財務(wù)會計文檔技術(shù)

14/14財務(wù)會計文檔技術(shù)第一節(jié)文檔技術(shù)概述什么是文檔文檔（document)這個詞本來的含義是很廣泛的。但是本章所介紹的文檔，并不是指信息系統(tǒng)運作過程中所產(chǎn)生的各種信息資料，如憑證文件、銷貨單文件等。本章所指的文檔，主要指和信息系統(tǒng)的設(shè)計和使用密切相關(guān)的材料,是用來解釋系統(tǒng)運行情況的。文檔主要分為開發(fā)性文檔和使用性文檔。開發(fā)性文檔描述了系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設(shè)計情況。使用性文檔主要用來指導(dǎo)用戶對信息系統(tǒng)更好地操作、利用.文檔可以采用文字說明的形式、流程圖的形式、或者表格等形式。因為圖表的方式更為直觀和明了，所以,很多文檔采用繪制圖表的方式,再輔以文字說明進行解釋。二、掌握文檔技術(shù)的必要性一個實際運行的信息系統(tǒng)可能涉及到多臺計算機、各個部門、眾多的人員，它們組織在一起完成大量數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出。這個系統(tǒng)比較龐大，頭緒眾多.當(dāng)我們接觸系統(tǒng)后,需要用某種文檔技術(shù)描繪出有關(guān)這個系統(tǒng)運行的情況，只有描繪出來了，才能表明我們真的是理解了這個系統(tǒng),并能向其他人解釋這個系統(tǒng),也才能對這個系統(tǒng)進行改進.作為會計專業(yè)的學(xué)生,必須要學(xué)習(xí)文檔技術(shù)。首先的要求是,應(yīng)該能夠看得懂別人繪制的文檔,能夠理解所說明的系統(tǒng)的運作情況.其次，要能夠評價文檔所描述的系統(tǒng)的內(nèi)部控制情況，對內(nèi)部控制的健全與否進行判斷,并提出改進意見.最后，最好是能夠?qū)W會編制文檔。因為在前面已經(jīng)提到,在會計信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中,需要會計人員的參與,作為系統(tǒng)開發(fā)小組的一員，會計人員應(yīng)該能夠通過繪制文檔描述現(xiàn)有系統(tǒng)的運行情況，并能夠?qū)π孪到y(tǒng)的設(shè)想表示出來。在系統(tǒng)開發(fā)中所用到的文檔技術(shù)有很多，這里主要介紹以下幾種：數(shù)據(jù)流圖（DatａFlｏwDiａgｒams,DＦDs)、數(shù)據(jù)字典（DataDｉctioｎary，DD）、流程圖（Flowcharts）、決策表（ＤeｃｉsionTable）、決策樹（DecisionTreｅ)等。第二節(jié)數(shù)據(jù)流圖一、數(shù)據(jù)流圖的繪制目的數(shù)據(jù)流圖描繪系統(tǒng)的邏輯模型,反映的是數(shù)據(jù)、信息在系統(tǒng)中的流動和處理情況。數(shù)據(jù)流圖用來描述現(xiàn)有的系統(tǒng)，也用來規(guī)劃和設(shè)計新系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)流圖中,不包含任何具體的物理元素,也沒有計算機術(shù)語，很容易為大多數(shù)人所理解.系統(tǒng)分析人員通過調(diào)查和了解，就可以把他對原有系統(tǒng)的認(rèn)識或?qū)π孪到y(tǒng)的設(shè)想用數(shù)據(jù)流圖描繪出來，供用戶等審查確認(rèn).數(shù)據(jù)流圖是一個很好的溝通工具.同時，數(shù)據(jù)流圖對以后的系統(tǒng)設(shè)計也很有幫助.數(shù)據(jù)流圖具有兩個特征.第一個特征是抽象性，數(shù)據(jù)流圖中已經(jīng)去掉了具體的組織機構(gòu)、工作場所、物質(zhì)條件、資金流動等,只剩下信息和數(shù)據(jù)的存儲、流動、使用和加工的情況。這樣我們有可能抽象地總結(jié)出系統(tǒng)的任務(wù)和各項任務(wù)之間的順序關(guān)系.第二個特征是概括性,它反映了系統(tǒng)的全貌。各種信息流之間錯綜復(fù)雜的聯(lián)系，有機地統(tǒng)一在一張圖上.數(shù)據(jù)流圖中的基本符號在實際使用中，數(shù)據(jù)流圖存在著多種符號體系。比較常用的有GaneａｎdSａrson符號體系、SSＡDM符號體系、Yourdon符號體系等。（一）ＧaneａndSａrson符號體系如圖3-1所示。表示外部實體表示外部實體表示單向的數(shù)據(jù)流表示數(shù)據(jù)存儲（前面是數(shù)據(jù)存儲編號，后面是數(shù)據(jù)存儲的名稱）表示處理（上面是處理的編號，下面是處理的名稱）表示雙向的數(shù)據(jù)流圖３－1GaneaｎdＳarsoｎ符號體系（二）SＳADM符號體系如圖3－2所示.表示外部實體表示外部實體表示單向的數(shù)據(jù)流表示數(shù)據(jù)存儲（前面是數(shù)據(jù)存儲編號，后面是數(shù)據(jù)存儲的名稱）表示處理（左上面是處理的編號，右上面是負(fù)責(zé)處理的人員或者實體，下面是處理的名稱）表示雙向的數(shù)據(jù)流圖3—2SSADM符號體系（三）Yourdｏn符號體系如圖3—3所示。