合同管理辦法實(shí)施細(xì)則

1、 7*集團(tuán)規(guī)章制度治理文件頁數(shù)合同治理制度版本號(hào)生效日期1.00編號(hào) 編寫：目的：為預(yù)防和削減合同糾紛，保障公司合法權(quán)益，公司將間續(xù)出臺(tái)相關(guān)合同治理制度加強(qiáng)合同監(jiān)視治理。適用范圍：山西*集團(tuán)各部門和各分、子公司，依照中華人民共和國(guó)合同法及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)外簽訂明確雙方權(quán)利義務(wù)的書面合同，適用本制度。本次制訂制度適用范圍包括簽訂生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)選購(gòu)合同、工程建設(shè)合同、臨時(shí)增補(bǔ)業(yè)務(wù)合同及合同檔案治理工作?？倓t：山西*集團(tuán)各部門和各分、子公司應(yīng)建立健全合同治理制度，認(rèn)真落實(shí)合同治理工作。任何單位和個(gè)人不得利用合同從事違法活動(dòng)，擾亂公司經(jīng)營(yíng)治理秩序，損害公司利益、國(guó)家利益或社會(huì)公眾利益。公司合同的治理、

2、主辦、審核、履行和檔案治理人員等，對(duì)合同負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)禁泄露公司商業(yè)隱秘。細(xì)則：合同治理機(jī)構(gòu)設(shè)置：公司的合同治理，實(shí)行集團(tuán)治理部監(jiān)視，各分、子公司具體實(shí)施治理的原則。合同治理由主辦部門治理與專業(yè)職能部門審核相結(jié)合的原則。集團(tuán)治理部是合同治理、監(jiān)視部門。其主要職責(zé)是：一擬訂、完善合同治理制度并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。二對(duì)合同治理工作進(jìn)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查。三參與重大合同、重要合同的可行性爭(zhēng)辯、招標(biāo)、談判和文本起草工作。四審核公司對(duì)外業(yè)務(wù)簽訂的合同。五對(duì)超出分、子公司合同簽訂額度權(quán)限的合同進(jìn)展審批。六其他應(yīng)當(dāng)由合同部門擔(dān)當(dāng)?shù)穆氊?zé)。合同主辦部門是指經(jīng)公司相關(guān)規(guī)定流程后，負(fù)責(zé)發(fā)起合同簽訂的部門。其主要職責(zé)是

3、：一牽頭組織合同的擬定。二依公司相關(guān)規(guī)定具體負(fù)責(zé)合同的訂立、變更和解除。三負(fù)責(zé)在合同簽訂后準(zhǔn)時(shí)將合同原件移交檔案部門存檔。四在法律專業(yè)人員指導(dǎo)下起草合同文本及處理合同糾紛。五建立本部門的合同檔案，指定專人負(fù)責(zé)合同治理。六嚴(yán)格依據(jù)合同商定履行合同，防止合同糾紛的發(fā)生。七負(fù)責(zé)合同的變更或解除。八其他應(yīng)由主辦部門擔(dān)當(dāng)?shù)穆氊?zé)。技術(shù)支撐部門合同治理職責(zé)：一是指合同工程所在部門或?qū)嶋H負(fù)責(zé)合同履行的部門以及需要供給業(yè)務(wù)支撐的部門。二負(fù)責(zé)合同技術(shù)內(nèi)容審核。三負(fù)責(zé)確認(rèn)合同標(biāo)的配置符合公司市場(chǎng)前景的需求，將來可能會(huì)給公司帶來良好的收益，與相關(guān)行業(yè)規(guī)定不相沖突。集團(tuán)專職法律人員合同治理職責(zé)：一參與合同治理制度的制訂

4、，提出專業(yè)建議和意見。二負(fù)責(zé)合同內(nèi)容條款審核。三會(huì)同合同主辦部門參與合同糾紛、案件等處理。四對(duì)合同治理的相關(guān)人員進(jìn)展法律學(xué)問培訓(xùn)。合同簽訂流程：合同主辦部門擬定合同草案后，經(jīng)專業(yè)職能部門及人員審核后，依據(jù)合同審核流程限額，提交集團(tuán)治理部審批后，總經(jīng)理簽字并蓋章，完成合同簽訂。附件 1：合同審核流程合同草案擬訂：一 根本條款：合同訂立前，合同主辦部門應(yīng)從以下方面對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況及合同內(nèi)容進(jìn)展調(diào)查和確認(rèn)：合同必需以書面形式訂立，合同的格式應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。以 、電子郵件或其他網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸方式訂立的合同，應(yīng)在合同成立后書面確認(rèn)或在合同中注明 有效等字樣。合同相對(duì)方的主體

