無紙化辦公系統(tǒng)培訓(xùn)PPT-JunkmailEpidem課件

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)培訓(xùn)

2008年4月辦公自動(dòng)化系統(tǒng)培訓(xùn)2008年4月1

一、無紙化辦公系統(tǒng)的主要特色角色定義清晰校領(lǐng)導(dǎo)、校辦公室主任、校辦秘書、部門領(lǐng)導(dǎo)、部門文秘（信息員）流程靈活部門文秘負(fù)責(zé)公文的傳遞發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)追回相關(guān)公文校辦秘書根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，靈活選擇文件下一步流轉(zhuǎn)流程實(shí)時(shí)跟蹤公文安全可靠公文流轉(zhuǎn)中可修改，痕跡保留密碼保護(hù)數(shù)字簽名網(wǎng)上加密傳輸處理公文自動(dòng)歸檔至學(xué)校檔案館《南大之星檔案系統(tǒng)》待辦事項(xiàng)明確登陸數(shù)字校園平臺(tái)主頁直接顯示待辦事項(xiàng)一、無紙化辦公系統(tǒng)的主要特色2二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式統(tǒng)一身份認(rèn)證。登陸上海師范大學(xué)公共數(shù)據(jù)平臺(tái)（）即能直接訪問辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。登陸方式。用戶名：校園卡卡號或者郵件帳號密碼：郵件密碼二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式統(tǒng)一身份認(rèn)證。登陸上海師范大學(xué)公3二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式4三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置IE7.0IE6.0Internet選項(xiàng)三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置IE7.0IE6.0Inte5三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置Internet選項(xiàng)設(shè)置三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置Internet選項(xiàng)設(shè)置6三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置插件安裝三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置7三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置插件安裝點(diǎn)擊“點(diǎn)擊下載”，下載一個(gè)壓縮包，解壓之后雙擊運(yùn)行注：解壓后將文件盡量別放至桌面，避免刪除。注冊成功后，文件存放地址不要再變化。三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置點(diǎn)擊“點(diǎn)擊下載”，下載一個(gè)壓8三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置插件安裝三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置9四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程角色分類１、一般工作人員２、部門信息員３、部門領(lǐng)導(dǎo)４、校辦公室秘書５、校辦公室主任６、校領(lǐng)導(dǎo)四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程角色分類10本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回其他職能部門會(huì)簽返回校領(lǐng)導(dǎo)１送簽返回校領(lǐng)導(dǎo)２會(huì)簽返回辦結(jié)發(fā)送四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程發(fā)文流程示意圖擬稿發(fā)送對象相關(guān)職能部門會(huì)簽返回本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回11發(fā)文流程描述１、職能部門擬稿２、送職能部門信息員３、職能部門信息員送本部門領(lǐng)導(dǎo)審批４、本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見后返回部門信息員５、職能部門信息員送校辦秘書６、校辦秘書給各領(lǐng)導(dǎo)簽署意見（校辦秘書負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)）７、校辦秘書辦結(jié)文件８、校辦秘書發(fā)送已辦結(jié)文件。四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程發(fā)文流程描述四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程12本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回校領(lǐng)導(dǎo)１送簽返回校領(lǐng)導(dǎo)２會(huì)簽返回辦結(jié)返回四、辦公系統(tǒng)主要角色及流程請示流程示意圖擬稿擬稿部門相關(guān)職能部門會(huì)簽返回本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回13請示流程描述與發(fā)文流程類似四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程請示流程描述四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程14五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿點(diǎn)擊發(fā)文管理目錄下的“發(fā)文擬稿”菜單，出現(xiàn)如下界面：上界面為用戶自己的草稿夾，顯示的是已經(jīng)擬稿，但還未送出的擬稿。