表示外部實體表示外部實體表示單向的數(shù)據(jù)流表示數(shù)據(jù)存儲（前面是數(shù)據(jù)存儲編號，后面是數(shù)據(jù)存儲的名稱）表示處理（前面是處理的編號，后面是處理的名稱）表示雙向的數(shù)據(jù)流圖3－3Yourdon符號體系(四）基本符號的含義上面列出的幾種數(shù)據(jù)流圖的符號體系在實際工作中都有應(yīng)用。本書主要采用Yoｕrdon符號體系。下面解釋一下數(shù)據(jù)流圖中四個基本符號的含義.實體，是指對企業(yè)來說感興趣的東西，企業(yè)需要了解有關(guān)實體的信息。例如,客戶、訂單、產(chǎn)品等都可以看作是實體，因為企業(yè)需要了解和掌握有關(guān)它們的信息。實體所具有的一些特性，稱為屬性.例如，客戶這個實體的屬性包括客戶的名稱、客戶代碼、客戶地址、客戶電話等；訂單這個實體的屬性包括訂單號、訂貨日期、訂貨單位、所訂產(chǎn)品的代號、數(shù)量等；產(chǎn)品這個實體的屬性包括產(chǎn)品的代號、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品單價等。實體分為內(nèi)部實體和外部實體。所謂內(nèi)部實體，是指所研究的系統(tǒng)內(nèi)部的實體。所謂外部實體,是指所研究的系統(tǒng)之外的實體，是發(fā)送或接收數(shù)據(jù)的人員或組織等，是數(shù)據(jù)的源點或終點。有時，源點和終點相同。在數(shù)據(jù)流圖中，需要用矩形等符號表示出外部實體，也即數(shù)據(jù)的源和宿。數(shù)據(jù)流和數(shù)據(jù)存儲都是數(shù)據(jù)，僅是所處的狀態(tài)不同。數(shù)據(jù)流是處于運動狀態(tài)的數(shù)據(jù)，從一個地方傳遞到另一個地方.數(shù)據(jù)存儲是處于靜止?fàn)顟B(tài)的數(shù)據(jù)，是指需要保存的數(shù)據(jù)。這里需要說明的是，一個數(shù)據(jù)存儲并不等同于一個文件,它可以表示一個文件、或者表示文件的一部分、或者表示數(shù)據(jù)庫的元素或記錄的一部分；另外，數(shù)據(jù)可以存儲在紙張、磁帶、磁盤、人腦等等任何存儲介質(zhì)上。處理也就是加工.一個處理并不等同于一個程序，它可以代表一系列程序、單個程序或者程序的一部分。處理也并不一定是指電算化處理，也可以代表人工處理或機械處理工作.為了增加數(shù)據(jù)流圖的清晰度，以免其中某些箭頭線特別長,可以重復(fù)將某些符號再畫一次，如將外部實體、數(shù)據(jù)存儲重復(fù)畫在需要的不同的地方.為了避免可能引起的誤解，如果代表同一個事物的同樣符號在途中出現(xiàn)在n個地方,則在這個符號的一個角上畫n-1條短斜線作為標(biāo)記。數(shù)據(jù)流圖的繪制方法(一)自頂向下逐層分解首先應(yīng)該用數(shù)據(jù)流圖來描述當(dāng)前的實際情況,比如,目前企業(yè)的手工會計信息系統(tǒng)的情況。應(yīng)該先將所了解到的當(dāng)前系統(tǒng)描述出來,然后才能過渡到描述未來電算化會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖.在繪制當(dāng)前系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖時,先根據(jù)問題的描述分解出數(shù)據(jù)流圖中的實體和處理.一旦把數(shù)據(jù)流圖的實體和處理分離出來以后，就可以著手畫數(shù)據(jù)流圖了。數(shù)據(jù)流圖是系統(tǒng)的邏輯模型。任何系統(tǒng)或模塊本質(zhì)上都是將若干輸入數(shù)據(jù)進行處理得到若干輸出數(shù)據(jù)，因此，任何系統(tǒng)的基本模型都由若干個實體(數(shù)據(jù)源點或終點）以及一個處理組成,這一個處理就代表了系統(tǒng)或模塊對數(shù)據(jù)加工變換的基本功能?；诖?，可以首先畫出最總括的情況.最總括的、最頂層的、只具有一個處理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)流圖，叫做總括數(shù)據(jù)流圖（ＣontｅxｔLｅvelDＦDs），它總括地描述了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源點、終點和處理。很顯然，總括數(shù)據(jù)流圖過于抽象，應(yīng)該將它進一步細(xì)化，比較細(xì)致地描繪系統(tǒng)的主要功能.這樣，就得到了0層、１層、2層。。。。.。數(shù)據(jù)流圖。當(dāng)進一步分解將涉及如何具體地實現(xiàn)一個功能時，就不需要再分解了。這種自頂向下逐層分解的思想有助于我們首先把握系統(tǒng)的全貌，把握系統(tǒng)的主要目的,把握系統(tǒng)內(nèi)的主要組成部分以及它們之間的關(guān)系。在此基礎(chǔ)上所做的分解工作就會有條不紊。（二）平衡在細(xì)化時要注意保持信息的連續(xù)性，也即,當(dāng)將一個處理分解為一系列處理時,分解前后的外部輸入／輸出數(shù)據(jù)流必須相同。這也叫做平衡.圖3-4給出了分解和保持平衡的例子。