物業(yè)公司外部交流管理制度

物業(yè)公司外部交流管理制度1.管理目標(biāo)為了建立高效、規(guī)范的物業(yè)公司外部交流管理制度，維護(hù)公司良好的公共形象，提高客戶滿意度，加強(qiáng)與合作伙伴、政府及其他相關(guān)方面的溝通協(xié)調(diào)，特制定此管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有員工，包括前臺接待工作人員、電話聯(lián)系工作人員、客戶服務(wù)工作人員、社區(qū)經(jīng)理等。3.溝通原則在外部溝通中，遵循以下原則：積極主動地與對方建立良好的信任關(guān)系。尊重對方，聽取對方的意見和建議，并及時回復(fù)。誠懇地對待對方，不夸大事實、不虛假宣傳，不隱瞞任何信息。注意語氣和態(tài)度，避免任何形式的沖突和爭執(zhí)。注意機(jī)密性，不對外泄露公司機(jī)密信息。4.接待要求營造溫馨、舒適、整潔的接待環(huán)境，給予客戶安全感。保持良好的儀表儀容，有禮貌地接待客戶。接待時詢問客戶需求，提供專業(yè)的解決方案。滿足客戶多元化的需求，如提供英文等多語言服務(wù)，為視障和聽障等特殊客戶提供配套設(shè)施和服務(wù)。5.電話聯(lián)系要求滿足接聽電話的時間要求，避免長時間等待和轉(zhuǎn)接次數(shù)過多。了解客戶需求，與客戶建立聯(lián)系。接聽電話時用標(biāo)準(zhǔn)的語音語調(diào)，表達(dá)清晰明了，禮貌待人。記錄溝通內(nèi)容，做好后續(xù)的跟進(jìn)。6.社區(qū)經(jīng)理與居民的聯(lián)絡(luò)與業(yè)主建立聯(lián)系，了解業(yè)主的意愿和需求，維護(hù)社區(qū)的和諧穩(wěn)定。定期與業(yè)主代表開會，以協(xié)調(diào)社區(qū)內(nèi)部的問題。了解各居民的情況，給予及時的回應(yīng)和幫助。7.合作伙伴和政府部門的管理與合作伙伴建立聯(lián)系，以維護(hù)合作關(guān)系，推進(jìn)業(yè)務(wù)合作。了解政府各部門的政策和規(guī)定，以便開展合規(guī)的業(yè)務(wù)運(yùn)營。8.對外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)統(tǒng)籌各類資源，協(xié)調(diào)公司內(nèi)外各部門的合作，提高公司綜合實力。參加各種行業(yè)交流會議，學(xué)習(xí)業(yè)內(nèi)前沿知識，與同行業(yè)企業(yè)建立并維持友好關(guān)系。維護(hù)公司公共意識形態(tài)，防止公司聲譽(yù)受損。9.執(zhí)行與監(jiān)督員工要認(rèn)真執(zhí)行本制度的要求，并不斷學(xué)習(xí)提高自身職業(yè)素養(yǎng)，不得私自變更本制度規(guī)定的業(yè)務(wù)操作流程。物業(yè)公司將不斷監(jiān)督和更新本制度，建立和完善相應(yīng)的執(zhí)行和監(jiān)督機(jī)制，以確保本制度的嚴(yán)格執(zhí)行和不斷完善。10.結(jié)論本制度的制定和推行，將規(guī)范公司外部溝通行為，加強(qiáng)公司對外聯(lián)絡(luò)的管理