點(diǎn)擊左上角的菜單可以看到自己已經(jīng)送出的文檔、已發(fā)的文檔。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿15發(fā)文擬稿點(diǎn)擊“新建文件”，彈出如下界面：在上界面選擇發(fā)文稿紙及模板。選中之后點(diǎn)擊確定，彈出下頁界面：五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文16發(fā)文擬稿此頁面為發(fā)文的擬稿紙，先填寫擬稿紙之后再點(diǎn)擊頁面下方的編輯正文按鈕。這樣事先輸入的文件標(biāo)題便可直接插入正文中。擬稿時(shí)填寫:“標(biāo)題”、“主送單位”、“抄送單位”、“主題詞”五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文17發(fā)文擬稿點(diǎn)擊”編輯正文”，進(jìn)入word插件下編輯。正文編輯完之后，不要關(guān)閉該頁面，點(diǎn)擊最小化按鈕，到稿紙頁面上點(diǎn)擊“保存文件”按鈕。若需要上傳附件，在“我的文檔”界面選中需要傳附件的文件，點(diǎn)擊下方的“上傳附件”按鈕，即可進(jìn)入上傳附件的界面。有多個(gè)附件需要上傳的話，可以點(diǎn)擊“添加”按鈕。上傳文件選定之后，點(diǎn)擊“保存信息”按鈕即可。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文18發(fā)文擬稿發(fā)文擬稿完成之后，如需修改，則在“我的文檔”界面選中該文件，點(diǎn)擊下面的修改按鈕便可進(jìn)行修改。文件擬稿完成，需要發(fā)送時(shí)，點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入發(fā)文稿紙。此時(shí)稿紙是不能被修改的狀態(tài)，稿紙下方的按鈕如下：點(diǎn)擊“”按鈕，該文件就被送到部門文秘手中了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文19部門信息員此時(shí)文件已經(jīng)送到部門信息員手中。部門信息員可以在自己的“部門文秘”模塊的“待處理”菜單中看見這個(gè)文件。點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入文件稿紙界面，稿紙最下方有如下幾個(gè)按鈕：可以進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文部門信息員五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文20部門信息員若點(diǎn)擊“送至審核”，會(huì)彈出領(lǐng)導(dǎo)選擇界面，供選擇的領(lǐng)導(dǎo)為本部門領(lǐng)導(dǎo)。選中領(lǐng)導(dǎo)之后點(diǎn)擊確定，該文件便送到選中的領(lǐng)導(dǎo)“待辦文件”菜單下，等待此領(lǐng)導(dǎo)簽字。領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，點(diǎn)擊“”文件又會(huì)返回部門信息員。只是此時(shí)文件稿紙下方的按鈕會(huì)出現(xiàn)新的按鈕：“送至校辦”點(diǎn)擊此按鈕，文件就被送至校辦秘書。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文部門信息員五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文21校辦秘書校辦秘書此時(shí)可在自己的菜單中看到剛才部門信息員送過來的文件，在還未給領(lǐng)導(dǎo)簽字之前可以修改文件，修改在查看痕跡時(shí)可以看到修改的內(nèi)容。選中文件之后點(diǎn)擊“修改文件”按鈕即可進(jìn)入修改界面。點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)入稿紙頁面，稿紙下方可以看到如下按鈕：五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文22校辦秘書點(diǎn)擊“流轉(zhuǎn)公文”按鈕，彈出如下界面：在此界面選擇動(dòng)作與進(jìn)行該動(dòng)作的人員。當(dāng)動(dòng)作及進(jìn)行該動(dòng)作的人員選擇好之后，點(diǎn)擊確定按鈕，文件就送到選擇的人員的“待辦文件”菜單中了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文23五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽署意見剛才校辦秘書送出的文件在領(lǐng)導(dǎo)的“待辦文件”菜單中。點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入稿紙頁面，點(diǎn)擊稿紙下方的“查看正文”按鈕來查看正文，查看正文之后可以在有“”的一欄內(nèi)填寫自己的意見。填寫完畢之后點(diǎn)擊稿紙下方的“保存辦理意見”按鈕，保存成功之后該文件就帶著領(lǐng)導(dǎo)批示回到校辦秘書手中，校辦秘書可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示對該公文進(jìn)行下一步動(dòng)作。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽署意見24五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書校辦秘書可以根據(jù)學(xué)校公文流轉(zhuǎn)需要安排簽字的動(dòng)作與順序，操作與上述兩步相同，只是在流轉(zhuǎn)時(shí)點(diǎn)擊的按鈕為“”。