數(shù)據(jù)源點數(shù)據(jù)源點數(shù)據(jù)源點系統(tǒng)AB（１)總括數(shù)據(jù)流圖數(shù)據(jù)源點數(shù)據(jù)源點數(shù)據(jù)源點1．0AB2．03．0文件CD(2）０層數(shù)據(jù)流圖1．11．1A1．21．4EFD1．3CG（3）對1．０的分解HH3．13．2文件IDB(4)對3.０的分解JJ3．1．13．1．2IDH(5)對３.１的分解圖3－4分解和平衡的例子在圖３—4中，首先給出了總括數(shù)據(jù)流圖。這個總括數(shù)據(jù)流圖中有一個數(shù)據(jù)源點和一個數(shù)據(jù)終點，同時有輸入數(shù)據(jù)流A和輸出數(shù)據(jù)流B。在0層數(shù)據(jù)流圖中（因為處理的編號都是X．０）,依然繪制了數(shù)據(jù)源點和數(shù)據(jù)終點,同時保留有輸入數(shù)據(jù)流Ａ和輸出數(shù)據(jù)流B（這是外部數(shù)據(jù)流),這就是平衡。另外，分解為處理1．０、2．0和３。0，同時有數(shù)據(jù)流C、Ｄ(這是內(nèi)部數(shù)據(jù)流)和一個數(shù)據(jù)存儲。在對1.０的分解圖中，其處理的編號都是1。Ｘ。在這個分解圖中，保留有0層數(shù)據(jù)流圖中和處理１.0有關(guān)的輸入數(shù)據(jù)流A和輸出數(shù)據(jù)流C、D(這是外部數(shù)據(jù)流）。同時，有數(shù)據(jù)流Ｅ、F、G（這是內(nèi)部數(shù)據(jù)流）.在對3。0的分解圖中，其處理的編號都是３.X.在這個分解圖中，保留有0層數(shù)據(jù)流圖中和處理3．0有關(guān)的輸入數(shù)據(jù)流D和輸出數(shù)據(jù)流Ｂ(這是外部數(shù)據(jù)流）。同時,有數(shù)據(jù)流H、I（這是內(nèi)部數(shù)據(jù)流）。在對3.1的分解圖中，其處理的編號都是３.1。X。在這個分解圖中,保留有2-5（４)中和處理3．1有關(guān)的輸入數(shù)據(jù)流Ｄ和輸出數(shù)據(jù)流H、I（這是外部數(shù)據(jù)流）.同時，有數(shù)據(jù)流J（這是內(nèi)部數(shù)據(jù)流)。(三）例示1、基本情況這里以一個簡單的工資核算模塊為例，說明數(shù)據(jù)流圖的編制方法。有關(guān)的核算過程描述如下。星星工廠的人事部門負(fù)責(zé)記錄和管理每一個員工的基本信息,包括工號、姓名、所屬部門、級別、基本工資等.如果這些信息有調(diào)整，如職工離職、調(diào)換崗位、基本工資增減等，也是由人事部門負(fù)責(zé)。有關(guān)員工的基本信息在每次工資計算時都需要用到,由人事部門負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)傳送到財務(wù)部門。每個月結(jié)束后,各個部門要將員工的考勤、加班和產(chǎn)量工時記錄等送交財務(wù)部門進行工資核算。財務(wù)部門的工資核算員根據(jù)員工的基本情況和考勤等情況計算每一個員工的工資,并代為繳納個人所得稅.還要按照部門進行工資費用的匯總、分配。根據(jù)工資的計算情況，通知銀行劃賬.財務(wù)部門將各個部門員工的工資計算情況傳遞到各個部門，并通過各個部門將每一個員工的工資條發(fā)放到員工手中。財務(wù)部門對工資進行各種統(tǒng)計分析，這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)要報給相關(guān)管理部門。２、分解出實體、處理通過閱讀上述有關(guān)星星工廠的工資核算過程的描述，分解出數(shù)據(jù)流圖中的實體和處理。工資核算涉及的實體包括：人事部門、各個部門（指員工所在的各個部門）、財務(wù)部門（工資核算員）、銀行、員工、管理部門、稅務(wù)部門。接著來識別出工資核算工作涉及的處理。如表3—1所示.表3—１工資核算工作中的處理實體處理的順序號處理人事部門１將員工基本信息傳遞到財務(wù)部門各個部門2將員工考勤等信息傳遞到財務(wù)部門財務(wù)部門3接收從人事部門傳遞來的員工基本信息４接收從各個部門傳遞來的員工考勤等信息5計算每一個員工的工資情況6根據(jù)稅率計算個人所得稅并代為繳納７進行工資費用的匯總、分配８通知銀行劃賬9將工資條等傳遞到各個部門10進行工資費用的各種統(tǒng)計分析11將統(tǒng)計分析結(jié)果報送管理部門銀行1２接收到財務(wù)部門的劃賬通知員工１3接收到工資條管理部門14接收到工資統(tǒng)計報表稅務(wù)部門15接收到納稅申報表及稅款３、繪制總括數(shù)據(jù)流圖在表３—1中列出了各種處理。這些處理有的是信息處理活動,涉及到對數(shù)據(jù)的處理，例如，處理５、6、7、10。另一些處理不是信息處理活動，只是接收或傳送數(shù)據(jù)而已，例如，處理1、2、3、4、8、9、１1、12、1３、１４、1５。如果一個實體所涉及的活動都不是信息處理活動，則這個實體就是外部實體。如果一個實體涉及信息處理活動,則這個實體就是內(nèi)部實體。由此可以得知，在上述實體中，人事部門、各個部門、銀行、員工、管理部門和稅務(wù)部門是外部實體，財務(wù)部門是內(nèi)部實體.因為在總括數(shù)據(jù)流圖中，只包括外部實體。所以,我們要用六個矩形來表示這六個外部實體,而不包括財務(wù)部門.