辦公電子郵件禮儀培訓(xùn)課件教材

辦公電子郵件禮儀辦公電子郵件禮儀主題主題

是收件方了解郵件的第一信息，簡單明了的主題，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

主題主題主題1．一定不要空白標題，這是最失禮的2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓…才能顯示完你的標題3.標題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“某某收”4．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6．回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RE：RE：一大串。主題1．一定不要空白標題，這是最失禮的稱呼與問候

恰當?shù)胤Q呼收件者郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、各位。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如”X總”

“x經(jīng)理”；Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：“你好”

“您好”

“大家好”

“各位好”…結(jié)尾：“祝您工作順利”

…稱呼與問候恰當?shù)胤Q呼收件者正文Email正文要簡明扼要行文通順注意Email的論述語氣Email正文多用1234分類敘述以清晰明確。一次郵件交待完整信息盡可能避免拼寫錯誤和錯別字合理提示重要信息合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述盡量少用或不用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

正文Email正文要簡明扼要附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送;附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可個性簽名檔的使用

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的個性簽名檔的使用簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳回復(fù)技巧及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。回復(fù)技巧及時回復(fù)Email回復(fù)技巧進行針對性回復(fù)

當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

回復(fù)不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。最少也得10個字，顯示出你的尊重?；貜?fù)技巧進行針對性回復(fù)回復(fù)技巧不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需執(zhí)行”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

回復(fù)技巧不要就同一問題多次回復(fù)討論回復(fù)技巧要區(qū)分RE和RE:All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該REAll，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。回復(fù)技巧要區(qū)分RE和RE:All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）發(fā)送-抄送-密送TO:收件人CC：抄送人BCC：密送人發(fā)送-抄送-密送TO:收件人發(fā)送-抄送-密送To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源發(fā)送-抄送-密送To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，正確

素養(yǎng)

禮貌尊重謝謝正確謝謝辦公電子郵件禮儀辦公電子郵件禮儀主題主題

是收件方了解郵件的第一信息，簡單明了的主題，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

主題主題主題1．一定不要空白標題，這是最失禮的2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓…才能顯示完你的標題3.標題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“某某收”4．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6．回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RE：RE：一大串。主題1．一定不要空白標題，這是最失禮的稱呼與問候

恰當?shù)胤Q呼收件者郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、各位。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如”X總”

“x經(jīng)理”；Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：“你好”

“您好”

“大家好”

“各位好”…結(jié)尾：“祝您工作順利”

…稱呼與問候恰當?shù)胤Q呼收件者正文Email正文要簡明扼要行文通順注意Email的論述語氣Email正文多用1234分類敘述以清晰明確。一次郵件交待完整信息盡可能避免拼寫錯誤和錯別字合理提示重要信息合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述盡量少用或不用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

正文Email正文要簡明扼要附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送;附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可個性簽名檔的使用

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的個性簽名檔的使用簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳回復(fù)技巧及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作?；貜?fù)技巧及時回復(fù)Email回復(fù)技巧進行針對性回復(fù)

當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

回復(fù)不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。最少也得10個字，顯示出你的尊重?；貜?fù)技巧進行針對性回復(fù)回復(fù)技巧不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需執(zhí)行”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

回復(fù)技巧不要就同一問題多次回復(fù)討論回復(fù)技巧要區(qū)分RE和RE:All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該REAll，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件?；貜?fù)技巧要區(qū)分RE和RE:All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）發(fā)送-抄送-密送TO:收件人CC：抄送人BCC：密送人發(fā)送-抄送-密送TO:收件人發(fā)送-抄送-密送To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當然如果CC的人有