校園常用應用型公文寫作課件

校園常用應用型公文寫作

江西師范大學科學技術(shù)學院余小軍

二○一四年四月主要和大家交流四個方面：一、公文的三個特點二、好的公文應具備的四個要素三、寫好公文的五個步驟四、五種常見的公文寫作要求五、幾個需要注意的問題一、公文的三個特點白話文情景文個體文白話文大家都能聽懂正所謂“思維如智者，說話如常人”注意事項：1、少用專業(yè)術(shù)語2、少用復雜推理3、少造新的名詞4、少用模糊語言情景文強烈的現(xiàn)場感正所謂“到什么山唱什么歌”注意事項：1、場合的不同。表彰會、總結(jié)會、研討會、代表大會、儀式慶典均不同2、聽眾構(gòu)成的不同。是老師多還是學生多3、會議開法的不同。是最先講還是最后講亦或中間講，有沒有別的領(lǐng)導講，是坐主席臺講還是圓桌會議個體文與作者身份相符正所謂“是什么人說什么話”注意事項：1、與作者身份相符。不能讓村長講總理的話，也不能讓總理講村長的話2、與當時的身份相符。主講人，主持人，上級領(lǐng)導指示，下級作匯報，同級祝賀3、與個人的語言風格相符。要有自己的話，語言風格的一貫性，文如其人二、好公文應具備的四個要素思想的力量邏輯的力量語言的力量情感的力量思想的力量要求：言之有物技巧：中心思想邏輯的力量要求：符合人的思維習慣技巧：做好二級標題語言的力量要求：看上去順眼，聽上去順耳技巧：1、少用長句，多用短句（除非你想把領(lǐng)導憋死）2、多用排比（注意排比句的順序，一般用遞增語意更好）3、處理好語境（自己念幾遍）情感的力量要求：感動自己方能感動別人技巧：

把自己擺進去，作為受眾來感受三、寫好公文的五個步驟看記思練磨看三樣東西必看上級的會議材料——領(lǐng)悟上級精神報紙評論員文章——學習寫作技巧領(lǐng)導的日常講話——了解領(lǐng)導習慣記三樣東西必記好的文章體例好的語句好的例子思三個過程必思邊看邊思考邊記邊思考邊寫邊思考練在戰(zhàn)斗中成長平時自己寫得出東西——練筆重要時候拿得出東西——練穩(wěn)緊急時刻趕得出東西——練快磨文章是改出來的最頭疼的是——改體例最麻煩的是——改觀點最勞神的是——改文字四、五種常見的公文寫作技巧通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。總結(jié)：是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。講話稿：是人們在各種特定的場合發(fā)言時依據(jù)的各類文稿的總稱。通知1、概念和類型

是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。2、分類根據(jù)適用范圍的不同，通知可以分為六大類：

（一）指示性通知：用于上級機關(guān)指示下級機關(guān)如何開展工作。（二）發(fā)布規(guī)定性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。（三）事務性、知照性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達給有關(guān)機構(gòu)或群眾。（四）批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機關(guān)批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。（五）轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)的公文給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。（六）任免性通知：用于任免和聘用干部。3、通知的特點

（一）適用廣泛（二）主題單純（三）時效通用（四）便于操作（五）表述靈活4、具體格式寫法

（一）標題正規(guī)通知應是發(fā)文機關(guān)＋事由＋通知簡略用法多用“發(fā)文單位＋文種”或“事由＋文種”兩種形式?？梢约由暇o急等限定語轉(zhuǎn)發(fā)型通知的標題簡略問題，一般是省掉重復的“關(guān)于”、“通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)”等字，保留主干，如“發(fā)文機關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)＋上級機關(guān)＋關(guān)于…….事項的通知”即可。（二）正文

不同類型有不同寫法。1.簡短型：只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。如寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就行了。2.辦文型：寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行了。3.指示型：應把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。先用一段或幾段說明為什么要做這件工作；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。（三）結(jié)尾

結(jié)語一般用“特此通知”署名和日期不可缺少報告1、概念

向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問的文體。也可以用于轉(zhuǎn)送文件物品。2、特點

（一）單向性不要求上級機關(guān)給予答復，（二）事后性產(chǎn)生于工作開展一段時間以后或完成以后、情況發(fā)生以后。建議性報告應當超前，但它也產(chǎn)生于先期工作基礎(chǔ)上；（三）陳述性內(nèi)容和語言都是陳述性的，時間、地點、人物、事件、數(shù)據(jù)、原因、結(jié)果等要素敘述清楚，并在此基礎(chǔ)上提出建議。3、報告的分類（一）工作報告：工作情況、進展、成果、問題、經(jīng)驗、綜合專題（二）情況報告：正常情況工作秩序之外的情況，多為事故、問題或突發(fā)、新生的新動向新趨勢（三）建議報告：對職權(quán)范圍內(nèi)某方面工作有深思熟慮、切實可行的設(shè)想，將其歸納為意見、辦法、方案，上報給上級，希望采納。上級可以采納也可以不采納。（四）答復報告：回答上級機關(guān)詢問，要求針對性強，不能答非所問。（五）報送報告：向上級報送文件、物品。4、報告的內(nèi)容