注意，這里各個部門涉及到多個部門,員工涉及到所有員工，因為所有部門、員工的處理情況完全一致，所以，這里只用一個矩形來表示各個部門和各名員工即可。由于總括數(shù)據(jù)流圖中只有一個處理環(huán)節(jié)，所以,只需要畫一個圓圈.在處理和外部實體之間存在著數(shù)據(jù)流，需要表示出來，并為數(shù)據(jù)流起一個簡潔、明了的名字。圖3—5就是星星工廠工資核算的總括數(shù)據(jù)流圖。職工考勤等信息職工考勤等信息職工基本信息人事部門各個部門員工銀行管理部門工資核算工資條劃賬通知稅務(wù)部門統(tǒng)計信息納稅申報表及稅款圖3-5總括數(shù)據(jù)流圖４、繪制0層數(shù)據(jù)流圖前面已經(jīng)分析過，在表3－1的各項處理中，處理5、6、７、10是信息處理活動.我們需要把這些處理在０層數(shù)據(jù)流圖中表示出來.本例中這些信息處理活動一共是４項，可以在一個數(shù)據(jù)流圖中表示出來。如果信息處理活動超過9項，則有必要將這些處理活動進行組合，最好使一個數(shù)據(jù)流圖上只有5-7項處理。組合的原則有下面幾條:同一個地點、同一個時間發(fā)生的處理可以組合在一起;不同地點但是發(fā)生的時間相同的處理可以組合在一起;邏輯上有聯(lián)系的處理可以組合在一起。對于組合成的處理組要另外起一個名字。對于同一個系統(tǒng),每個人的組合方式可以不同，從而形成不同的數(shù)據(jù)流圖。星星工廠的０層數(shù)據(jù)流圖如圖3—6所示。工資條工資條職工工資信息劃賬通知工資統(tǒng)計信息工資匯總、分配信息納稅申報表及稅款職工考勤等信息職工基本信息固定工資數(shù)據(jù)文件人事部門各個部門員工銀行管理部門稅務(wù)部門0工資計算變動工資數(shù)據(jù)文件工資計算文件0計算并代繳稅額0工資匯總、分配工資匯總、分配文件0工資統(tǒng)計分析圖3-60層數(shù)據(jù)流圖(四）數(shù)據(jù)流圖繪制中的注意事項１、數(shù)據(jù)流圖是系統(tǒng)的一個綜合、抽象的描述，它刪除了各種具體的物理因素而表示了整個系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)，即邏輯模型.數(shù)據(jù)流圖的基本要領(lǐng)是描繪“做什么”而不是考慮“怎樣做”。2、首先要通過訪談、觀察等方法了解系統(tǒng)中的信息流動。只有了解以后，才可能用數(shù)據(jù)流圖表達(dá)出來。３、數(shù)據(jù)流圖的目的是要描繪信息的來源、流動、轉(zhuǎn)換、存儲和去向，所以,所有的控制過程和控制信號不要畫到圖中。4、數(shù)據(jù)流圖關(guān)注的是正常的信息流動過程，通常忽略出錯處理,也不包括諸如打開或關(guān)閉文件之類的內(nèi)部處理。只有當(dāng)數(shù)據(jù)流圖已經(jīng)基本完成以后,才分析重要的異常情況和出錯情況并確定處理措施，以進一步完善數(shù)據(jù)流圖。應(yīng)該避免在總括數(shù)據(jù)流圖和0層數(shù)據(jù)流圖中表示出錯處理.5、要明確系統(tǒng)的邊界。要明確系統(tǒng)的起點和終點,要明確哪些內(nèi)容需要包括在系統(tǒng)中。系統(tǒng)邊界之外的部分不需要關(guān)注.在總括數(shù)據(jù)流圖中就界定了系統(tǒng)的邊界。３、當(dāng)一個圖中出現(xiàn)的處理超過９個(或者7個）時，應(yīng)該采用畫分圖的方法，也就是把每個主要功能都細(xì)化為一張數(shù)據(jù)流分圖。４、為每一個實體、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲和處理命名一個適當(dāng)?shù)拿?。對?shù)據(jù)存儲和處理還需要分別進行順序編號。5、一般從左向右進行繪制。６、數(shù)據(jù)流圖不反映時間的順序;不反映判斷和控制條件；不反映循環(huán)過程.７、數(shù)據(jù)流圖中各符號分布要合理、整齊,盡量避免線條的交叉。８、數(shù)據(jù)流圖的繪制往往要經(jīng)過多次反復(fù)，最后才能確定下來。四、數(shù)據(jù)字典(DataDicｔiｏnary，DD)（一)數(shù)據(jù)字典的編制目的數(shù)據(jù)流圖中包含很多元素，它們的名稱、組成方式、具體含義、出現(xiàn)的頻率等等，并不是所有的人都很清楚。為了更好地理解和溝通，很有必要對這些元素進行定義。對數(shù)據(jù)流圖中包含的所有元素的定義的集合，就是數(shù)據(jù)字典。（二)數(shù)據(jù)字典的內(nèi)容一般來說，數(shù)據(jù)字典中包含以下四類元素的定義:1、數(shù)據(jù)元素數(shù)據(jù)元素也就是不能再予分解的基本數(shù)據(jù)項，例如職工姓名、職工工號等。在數(shù)據(jù)字典中,要包括數(shù)據(jù)元素的名稱、別名、類型、長度、合理取值范圍等。例如：在數(shù)據(jù)字典中可以對數(shù)據(jù)項“職工工號”進行如下簡單說明:數(shù)據(jù)項名：職工工號別名:工號、ＧH類型：字符型長度：4位取值范圍:0０0１--－9９９92、數(shù)據(jù)流（組合數(shù)據(jù)項）數(shù)據(jù)流是傳輸會計數(shù)據(jù)的媒介，包括數(shù)據(jù)流名稱及相應(yīng)的編號、組成、來源、去向和流量、峰值流量.