共享EXCEL工作簿實(shí)現(xiàn)協(xié)同錄入

共享EXCEL工作簿實(shí)現(xiàn)協(xié)同錄入2002-05-15*DYer?天極軟件頻道在EXCEL2000中，我們可以設(shè)置工作簿的共享來加快數(shù)據(jù)的錄入速度，而且在工作過程中還可以隨時(shí)查看各自所做的改動(dòng)。當(dāng)多人一起在共享工作簿上工作時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)保持信息不斷更新。在一個(gè)共享工作簿中，各個(gè)用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。一、設(shè)置共享工作簿我們可以先舉個(gè)例子：假設(shè)有甲乙丙丁四個(gè)用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在001、002、003、004號(hào)機(jī)器上同時(shí)操作，這四臺(tái)機(jī)器都已經(jīng)與000號(hào)電腦通過網(wǎng)絡(luò)連接了起來，學(xué)生學(xué)籍資料信息2002.xls存放在000號(hào)機(jī)器的硬盤E:\上。1、在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯”標(biāo)簽，如圖所示。2、選擇“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級(jí)”標(biāo)簽中可以對(duì)“自動(dòng)更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個(gè)人視圖屬性”等進(jìn)行設(shè)置，在通常情況下，“高級(jí)”標(biāo)簽中的各個(gè)參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值，然后單擊［確定］即可。3、出現(xiàn)提示時(shí)，保存工作簿。4、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源上（如000號(hào)機(jī)器的E:\）。二、使用共享工作簿1、查看沖突日志沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時(shí)所作的更改保存的信息，信息包括每個(gè)更改的作者、進(jìn)行更改的時(shí)間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過的單元格上，突出顯示詳細(xì)的修改信息；二是在單獨(dú)的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下：（1）在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂”命令。（2）選中“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框，該復(fù)選框?qū)㈤_啟工作簿共享和沖突日志。（3）選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，這樣在工作表上進(jìn)行需要的修改后，Excel會(huì)以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格。（4）選中“在新工作表中顯示修訂”選項(xiàng)，將啟動(dòng)沖突日志工作表。（5）單擊［確定］按鈕，當(dāng)彈出對(duì)話框提示保存工作簿時(shí)，請(qǐng)?jiān)俅螁螕簦鄞_定］按鈕，保存工作簿。2、合并工作簿當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時(shí)，Excel需要共享工作簿的每個(gè)備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時(shí)如果天數(shù)超過指定的保留時(shí)間，就不能再合并備份。保險(xiǎn)的辦法是將沖突日志保留足夠長的時(shí)間，或是輸入一個(gè)極大的天數(shù)，例如1000天。合并工作簿具體操作如下：（1） 在欲合并的另一個(gè)工作簿文件之中，打開共享工作簿的備份。（2） 單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。（3） 如果有提示，請(qǐng)保存共享工作簿。（4） 在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對(duì)話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個(gè)備份，然后單擊［確定］按鈕。5）重復(fù)第（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時(shí)編輯、瀏覽約定的工作簿，同時(shí)000號(hào)操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個(gè)工作簿。為方便實(shí)際操作，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實(shí)姓，方法是：單擊“工具T選項(xiàng)T常規(guī)T用戶姓名―輸入姓名T確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對(duì)話框（如前圖所示）中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時(shí)間。為了避免幾個(gè)用戶修改同一單元格的內(nèi)容，可以估計(jì)一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第200行開始……但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時(shí)編輯批注和建立超鏈接，這兩項(xiàng)只能在不共享狀態(tài)下進(jìn)行?！跆崾究?、 如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中，清除“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”項(xiàng)即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。