（一）主送機關(guān)：只能有一個，不可多頭主送。一般是送給機關(guān)機構(gòu)，不送領(lǐng)導個人（二）開頭（導語）：背景介紹，根據(jù)式、敘述式（三）主體：總結(jié)式（成績、經(jīng)驗、作法、體會、安排）；反思式（情況、原因、教訓、補救措施）；指導式（系統(tǒng)完整的方法措施要求）（四）結(jié)語：由單向性的特點所決定，報告結(jié)尾不可出現(xiàn)期望對方答復的語句，如“以上報告是否妥當，請批示”1.工作報告、情況報告：

“特此報告、以上報告請審閱”；2.建議報告：

“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”。5、報告的寫法（一）三個維度

時間、空間、事件工作報告，情況報告中開頭必須圍繞這三個方面展開?！叭v”：各有側(cè)重

一講工作內(nèi)容，工作成就，側(cè)重于實概括為主，講大方面，只針對個別事例介紹細節(jié)。所有表述都要突出介紹事件過程的核心要素，不計流水數(shù)字和例證要畫龍點睛介紹內(nèi)容要有邏輯安排，有時可分為幾個步驟、幾個方面，也可以針對幾個對象。

二講評價和分析，側(cè)重于深報告不是表格，不是新聞，應有深刻性和思想性。報告人的評析是報告的“文膽”，是上級關(guān)注的重評析主要是談成績?nèi)〉?、工作局面打開的原因、動力及其意義，也可以談問題的表征、關(guān)聯(lián)性、深層次、淺層次原因、影響評述順序上講究邏輯，要么并列，要么遞進、總分三講計劃和展望，側(cè)重于新比如:新起點、新規(guī)劃、新思路目標：人無我有，人有我新（三）報告的詳與略，多與少

主要行文方式：概要式、平鋪直敘式開頭結(jié)尾部分、講主體部分用概要式，其余部分用平鋪式多些集體，少些個人，多寫總體，少寫局部，多抽象，少寫實，多對比，但適當用“最…..（四）報告的場合區(qū)分，語氣與角色意識

1.報告的使用場合：是匯報全面工作還是匯報專題工作是檢查、調(diào)研后形成的報告還是臨時緊急情況報告是主動報告還是被動答復報告2.報告的語氣第一人稱在介紹本部門的部分人員的事跡時，或者是緊急情況報告時，也用第三人稱。語氣要恭3.角色意識抓住閱讀報告者的心理，了解上級最關(guān)心什么分析閱讀者對這份報告的預熟悉程度，是有所了解、還是知之甚少、一無所知、還是全盤掌握，以決定工作背景、工作困難、主客觀條件這些內(nèi)容的編排預測上級的領(lǐng)導風格，以決定排成績的度，談問題的方式方法，因時因事制宜。（五）有主見

介紹情況要歸納，簡潔陳述問題清楚、扼要，有因有果表達觀點清晰精煉，有據(jù)有理請示1、概念

向上級機關(guān)請求指示、批復的上行文。二.特點

（一）期復性：發(fā)出請示意味著將得到一份批復，與批復對應。（二）單一性：一事一文，多事多文。不可將不同的幾件事項集中在一份請示中。（三）必要性：不能動輒請示，不可將職責全部推卸給上級。（四）時效性：及時寫作、發(fā)出請示。三.請示和報告的區(qū)別

（一）行文目的不同：請示需要上級機關(guān)做出明確答復，具有呈請性；報告不需要答復，具有呈報性。（二）行文時間不同：請示在工作行動之前行文；報告在工作結(jié)束或進程中、以及情況發(fā)生之后行文。（三）結(jié)尾寫作不同：請示一般為“當否，請批復”，不可用“請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；報告可用“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”（四）寫作結(jié)構(gòu)不同：報告一般先概況基本情況，主要成績、經(jīng)驗、教訓、存在問題，解決問題的對策、今后的計劃安排；請示先說明請示原因、請示事項、結(jié)束語。報告不能夾帶請示內(nèi)容，請示可以帶有報告內(nèi)容。（五）內(nèi)容范圍不同：報告內(nèi)容可以寬泛（綜合性報告），也可以集中（專題報告）；請示只能一事一文。（六）處理方式不同：上級必須答復下級的請示，不必一定答復下級的報告。（七）報送制度不同：報告可以月報、季報、年報等定期報告；請示只有在必要時才發(fā)出。四.請示的分類（一）求示性請示：向上級尋求指示，遇到以下情況使用：1.新問題、新情況，無章可循；2.對上級的政策、方針、規(guī)定、指示有疑問或把握不準；3.與其它機關(guān)單位就某個問題有分歧，需要上級裁決?？傊窃诓恢绾问呛玫那闆r下使用。（二）求批性請示：請求上級的批準，以下情況使用：1.請求批準有關(guān)規(guī)定、方案、規(guī)劃,項目、指標等；2.請求批轉(zhuǎn)有關(guān)辦法、措施。五、請示的結(jié)構(gòu)（一）主送機關(guān)：