5、資格應(yīng)合法，具有相應(yīng)的履約力量和信用，必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件；合同相對(duì)方現(xiàn)時(shí)不涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。合同相對(duì)方應(yīng)具有合法營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際相符；擬訂立合同內(nèi)容應(yīng)符合合同相對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、資質(zhì)證書。合同相對(duì)方不是法人或擬簽約人不是法定代表人時(shí)，還應(yīng)供給合法、完備的授權(quán)托付書原件。涉及代理的，對(duì)方還應(yīng)供給合法、完備的代理資格證明。工程、工程、設(shè)計(jì)、設(shè)備或軟件的技術(shù)應(yīng)先進(jìn)科學(xué)，符合實(shí)際使用或應(yīng)用的要求。質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)效勞等條款應(yīng)明確、具體并具有可操作性。合同業(yè)務(wù)應(yīng)具有較好的市

6、場(chǎng)前景和需求，估量可為公司產(chǎn)生較好的收益；合同內(nèi)容不與相關(guān)行業(yè)規(guī)定沖突。合同的價(jià)款應(yīng)合理。商務(wù)條款應(yīng)合理并符合公正性原則。合同的主要條款應(yīng)與中標(biāo)標(biāo)書內(nèi)容全都。10)合同標(biāo)的應(yīng)有具體工程列支。合同金額應(yīng)準(zhǔn)確無誤，合同價(jià)款應(yīng)與最終談判價(jià)格全都。建設(shè)工程或工程施工、監(jiān)理合同的內(nèi)容應(yīng)符合政府相關(guān)治理部門規(guī)定。其他應(yīng)由主辦部門調(diào)查和確認(rèn)的內(nèi)容。二 合同約束條款：合同相對(duì)方：應(yīng)具備增值稅一般納稅人資格。價(jià)格：必需以含稅價(jià)格商談合同標(biāo)的，并具體注明價(jià)外費(fèi)用等狀況。發(fā)票：必需供給增值稅專用發(fā)票。稅率要嚴(yán)格執(zhí)行所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)交貨方式：合同中必需明確指定交貨地點(diǎn)及交貨方式。結(jié)算方式：結(jié)算方式以銀行承兌匯票為主。付款

7、方式：材料或設(shè)備選購(gòu)合同：預(yù)付款比例不超過 30%，提貨款不超過 60%，驗(yàn)收款不超過 90%；基建合同：預(yù)付款比例不超過 20%，按進(jìn)度付款比例不超過 75%，驗(yàn)收款不超過 95%；在付款比例到達(dá) 60%之上時(shí)，開票比例至少要到達(dá)付款同等比例。合同爭(zhēng)議的解決方式：商定為交城縣人民法院。主辦部門簽訂合同條款超出約束條款的，必需在審核合同時(shí)向?qū)徍瞬块T明示， 并說明緣由。合同 簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)審核流程審核合同。未履行審核程序的合同，除經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)事先書面授權(quán)外，不得簽字蓋章，財(cái)務(wù)部也不予辦理結(jié)算事宜。技術(shù)業(yè)務(wù)支撐部門審核時(shí)，應(yīng)著重調(diào)查和確認(rèn)根本條款中第5、12 項(xiàng)內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門應(yīng)調(diào)查和確認(rèn)根本條

8、款中第 2、3、4、8 項(xiàng)內(nèi)容及約束性條款全部?jī)?nèi)容。法律專職人員應(yīng)調(diào)查和確認(rèn)根本條款中第 2、3、4 項(xiàng)內(nèi)容。集團(tuán)治理部應(yīng)調(diào)查和確認(rèn)根本條款中第 6、7、9、11 項(xiàng)內(nèi)容及約束條款全部?jī)?nèi)容。合同審批：合同審批由各公司合同主辦部門依據(jù)權(quán)限進(jìn)展審批。超出簽訂權(quán)限的上報(bào)集團(tuán)治理部，按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批。合同簽約：經(jīng)審批后的合同，各公司負(fù)責(zé)人可以簽約并加蓋合同專用章。合同的履行依法生效的合同，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)真履行。合同履行部門應(yīng)承受合同治理部門對(duì)履行狀況的監(jiān)視檢查。除各公司總經(jīng)理事先授權(quán)外，合同正式簽訂前，不得實(shí)際履行合同。合同主辦部門和履行部門不是同一部門的，兩部門應(yīng)建立相應(yīng)的交接手續(xù)，并對(duì)合同的履行

9、狀況準(zhǔn)時(shí)溝通。公司未能按商定履行合同時(shí)，合同履行部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)通知合同主辦部門。合同履行部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人樂觀協(xié)商，實(shí)行必要措施，避開或減輕公司法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。如對(duì)方當(dāng)事人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同，合同履行部門應(yīng)在法定或商定期限內(nèi)以法定或商定方式向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h異議文書須事先經(jīng)公司法律專職人員審核，同時(shí)合同履行部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，盡量與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，用書面形式要求其連續(xù)履行合同。4.6.1 與合同有關(guān)的談判記錄、來往函件、 、 記錄、電子郵件、圖表、聲像制品、合同文本、合同審核表及合同履行期間變更、解除手續(xù)等資料，均屬合同相關(guān)文件的組成局部，主辦人應(yīng)妥當(dāng)保管