2、 對(duì)工作簿進(jìn)行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時(shí)訪問和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個(gè)密碼來保護(hù)共享，或保護(hù)其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：（1）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，從其子菜單中選擇“保護(hù)并共享工作簿”命令，彈出“保護(hù)共享工作簿”對(duì)話框（如圖）。（2）選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框，用這種方式就可以共享工作簿且避免丟失修訂記錄。如果希望其他用戶在關(guān)閉沖突日志或撤消工作簿共享狀態(tài)時(shí)輸入密碼，請(qǐng)?jiān)凇懊艽a”框中鍵入密碼，然后在出現(xiàn)提示時(shí)再次輸入以便確認(rèn)。為工作簿提供共享保護(hù)以后，其他用戶就不能撤消工作簿共享狀態(tài)或者關(guān)閉沖突日志了，除非知道正確的密碼。EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧2002-05-15*DYer?天極軟件頻道123下一頁高考及其他許多類似工作有大量的數(shù)據(jù)需要錄入，為了便于匯總，各校必須統(tǒng)一格式，所以一般由上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)好一個(gè)數(shù)據(jù)庫，再輔之以一個(gè)錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀，但絲毫不能減輕數(shù)據(jù)錄入的工作量（除了自動(dòng)編號(hào)之外）。仔細(xì)研究一下他們的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)構(gòu)成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面，在EXCEL2000中輕松完成。一、表頭的設(shè)計(jì)處理首先要自己設(shè)計(jì)一張工作表。表頭上的表項(xiàng)設(shè)置，必須建立在對(duì)上級(jí)部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過適當(dāng)處理，我們也可以在EXCEL2000中對(duì)它進(jìn)行操作。實(shí)在不行，那就逐項(xiàng)記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項(xiàng)，自己設(shè)計(jì)一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時(shí)出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時(shí)再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學(xué)?！币粰?，有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復(fù)輸入效率肯定不高。對(duì)，有了，先自己定義幾個(gè)字符來臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了？［提示：盡量用一些簡單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲?。萑绻氵BCtrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能，可以簡化用戶對(duì)大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”，定義的方法是：從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”，打開自動(dòng)更正對(duì)話框。2?在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“4z”，在'替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“棗陽市第四中學(xué)”，單擊“添加”，再單擊“確定”。之后，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會(huì)自動(dòng)更正為“棗陽市第四中學(xué)”。三、輸入法的自動(dòng)切換在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數(shù)字，那么對(duì)于不同的單元格，輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預(yù)處理，便可以使Excel對(duì)不同類型的單元格實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。啟動(dòng)Excel2000,新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標(biāo)簽“SheetT,選擇“重命名”，改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸入法：單擊右下角的“En”圖標(biāo)，選擇，屬性”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺(tái)”，單擊［設(shè)為默認(rèn)值］并確認(rèn)。按上述設(shè)計(jì)輸入表頭內(nèi)容，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)-有效性-輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊［確定］按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調(diào)出“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊［確定］按鈕即可。