渠道得來的工程項(xiàng)目文件、資料，如部門或個(gè)人在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)、工作和談判等過程中得到的技術(shù)資料，由有關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)

9、收集、保管，經(jīng)整理后及時(shí)交給資料室統(tǒng)一保管。如因工作需要使用，由資料室負(fù)責(zé)復(fù)印并發(fā)放給其他相關(guān)人員。施工圖紙的發(fā)放領(lǐng)用范圍和數(shù)量施工圖：建設(shè)單位 按專業(yè)人員需要發(fā)放監(jiān)理單位 按合同規(guī)定發(fā)放施工單位 按合同規(guī)定發(fā)放竣工圖：建設(shè)單位 按合同由設(shè)計(jì)或施工單位在項(xiàng)目完工后移交。施工圖紙、設(shè)備文件的催交建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度及施工圖到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度，定期或不定期召開圖紙資料協(xié)調(diào)會(huì)議，根據(jù)各部門職責(zé)進(jìn)行圖紙催交；對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)有重大影響的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催交。設(shè)計(jì)單位或設(shè)備廠家未按合同要求提供圖紙，由簽訂合同的建設(shè)單位計(jì)劃合同部或設(shè)備部向設(shè)計(jì)單位或供應(yīng)商進(jìn)行催交；屬于設(shè)計(jì)范圍缺項(xiàng)的圖紙及工程實(shí)施過程中臨時(shí)需要的

10、圖紙資料由建設(shè)管理處工程部負(fù)責(zé)催交。如果發(fā)現(xiàn)接收的圖紙與所附清單目錄有出入，包括圖紙資料缺頁(yè)、缺項(xiàng)、份數(shù)不全或版面不清楚，由資料室向設(shè)計(jì)單位或供應(yīng)商進(jìn)行催交和補(bǔ)齊。各施工單位如需調(diào)整供圖協(xié)議或供貨合同中圖紙的供應(yīng)時(shí)間，應(yīng)提前一個(gè)月上報(bào)圖紙供應(yīng)變更清單，以利于圖紙的催交工作。工程聯(lián)系單及傳真的接收、發(fā)放與歸檔工程聯(lián)系單一般包括設(shè)計(jì)修改聯(lián)系單、工作聯(lián)系單、技術(shù)聯(lián)系單、工程量簽證單等四種。建設(shè)單位各部門形成的工作聯(lián)系單，由各部門負(fù)責(zé)完成審批后，提供相應(yīng)原稿份數(shù)給資料室進(jìn)行發(fā)放，原稿份數(shù)要滿足需歸檔份數(shù)。資料室在接收聯(lián)系單后，由專職人員負(fù)責(zé)聯(lián)系單的接收登記、復(fù)印、分發(fā)和保管歸檔，發(fā)放份數(shù)根據(jù)合同的要求

11、決定，并做好接收、分發(fā)臺(tái)帳。外來工程聯(lián)系單由建設(shè)單位工程部資料室統(tǒng)一接收登記后，送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，資料室根據(jù)簽發(fā)意見分發(fā)給有關(guān)部門和人員，并做好接收、分發(fā)臺(tái)帳。一份原稿歸檔保管。各單位、部門在接收工程聯(lián)系單時(shí)應(yīng)辦理交接簽字手續(xù)，并對(duì)發(fā)出和收到的聯(lián)系單進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，妥善保管，對(duì)于需要回復(fù)的聯(lián)系單要及時(shí)進(jìn)行回復(fù)，資料室應(yīng)在登記記錄上對(duì)回復(fù)聯(lián)系單閉環(huán)情況進(jìn)行標(biāo)記。聯(lián)系單由資料室當(dāng)日送至主管領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門審批，各部門在辦理聯(lián)系單時(shí)應(yīng)迅速給出處理意見，不得壓件，會(huì)簽的聯(lián)系單應(yīng)在所附的會(huì)簽專用頁(yè)上用簽字筆及時(shí)簽署意見，并返回給有關(guān)部門（單位），不得壓件。工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部已建立局域網(wǎng)的，聯(lián)系單可采