當(dāng)公文可以辦結(jié)的時(shí)候，點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入稿紙頁面，點(diǎn)擊“改變流程”按鈕，進(jìn)入剛才的流轉(zhuǎn)頁面，在頁面上方有“改變方式”選擇，默認(rèn)前面的“修改下步”，此時(shí)選擇后面的“辦結(jié)文件”，不用再選擇動(dòng)作、人員等，直接點(diǎn)擊“確定”按鈕，文件就辦結(jié)了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書25五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文文件發(fā)送文件辦結(jié)之后會(huì)直接發(fā)送到“文件發(fā)送”菜單下。如下圖：在上圖頁面中，選中需要發(fā)送的文件，根據(jù)需要選擇接收人員。選擇好人員之后點(diǎn)擊下方的“發(fā)送文件”按鈕，文件就發(fā)送出去了。接收人員可以在自己的“系統(tǒng)收文”菜單中瀏覽該文件。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文文件發(fā)送26六、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)請示處理請示種類請示報(bào)告函請示流程基本同“發(fā)文管理”六、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)請示處理請示種類27七、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)維護(hù)維護(hù)單位校辦公室信息化辦公室聯(lián)系方式校辦公室 管理員電話：64328655信息辦 服務(wù)熱線：64321010七、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)維護(hù)維護(hù)單位28辦公自動(dòng)化系統(tǒng)培訓(xùn)

2008年4月辦公自動(dòng)化系統(tǒng)培訓(xùn)2008年4月29

一、無紙化辦公系統(tǒng)的主要特色角色定義清晰校領(lǐng)導(dǎo)、校辦公室主任、校辦秘書、部門領(lǐng)導(dǎo)、部門文秘（信息員）流程靈活部門文秘負(fù)責(zé)公文的傳遞發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)追回相關(guān)公文校辦秘書根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，靈活選擇文件下一步流轉(zhuǎn)流程實(shí)時(shí)跟蹤公文安全可靠公文流轉(zhuǎn)中可修改，痕跡保留密碼保護(hù)數(shù)字簽名網(wǎng)上加密傳輸處理公文自動(dòng)歸檔至學(xué)校檔案館《南大之星檔案系統(tǒng)》待辦事項(xiàng)明確登陸數(shù)字校園平臺(tái)主頁直接顯示待辦事項(xiàng)一、無紙化辦公系統(tǒng)的主要特色30二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式統(tǒng)一身份認(rèn)證。登陸上海師范大學(xué)公共數(shù)據(jù)平臺(tái)（）即能直接訪問辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。登陸方式。用戶名：校園卡卡號或者郵件帳號密碼：郵件密碼二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式統(tǒng)一身份認(rèn)證。登陸上海師范大學(xué)公31二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式32三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置IE7.0IE6.0Internet選項(xiàng)三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置IE7.0IE6.0Inte33三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置Internet選項(xiàng)設(shè)置三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置Internet選項(xiàng)設(shè)置34三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置插件安裝三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置35三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置插件安裝點(diǎn)擊“點(diǎn)擊下載”，下載一個(gè)壓縮包，解壓之后雙擊運(yùn)行注：解壓后將文件盡量別放至桌面，避免刪除。注冊成功后，文件存放地址不要再變化。三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置點(diǎn)擊“點(diǎn)擊下載”，下載一個(gè)壓36三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置插件安裝三、第一次使用前準(zhǔn)備瀏覽器設(shè)置37四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程角色分類１、一般工作人員２、部門信息員３、部門領(lǐng)導(dǎo)４、校辦公室秘書５、校辦公室主任６、校領(lǐng)導(dǎo)四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程角色分類38本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回其他職能部門會(huì)簽返回校領(lǐng)導(dǎo)１送簽返回校領(lǐng)導(dǎo)２會(huì)簽返回辦結(jié)發(fā)送四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程發(fā)文流程示意圖擬稿發(fā)送對象相關(guān)職能部門會(huì)簽返回本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回39發(fā)文流程描述１、職能部門擬稿２、送職能部門信息員３、職能部門信息員送本部門領(lǐng)導(dǎo)審批４、本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見后返回部門信息員５、職能部門信息員送校辦秘書６、校辦秘書給各領(lǐng)導(dǎo)簽署意見（校辦秘書負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)）７、校辦秘書辦結(jié)文件８、校辦秘書發(fā)送已辦結(jié)文件。