圖圖1經(jīng)過這樣簡單的處理之后，在錄入過程中，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，省去了來回進(jìn)行中英文切換的麻煩。EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧2002-05-15*DYer?天極軟件頻道四、不定長數(shù)據(jù)的預(yù)處理對(duì)于學(xué)生家庭住址這一欄，列寬該如何設(shè)置呢？太寬了會(huì)造成表格過寬左右滾動(dòng)不方便，太窄又怕萬一哪個(gè)學(xué)生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊有兩招都是專門對(duì)付這種情況的：第一招、在"家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單"格式f單元格f對(duì)齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框（如圖2），單擊［確定］按鈕，調(diào)整該列到合適的列寬。這樣如果某個(gè)同學(xué)的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與所設(shè)列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。即使以后對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，其中的字符也可乖乖地自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬。圖圖2第二招、選中“家庭住址”列后，勾選圖2中的“自動(dòng)換行”復(fù)選框后，Excel能根據(jù)列的寬度和文本內(nèi)容的長度自動(dòng)換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！五、讓EXCEL也“自動(dòng)編號(hào)”我們都知道，EXCEL的自動(dòng)填充是它的一大特色功能。利用它來進(jìn)行序號(hào)的“自動(dòng)編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動(dòng)填充的方法都是用鼠標(biāo)左鍵指向填充柄，按住鼠標(biāo)向下拖動(dòng)完成的（填充柄是位于選定區(qū)域角上的小黑塊，將鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑?。拖?dòng)填充柄可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動(dòng)的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊填充柄。一切OK!注意：這樣做有時(shí)候不能達(dá)到預(yù)期的填充效果。還必須滿足下列條件：1、 只能縱向填充不能橫向填充。2、 欲填充的列的左（右）相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。3、 該方法對(duì)文本形式的序列也起作用。EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧2002-05-15*DYer?天極軟件頻道上一頁123六、自動(dòng)定位小數(shù)位因?yàn)橛幸淮笈T如123.5之類的學(xué)生成績需要錄入，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點(diǎn)）。單擊“工具J“選項(xiàng)J“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?23.5”。方便多了吧!此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?9.0”。另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個(gè)負(fù)數(shù)，比如“-1”，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動(dòng)添上兩個(gè)“0”。如果要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”功能中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入的數(shù)據(jù)中自帶小數(shù)點(diǎn)。利用Excel的“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”的功能，對(duì)于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字的輸入，將大大提高編輯速度七、讓表格個(gè)性化為了提高工作效率，越干越起勁，同時(shí)好為了避免錄入時(shí)間過長后出現(xiàn)差錯(cuò)。選中整個(gè)工作表，單擊格式菜單下的“自動(dòng)套用格式……”，出現(xiàn)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊［選項(xiàng)］按鈕，展開對(duì)話框下部的“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)框，為了保持前面的諸多設(shè)置，必須去掉“數(shù)字”、“對(duì)齊”、“邊框”等復(fù)選項(xiàng)前的選擇，只復(fù)選“字體”和“圖案”兩項(xiàng)，［確定］后完成設(shè)置。［提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺，但在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了，因此用戶希望在數(shù)據(jù)處理時(shí)色彩繽紛，打印時(shí)仍舊是普通的白紙黑字?？梢栽凇拔募辈藛沃羞x擇“頁面設(shè)置-工作表-打印-單元格單色打印”,這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。］一切準(zhǔn)備就緒，下面就可以開始錄入了。