10、并存檔。合同履行完畢后，合同履行部門于五日內(nèi)將合同正本及第 4.3.6 條規(guī)定的資料移交本單位檔案部門存檔，履行部門與檔案部門應(yīng)建立書面交接手續(xù)。公司建立合同動(dòng)態(tài)分析制度，主辦和履行部門應(yīng)定期分析合同履行狀況， 準(zhǔn)時(shí)覺察合同履行中的問題，確保合同正常履行。合同的變更和解除合同簽訂后，經(jīng)合同雙方協(xié)商全都需要變更或解除合同的，由合同履行部門提請(qǐng)合同主辦部門將原合同審核表、原合同及擬簽訂的變更或解除合同一并送原審查部門，按原審核程序?qū)徍?。但只涉及合同金額變更的，只經(jīng)過財(cái)務(wù)部和法律專職人員審核；只涉及技術(shù)條款變更的，只經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)或技術(shù)部門和法律專職人員審核。變更、補(bǔ)充或解除合同，必需承受書面形式。雙

11、方簽字蓋章生效合同的糾紛處理合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)在法定或商定的期限內(nèi)，實(shí)行以下方式處理：一 自主協(xié)商解決。二 依據(jù)合同商定的爭(zhēng)議解決方式解決。三 依法向簽定地人民法院提起訴訟或申請(qǐng)仲裁。為避開和削減合同糾紛案件，消滅合同爭(zhēng)議時(shí)應(yīng)盡量通過協(xié)商方式解決。合同發(fā)生訴訟、仲裁等糾紛以下簡(jiǎn)稱糾紛時(shí)，合同履行部門應(yīng)馬上將糾紛狀況報(bào)告總經(jīng)理，并上報(bào)集團(tuán)法律專職人員，爭(zhēng)辯白決方案。合同糾紛的解決方案應(yīng)通過集團(tuán)董事長(zhǎng)的批準(zhǔn)。法律專職人員負(fù)責(zé)選聘律師，并辦理授權(quán)、出庭和相關(guān)手續(xù)。合同履行部門及或主辦部門應(yīng)指定專人協(xié)作法律專職人員和外聘律師處理糾紛。合同糾紛案件結(jié)案后，有關(guān)分子公司責(zé)任部門應(yīng)就糾紛案件涉及的問

12、題進(jìn)展總結(jié)和整改。合同檔案的治理集團(tuán)各分、子公司合同主辦部門應(yīng)指定專人做好合同檔案治理工作，標(biāo)準(zhǔn)屬于本部門范圍的與合同相關(guān)的檔案資料。集團(tuán)范圍內(nèi)所簽合同至少保存兩份原件，主辦部門及財(cái)務(wù)部門為原件保存部門。合同主辦部門為合同完整檔案的第一責(zé)任人。合同執(zhí)行完成后，由合同主辦部門整理完整檔案要求原件移交各公司檔案室統(tǒng)一保存。合同檔案應(yīng)包括談判記錄、來往函件、 、 記錄、電子郵件、圖表、聲像制品、合同文本、合同審核表及合同履行期間變更、解除手續(xù)等資料。合同應(yīng)按公司檔案治理規(guī)定準(zhǔn)時(shí)歸檔。公司合同治理實(shí)行審批責(zé)任制。集團(tuán)治理部定期對(duì)集團(tuán)各分、子公司對(duì)本制度的執(zhí)行落實(shí)狀況進(jìn)展檢查， 并責(zé)令相關(guān)部門和人員進(jìn)展

13、整改，避開或減輕公司法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。合同主辦、履行、審核的部門和人員，對(duì)合同履行中消滅的問題負(fù)有解決、處理的責(zé)任。其中，合同主辦部門審核人是第一責(zé)任人，在合同治理方面需擔(dān)當(dāng)首要責(zé)任。對(duì)合同治理混亂、存在糾紛隱患，影響公司正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的個(gè)人、部門或分子公司，責(zé)令其限期整改，并追究有關(guān)人員責(zé)任。凡有以下狀況之一的，公司應(yīng)追究責(zé)任人的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的， 移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：一 未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍以公司名義對(duì)外簽訂合同的。二 違反合同審核程序?qū)ν夂炗喓贤?。?對(duì)所主辦的必備或重要條款未加商定、商定不清或在簽訂合同時(shí)漏填重要內(nèi)容的。四 在合同簽訂履行過程中以權(quán)謀私、泄露商業(yè)隱秘或玩忽職守的。五 其他狀況。附則本制度自印發(fā)之日起實(shí)施，集團(tuán)治理部為本制度解釋部門。附件 1合同審核流程主辦部門送審技術(shù)業(yè)務(wù)支撐部門審核一個(gè)工作日財(cái)務(wù)部審核一個(gè)工作日法律專職審核三個(gè)工作日十萬元以上主辦部門修改集團(tuán)治理部審五個(gè)工作日十萬元以下總經(jīng)理簽約或授權(quán)加蓋合同章注：1、各部門必需依