例如，在數(shù)據(jù)字典中可以對數(shù)據(jù)流“工資匯總、分配信息”進行如下簡單說明：數(shù)據(jù)流組成:部門+應(yīng)付工資+借記科目等數(shù)據(jù)流來源：工資匯總、分配處理數(shù)據(jù)流去向：工資匯總、分配文件流量：每月一次３、處理處理又稱為數(shù)據(jù)處理或數(shù)據(jù)加工、處理邏輯，包括處理的名稱及編號、簡要描述、輸入、輸出、處理方法。例如，在數(shù)據(jù)字典中可以對處理“工資計算"進行如下簡單說明:處理的名稱：工資計算簡要描述：計算每一個職工的應(yīng)付工資和實發(fā)工資處理的輸入和輸出：輸入的是職工的基本不變信息和職工的考勤等變動信息,輸出的是職工的應(yīng)付工資和實發(fā)工資處理方法：應(yīng)付工資=基本工資＋各種工資性質(zhì)的津貼+其他補貼+獎金-缺勤工資代扣款項=工會會費+養(yǎng)老金+公積金+醫(yī)療保險+稅金等實發(fā)工資=應(yīng)付工資－代扣款項4、數(shù)據(jù)存儲常以文件（一組有組織的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)）的形式存儲數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)存儲的名稱及編號、流入流出的數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲的組成。例如，在數(shù)據(jù)字典中可以對數(shù)據(jù)存儲“固定工資數(shù)據(jù)文件”進行如下簡單說明:數(shù)據(jù)存儲名稱：固定工資數(shù)據(jù)文件流入流出數(shù)據(jù)流：流入的是固定工資信息，流出的是固定工資信息數(shù)據(jù)存儲的組成：職工工號+姓名+所屬部門＋崗位+級別+基本工資等五、功能說明（小說明）在數(shù)據(jù)流圖中有很多處理環(huán)節(jié)，雖然在數(shù)據(jù)字典中已經(jīng)對這些處理環(huán)節(jié)進行了說明,但由于數(shù)據(jù)字典使用文字進行描述,很難描繪清楚一個動態(tài)的處理加工過程。所以,需要功能說明進行補充說明.只需對最底層的數(shù)據(jù)流圖上的每個處理邏輯加以說明即可.常用的描述處理邏輯的工具包括：結(jié)構(gòu)化語言、決策樹、決策表等.這些文檔技術(shù)將在第四節(jié)中進行專門的介紹。第三節(jié)流程圖一、流程圖的繪制原則流程圖是用來描繪信息系統(tǒng)中某些方面的分析性技術(shù)工具。流程圖使用一些標(biāo)準(zhǔn)的符號形象地表示了業(yè)務(wù)處理過程和數(shù)據(jù)的流動。流程圖應(yīng)該易于閱讀、清晰、簡潔、可理解。流程圖的繪制原則包括:1、首先要了解系統(tǒng)?？梢酝ㄟ^和用戶、開發(fā)人員、審計人員、管理人員的交談、問卷調(diào)查、觀察等方法，盡可能對系統(tǒng)有一個全面的理解。2、識別哪些實體需要用流程圖來表示。這些實體包括部門、工作崗位、其他組織等。識別針對數(shù)據(jù)的活動和處理，以及信息的流動.3、如果有多個實體需要繪制，那么將流程圖分為幾列,每列有一個標(biāo)簽.每一個實體的活動在單獨列中表示。４、僅僅需要將正常的處理活動表示出來,確保所有處理的順序是正確的。使用注釋符號表示例外過程.5、在流程圖中,流程應(yīng)從上而下、從左向右表示。６、流程應(yīng)該有一個清晰的起點和終點。7、使用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號.8、對所有符號命名。９、如果使用文檔的多個副本，在文檔的右上角標(biāo)上文檔編號.10、每一個手工處理符號都有一個輸入和一個輸出.在同一列中，不要直接將文檔連接起來.如果文檔移動到另一列，在兩列中都表示文檔。11、如果流程圖在一張紙上繪制不下，就需要分在幾張紙上.每張紙要進行編號.還要使用換頁連接符進行連接.１2、在產(chǎn)生文檔、報告的列中顯示文檔。對文檔的后續(xù)處理使得文檔移動到其他列。13、當(dāng)經(jīng)過一個計算機程序的處理時，要顯示所有進入或從計算機文件中取出的數(shù)據(jù)。14、使用一根線從文檔指向文件，表明文檔被歸檔。一個手工處理不需要表明文檔被輸入文件。15、必須反復(fù)多次.1６、重新設(shè)計流程圖.避免聚集和交叉線.1７、由對系統(tǒng)熟悉的人員對流程圖進行檢查，保證流程圖的正確.１８、完成流程圖的繪制。標(biāo)上流程圖的名稱、日期、繪制者姓名等。流程圖中的符號流程圖繪制中用到的符號如圖3－7所示。文檔文檔表示一份文檔或報告。文檔或報告可以手工編制，也可以由計算機編制。多文檔表示一份文檔的多個副本。在右上角用1、2、3等該副本的編號。輸入/輸出；日記賬/分類賬在程序流程圖中，表示輸入或輸出或者既輸入又輸出。在文檔流程圖中，表示會計日記賬和分類賬。輸入/輸出類符號：顯示顯示CRT終端或類似的顯示部件，可用于輸入或輸出，也可既輸入又輸出。人工輸入數(shù)據(jù)的脫機處理，例如，填寫表格人工輸入CRT終端，個人電腦將顯示和人工鍵入符號一起使用，表示CRT終端和個人電腦。傳輸磁帶手工準(zhǔn)備的控制總數(shù)，用來和計算機產(chǎn)生的總數(shù)進行比較，起到控制的作用。