解決Access中分組報(bào)表的問題2003-08-23.李楓■電腦報(bào)很多朋友尋找第三方控件來解決Access2000/2002中的分組報(bào)表問題，其實(shí)Access2000/2002本身帶有該功能，筆者現(xiàn)將解決該問題的方法介紹如下。筆者做的是一個(gè)計(jì)量方面的數(shù)據(jù)庫，每個(gè)月都要對(duì)各相關(guān)部門下發(fā)計(jì)量檢測通知單。所做查詢的字段如下：計(jì)量器具名稱、本廠編號(hào)、測量范圍、存放地點(diǎn)、保管人、使用部門檢定日期。其中“使用部門”是需要分組分頁打印的，“檢定日期”為參數(shù)字段。在用使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表后將所需字段導(dǎo)入報(bào)表，先在菜單“視圖”中選中“排序與分組”，在“字段/表達(dá)式”中填入所需分組的字段，并在“組頁眉”和“組頁腳”中填入“是”，在“保持同頁”中填入“所有的組”。然后單擊“使用部門頁眉”，在彈出的對(duì)話框中選取“屬性”，彈出一對(duì)話框（如圖1），在“強(qiáng)行分頁”中選取“節(jié)前”，再適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)各部分的位置即可。0文件?褊輯⑥視閤迪插\（1）格式迫）工具⑴窗口邇幫助⑩JGruiipHeaderO：.＜報(bào)表頁眉部門計(jì)呈器具名耳*使用部門頁腳暮頁面頁眉艮據(jù)公

列名稱...強(qiáng)制分頁新行或新列保持同頁可見性0文件?褊輯⑥視閤迪插\（1）格式迫）工具⑴窗口邇幫助⑩JGruiipHeaderO：.＜報(bào)表頁眉部門計(jì)呈器具名耳*使用部門頁腳暮頁面頁眉艮據(jù)公

列5眈4」里米16777215高度背景顏色特殊效果.5眈4」里米16777215—R/I.建圍狡地點(diǎn)律廠編號(hào)說峨d1.ii由部門計(jì)雖管:悝員集qn送檢「■2.啟譴知單與晝具一起送113至建圍狡地點(diǎn)律廠編號(hào)說峨d1.ii由部門計(jì)雖管:悝員集qn送檢「■2.啟譴知單與晝具一起送113至期不送若應(yīng)向計(jì)量室?總明原E3,辦劉!手續(xù)。4.井游手續(xù)到期不送者，賄關(guān)申m草制啟￡處理,對(duì)部廣行經(jīng)濟(jì)壽任1；圜開始'⑥矽」試驗(yàn)籟蘇源電..愿另送檢..江^8劭 司計(jì)量器具送檢通知單QR76-008祁門：安全環(huán)保設(shè)備部扌鵬公司計(jì)量管理制度和量具周檢要求，請(qǐng) 年月日之前將下列量具送計(jì)量室檢修！序號(hào)計(jì)量器具名稱本廠編號(hào)測量范圍存放地點(diǎn)送檢日期備注1淆標(biāo)卡尺LS05-1970-125綣建國1.計(jì)量器具由部門計(jì)量管理員集中送檢°本通知單與量具一起送交計(jì)量室，潔劉丟失°到期不送者應(yīng)向計(jì)星室說明原因』辦理延期限手續(xù)°未辦手續(xù)到期不送者，按有關(guān)規(guī)章制度處理，對(duì)部門個(gè)應(yīng)行輕濟(jì)責(zé)任制考核°質(zhì)量管理部（質(zhì)險(xiǎn)科）2DCU年T月2日Access輕松實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)批量打印2003-07-16.廣西蒙靜生■電腦報(bào)目前全國許多?。ㄊ校?、自治區(qū)都在為下崗職工和失業(yè)人員以及享受城市最低生活保障的人員發(fā)放《再就業(yè)優(yōu)惠證》要制作同一款式、不同內(nèi)容的《再就業(yè)優(yōu)惠證》，雖然用Word、WPS等軟件可以達(dá)到這一目的，但用上述軟件一份一份地做《再就業(yè)優(yōu)惠證》，實(shí)在是很麻煩。其實(shí)，使用Access2000的報(bào)表功能，可以輕松完成批量打印《再就業(yè)優(yōu)惠證》的工作。一、 建立數(shù)據(jù)庫工作表啟動(dòng)Access2000數(shù)據(jù)庫，新建一個(gè)工作表，選中通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”，在表中依次建立如附表所示的字段（注：ID號(hào)是由Access2000數(shù)據(jù)庫自動(dòng)生成的編號(hào)）。在表中輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，這樣就建立了《再就業(yè)優(yōu)惠證》的數(shù)據(jù)庫。二、 使用向?qū)?chuàng)建窗體第一步：如圖1，在窗口中用鼠標(biāo)單擊“窗體”，再雙擊“使用向?qū)?chuàng)建窗體”，出現(xiàn)圖2的窗體，在窗體向?qū)У淖筮吜谐隽四阕约簞?chuàng)建的所有字段，單擊“》”（全選按鈕），選定的字段就被全部選中到窗體的右邊。因?yàn)樵谧C書中不需要’ID”項(xiàng)，因此，在窗體右邊選中“ID”項(xiàng)，點(diǎn)按鈕“〈”使ID項(xiàng)不被選中，然后點(diǎn)“下一步”。因?yàn)椤对倬蜆I(yè)優(yōu)惠證》為縱欄式的，因此選中“縱欄表”，點(diǎn)“下一步”出現(xiàn)一個(gè)窗體，選“標(biāo)準(zhǔn)”，點(diǎn)“下一步”，在出現(xiàn)的窗體中點(diǎn)選“修改窗體設(shè)計(jì)”，單擊“完成”按鈕得到如圖3所示的窗體。

第二步：修改圖3所示的窗體，使之式樣與證書相吻合，并調(diào)節(jié)好字體的大小。據(jù)筆者經(jīng)驗(yàn)，“姓名”和“編號(hào)”的字體選“宋體”12號(hào)字并加粗，其他一律選“宋體”10號(hào)字并加粗，打印出的證書式樣較美觀。第三步：導(dǎo)入數(shù)據(jù)。關(guān)閉窗體，重新打開剛才建立的《再就業(yè)優(yōu)惠證》窗體，原先輸入報(bào)表中的數(shù)據(jù)就在窗體中顯示如圖4所示。檢查無誤后就完成了窗體的設(shè)計(jì)。

三、頁面設(shè)置和打印設(shè)置筆者采用的是富士通DPK8250EII型針式超厚打印機(jī)。在Access2000中，用鼠標(biāo)點(diǎn)左上角的“文件”，在下