四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程發(fā)文流程描述四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程40本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回校領(lǐng)導(dǎo)１送簽返回校領(lǐng)導(dǎo)２會(huì)簽返回辦結(jié)返回四、辦公系統(tǒng)主要角色及流程請示流程示意圖擬稿擬稿部門相關(guān)職能部門會(huì)簽返回本部門文秘本部門領(lǐng)導(dǎo)審核返回校辦公室秘書校辦公室主任送簽返回41請示流程描述與發(fā)文流程類似四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程請示流程描述四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請示流程42五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿點(diǎn)擊發(fā)文管理目錄下的“發(fā)文擬稿”菜單，出現(xiàn)如下界面：上界面為用戶自己的草稿夾，顯示的是已經(jīng)擬稿，但還未送出的擬稿。點(diǎn)擊左上角的菜單可以看到自己已經(jīng)送出的文檔、已發(fā)的文檔。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿43發(fā)文擬稿點(diǎn)擊“新建文件”，彈出如下界面：在上界面選擇發(fā)文稿紙及模板。選中之后點(diǎn)擊確定，彈出下頁界面：五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文44發(fā)文擬稿此頁面為發(fā)文的擬稿紙，先填寫擬稿紙之后再點(diǎn)擊頁面下方的編輯正文按鈕。這樣事先輸入的文件標(biāo)題便可直接插入正文中。擬稿時(shí)填寫:“標(biāo)題”、“主送單位”、“抄送單位”、“主題詞”五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文45發(fā)文擬稿點(diǎn)擊”編輯正文”，進(jìn)入word插件下編輯。正文編輯完之后，不要關(guān)閉該頁面，點(diǎn)擊最小化按鈕，到稿紙頁面上點(diǎn)擊“保存文件”按鈕。若需要上傳附件，在“我的文檔”界面選中需要傳附件的文件，點(diǎn)擊下方的“上傳附件”按鈕，即可進(jìn)入上傳附件的界面。有多個(gè)附件需要上傳的話，可以點(diǎn)擊“添加”按鈕。上傳文件選定之后，點(diǎn)擊“保存信息”按鈕即可。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文46發(fā)文擬稿發(fā)文擬稿完成之后，如需修改，則在“我的文檔”界面選中該文件，點(diǎn)擊下面的修改按鈕便可進(jìn)行修改。文件擬稿完成，需要發(fā)送時(shí)，點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入發(fā)文稿紙。此時(shí)稿紙是不能被修改的狀態(tài)，稿紙下方的按鈕如下：點(diǎn)擊“”按鈕，該文件就被送到部門文秘手中了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文47部門信息員此時(shí)文件已經(jīng)送到部門信息員手中。部門信息員可以在自己的“部門文秘”模塊的“待處理”菜單中看見這個(gè)文件。點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入文件稿紙界面，稿紙最下方有如下幾個(gè)按鈕：可以進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文部門信息員五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文48部門信息員若點(diǎn)擊“送至審核”，會(huì)彈出領(lǐng)導(dǎo)選擇界面，供選擇的領(lǐng)導(dǎo)為本部門領(lǐng)導(dǎo)。選中領(lǐng)導(dǎo)之后點(diǎn)擊確定，該文件便送到選中的領(lǐng)導(dǎo)“待辦文件”菜單下，等待此領(lǐng)導(dǎo)簽字。領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，點(diǎn)擊“”文件又會(huì)返回部門信息員。只是此時(shí)文件稿紙下方的按鈕會(huì)出現(xiàn)新的按鈕：“送至校辦”點(diǎn)擊此按鈕，文件就被送至校辦秘書。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文部門信息員五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文49校辦秘書校辦秘書此時(shí)可在自己的菜單中看到剛才部門信息員送過來的文件，在還未給領(lǐng)導(dǎo)簽字之前可以修改文件，修改在查看痕跡時(shí)可以看到修改的內(nèi)容。選中文件之后點(diǎn)擊“修改文件”按鈕即可進(jìn)入修改界面。點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)入稿紙頁面，稿紙下方可以看到如下按鈕：五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文50校辦秘書點(diǎn)擊“流轉(zhuǎn)公文”按鈕，彈出如下界面：在此界面選擇動(dòng)作與進(jìn)行該動(dòng)作的人員。當(dāng)動(dòng)作及進(jìn)行該動(dòng)作的人員選擇好之后，點(diǎn)擊確定按鈕，文件就送到選擇的人員的“待辦文件”菜單中了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文51五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽署意見剛才校