處理類符號：處理類符號：計算機操作計算機執(zhí)行的處理功能，通常能改變數(shù)據(jù)值。人工操作輔助操作脫機鍵入處理人工完成的處理功能，例如，會計在工資支票上簽名。使用脫機鍵入設(shè)備的處理，例如，鍵入磁盤。不是由計算機而是由其他設(shè)備完成的脫機操作預(yù)先定義的處理用于程序流程圖中表示預(yù)先定義的處理磁盤磁盤磁帶輸入/輸出，或表示一個磁帶文件。磁盤輸入/輸出，也可表示存儲在磁盤上的文件或數(shù)據(jù)庫。存儲類符號：磁帶手工存儲和檢索的文檔的文件。如果上面標(biāo)有N，表示按照數(shù)字順序存放；標(biāo)有A，表示按照字母順序存放；標(biāo)有D或者C，表示按照時間順序存放。表示任何種類的聯(lián)機存儲，包括磁帶、磁鼓、軟盤和海量存儲器件等。聯(lián)機存儲文件N流動和其他符號：流動和其他符號：表示處理或者文檔的流向。一般流向是從上向下，從左向右。文檔或者處理的流動表示處理或者文檔的流向。一般流向是從上向下，從左向右。文檔或者處理的流動表示數(shù)據(jù)/信息的流向，往往用來表示數(shù)據(jù)從一個文檔復(fù)制到另一個文檔。數(shù)據(jù)/信息的流動表示數(shù)據(jù)/信息的流向，往往用來表示數(shù)據(jù)從一個文檔復(fù)制到另一個文檔。數(shù)據(jù)/信息的流動數(shù)據(jù)通過遠(yuǎn)程通信線路或鏈路從一個地方傳送到另一個地方數(shù)據(jù)通過遠(yuǎn)程通信線路或鏈路從一個地方傳送到另一個地方通信鏈路通信鏈路指出轉(zhuǎn)到圖的另一部分或從圖的另一部分轉(zhuǎn)來，通常在同一頁上。使用同頁連接符可以避免頁面上連線雜亂無章。指出轉(zhuǎn)到圖的另一部分或從圖的另一部分轉(zhuǎn)來，通常在同一頁上。使用同頁連接符可以避免頁面上連線雜亂無章。同頁連接符同頁連接符指出轉(zhuǎn)到另一頁圖上或由另一頁圖轉(zhuǎn)來。換頁連接符指出轉(zhuǎn)到另一頁圖上或由另一頁圖轉(zhuǎn)來。換頁連接符物品的流動物品的流動表示物品的移動。主要用在文檔流程圖中。開始或停止表示起點、終點、處理或者程序中的斷點。也用來表示一個外部實體。選擇（分支）表示一個選擇。用于計算機程序流程圖中表示不同情況下的分支。注釋表示解釋性說明，可以使流程圖更加清楚。多分支表示多分支。用于計算機程序流程圖中表示不同情況下的多個分支。圖3-7流程圖中的符號流程圖中所用的符號可以從其形狀猜測出其含義。這些形狀描繪了所進行的處理和所用到的輸入、輸出、處理、存儲設(shè)備.這些符號可以分為四類：輸入/輸出類符號這類符號表示向處理過程提供輸入或者從處理過程向外輸出的設(shè)備或者介質(zhì).處理類符號這類符號或者表示處理數(shù)據(jù)所用的設(shè)備類型,或者表示手工處理何時完成。存儲類符號這類符號表示用來存儲系統(tǒng)現(xiàn)在不用的數(shù)據(jù)的設(shè)備.流動和其他符號這類符號表示數(shù)據(jù)和物品的流動。有些符號表示流程圖的開始、結(jié)束、進行決策和解釋性說明等。文檔流程圖文檔流程圖描述了企業(yè)內(nèi)部各個職能范圍的文檔和信息的流動。它從頭至尾跟蹤著文檔,表明每一個文檔在何處產(chǎn)生、它的發(fā)送、它的使用目的、它的最終處置情況和文檔流經(jīng)系統(tǒng)時發(fā)生的情況。文檔流程圖對于分析系統(tǒng)中控制是否充分非常有用，例如，內(nèi)部的檢查和職能的劃分.描述和評價內(nèi)部控制的流程圖常被稱為內(nèi)部控制流程圖。文檔流程圖能夠顯示出系統(tǒng)中的弱點和不足，例如,不充分的通信流動、數(shù)據(jù)流中不必要的復(fù)雜、或者引起延誤的過程.文檔流程圖也可以作為系統(tǒng)設(shè)計中的一部分，包括在信息系統(tǒng)的文檔中。有關(guān)工資核算中的部分文檔流程圖如圖3—８所示。車間或科室部門車間或科室部門勞動工資或人事部門財會部門考勤簿出勤匯總表工資單工資匯總表圖3-8文檔流程圖四、系統(tǒng)流程圖系統(tǒng)流程圖描述了會計信息系統(tǒng)中輸入、處理和輸出之間的關(guān)系.在系統(tǒng)流程圖繪制時，首先要識別進入系統(tǒng)的輸入和他們的起源。輸入的數(shù)據(jù)有的是錄入系統(tǒng)的新數(shù)據(jù)，有的是原來存儲起來留著以后使用的數(shù)據(jù),也可以兩者皆有。輸入以后就是處理,也即對數(shù)據(jù)的加工.在系統(tǒng)流程圖中沒有詳細(xì)描述處理所用的邏輯和方法，有關(guān)處理環(huán)節(jié)的描述在下面的程序流程圖中表示。處理產(chǎn)生的新的結(jié)果就是輸出，輸出可以存儲起來以備后用，也可以顯示在屏幕上，或者打印在紙上.在很多情況下,從一個處理產(chǎn)生出來的輸出又是另一個處理的輸入。系統(tǒng)流程圖總括、簡潔地描繪了系統(tǒng)的輸入、處理和輸出環(huán)節(jié)的全貌，對于系統(tǒng)的分析、設(shè)計和評價非常有用。他們在工作中非常通用,可以用于工作人員之間的交流.圖３—9給出了一個工資計算的系統(tǒng)流程圖。職工固定信息職工固定信息職工變動信息編輯工資表錯誤編輯后的變動信息計算工資職工工資情況輸出工資表圖3—９系統(tǒng)流程圖在圖3－9中,職工變動信息已經(jīng)在事前被輸入并存儲在磁帶文件上。