GE塑料上海二期廠房擴建工程項目 文件歸檔要求

PAGE項目文件歸檔要求項目代碼：T06028-CM01-120用于本工程06.12.110宗振中黃傳勇高朝陽版次文件說明日期編制校對審核審定項目文件歸檔要求目的為了進一步加強工程項目文件建檔歸檔工作的標準化、規(guī)范化管理。達到項目文件檔案歸檔的系統(tǒng)性、完整性、準確性，特制定本實施細則。適用范圍本實施細則適用于公司各部門承擔的各類咨詢、設計、采購、施工、工程承包、基建項目的文件管理及建檔、歸檔工作。職責3.1項目經理3.1.1工程項目經理負責項目文件資料的建檔、歸檔工作的組織、協(xié)調和歸檔計劃的實施；3.1.2制定工程文件資料管理統(tǒng)一規(guī)定，確定項目秘書，保證項目文件的完整性；3.1.3負責本工程項目文件歸檔的組織鑒定工作。3.2設計經理3.2.1在項目經理的授權下，設計經理負責項目設計文件資料和設計成品文件歸檔工作的組織、協(xié)調和歸檔計劃的實施；3.2.2負責設計依據(jù)性、設計過程中形成的管理性和項目技術資料的收集、整理、建檔和歸檔工作。3.3采購經理3.3.1在項目經理的授權下，負責組織采購文件資料和有關質量記錄的收集、整理、建檔工作；3.3.2負責采購文件資料歸檔整理的鑒定工作。3.4施工經理3.4.1在項目經理的授權下，負責項目施工和開車階段文件材料的收集、整理、建檔工作；3.4.2負責施工管理性文件材料歸檔整理的鑒定工作。3.5項目秘書3.5.1項目秘書在項目經理的領導下，負責項目實施期間項目文件資料、來往函電的管理工作；3.5.2負責項目文件資料的接收、編目、分類、登記、傳遞、發(fā)放、借閱管理等，并定期進行整理、組卷；3.5.3負責項目實施階段項目文件的保管工作；3.5.4確保項目建檔文件符合規(guī)定文本格式，符合建檔標準；3.5.5確保項目實施期間所形成的文件資料的安全；3.5.6項目結束時負責實施項目文件資料的清理、鑒定、整理、匯總、編目、組卷和文件移交的歸檔工作。4.建檔原則4.1項目文件的建檔應從項目的立項開始，直至項目實施階段結束（或竣工），并將項目文件移交到公司檔案處。工程項目文件建檔工作必須設專人負責，專人管理。4.3建檔文件必須按文件類別分類管理，做好文件標識。4.4需對建檔文件有效性進行控制。5.項目文件建檔和歸檔范圍項目文件建檔和歸檔范圍（見附件1）。6.建檔文件的管理及工作標準6.1建檔文件管理包括：收集、接收登記（《項目文件資料接收登記表》見附件2）、建檔、分類、整理、編目、保管、文件發(fā)放、提供利用、移交歸檔。6.2文件資料建檔需建立文件分類索引，易于識別和檢索。并需制定建檔文件管理規(guī)定（含借閱、復制、發(fā)放、保管、審批）；建檔文件必須分類正確，排放有序，有建檔編號；6.4項目文件資料的建檔要與項目實施過程同步進行,項目申請立項時,即開始進行項目文件資料的積累、整理、審查、建檔工作。項目竣工驗收時，完成建檔文件資料的歸檔工作；6.5工程總承包項目，在項目竣工時,屬于建設單位歸檔范圍的檔案資料,應將已建檔的各分包單位的文件資料進行匯總、整理。向建設單位提交完整、準確的項目檔案資料。6.6文件分類與編號項目文件資料的分類與編號執(zhí)行《項目文件控制規(guī)定》(QS-A0104-R0)。6.7編目格式(見附件3：卷內目錄)。6.8保管項目文件資料的保管必須具備保管條件，有專用文件資料存放裝具，具有保管條件的安全措施，滿足保管要求。6.9提供利用項目建檔應建立文件資料檢索系統(tǒng),做好三項服務。即：文件檔案閱覽服務、文件檔案復制服務、文件檔案的提供利用服務。6.10移交歸檔6.10.1工程項目文件檔案的移交包括兩方面：一方面是向工程建設單位移交檔案；另一方面是向公司檔案處移交歸檔檔案。移交檔案的要求：——向工程建設單位移交檔案,必須按照合同規(guī)定要求執(zhí)行。