環(huán)保企業(yè)文檔管理統(tǒng)一規(guī)定

1、文檔管理規(guī)定總則1.1為建立科學、合理、規(guī)范日勺文檔管理程序，使公文解決精確、及時，提 高工作效率和公文質(zhì)量，結(jié)合公司實際，制定本制度。1.2本制度合用于公司內(nèi)部發(fā)文、外來收文、檔案和證照勺管理。發(fā)文管理2.1公司內(nèi)部發(fā)文涉及平常公文和程序文獻。2.1.1平常公文，指公司經(jīng)營活動中常常性、反復性使用勺文種，涉及：1）命令：用于變更體制、編制，增減機構(gòu)，任命和聘任干部；2）規(guī)定：用于發(fā)布重要勺行政規(guī)章制度，采用重大勺強制性行政措施；3）決定、決策：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討 論通過、規(guī)定各單位貫徹執(zhí)行勺事項，用“決策”；4）告知：用于告知某一事項，如任免告知、會議告知、批

2、示性告知、轉(zhuǎn)發(fā) 性告知、一般性告知等。5）通報：用于向各單位傳達上級重要精神、通報工作狀況、典型事例、經(jīng) 驗教訓、表揚先進、批評后進等；6）請示、報告：向上級祈求批示與批準，用“請示”向上級報告工作、反 映狀況、提出建議，用“報告”。7）函：用于與公司互不從屬單位（機關(guān)、公司）之間，互相商洽、聯(lián)系工 作、詢問和答復問題等；8）會議紀要：用于記載或傳達會議精神和議定事項。2.1.2程序文獻，指確立公司辦事程序、規(guī)范勺文種，涉及規(guī)章制度、管理 細則（措施）、崗位操作措施和籌劃等。2.2發(fā)文根據(jù)擬稿、報批、登記編號、付印、分送和歸檔勺程序行文。各環(huán) 節(jié)負責人審核并確認所負責部分，并在發(fā)文解決單上簽字

3、。2.2.1擬稿公司發(fā)文由指定人員擬稿，規(guī)定格式規(guī)范、條理清晰、語句通順、用詞精確、 筆跡清晰。有抄報或抄送單位日勺，擬稿人須注明。擬稿人將文稿交部門負責人初 審，以擬定發(fā)文日勺必要性，并完備公文格式、規(guī)范用語等。2.2.2核稿部門負責人初審合格勺文獻，交行政管理部門審核公文格式和規(guī)范用語。2.2.3報批由擬稿人呈報簽發(fā)手續(xù)。各類文獻簽發(fā)領導如下：1）董事會、監(jiān)事會文獻，由董事長簽發(fā)；2）公司文獻，由總經(jīng)理簽發(fā)；3）部門文獻，由公司分管領導簽發(fā)，重要內(nèi)容由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后勺公文不得再做任何修改。若確需修改，必須重新送簽。2.2.4登記編號文獻簽訂后，交董事會或行政管理部門登記、并統(tǒng)一編號。1

4、）平常公文編號、董事會文獻編號為：“深東環(huán)董年份XX號”；、監(jiān)事會文獻編號為：“深東環(huán)監(jiān)年份XX號”；、公司文獻（含公司對外文獻），編號為：“深東環(huán)年份XX號”；、部門文獻（含財務、行政、人事、技術(shù)、生產(chǎn)、營銷等類別），由行政 部統(tǒng)一編號并分別冠以“財、行、人、技、生、銷”等標注，編號為：“深東環(huán) X 年份XX號”。、公司對外業(yè)務聯(lián)系函件，一般只登記不編號，重要函件有必要時，編 號為：“深東環(huán)函年份XX號”。2）程序文獻編號DJHB / XX .XX 200X1 年代號 順序號 文獻種類 公司代號DJHB： *”日勺拼音縮寫XX：文獻種類勺拼音縮寫，分為：財務類-CW、行政類一XZ、人事一RS

5、、 技術(shù)類-JS、生產(chǎn)類-SC、營銷類一YX、等等。XX：文獻順序號，從01起按頒發(fā)順序統(tǒng)一編號。2.2.5付印經(jīng)登記編號勺文獻，統(tǒng)一由行政管理部門按公文格式打印裝訂。1）紙張規(guī)格：A4；左邊距3.0cm,右邊距2.5cm,上、下邊距均為2.54cm； 無頁眉，有頁腳“第X頁共X頁”并居中。凡有統(tǒng)一編號勺文獻首頁需印制在公 司紅頭文獻紙上；其他發(fā)文和對外函件勺首頁可印制在公司信箋紙上。2）文獻紙幅面格式：昂首紅色（或黑色）一號宋體字“深圳市*股份有限公司”；換行后居中用黑色四號黑體字“深東環(huán)X年份XX號”、居右 用黑色四號楷體“XXX簽發(fā)”或“XXX簽發(fā) XXX已閱”，下方有紅色1.5磅 橫劃

6、線。文獻最后應有黑體四號字標示如下要素：主題詞、抄送或抄報單位（部 門、個人）、承辦部門與承辦人、聯(lián)系電話、打印份數(shù)。3）文獻內(nèi)容字體與字號：“文獻標題”使用二號宋體或黑體、不加粗；“正 文”使用四號或小三號，其中“一級標題”使用黑體、“二級標題”使用宋體、正文使用仿宋。2.2.6分送和歸檔文獻付印、裝訂后，由行政管理部門交印章保管人加蓋公司印章，統(tǒng)一分發(fā) 并由受文部門簽收。行政管理部門須將領導簽批日勺發(fā)文解決單和報批文獻稿 統(tǒng)一存檔。收文管理3.1收文解決一般涉及登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。3.2凡中央、省市、區(qū)以及有關(guān)部門勺來文一律由行政管理部門統(tǒng)一簽收、拆封、 登記、呈閱、分發(fā)，

7、并按不同類別進行分類解決，填寫收文解決單，并統(tǒng)一 編號“深東環(huán)收文200XXX號”后，送公司領導閱批或有關(guān)部門辦理，辦理完 后文獻須退回行政管理部門歸檔保存。3.3行政管理部門按公司領導批辦意見送有關(guān)領導或部門傳閱，跟蹤辦理成果， 填寫收文解決單中“解決成果”一欄，并負責文獻最后歸檔。3.4需要交業(yè)務部門留存勺文獻，行政管理部門應復印一份存檔。3.5行政管理部門對有領導批示勺公文及我司發(fā)出勺文獻，要認真督促、催辦， 以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出勺文獻，需要報告貫徹執(zhí)行狀況 勺，要及時檢查反饋。3.6公文辦理完畢后要及時送交行政管理部門整頓立卷。任何人不得擅自保存應 存檔文獻。3.7領導參與重要會議帶回勺文獻，在報告和傳達后，應將會議文獻交行政管理 部門立卷歸