只能有一個，可抄送其它機關(guān)（二）正文：1.緣由（為什么提出請示）：充分、具體、恰當，以便上級充分了解情況，做出決策。2.事項（怎么做）：請求的具體項目，是請示的最重要的內(nèi)容，要求清楚確切，一般分項敘述。3.結(jié)語：以上意見當否，請批復。以上要求，請審批。六、請示寫作的注意事項（一）梳理出所請示事項一般而言，請示的起因有四種1.無章可循2.界限不清3.職權(quán)不足4.能力有限行文之前應先考慮好（二）交待好請示事項的來龍去脈1.研判上級是否全面知悉2.界定好事件的性質(zhì)、癥結(jié)、緊迫程度3.抓主要矛盾、談主要方面（三）請示項目的設(shè)計可以用對比，也可以用優(yōu)選法可以引介以往經(jīng)驗或他人做法（四）請示結(jié)語必不可少1.請示中有提議的，用“妥否，請批示”2.提示中沒有提議的，可以用“以上請示，請審批”“請復、盼復”等五、請示常見錯誤舉要錯誤之一：標題混亂請示、報告、匯報、請示報告混用錯誤之二：主送機關(guān)不列，多列，不逐級上請錯誤之三：內(nèi)容與邏輯對發(fā)生事項概括不全、不清提出的理據(jù)不充分提出的要求不成熟，不成型多件事項同時請示先斬后奏錯誤之四：結(jié)語無結(jié)語，語氣不恭錯誤之五：文句使用不得體，一般用比較可行，較佳方案，較為穩(wěn)妥等修辭，不可過于絕對?？偨Y(jié)一、概念是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。二.總結(jié)的特點（一）回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。（二）經(jīng)驗性：從工作中引出經(jīng)驗教訓，為以后的工作提拱借鑒。（三）自我主體性。三.總結(jié)的常用寫法

（一）“分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗教訓、今后努力方向五層內(nèi)容。（二）“綱目帶動式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個層次之間是并列關(guān)系。四.總結(jié)的寫作要求

（一）回顧工作情況要實事求是。（二）總結(jié)經(jīng)驗教訓要著眼未來。（三）綱目要清晰，文風要平實，要點要突出，材料要詳實。講話稿一.講話類文書的概念

是人們在各種特定的場合發(fā)言時依據(jù)的各類文稿的總稱。二.講話類文書的特點

(一）口頭性（二）針對性（三）藝術(shù)性（四）情感性三.發(fā)言講話稿的類型

（一）會議主題講話稿

（二）開幕詞、閉幕詞

（三）歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝辭（一）標題可以根據(jù)講話的性質(zhì)、講話的主題、講話的中心思想、會議的名稱等來確定，也可以直接用文種的名稱（二）正文由稱謂、開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。1.稱謂主要是聽眾，如各位代表，女士們，先生們，老師們、同學們，按照一定的習慣來排列，注意用語尊敬得當。2.開頭開宗明義，揭示主題。3.主體按照講話的目的組織好結(jié)構(gòu)和層次，突出重點，邏輯順序要按照具體情況，如時間、類型來安排。4.結(jié)尾點睛之筆，要有力度，有概括性，有文采。五.發(fā)言講話類文書的寫作要求

（一）主題要鮮明、集中。

（二）材料要真實、新穎。

（三）布局要清晰、緊湊。

（四）語言要明白、生動。（五）內(nèi)容要會意、拔高。寫得新，講得透，讀得順幾個需要注意的問題關(guān)于引文

引用公文先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明中文含義；日期應當寫明具體的年、月、日。關(guān)于結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。關(guān)于簡稱

使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。關(guān)于數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。專用詞語（一）事務性用語稱謂用語：第一人稱：我、本、我們；第二人稱：貴、你、你們；第三人稱：該經(jīng)辦用語：后經(jīng)、均經(jīng)、未經(jīng)、業(yè)已、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)。引述用語：收悉、悉、接、前接。期請用語：請、請批示、請指示、請回復、請核示、希、希望、望、希予。表態(tài)用語：同意、不同意、照辦、可行、不可行、必須、禁止。征詢期復用語：是否、當否、妥否、特此、為盼。綜述過渡用語：為此、對此。結(jié)尾用語：為要、為荷、特此通告（通報、函復、函達）。其他用語：定于、定期、即可、屆時、如期、審批、事宜、務須、切勿、以資、茲有等。（二）常用介詞表目的：為、為了表原因：由于、因、因為表方式：在、通過、隨著、遵照表對象、范圍：對、對于、將、除了表根據(jù)、方式：根據(jù)、依照、遵照、通過。公文常用特定用語簡表1

用語名稱