并嚴格履行移交手續(xù)；——向公司檔案處移交檔案，必須按照公司規(guī)定的歸檔內容、歸檔標準進行移交，并嚴格履行移交手續(xù)。6.10.2工程項目檔案移交清單(見附件4)。7.建檔文件的保存與保管7.1建檔文件的存放需滿足保管要求。應有文件專用柜(或裝具)，確保文件安全，預防文件的丟失與損毀。7.2特殊載體文件的保存7.2.1為防止傳真文件原件的褪色，需將傳真原件進行復印,保存?zhèn)髡嫖募膹陀〖?.2.2電子文件的建檔需進行雙重備份保管；7.2.3照片載體文件的存放需使用檔案專用像冊，并編制照片說明；7.2.4光盤載體文件需使用光盤盒存放，避免劃傷或損壞盤面；7.2.5音像載體（錄音帶、錄像帶）文件需做好標識，編制內容簡介；7.2.6特殊載體文件的建檔必須建立目錄索引和文件標識。并按特殊載體文件的材質特性進行保管與管理。歸檔要求8.1設計實施計劃（設計開工報告）發(fā)布的同時分別發(fā)送給底圖組、藍圖組各一份備查（同時歸檔1份）。8.2凡是與外單位合作設計的項目，為了保證其該工程文件的有機聯(lián)系和完整性，在與合作單位簽約時，應明確規(guī)定共同合作的對方單位，應將該單位的設計成品文件歸我公司檔案處一套備查。8.3歸檔文件資料的質量要求按《技術檔案管理制度》(390—02—99)執(zhí)行。9.歸檔辦法9.1設計成品文件9.1.1設計成品紙質文件，由設計經理組織各專業(yè)進行整理、分類、鑒定、組卷，統(tǒng)一到檔案處辦理歸檔（紙質文字文件到藍圖組辦理歸檔；紙質底圖文件到底圖組辦理歸檔；）。9.1.2紙質設計成品底圖文件按設計專業(yè)組織歸檔。歸檔時需攜帶《設計完工報告單》、《圖紙、資料復制申請單》、《設計計算書》（非標設備圖紙需攜帶《技術特性表》）到檔案處底圖組、藍圖組辦理歸檔登記手續(xù)，待檔案人員檢驗合格后，方可歸檔入庫。9.2項目管理文件的歸檔，由項目經理統(tǒng)一組織到檔案處藍圖整編組辦理移交歸檔。歸檔時需編制移交目錄清單一式兩份,雙方按照目錄進行清點,由檔案整編人員檢驗合格后，雙方簽字確認，辦理歸檔移交。并由歸檔移交人將《歸檔文件報告單》（附件5）交送至項目經理部備案。9.3項目照片載體文件的歸檔，由項目經理組織收集、整理（需將照片、底片整理成冊，準確的注明工程名稱、標題、照片內容簡介、拍攝時間），編制像冊組卷照片檔案目錄，到檔案處底圖組辦理歸檔。9.4項目聲像載體文件(錄音、錄像)的歸檔，由項目經理組織整理，編輯歸檔聲像載體檔案的內容提要，到檔案處底圖組辦理歸檔。9.5工程項目電子文件的歸檔9.5.1工程項目電子文件包括報價、項目建議書、方案設計、可行性研究、初步設計和基礎設計、施工圖和詳細設計、采購和施工管理服務、EPC項目各階段的電子文件（含項目的規(guī)定、表格、說明、圖紙、計算書等）。9.5.2電子文件歸檔工作由項目經理組織分批歸檔或一次歸檔，歸檔時間與紙質文件入庫時間同步。9.5.3工程項目電子文件歸檔以電子郵件方式發(fā)送至“天辰圖檔庫”地址，歸檔單元最小單位為專業(yè)或主項。10.歸檔時間10.1設計成品文件檔案的歸檔，由項目經理(或項目經理委托設計經理)組織專業(yè)負責人收集整理，按設計階段要求進行歸檔。10.2工程項目采購、施工管理文件的歸檔，待工程竣工后三個月內，由項目經理組織匯總與項目管理文件一并歸檔。10.3項目照片、聲像載體檔案視項目建檔保管條件確定，可隨時歸檔或隨項目管理文件檔案一同移交歸檔。11.歸檔份數(shù)11.1工程項目可行性研究、初步設計成品文件歸檔3份；11.2工程項目建議書、施工圖設計成品文件歸檔2份；11.3工程項目竣工圖設計成品文件歸檔1份（若該工程項目未歸檔設計施工版文件，設計竣工圖歸檔2份）；11.4工程項目基礎資料歸檔1份；11.5其它文件檔案資料歸檔1份。12.檢查、考核12.1為履行檔案管理職能,檔案處負責派員對項目進行不定期檢查,檢查項目實施過程中項目文件資料的建檔和管理情況，檢查文件的接收、整理、建檔、分類標準的符合性。