首先，將這些磁帶文件上的變動信息進行編輯，這里的編輯就是進行輸入校驗，如果發(fā)現(xiàn)有不正確的數(shù)據(jù)，就將這些錯誤數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入錯誤數(shù)據(jù)文件中，留待以后進行更正。如果變動信息通過了檢查，就進入編輯后的變動信息文件中。接下來,就可以利用剛才檢查通過的職工變動信息和原來已經(jīng)保存的職工固定信息一起，進行職工的工資計算工作,計算的結(jié)果存儲在職工工資信息文件中。將職工工資信息進行輸出,就產(chǎn)生了工資表.五、程序流程圖（一）程序流程圖和系統(tǒng)流程圖的關(guān)系程序流程圖又稱為程序框圖，它是歷史最悠久使用最廣泛的描述軟件設(shè)計的方法,然而它也是用得最混亂的一種方法。程序流程圖和系統(tǒng)流程圖中用的符號基本相同,但是，程序流程圖中的箭頭代表控制流而不是數(shù)據(jù)流。程序流程圖描述了在執(zhí)行一個程序時計算機所完成的邏輯操作的順序。系統(tǒng)和程序流程圖之間的關(guān)系如圖３—10所示.存儲存儲輸入處理輸出系統(tǒng)流程圖程序流程圖輸入數(shù)據(jù)條件是否滿足？否是進行計算更新記錄圖3—1０系統(tǒng)流程圖和程序流程圖的關(guān)系從圖3—10中可以看出,程序流程圖描繪的是完成系統(tǒng)流程圖中某一項處理的特定邏輯。圖３-11給出了職工工資計算中考慮缺勤扣款的處理過程的程序流程圖.工齡A工齡AA的大小A>=8扣款率=0A<8ANDA>=5扣款率=0.1A<5ANDA>=2扣款率=0.3A<2扣款率=0.5缺勤扣款=日基本工資*扣款率*缺勤天數(shù)…………圖3-１１程序流程圖在圖3-11的程序流程圖中，首先判斷工齡大小.如果工齡超過8年(包括8年），則扣款率為0，不予扣款；如果工齡在5至8年(包括5年）,則扣款率為0。1；如果工齡在2至5年(包括2年)，則扣款率為0.3;如果工齡在2年以下,則扣款率為0。5。根據(jù)扣款率和日基本工資以及缺勤天數(shù)，就可以算出缺勤扣款金額了。（二）程序流程圖的缺點從40年代末到70年代中期,程序流程圖一直是軟件設(shè)計的主要工具。它的主要優(yōu)點是對控制流程的描繪很直觀，便于初學(xué)者掌握。但是隨著結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計思想的出現(xiàn)，流程圖的缺點暴露出來。當(dāng)程序是非結(jié)構(gòu)化的時候，每一個程序語句都必須看作獨特的情況，這對檢查排錯或修改工作帶來困難。結(jié)構(gòu)化方法使用有限量的邏輯結(jié)構(gòu)元素，每種元素描述一種基本控制結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)化程序中存在著三種基本結(jié)構(gòu)：順序、選擇和循環(huán)。結(jié)構(gòu)化程序結(jié)構(gòu)清晰，易于理解，易于修改.所以,在程序設(shè)計中應(yīng)該盡可能采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計.但是流程圖并不強制設(shè)計人員用結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計思想進行詳細(xì)設(shè)計，設(shè)計人員用箭頭可以實現(xiàn)向任意位置的轉(zhuǎn)移。箭頭是流程圖中的一個隱患，使用時必須小心謹(jǐn)慎。由于程序流程圖歷史悠久，為最廣泛的人所熟悉，盡管它有種種缺點，許多人建議停止使用它，但至今仍在廣泛使用著。不過總的趨勢是越來越多的人不再使用程序流程圖了。（三）盒圖出于要有一種不允許違背結(jié)構(gòu)程序設(shè)計精神的圖形工具的考慮,Nassi和Shneideｒmａn提出了盒圖，又稱為N—Ｓ圖.它有下述特點：１、功能域（即一個特定控制結(jié)構(gòu)的作用域）明確,可以從盒圖上一眼就看出來。功能范圍經(jīng)過良好的定義，圖形表示清晰。2、不可能任意轉(zhuǎn)移控制?？刂妻D(zhuǎn)移.3、很容易確定局部數(shù)據(jù)和全程數(shù)據(jù)的作用域。４、很容易表現(xiàn)嵌套關(guān)系，也可以表示模塊的層次結(jié)構(gòu)。盒圖的缺點是手工修改比較麻煩，這是有些人不用它的主要原因。圖3-１２表示了盒圖的基本符號.第一個任務(wù)第二個任務(wù)第三個任務(wù)（１）順序條件ELＳE部分ＴHＥN部分（２)分支CＡSＥ條件值１CＡＳE1部分值2CＡSＥ2部分·········值nCASＥｎ部分(3)多分支DOWHILE循環(huán)體循環(huán)條件DOWHILE循環(huán)體循環(huán)條件(4）當(dāng)循環(huán)循環(huán)條件DOUNTIL循環(huán)體循環(huán)條件DOUNTIL循環(huán)體（5）直到循環(huán)圖3—１2盒圖的基本符號圖3－１1中的程序流程圖用盒圖表示,如圖3—13所示?！g→AAA〉=８A＜8ANＤA＞=5Ａ＜5ＡNDA>＝2A<２扣款率=０扣款率=０.1扣款率=0．3扣款率=0.５缺勤扣款=日基本工資*扣款率＊缺勤天數(shù)……圖３-１３盒圖六、數(shù)據(jù)流圖和流程圖的區(qū)別數(shù)據(jù)流圖和流程圖是最常用的系統(tǒng)開發(fā)工具。