12、用電子文件方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，但必須保證歸檔或聯(lián)系單主送單位有一份紙質(zhì)原稿。單位內(nèi)部各部門間的工作聯(lián)系單由本部門自己保管發(fā)放。工程聯(lián)系單所有欄目必須填寫清楚，書寫要符合歸檔要求，對(duì)不符合歸檔要求的工程聯(lián)系單和傳真，資料室辦理人員有權(quán)拒收，工程聯(lián)系單具體要求按工程聯(lián)系單管理規(guī)定執(zhí)行。傳真的接收與發(fā)放。傳真的接收與發(fā)放應(yīng)做好接收與簽收記錄，按簽發(fā)的份數(shù)進(jìn)行發(fā)放，一份原件歸檔，并做到當(dāng)天接收當(dāng)天發(fā)送。其他部門或個(gè)人在收到外單位送來的與工程項(xiàng)目有關(guān)的聯(lián)系單或傳真后，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交給資料室進(jìn)行登記發(fā)放。對(duì)已歸檔保存的聯(lián)系單和傳真，資料室應(yīng)進(jìn)行分類、登記及信息錄入，妥善保管，方便人員查閱及檔案移交。其它工程項(xiàng)目文件

13、的收發(fā)管理施工單位提供的施工方案、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)措施等文件經(jīng)報(bào)審后，按規(guī)定份數(shù)提供給管理公司資料室進(jìn)行分發(fā)。監(jiān)理文件、設(shè)備監(jiān)造文件及會(huì)議紀(jì)要等技術(shù)性文件，由于在產(chǎn)生過程中已經(jīng)審批、會(huì)簽，資料室在收到此類文件后，不再送審，直接進(jìn)行分發(fā)。資料室要做好收發(fā)臺(tái)賬，同時(shí)做好歸檔及借閱管理工作。設(shè)備及施工合同管理的執(zhí)行部門，在合同簽訂后，對(duì)需要分發(fā)的單位及部門經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由資料室分發(fā)給有關(guān)單位和部門，并在合同執(zhí)行完畢后，將合同的正本（包括招投標(biāo)、決算文件、審計(jì)文件）等交資料管理部門進(jìn)行整理歸檔。資料室應(yīng)及時(shí)收集工程所需的各類標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)刊物、科技信息等資料，整理編目后將有關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)，建立

14、檢索條目以方便查閱。各類法規(guī)、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)要做好有效控制，對(duì)修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，及時(shí)對(duì)作廢標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處置。資料室應(yīng)及時(shí)將接收到各類項(xiàng)目文件信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，便于工程人員查詢、借閱。項(xiàng)目文件的保管、借閱、歸檔項(xiàng)目文件的保管份數(shù)要滿足歸檔及借閱要求。對(duì)于由施工單位編制竣工圖的，需預(yù)留編制竣工圖所需施工圖套數(shù)，同時(shí)對(duì)于專項(xiàng)驗(yàn)收所需文件材料、施工圖紙應(yīng)提前預(yù)留好。為了便于工程項(xiàng)目文件的借閱，可在供借閱的一套文件材料上編上保管號(hào)便于借閱。作為歸檔的文件材料一般規(guī)定不外借，只允許在閱覽室內(nèi)查閱，如確實(shí)因工作需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，并及時(shí)歸還。工程人員需借閱工程項(xiàng)目文件時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，對(duì)

15、利用效果大的歸檔文件，有關(guān)人員要及時(shí)反饋給檔案部門，協(xié)助做好檔案利用效果收集工作。項(xiàng)目文件的保管條件要符合檔案庫(kù)房管理要求。歸檔的項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)按工程項(xiàng)目竣工檔案管理制度要求執(zhí)行。相關(guān)支持文件工程聯(lián)系單管理制度 工程項(xiàng)目竣工檔案管理制度附錄附錄 A（規(guī)范性附錄）：施工圖紙的接收、發(fā)放流程圖附錄B（規(guī)范性附錄）：設(shè)備文件接收、發(fā)放流程圖附錄C（規(guī)范性附錄）：設(shè)計(jì)修改通知、工程聯(lián)系單接收、發(fā)放流程圖附錄D（規(guī)范性附錄）：其它項(xiàng)目文件接收、發(fā)放流程圖（規(guī)范性附錄）施工圖紙的接收、發(fā)放流程圖設(shè)計(jì)院提供的施工圖紙接收、相關(guān)信息錄入發(fā)現(xiàn)問題 OK監(jiān)理審查按協(xié)議份數(shù)打印發(fā)放清單，領(lǐng)導(dǎo)簽名 實(shí)物分發(fā)、簽收 存檔閉環(huán)（規(guī)范性附錄）設(shè)備文件接收、發(fā)放流程圖設(shè)備文件（包括設(shè)備圖）接收、相關(guān)信息錄入、部分技術(shù)文件需掃描領(lǐng)導(dǎo)審批施工安裝圖紙、技術(shù)文件設(shè)備過程圖紙、技術(shù)資料信息發(fā)布、借閱按協(xié)議份數(shù)