12.2工程項目完工后，檔案處負責對項目檔案歸全率、完整率、合格率進行考核,并負責向公司通報,作為對項目全面考核的依據(jù)。13.本文件產生的記錄或表格本規(guī)定無記錄。14.附加說明本規(guī)定由檔案處處負責編制制和解釋。15.參考考文件《質量手冊》（QS-AA00-RR0）、《項項目文件控控制規(guī)定》（QS-A0104-R0）、《質量記錄控制程序》（QS-A02-R0）。16.本文文件修訂情情況記錄修訂年份實施日期修訂說明文件編號批準人舊編號新編號2000.32000.7..1貫徹ISO/DDIS90001：20000/QS-A02001-R00段天魁附件1：工程項目文件資資料建檔和和歸檔范圍圍序號歸檔文件名稱責任人文件屬性保存期限報價經理項目經理設計經理采購經理施工經理建檔歸檔一前期商務報價文文件資料1詢價文件、招標標文件及有有關附件√√項目竣工后3年年2報價項目策劃會會會議紀要要√√項目竣工后3年年3項目投標決策表表及立項通通知單√√項目竣工后3年年4報價計劃√√項目竣工后3年年5報價評審會會議議紀要(或記錄)√√項目竣工后3年年6報價風險備忘錄錄√√項目竣工后3年年7報價終審會會議議紀要√√項目竣工后3年年8報價文件(技術術報價、商商務報價、項項目實施建建議書)及有關附附件√√項目竣工后3年年9合同談判紀要、記記錄√√長期10項目合同文本會會簽表√√項目竣工后3年年11合同變更評審記記錄√√長期12合同文件及附件件√√長期13合同終止與修訂訂會會議紀紀要√√長期14雙方發(fā)生爭執(zhí)及及仲裁方面面的文件、雙雙方終止合合同、法定定資產的有有關文件材材料√√長期15項目索賠文件資資料√√長期16項目保密義務條條約√√長期17收費計劃√√長期18形式發(fā)票及收費費狀況表√√項目竣工后3年年19法人代表授權委委托書√√長期20工程項目通知單單√√項目竣工二項目管理文件資資料(一)技術咨詢文件資資料1技術咨詢建議書書√√長期2項目評價材料√√長期3可行性研究報告告√√長期4環(huán)境評價報告√√長期(二)項目依據(jù)性文件件資料1項目分包合同文文件及附件件√√長期2合同評審記錄√√項目竣工后3年年3設計委托書、協(xié)協(xié)議書√√長期4項目建議書及批批復文件√√長期5項目可行性研究究報告及審審批文件√√長期6環(huán)境預測、調查查報告√√長期7出國考察技術資資料√√長期8技術報價材料及及綜合分析析材料√√長期9引進技術的消化化和轉化的的文件材料料√√長期10上級審批文件√√長期11技術改造項目試試驗方案√√長期12技術改造項目試試驗報告√√長期13技術鑒定報告√√長期14試驗成品申報材材料√√長期(三)項目執(zhí)行文件1項目實施計劃√√項目竣工后3年年2項目質量計劃√√項目竣工后3年年3項目進度計劃√√項目竣工后3年年4項目統(tǒng)一規(guī)定√√項目竣工后3年年5項目進展情況報報告√√項目竣工后3年年6項目風險備忘錄錄√√項目竣工后3年年(四)項目報告、總結結1項目完工報告√√長期2項目驗收報告√√長期3項目竣工報告√√長期5項目竣工結算報報告√√長期6項目審計報告√√長期7交工材料附件√√長期8工程回訪報告√√長期9工程總結√√長期10工程大事記（或或工程日志志）√√長期(五)項目記錄、紀要要1項目會議記錄（或或紀要）√√重要一般：竣工后33年重要：長期2業(yè)主開工會議（條條件會議）紀紀要√√長期3重要電話記錄√√長期4項目談判記錄（或或紀要）√√長期5項目收發(fā)文記錄錄√√3年(六)項目來往信函、傳傳真1業(yè)主給公司的信信函與傳真真√√重要一般：竣工后33年重要：長期2公司給業(yè)主的信信函與傳真真√√重要一般：竣工后33年重要：長期3分包商給公司的的信函與傳傳真√√重要一般：竣工后33年重要：長期4公司給分包商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