這兩種文檔存在著以下一些區(qū)別.（一）數(shù)據(jù)流圖強調(diào)的是數(shù)據(jù)的流動和系統(tǒng)中正在發(fā)生的事情；流程圖強調(diào)的是包含數(shù)據(jù)的文檔或者記錄的流動。程序流程圖強調(diào)的是由計算機處理的數(shù)據(jù)的流動。數(shù)據(jù)流圖表示的是數(shù)據(jù)的邏輯流動,而流程圖表示的是數(shù)據(jù)的物理流動。數(shù)據(jù)的邏輯觀點是指用戶理論上概念上組織和理解數(shù)據(jù)項目之間的關(guān)系，它表示的是系統(tǒng)對數(shù)據(jù)做了什么--——數(shù)據(jù)從哪里產(chǎn)生，后續(xù)存儲、對數(shù)據(jù)的處理和最終對處理數(shù)據(jù)發(fā)生了什么.數(shù)據(jù)的物理觀點是指怎樣、何地、由誰來物理地對數(shù)據(jù)進行安排和存儲。它考慮的是系統(tǒng)的物理方面，如硬件、軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲介質(zhì)（磁帶、磁盤等）和文件組織。（二)流程圖主要用來記錄現(xiàn)有系統(tǒng)，因為他們強調(diào)的是數(shù)據(jù)怎樣被處理和存儲。數(shù)據(jù)流圖主要用于涉及新系統(tǒng)，而且不考慮新系統(tǒng)的物理設(shè)備,如處理、存儲和交換數(shù)據(jù)等物理設(shè)備.在設(shè)計新系統(tǒng)時使用流程圖，會導(dǎo)致過早的物理設(shè)計。而物理實施方案（關(guān)于怎樣完成某項任務(wù))應(yīng)該在概念設(shè)計方案（需要完成什么任務(wù))確定以后再考慮.（三)數(shù)據(jù)流圖主要只使用四種符號.流程圖使用很多符號，可以表示更詳細(xì)的信息。因此，數(shù)據(jù)流圖中的標(biāo)簽和解釋很必要，可以有效地表達(dá)發(fā)生了什么。(四）流程圖表示了處理和數(shù)據(jù)流的順序。數(shù)據(jù)流圖中沒有。數(shù)據(jù)流圖也不表示事件的時間，流程圖可以表示出來。第四節(jié)決策表一、決策表的繪制目的當(dāng)處理過程中包含多重嵌套的分支選擇時，用程序流程圖、盒圖等都不容易清楚地描述。采用決策表(也叫判定表）卻能夠清晰地表示復(fù)雜的條件組合和應(yīng)做的動作之間的對應(yīng)關(guān)系.決策表是決策邏輯的表格化表示形式.對于任何一個給定的情形,決策表列出了在決策中可能發(fā)生的所有的條件,它也列出了所有的行動.如果某一個條件成立，則采取某種行動，這就是決策規(guī)則。決策表的好處是它清楚地解釋了所有可能的邏輯關(guān)系。所以，程序的編寫可以直接針對每一個決策規(guī)則進行。決策表為檢查加工邏輯中的不完整和冗余提供了手段。如果右部列出的條件組合有重復(fù)和遺漏，是易于被發(fā)現(xiàn)的。審計人員可以利用決策表來評價客戶的應(yīng)用程序。如果已經(jīng)存在一個決策表，它可以用來檢查完整性和準(zhǔn)確性。如果沒有，審計人員可以繪制一個決策表并評價計算機程序的弱點或錯誤。使用決策表,審計人員能夠產(chǎn)生交易數(shù)據(jù)能夠用來測試的由系統(tǒng)運行的.一個或多個交易可以被產(chǎn)生，來測試每一個單獨的決策規(guī)則。通過這種方式可以讓審計人員確信程序事實上達(dá)到了它的目標(biāo)。決策表能夠簡潔而無歧義地描述處理規(guī)則,清晰易懂。但是決策表并不適于作為一種通用的設(shè)計工具，描述順序和循環(huán)比較困難.二、決策表的形式?jīng)Q策表的一般形式如表3—２所示.表3－２決策表的一般形式標(biāo)題規(guī)則編號需要考慮的所有條件可能出現(xiàn)的情況（即條件的組合）可以采取的所有行動針對具體情況采取的行動從表3－2中可以看出,決策表主要由四個部分組成。左上角稱為條件樁(conditionsｔub),列出了在決策時需要考慮的所有條件；右上角稱為條件條目(ｃoｎdｉｔiｏnentry），列出了這些條件的所有可能的組合;左下角稱為操作樁（acｔionstub)，列出了在決策時可以采取的所有的動作；右下角稱為操作條目（acｔioneｎtry）,列出了針對右上角的條件組合而采取的動作。右部分為許多列。決策表右半部分的每一列實質(zhì)上是一條規(guī)則，規(guī)定了與特定的條件組合相對應(yīng)的動作。三、例示例如表３－3。表3—３表明了某個企業(yè)的折扣政策:如果往來客戶的應(yīng)收賬款余額小于2000元，并且賬齡小于2個月的話，則折扣率為5％；如果上述有一個條件不滿足,則折扣率為２%；如果上述兩個條件都不滿足,則沒有折扣;如果上述兩個條件都滿足,并且往來時間超過3年，則折扣率再增加２%。表3－3決策表例示應(yīng)收賬款余額＜20０0元YYＹYＮNNN應(yīng)收賬款賬齡<２個月YYNNYＹNＮ來往時間〉３年YＮＹNＹNYN折扣率0％ＸX折扣率2%XXＸX折扣率５％Ｘ折扣率７％X第五節(jié)決策樹一、決策樹的繪制目的決策表雖然能清晰地表示復(fù)雜的條件組合與應(yīng)做的行動之間的對應(yīng)關(guān)系，但其含義卻不是一眼就能看出來的,初次接觸這種工具的人要理解它需要有一個簡短的學(xué)習(xí)過程。決策樹是決策表的變種,也能